Нет доверенности на получение товара. Оформляем доверенность по-новому. Используем унифицированные бланки

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

В 2018 году бланк путевого листа на грузовой автотранспорт следует заполнять с некоторыми изменениями, без которых налоговая инспекция может не принять к учету расходы на ГСМ. Данный документ является первичной формой бухгалтерской отчетности, на основе которой устанавливается разъездной характер работы сотрудников и производится списание горюче-смазочных материалов и запчастей для грузовика.

Бланк путевого листа грузового автомобиля с 2017 года

В 2017 году были внесены изменения в бланки путевых листов, и на данный момент для грузовых автомобилей используются две формы этого документа:

Этот бланк используется, когда необходимо рассчитать заработную плату водителя исходя из количества осуществленных рейсов. В документе предусмотрены графы, в которых проставляются отметки от сотрудников контрагентов, заказывающих груз. Одной из частей документа является отрывной талон, который предназначен для расчета заработной платы водителю.

Данная форма путевого листа используется, если следует рассчитать зарплату водителя за отработанное количество часов. Бланк применяют для отражения двух рейсов, произведенных в течение одного рабочего дня. В документе имеются специальные графы для фиксации номеров товарно-сопроводительных накладных на транспортируемый груз. Эти путевки должны храниться вместе с транспортными документами.

Вы можете скачать форму в формате Word.

Указанные формы путевых листов грузовых автомобилей должны использоваться автотранспортными предприятиями в обязательном порядке. Другие юридические лица или индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать собственную форму документов. В них необходимо включить обязательные реквизиты, указанные в Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Возможна новая поправка

Скорее всего, с декабря 2018 года будет внесена еще одна поправка в законодательство о путевых листах грузового автотранспорта. Документ необходимо будет оформлять каждый раз перед началом нового рейса. Если же в течение дня водитель выполняет несколько рейсов, то выписывать документ нужно до начала первого из них.

На данный момент эту поправку в качестве проекта Минтранс вынесло на рассмотрение. Если она будет принята, то путевой лист нельзя будет выписывать на срок до одного месяца, то есть документ нужно будет оформлять на каждый день при отправке водителя в рейс.

Особенности заполнения путевого листа грузового автомобиля

Нюансы заполнения посмотрите в следующей таблице:

Путевой лист грузового автомобиля с 2017 года (нововведения)

Измененный бланк путевого листа грузового автомобиля должен дополнительно содержать следующие сведения:

1. информацию о собственнике транспортного средства (наименование, адрес, телефон, ОГРН или ОГРНИП). Эти сведения проставляются взамен оттиска печати или штампа, который на данный момент ставить на документе не нужно;
2. в путевом листе теперь нужно проставлять информацию о том, кто, когда и во сколько провел осмотр технического состояния грузового автомобиля. Новым обязательным реквизитом в путевом листе как раз стала отметка о проведенном перед рейсом техосмотре, и при ее отсутствии у компании могут возникнуть проблемы с государственными органами.

При использовании компьютерной программы для заполнения путевых листов необходимо удостовериться, что она обновлена и документы печатаются в новой форме. При самостоятельной разработке бланка необходимо добавить в него новые реквизиты и закрепить форму документа в учетной политике.

Кроме того, в путевых листах грузового автотранспорта необходимо указывать и маршрут следования транспортного средства с обозначением адреса, наименования контрагента и др. Об этом указывается в Письме Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили.

Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: что изменилось

Изменения в путевых листах в 2019 году вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов (с 15 декабря 2017), то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Не так давно министерством по транспорту были внесены некоторые корректировки касательно основных правил заполнения бланков путевых листов. Официальная публикация документа с поправками к ранее принятому регламенту была осуществлена в феврале этого года. Согласно последним актуальным данным, имеется установление, что временной параметр проведения рейсового контроля технической составляющей авто, проставляется контролером, компетентным в данной сфере. Получается, что любой механик или водитель не может делать подобные отметки и записи, в противном случае это будет признано нарушением действующего порядка и грозит санкциями.

Заверение осуществляется посредством его личной подписи и указанием идентифицирующих его фамилии и инициалов. Также произошла отмена положения, в рамках которого в заголовке документа высвечивалась печать юр. лица, ИП, владеющих ТС. На основании действующего законодательства, путевой лист грузового автомобиля должен быть предоставлен лицами, ведущими предпринимательскую деятельность с использованием грузового или легкового транспорта – таковы действующие правила оформления транспортных перевозок.

Нормативное обязательство, предполагающее детальное оформление документа, определяется и закрепляется в рамках федерального закона, принятого 8 ноября 2007 г. Действующие нормы накладывают свои правила по оформлению листов для осуществления контроля и грамотного учета движения денег. Помимо этого, ведение бумаг, связанных с использованием автомобильного транспорта, необходимо для налогообложения, поэтому путевой лист непременно выступает в качестве основного первичного документа, являющегося основанием для детализации и последующего контроля пробега конкретной машины, списания ГСМ для ее обслуживания, оплаты труда водителя автотранспорта и проведения расчетных операций с бюджетом по налогам.

Согласно законодательному постановлению Государственного комитета статистики, для оформления документации предполагается использование особых форм. Для автомобилей легкового типа это №3 и №3 специальная форма, для грузовых машин это №4 и 4П, для автобусов предусмотрено использование документа №6 и 6 специальная. Общие правила предполагают выписку этих документов на одну смену или день, но если необходимо оформить служебную командировку, потребуется указание даты выезда и возвращения в гараж. Длительность действия листа не превышает 1 месяц по календарю, во избежание возможных придирок со стороны органов контроля регистрация документов осуществляется в журнале.

Есть перечень лиц, которые в обязательном порядке должны приобрести такой документ, как путевой лист легкового автомобиля и грузового транспортного средства.

• Водители маршруток, осуществляющие перевозки пассажиров в пределах города или района;
• водительские специалисты, занятые в области грузоперевозок, транспортирование багажа, предметов и товаров;
• шоферы, которые работают в крупных транспортных компаниях, осуществляющих рейсы междугороднего сообщения;
• лица, в управлении которых находятся другие виды наземного транспорта – трамваи, троллейбусы.

Грамотный подход к соблюдению этих тонкостей позволит достичь хорошего результата и избежать проблем с документами.

Любое юридическое лицо, в чьей работе предполагается использование определенных видов транспорта, должно заниматься принятием путевых листов от своих сотрудников, это необходимо для решения широкого спектра задач.

• Получение сведений о месте нахождения авто в определенное время, работе, выполняемой водителем.
• Проведение соответствующих расчетов перед представителями налоговых органов и прочих государственных структур.
• Осуществление расчетных действий со средствами, которые затрачивались на бензин и ГСМ, подлежащими обложению налогами.
• Уменьшение сумм налоговых выплат.
• Ведение нормативной и правовой базы в области бухгалтерии.

Новая форма путевого листа с 2017 года позволяет решать спектр этих задач достаточно просто.

В каких случаях нет необходимости в оформлении документа

Есть ситуации, в которых проведение оформления этих документов не является обязательным.

• Для физических лиц, применяющих собственное транспортное средство в личных целях;
• для граждан, которые занимаются предоставлением своего автомобиля другому лицу в рамках доверенности;
• для компаний, в собственности которых имеется автомобиль, применяемый в персональных целях.

Изменения в путевых листах в 2017 году предполагают несколько моментов, требующих особого внимания.

Выписка документа и ее особенности

Бухгалтерский сотрудник любой компании должен владеть информацией о том, что путевые листы (бланки скачать можно на сайте) выписываются непосредственно на одну поездку. Например, сотрудник должен отправиться в поездку в другой город на служебном автомобиле. Перед выездом на руки ему выдается документ. Если пребывание затягивается на неопределенный срок, имеется необходимость выписки второго такого же листа. Данный факт описывается в рамках Приказа министерства транспорта от 18 сентября. Срок, на который выдаются новые путевые листы 2017, составляет до месяца.

Особенности заполнения документа

Известно, что путевые листы с 1 марта 2017 года подверглись определенным изменениям. Для грамотного оформления бланка есть требование следования ряду определенных правил.

• Необходимо сразу же заниматься проставлением даты и кода, в рамках которых начисляется компенсация бухгалтерии;
• указывается марка, которую имеет служебный автомобиль, а также отмечается прицеп, номер, личные данные некоторых сотрудников;
• определяется общее количество рейсов и общая протяженность маршрута;
• назначается требуемое количество расходных материалов и топливных ресурсов;
• бланк путевого листа грузового автомобиля предполагает, что делается общая отметка о том, в каком состоянии здоровья пребывает водитель;
• вносятся данные о времени, в которое водитель выехал на автомобиле;
• описываются общие базовые характеристики объекта, подлежащего перевозке;
• в документе отмечается время, в которое водитель прибывает на место отгрузки.

Форма путевого листа легкового автомобиля и грузового транспорта предполагает обязательное внесение представленных сведений, это позволит отразить максимальное количество информации, требуемой для проведения базовых расчетов.

Правила разработки формы документов

Путевой лист 2017 предполагает определенные изменения, и у предприятий нередко возникают вопросы касательно разработки бланков. Не каждый работодатель имеет желание связываться с оформлением листов, поэтому на заполнение бумаги порой уходит немало времени. Есть возможность упрощения данного документа, особенно это касается организаций, в которых не используются услуги штатных водителей и транспорта, предназначенного для осуществления перевозок непосредственно в целях компании. Согласно действующему законодательству, бланк путевого листа должен содержать в себе комплекс необходимых данных.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .