На какой срок выдается подотчетная сумма. Расчеты с подотчетными лицами. Основные правила выдачи авансов под отчет

Проработав какое-то время в роли ИП, вы вправе закрыть его в любое время. Это может произойти по причине дальнейшего нежелания заниматься бизнесом и ухода в ряды наёмных работников. А, возможно, вы хотите стать учредителем в . В любом случае необходимо ответственно подойти к вопросу о закрытии собственного ИП.

Данный процесс сопровождается сдачей отчётности в налоговую и погашением имеющейся задолженности.

• Налоговой службой (по неоплаченному ЕНВД);
• Внебюджетными фондами (пенсионным и медицинского страхования);
• Банками (по имеющимся кредитам);
• Наёмными работниками (по заработной плате и прочим доходам);
• Деловыми партнёрами (если у вас есть заключенные соглашения, по которым вы не осуществили оплату или отгрузку товаров).

По закону ИП отвечает всем своим имуществом по долгам. А это значит, что все неуплаты перейдут на физическое лицо. Если задолженность большая, то ваши кредиторы вправе обратиться в суд, который может наложить арест на имущество.

Чтобы закрыть ИП на ЕНВД, потребуется этот процесс оформить документально.

В налоговую нужно предоставить:

• Заявление о закрытии;
• Квитанцию о пошлине в 160 рублей;
• Справку об отсутствии долгов перед внебюджетными фондами;
• Ликвидационную декларацию.

Вы вправе предоставить отчётность:

• Лично;
• Через помощника (в этом случае вам понадобится нотариальная доверенность на другое лицо);
• Через специальную фирму (существуют посредники, которые за отдельную плату оформляют закрытие бизнеса. Если вы занимаетесь процессом самостоятельно, то оплачиваете только 160 рублей в качестве пошлины. При обращении к посреднику, стоимость вопроса будет значительно выше и зависит от региона).

Самый важный из вышеперечисленных документов – . О ней-то мы и поговорим подробнее. Рассмотрим, когда необходимо сдавать декларацию и что в ней нужно указать.

Декларация ЕНВД при закрытии ИП

Все ИП, применяющие в своей деятельности ЕНВД, отчитываются перед налоговой раз в каждый квартал. В данном случае понятия годовой декларации не существует.

С 2017 года появились нововведения в бланках декларации. Теперь сумму налогов, которые ИП должен уплатить в бюджет, можно уменьшить на сумму страховых взносов не только за работников, но и за себя. При этом сумма налога может быть уменьшена не более, чем вполовину.

В связи с нововведением изменился раздел 3 в декларации. Теперь формула для расчёта итогового взноса в налоговый орган стала другой. Из полученной суммы налога необходимо вычесть ту часть взносов во внебюджетные фонды, которая уменьшит налог не более, чем на 50%.

Для того чтобы закрыть ИП, практикующее ЕНВД, необходимо по всем правилам заполнить заявление бланка ЕНВД-4 и саму декларацию. Заявление необходимо для того, чтобы снять с учёта ИП в качестве налогоплательщика.

Чтобы налоговый орган понял, что вы не будете продолжать свою деятельность, необходимо в декларации по ЕНВД при закрытии ИП:

• Проставить цифру 50 в коде налогового периода;
• Цифру 0 указать в «форме реорганизации».

В целом же, декларация после закрытия не отличается от той, что вы подаёте ежеквартально в качестве отчёта. Срок подачи декларации не изменился. Он является одинаковым для тех, кто сворачивает или продолжает развиваться.

Если вы хотите закрыть ИП по окончании полного квартала, то срок сдачи декларации заканчивается 20-м числом месяца, следующего за окончанием квартала. Иными словами, сдать отчётность в зависимости от месяца закрытия ИП необходимо 20 января, апреля, июля или октября.

Главные требования при заполнении декларации:

• Все суммы указываются в целых числах (если по расчётам она составила 53200.58, то необходимо указать 53201, а если 21750.12, то 21750);
• Если вы заполняете отчёт от руки, то лучше пользоваться чёрной ручкой;
• Пишите только печатными заглавными буквами;
• Исправления не допускаются (нельзя зачеркнуть или поправить специальным корректором. При допущенной ошибке возьмите новый лист и заполните его заново);
• Листы документа должны находиться в «файлике» по отдельности (их не нужно скреплять);
• Пустые клетки заполните прочерками.

Как быть при сворачивании бизнеса в течение квартала

Вы можете отработать несколько дней в отчётном периоде или месяц – платить ЕНВД за все три месяца вас никто не обяжет.

Как заполнить декларацию так, чтобы не пришлось переплачивать? Деятельность ИП на ЕНВД строится на специальном физическом показателе. Если вы в отчётном периоде не вели трудовую деятельность, то данный коэффициент будет равен нулю, что и необходимо отразить в вашем последнем отчёте.

Показатель равный нулю вы имеете право поставить только в том случае, если вы действительно за этот месяц (или месяцы) не вели деятельность. Если же какие-то дни вы функционировали в качестве ИП, то необходимо произвести расчёт коэффициента за отработанные дни.

• Уволили имеющийся персонал;
• Закрыли точки продаж (производство или склады);
• Продали остатки продукции;
• Сняли с учёта кассовые аппараты и т. д.

То есть, если бизнес по факту больше не существует, то можно в отчёте ставить «0». А если у вас остался магазин, который вы ещё не закрыли, то это считается преградой к сдаче такой декларации.

Важно знать, что нулевая отчётность по ЕНВД принята налоговой инспекцией не будет. Она обязательно должна быть заполнена, даже если ваше ИП не функционировало.

Называть прекращение деятельности индивидуального предпринимателя ликвидацией неправильно. Физическое лицо не может быть ликвидировано, это понятие применимо только в отношении юридических лиц. Гражданин, имеющий , может завершить карьеру в любой момент, но при этом он должен соблюсти определенный порядок. Закрытие ИП на ЕНВД в 2017 году несколько отличается от аналогичной процедуры на « » или других специальных режимах налогообложения. Читаем и запоминаем.

Прекращение деятельности

Закрытие ИП на сводится к нескольким важным шагам, пропускать или игнорировать которые не стоит. Важен подготовительный этап.

Для этого нужно:

1. Сдать .
2. в банках.
3. в Фонде социального страхования (ФСС) и Пенсионном фонде (ПФР).

Подготовка на этом закончена. Осталось самое важное.

Пошаговая инструкция закрытия ИП на «вмененке»:

1. Подаем заявление в налоговую инспекцию. Документ должен соответствовать форме № Р26001. Скачать образец и инструкцию по заполнению можно в соответствующем разделе официального сайта налоговой инспекции.
2. Уплачиваем госпошлину. Квитанцию можно сформировать и распечатать в электронном сервисе налоговой инспекции «Уплата госпошлины».
3. Приносим заявление и квитанцию в налоговую лично или отправляем их с помощью онлайн-сервиса ФНС.
4. На 6-й день получаем документ о прекращении деятельности ИП.
5. В течение 5 рабочих дней направляем в налоговую инспекцию документ по форме . Она зафиксирует отмену уплаты «вмененки». Форма утверждена

Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Этот вопрос вполне уместен, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.

Какую максимальную сумму можно взять подотчет

О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.

Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница

У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?

Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ "Об осуществлении наличных расчетов" от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.

А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.

Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.

Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

1. «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
2. Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
3. Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
4. Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2017) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

Подотчет в 2018 году - предусмотрена ли максимальная сумма? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть неизменно высокий интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым налогоплательщиками. Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым под отчет суммам.

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2018 году

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

• Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
• Основание для выдачи - заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
• Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа - ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель - единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет наш материал .

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье .

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2018 году (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком - не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. - в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет - ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой. Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

При этом частнопрактикующие нотариусы приравнены к предпринимателям только в налоговых правоотношениях (ст. 11 НК РФ). В прочих случаях (в т. ч. касающихся осуществления наличных расчетов) на нотариусов не распространяются нормы, установленные для ИП (письмо УФНС по Москве от 08.04.2011 № 17-26/034104). Поэтому сотрудник нотариальной конторы, получивший от своего работодателя наличные деньги в подотчет, может ими рассчитаться полностью, даже если стоимость покупки - более 100 000 руб.

Какие операции могут заинтересовать контролеров

Несмотря на то, что лимита выдаваемых под отчет сумм не существует, неограниченная и необоснованная выдача в подотчет в 2018 году может привлечь внимание контролирующих органов. В первую очередь при осуществлении контроля за правильностью отражения подотчета проверяющих заинтересуют следующие операции:

1. Выдача и возврат из подотчета средств, совершаемые в следующие друг за другом дни (как правило, это делается для того, чтобы скрыть излишек наличности в кассе при превышении установленного лимита).

1. Выдача сумм на длительный срок (несколько месяцев, несколько лет).
2. Выдача суммы, значительно превышающей среднемесячную величину расходов фирмы.
3. Выдача суммы, существенно превышающей величину расходов, на осуществление которых она выдавалась.
4. Направление сумм, выданных в подотчет, на нецелевое использование.

ВАЖНО! Единичное совершение таких операций ревизоры, возможно, оставят без внимания, поскольку их осуществление не запрещено. Однако неоднократное их повторение, а особенно систематическое, однозначно вызовет подозрение и станет поводом для пристального изучения и выявления истинной сути этих операций.

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях:

• расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита;
• неоприходование в кассу наличности;
• нарушение порядка хранения наличных денег;
• нарушения, совершаемые платежными агентами.

Установленные суммы штрафных санкций за эти нарушения - 4 000–5 000 руб. для должностных лиц и 40 000–50 000 руб. - для юрлиц. Для иных ситуаций санкций не предусмотрено.

Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже - например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ.

Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров - тоже несложная задача.

ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03.2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 - в пользу ФНС).

Подробнее об ответственности за нарушения, допускаемые при работе с наличностью, читайте в статье .

Итоги

Максимальная сумма для подотчета сотруднику нормативными документами не установлена. При этом ее следует отличать от суммы, уплачиваемой подотчетником при совершении расчетов с поставщиком товаров и услуг.

Привлечь к ответственности фирму или предпринимателя за выдачу под отчет средств в случаях, которые можно трактовать иным экономическим образом, непросто. Однако мы рекомендуем крайне осмотрительно совершать любые подотчетные операции и учитывать возможные риски.

Законодательное реформирование положений бухгалтерского учета касательно в бюджетных учреждениях началось еще в 2016 году. Согласно приказу Минфина от 01.07.2013 № 65н, был произведен ряд поправок к указаниям о бюджетной классификации, изменяющий некоторые коды классификации операций сектора государственного управления (). Таким образом, в регистрах бюджетного учета обновились аналитические счета, отражающие движение подотчетных сумм. Тогда же были включены и дополнения в Налоговый кодекс РФ.

В 2017 году ЦБ внес изменения в подотчет, приняв нормативно-правового акт от 19.06.2017 № 4416-У, который внес существенные поправки к указаниям ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Главные модификации коснулись пункта 6.3.

Новые правила подотчета:

• получить деньги подотчет может только работник, с которым работодатель подписал трудовой договор (ст. 15 ТК РФ), а также физлицо, работающие по договору гражданско-правового характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
• для выдачи денег сотрудники не должны предоставлять заявление. Основанием для выплаты авансированной суммы выступает приказ, распоряжение или решение, подписанное руководителем;
• выдача требуемых сумм может осуществляться и при наличии задолженности по подотчетным деньгам, выданным ранее.

Что изменилось в алгоритме выдачи средств подотчет

Новые правила подотчета 2019 представляют собой следующий порядок последовательных действий:

1. Сотрудник предоставляет в бухгалтерию за подписью руководителя учреждения в произвольной форме.
2. Подотчетные лица, изменения 2017 года утвердили данное нововведение, теперь могут иметь задолженность по ранее выданным авансам. Но перед выдачей нужно произвести полную сверку взаиморасчетов с ним.
3. Сотрудник предоставляет авансовый отчет не позднее 3-х рабочих дней после даты, установленной в приказе. К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся документы, подтверждающие расходы. Неизрасходованные деньги (бухгалтер ).
4. Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет правильности их заполнения. Срок проверки устанавливается самостоятельно каждым учреждением через локальные акты.

Если руководство бюджетной организации хочет обезопасить себя от невозврата, можно утвердить запрет на выдачу денежных средств при наличии у работника действующей задолженности. Для этого утверждается Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году не зафиксированы. Работник вправе получить авансом любой размер денежных средств без ограничений. Однако, если сотрудник рассчитывается с поставщиками, подрядчиками или исполнителями в качестве представителя бюджетной организации, выданная ему наличная сумма не может превышать 100 000 рублей по одному контракту.

Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту

Нормативно-правовое регулирование не устанавливает никаких запретов на перечисление денежных средств под отчет на корпоративную или дебетовую пластиковую карту работнику. О возможности перевода авансовых денег на зарплатную карту говорит и Минфин (письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). Для легитимности совершения подобных действий бюджетная организация должна прописать и утвердить осуществимость безналичного расчета в своей учетной политике и Положении о расчетах с подотчетными лицами, а также в приказе об разработке бланков стандартной авансовой отчетности, отметив безналичный перевод дополнительным пунктом.

Обязательно ли теперь заявление на выдачу подотчета

С 19.08.2017 заявление на выдачу авансовых средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководители либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых наличных и сроке, на который авансируются деньги. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Если работник потратил свои деньги

Если для обеспечения потребностей организации сотрудник привлек свои собственные средства, он также должен составить отчетное заявление. Работник пишет заявление о возмещении потраченных им денежных средств, руководитель его принимает, рассматривает и утверждает. Затем, издается приказ о возмещении израсходованных денег.

Если работник потратил свои деньги, это не является подотчетом!

Алгоритм возмещения также необходимо прописать в нормативной базе организации, составив локальный акт с приложением в форме образца отчета о потраченных работниками на нужды учреждения собственных денег.

Бухгалтерия должна внимательно проверить предоставленные первичные документы на возмещение. При возможности работнику необходимо оформлять их непосредственно на организацию во избежание доначисления ему НДФЛ. Однако письмо Минфина от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 разъясняет подобные ситуации следующим образом: в действиях сотрудника исключена экономическая выгода, а соответственно, и налогооблагаемая база.