Нормативные документы, регламентирующие деятельность предприятий общественного питания. Документы, регламентирующие деятельность персонала
Введение
Под предприятием общественного питания подразумевается предприятие, предназначенное для производства кулинарной продукции, мучных кондитерских и булочных изделий, их реализации и (или) организации потребления.
При этом под кулинарной продукцией понимается совокупность блюд, кулинарных изделий и кулинарных полуфабрикатов.
Кулинарная продукция должна соответствовать требованиям государственных стандартов, стандартов отрасли, стандартов предприятий, сборников рецептур блюд и кулинарных изделий, технических условий и вырабатываться по технологическим инструкциям и картам при соблюдении санитарных правил для предприятий общественного питания.
Тип предприятия общественного питания определяется характерными особенностями обслуживания, ассортимента реализуемой кулинарной продукции и номенклатуры предоставляемых потребителям услуг.
Выделяют следующие типы предприятий общественного питания:
ресторан – предприятие общественного питания с широким ассортиментом блюд сложного приготовления, включая заказные и фирменные, винно-водочных, табачных и кондитерских изделий, повышенным уровнем обслуживания в сочетании с организацией отдыха;
бар - предприятие общественного питания с барной стойкой, реализующее смешанные, крепкие алкогольные, слабоалкогольные и безалкогольные напитки, закуски, десерты, мучные кондитерские и булочные изделия, покупные товары;
кафе – предприятие по организации питания и отдыха потребителей с ограниченным по сравнению с рестораном ассортиментом продукции. Реализует фирменные, заказные блюда, изделия и напитки;
столовая – общедоступное или обслуживающее определенный контингент потребителей предприятие общественного питания, производящее и реализующее блюда в соответствии с разнообразным по дням недели меню;
закусочная - предприятие общественного питания с ограниченным ассортиментом блюд несложного приготовления из определенного вида сырья и предназначенное для быстрого обслуживания потребителей промежуточным питанием.
Дополнительно выделяются следующие объекты сферы общественного питания:
диетическая столовая – столовая, специализирующаяся в приготовлении и реализации блюд диетического питания;
столовая- раздаточная – столовая, реализующая готовую продукцию, получаемую от других предприятий общественного питания;
буфет – структурное подразделение предприятия, предназначенное для реализации мучных кондитерских и булочных изделий, покупных товаров и ограниченного ассортимента блюд несложного приготовления.
Класс предприятия общественного питания - это совокупность отличительных признаков предприятия определенного типа, характеризующая качество предоставляемых услуг, уровень и условия обслуживания.
Выделяют три класса: люкс, высший и первый. Они определяются собственником.
В соответствии с ОКВЭД объекты сферы общественного питания включены в раздел Н «Гостиницы и рестораны», класс 55 и следующие подклассы: 55.3 «Деятельность ресторанов», 55.4 «Деятельность баров», 55.5 «Деятельность столовых при предприятиях и учреждениях и поставка продукции общественного питания» (группа 55.51 «Деятельность столовых при предприятиях и учреждениях»).
Деятельность предприятий общественного питания сертифицируется в целом, через услуги.
Услуги , предоставляемые потребителям в предприятиях общественного питания различных типов и классов подразделяются на:
–услуги питания;
–услуги по изготовлению кулинарной продукции и кондитерских изделий;
–услуги по реализации кулинарной продукции;
– услуги по организации досуга;
–информационно-консультационные услуги;
– прочие услуги.
Обязательной сертификации подлежат первые три вида указанных выше услуг.
Стандартизация деятельности предприятий общественного питания регламентируется рядом нормативных актов:
–государственные (национальные) стандарты;
–отраслевые стандарты;
–стандарты предприятий (СТП);
–сборники рецептур блюд и кулинарных изделий для предприятий общественного питания, которые являются технологическими нормативами.
Организация учета активов и пассивов на предприятиях общественного питания аналогична их учету в других видах деятельности. Особенность этого учета заключается в составе и структуре материальных запасов, в организации наличных расчетов за реализованные товары. Специфика формирования оборотных активов этих предприятий определяется преобладанием товарных запасов при незначительном удельном весе производственных затрат.
Основными хозяйственными операциями предприятий общественного питания является приобретение товаров, их хранение, переработка и реализация, т. е. товарные операции. Поэтому основным объектом бухгалтерского учета на предприятиях общественного питания являются товары, а суть бухгалтерского учета состоит в учете особенностей товарных операций.
НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЙ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ
ГОСТ Р 50647-94. Общественное питание. Термины и определения.
ГОСТ Р 50764-95. «Услуги общественного питания. Общие требования».
ГОСТ Р 50762-95. «Общественное питание. Классификация предприятий».
ГОСТ Р 50763-95. «Общественное питание. Кулинарная продукция, реализуемая населению. Общие технические условия».
ГОСТ Р 50935-96. «Общественное питание. Требования к обслуживающему персоналу».
ГОСТ Р 51074-2003. Продукты пищевые. Информация для потребителя. Общие требования.
ГОСТ Р 50763-2007. Продукция общественного питания, реализуемая населению.
ГОСТ Р 53104-2008. Метод органолептической оценки качества продукции общественного питания.
ГОСТ Р 53105-2008. Технологические документы на продукцию общественного питания.
ГОСТ Р 53106-2008. Метод расчета отходов и потерь сырья и пищевых продуктов при производстве продукции общественного питания.
Порядок разработки, рассмотрения и утверждения стандартов предприятий (СТП), утвержденный МВЭС России 06.07.1997.
Общероссийский классификатор услуг населению ОК 002-93, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163 (с изменениями от 01.07.2003).
Правила оказания услуг общественного питания, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.08.1997 N 1036 (в редакции от 21.05.2001 № 389, от10.05 2007 №276).
Письмо Роспотребнадзора №0100_7983-07-31 от 10.08.2007 «О методических подходах к внедрению изменений в Правила оказания услуг общественного питания»
Временный порядок разработки и утверждения технико - технологических карт на блюда и кулинарные изделия, утвержденный МВЭС России 06.07.1997.
Федеральный закон от 30.03.99 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения».
Письмо Минздрава России от 22.05.2002 г. № 2510/5140-02-32 «О санитарно-эпидемиологической экспертизе продукции».
Письмо Роскомторга от 11.07.95 г. № 1-955/32-7 «О нормативной и технологической документации для предприятий общественного питания».
Письмо Госстандарта № 230-7/431, Роскомторга № 1-1177/32-7 и Госкомсанэпиднадзора России от 07.09.95 г. «О введении обязательной сертификации услуг общественного питания».
Федеральный закон «О качестве и безопасности пищевых продуктов».
Закон Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 «О защите прав потребителей» (с изменениями от 30.12.2001 и от 01.01 2010).
Методические указания по лабораторному контролю качества продукции общественного питания.
Письмо Роспотребнадзора «Об усилении надзора за производством и оборотом продукции нетрадиционного состава» от 27.12.2006 № 0100_13930-06-32.
Письмо Роспотребнадзора №01_2180-8-32. «О согласовании продуктов питания для образовательных учреждений»
САНПиН 2.3.2.1324-03. Гигиенические требования к срокам годности и условиям хранения пищевых продуктов.
СП 2.3.6.1079-01. Санитарно-эпидемиологические требования к организациям общественного питания.
САНПиН 2.3.2.1078-01. Гигиенические требования безопасности и пищевой ценности пищевых продуктов.
СанПиН 2.3.2.1940-05. Организация детского питания
СанПиН 2.4.5.2409-08. Санитарно-эпидемиологические требования к организации питания обучающихся в общеобразовательных учреждениях.
Постановление №36 от 24.05.02. Об утверждении межотраслевых типовых инструкций по охране труда для работников системы общественного питания
Приказ №304 от 07.09.07. Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания
Приказ №276 От 29.12.82. Об Утверждении среднеотраслевых норм эксплуатационных потерь столовой посуды, приборов, столового белья, санспецодежды, производственного инвентаря на предприятиях общественного питания и инструкции о порядке их применения.
Федеральный закон «О защите прав потребителей» (с изменениями и дополнениями от 9 января 1996 г. 1Ч9 2-Ф3);
Правила оказания услуг общественного питания (утверждены постановлением Правительства РФ от 15 августа 1997 г. № 1036 (с изменениями от 21 мая 2001 г.);
ГОСТ Р 50762-95 Общественное питание. Классификация предприятий;
ГОСТ Р 50763-95 Общественное питание. Кулинарная продукция, реализуемая населению;
ГОСТ Р 5 0764-95 Услуги общественного питании. Общие требования;
ОСТ 28-1-95 Общественное питание. Требования к производственному
персоналу;
ГОСТ Р 50935-96 Общественное питание. Требования к обслуживающему персоналу;
Правила продажи алкогольной продукции (утверждены постановлением Правительства РФ от 19 августа 1996 г. № 987) с изменениями от 16 ноября 1996 г., 14 июля 199 г., 13 октября 1999 г., 2 ноября 2000 г.
Комментарий: Федеральный закон «О защите прав ‚потребителей является основополагающим документом, на основе которого осуществляется государственное регулирование торговой деятельности в сфере общественного питания.
Во исполнение Федерального закона «О защите прав потребителей» в 1992 году Правительством РФ были утверждены Правила оказания услуг общественного питания, которые непосредственно регулируют отношения между потребителями и рестораном. Согласно этим Правилам услуги общественного питания оказываются в ресторанах, кафе, барах и других местах общественного питания, типы которых, а для ресторанов и баров также и классы (люкс, высший, первый) определяются исполнителем в соответствии е Государственным стандартом [ГОСТ Р 50762-95. Общественное питание. Классификация предприятий].
Правила в обязательном порядке устанавливают на любом предприятии общественного питания режим (часы) работы.
На государственном (муниципальном) предприятии режим работы устанавливает соответствующий орган исполнительной власти или орган местного самоуправления. Режим работы предприятия иной организационно-правовой формы (акционерное общество, общество е ограниченной ответственностью или частное) определяется самостоятельно. В случае временного приостановления работы предприятия общественного питания (проведение плановых санитарных дней, ремонта и т.д.) потребители должны быть своевременно информированы о дате и сроке приостановления работы.
Исполнитель услуги (ресторан) вправе самостоятельно устанавливать правила поведения для потребителя: например, ввести ограничение курения, плату за вход, запретить нахождение в верхней одежде.
Правилами предусмотрено строгое соблюдение исполнителем установленных в государственных стандартах, санитарных, противопожарных правилах, технических документах обязательных требований к качеству услуг, их безопасности для жизни, здоровья людей, окружающей среды.
Эти требования определены следующими документами:
СанПиН 42-123-4117-86 4 Санитарные правила. Условия, сроки хранения особо скоропортящихся продуктов.
Санитарно - эпидемиологические правила СанПиН 2.3.6.1079-01
«Санитарно - эпидемиологические требования к организациям общественного питания, изготовлению и оборотоспособности в них пищевых продуктов и продовольственного сырья».
Правила пожарной безопасности в Российской Федерации ППБ- 01-93 (е изменениями от 25 июля 1995 г., 10 декабря 1997 г., 20 октября 1999 г.).
Основными действующими техническими документами являются:
Сборник рецептур блюд и кулинарных изделий для предприятий общественного питания, I часть — М.: Хлебпродинформ, 1996г.;
Сборник рецептур блюд и кулинарньхх изделий для предприятий общественного питания, II часть — М.: Хлебпродинформ, 1997 г;
Сборник рецептур блюд и кулинарных изделий кухонь народов России издания 1992 г.;
Сборник рецептур блюд диетического питания издания 1988 г.;
Сборник рецептур на торты, пирожные, кексы, рулеты, печенье, пряники, коврижки и сдобные булочные изделия, III часть — М.: Хлебггродинформ, 2000 г.;
Сборник технологических нормативов по производству мучных кондитерских и булочных изделий — Сборник рецептур издания 1999 г.
Технико-технологические карты (ТТК).
В соответствии с Правилами исполнитель самостоятельно определяет перечень оказываемых услуг, ассортиментный перечень производимой им продукции, соответствующий обязательным требованиям нормативных документов.
Если деятельность предприятия общественного питания (исполнителя услуг) подлежит лицензированию в соответствии с законодательством Российской Федерации, то информация о номере, сроке действия лицензии, а также об органе, ее выдавшем, должна быть размешена в удобном для ознакомления месте.
Права потребителя услуг предприятия общественного питания:
Потребителю предоставляется следующая информация:
Цены и условия оплаты услуг;
Фирменное наименование предлагаемой продукции собственного производства с указанием способов приготовления блюд и входящих основных ингредиентов;
Сведения о массе (объеме) порции готового блюда;
Емкости бутылки предлагаемого алкогольного напитка и объеме его порций;
Потребителю должна быть предоставлена возможность ознакомления с меню, картой вин и условиями обслуживания как в зале, так и вне зала. (Последнее очень часто не соблюдается).
При организации детского и диетического питания предприятия должны представлять потребителям сведения о пищевой ценности продукции: калорийности, содержании белков, жиров, углеводов, а также витаминов, макро- и микроэлементов, добавляемых в процессе при-готовления блюд.
Информация об исполнителе и оказываемых им услугах доводит-ся до сведения потребителей в месте предоставления услуг на русском языке, а дополнительно, по усмотрению дирекции, и на языках народов Российской Федерации или народов других стран.
Потребитель вправе получить дополнительную информацию об основных потребительских свойствах предлагаемой продукции, а также об условиях приготовления блюд, если эти сведения не являются ком-мерческой тайной.
При оказании услуг информация об их сертификации доводится до сведения потребителей путем ознакомления с одним из них следу-ющих документов:
Подлинником или копией сертификата, заверенной держате-лем подлинника сертификата, нотариусом или органом по сер-тификации услуг, выдавшим сертификат.
КДК = ДЗ / КЗ (1.9),
где КДК – коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности;
ДЗ – общая сумма дебиторской задолженности предприятия;
КЗ – общая сумма кредиторской задолженности предприятия.
Коэффициент соотношения дебиторской и кредиторской задолженности характеризует соотношение расчетов по этим видам задолженности предприятия.
Понятие финансовой устойчивости (финансового равновесия) связывают с управлением капиталом фирмы. Она показывает степень использования заемных финансовых средств, а также степень защиты кредиторов. Определение уровня финансовой устойчивости предприятия – неотъемлемая часть ранней диагностики и предотвращения кризисов.
Коэффициент обеспеченности оборотных активов собственными оборотными средствами характеризует долю финансирования за счет собственных средств общей величины оборотных средств, уровень независимости текущей деятельности предприятия от внешних заимствований.
Кооас = СК – ВОА / ОА (1.10),
где Кооас – коэффициент обеспеченности оборотных активов собственными;
СК – сумма собственного капитала;
ВОА – сумма внеоборотных активов;
ОА – сумма оборотных активов.
Минимально допустимое значение данного коэффициента равно 0,1, т.е. хотя бы 10% собственных средств должно быть вложено в оборотные активы, только в этом случае предприятие может считаться финансово устойчивым. Однако анализ значений данного коэффициента по отраслям промышленности показывает, что по большинству отраслей он отрицательный. Длительное сохранение отрицательного значения данного коэффициента в развитых странах свидетельствует о серьезной угрозе банкротства, полной зависимости от кредиторов. В российской практике все не так однозначно. Отрицательное значение коэффициента свидетельствует о серьезных проблемах предприятия, но может дополнительно отягощаться непродуманной учетной политикой.
Одна из главных задач управления капиталом – оптимизация ее структуры, с учетом заданного уровня доходности и риска.
Одним из механизмов реализации этой задачи является механизм финансового рычага.
Финансовый рычаг характеризует использование предприятием заемных средств, которые влияют на изменение рентабельности собственного капитала позволяет получить дополнительную прибыль. Показатель, который отражает уровень дополнительной прибыли при использовании заемных средств называется эффект финансового рычага.
ЭФР = (1 – НП)*(РА – ПК)* ЗК / СК (1.11),
где НП – ставки налога на прибыль;
РА – рентабельность активов;
ПК – проценты за кредит;
ЗК – заемный капитал;
СК – собственный капитал.
Знание механизма воздействия финансового рычага позволяет целенаправленно управлять стоимостью и структурой финансов.
Наиболее эффективно данный механизм используется в процессе оптимизации структуры капитала, при этом оптимальной структурой является такое соотношение собственных и заемных средств, при котором рыночная стоимость предприятия максимальна.
1.3 Нормативно-правовые и законодательные акты, регулирующие деятельность предприятия
Экономика предприятия регулируется множеством нормативных актов, которые различаются по уровню и виду органа, издавшего акт. В зависимости от того, каким органом принят нормативный акт, определяется его юридическая сила.
Нормативные акты подразделяются на законы, акты федеральных органов государственного управления, акты федеральных органов исполнительной власти, акты исполнительных органов субъектов РФ.
Деятельность акционерных обществ регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая, вторая и третья) (с изменениями и дополнениями), где даны основные определения организационно-правовых форм предприятия, основы договорных отношений и др.
Таблица 1.1.Нормативно-правовая база, регулирующая деятельность предприятия
Наименование нормативно-правового акта |
Достоинства, недостатки |
|
1. Конституция РФ |
Конституция РФ принята всенародным голосованием 12.12.1993 г. Основной закон государства, нормативно-правовой акт учредительного характера и высшей юридической силы, сам утверждает то демократическое устройство общества, которое закреплено Конституцией. |
Конституция провозглашает наименование «Российская Федерация» и «Россия» равнозначными, но наименование «Россия» в тексте Конституции встречается только в преамбуле |
2. Гражданский кодекс РФ: часть 1 от 30.11.1994г. № 51-ФЗ (в ред. от 30.12.2004г.) |
Гражданский кодекс РФ основательно вошел в жизнь российского общества как один из наиболее фундаментальных законов рыночной экономики |
Гражданский кодекс РФ является весьма сложным и кодификационным актом, нормы которого должны быть точно выверены и сбалансированы |
3. Налоговый кодекс РФ (часть вторая) от 05.08.2000г. №117-ФЗ (с изм. и доп., вступ-ми в силу с 01.01. 06г.) |
Гл. 25 Ст. 284-289. Рассматривает ставки налога на прибыль |
Снижение максимальной ставки налога до 20% (максимальная ставка составляла 24%). Отмена прежде существовавших отраслевых налоговых льгот |
(с изменениями от 25.11.2009г. № 267-ФЗ) |
Создает необходимые правовые условия для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений |
Не отражены в полном объеме обязанности работников и работодателей. |
5. Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996г. №63-ФЗ (в ред. от 28.12.2004г.) |
В нормах уголовного кодекса получила отражение стратегии уголовно-правовой политики государства в сфере борьбы с преступностью на современном этапе |
Изменения коснулись и некоторых составов преступлений, в ряде из них установлены новые квалифицирующие признаки, определяющие размер ущерба крупный и особо крупный. |
(с изменениями от 9.03.2010г.) |
Является законодательным актом, в котором объединены и систематизированы правовые нормы, регулирующие определенную область общественных отношений. Он объединяет правовые нормы, регулирующие общественные отношения, складывающиеся в различных областях нашей жизни в связи с совершением особого вида правонарушений - административных правонарушений. |
Закон внес существенные изменения в правовое регулирование административных правоотношений в Российской Федерации, причем не только в отношении физических лиц, но и юридических лиц. Коренные изменения внесены в правовое регулирование административных правоотношений различных сфер и аспектов предпринимательской деятельности. |
7. Федеральный закон от 26.03.1996г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 23 ноября 2009 г. N 261-ФЗ) |
Предотвращает отрицательные результаты хозяйственной деятельности организации и выявляет внутрихозяйственные резервы обеспечения ее финансовой устойчивости |
Процесс реформирования отечественной системы бухгалтерского учета отстает от общего процесса экономических реформ в России |
8. ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (от 26.10.2002 №127-ФЗ) (с изм. от 26.04.2007г.) |
Устанавливает основания для признания должника несостоятельным (банкротом), регулирует порядок и условия осуществления мер по предупреждению несост-ти, порядок и условия проведения процедур банкротства и иные отношения, возникающие при неспособности должника удовлетворить в полном объеме требования кредиторов |
В данном федеральном законе рассмотрены вопросы по разбирательству дел в арбитражном суде |
"Об акционерных обществах " (с изменениями от 15.11.2009г) |
Определяет правовую основу формирования и деятельности открытых акционерных обществ. |
В законе предусмотрены меры, направленные на обеспечение экономической стабильности общества, охрану его интересов, устанавливающие ограничения на распределение прибыли общества между его участниками |
(с изменениями от 20.05.2009г.) |
Регулирует отношения, возникающие при разработке, принятии, применении и исполнении обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации. |
Закон имеет огромное социально-экономическое значение, поскольку направлен на установление правил государственного регулирования требований к продукции, включая товары народного потребления, связанных с нею процессов, а также работ и услуг в интересах потребителей. |
Библиографическое описание:
Нестеров А.К. Внутренние документы предприятия [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт
В статье собраны ключевые моменты по внутренним документам предприятия.
Включают в себя три типа:
- Организационные документы.
- Служебные документы.
- Распорядительные документы.
К внутренним документам предприятия не относятся учредительные документы. Последние регулируются 52 статьей Гражданского кодекса Российской Федерации.
Организационные документы предприятия
Деятельность предприятий и организаций фиксируется в разных видах документов.
Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание, которые составляют группу организационных документов.
Эти документы являются обязательными элементами каждого предприятия.
Организационные документы предприятия - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.
В организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.
Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.
Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам.
Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функцию, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, содержат фиксированное число положений. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.
Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:
- Общие положения.
- Цели и задачи.
- Функции.
- Права и обязанности.
- Руководство.
- Взаимоотношения с другими подразделениями (служебные связи).
В разделе "Общие положения" указываются точное наименование структурного подразделения, степень его самостоятельности, подчиненность - орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.
В разделе "Цели и задачи" в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.
Раздел "Функции" - основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач.
В разделе "Права и обязанности" перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации.
Раздел "Руководство" содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанности руководителя выделяют отдельно, в их числе, как правило, указывают функции координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе "Руководство" перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.
В разделе "Взаимоотношения с другими подразделениями" определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются документные связи - наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.
Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.
Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке. Это основной организационный документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.
Устав относится к обязательным внутренним документам, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:
- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
- местонахождение (почтовый адрес);
- предмет и цель деятельности;
- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
- порядок распределения прибыли;
- порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
- органы управления (внутренняя организационная структура).
- для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
- для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;
- для бирж - сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;
Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Форма документа унифицирована УСОРД. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати.
Текст документа составляется в форме таблицы. Документ визируется главным бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров (заместителем руководителя предприятия), утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.
Штатное расписание - документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом.
Форма документа унифицирована Госкомстатом РФ (форма Т-3). Документ имеет следующие реквизиты: формы по ОКУД и ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.
Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.)
Могут включать в себя достаточно большое количество инструкций в зависимости от размера компании.
В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.
Инструкция оформляется на общем бланке и должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.
Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция секретаря-референта.
Как правило, первый раздел инструкции называется "Общие положения". В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.
Инструкция - документ длительного действия. В "Общих положениях" оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.
Текст инструкции состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Количество разделов и их логическая взаимосвязь определяются разработчиками. По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер ("устанавливает", "не допускает", "запрещается" и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Например, "Исполнитель обязан сдать законченные в делопроизводстве документы секретарю структурного подразделения". Или "Секретари структурных подразделений обязаны ежемесячно предоставлять в канцелярию данные об объеме документооборота".
Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его номер и дату.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
В комплексе внутренних документов предприятия особое место занимают должностные инструкции.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.
Должностная инструкция разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
- Общие положения.
- Функции.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности; замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые работником.
В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Хранятся должностные инструкции постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года.
Договор - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.
В современном законодательстве договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).
Договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.
Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.
К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.
Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и др.), положения об обеспечении экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.
Служебные документы предприятия
Внутренние служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.
протоколы, акты, служебные и докладные записки, справки, объяснительные записки.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
На коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.
Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.
Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.
Протокол составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ… заседания Совета директоров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется в следующей последовательности:
Председатель - фамилия и инициалы;
Секретарь - фамилия и инициалы;
Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.
В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?", например:
Об итогах работы предприятия за первое полугодие 2004 г.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире - краткое изложение текста выступления. Фамилия основного докладчика указывается в родительном падеже, а выступающих - в именительном.
Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".
Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.
Основные тезисы докладов и выступлений могут помещаться в тексте протокола или оформляться в виде приложения к нему. В последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего постановления (решения).
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.
Протокол подписывается председателем и секретарём. Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими на заседании.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совета директоров; протоколы общих собраний акционеров; протоколы собраний кредиторов.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.
Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.
Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приёма работ по контракту; акт приёма-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.
Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.
Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.
Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.
Акт может иметь заголовок, например, "Акт… о недостаче ТНП" или "Акт… приёма-передачи документов с грифом "Конфиденциально".
В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.
С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка ("С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты").
Особую группу образуют акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).
Наиболее важные акты предприятия (о приватизации, приеме-передаче акций, о реорганизации или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся постоянно, другие, акты по второстепенным вопросам - 5 лет.
Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или должностными лицами. Составляется она, если выполнение функций структурного подразделения связано со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен устно.
Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность, о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
Служебная (докладная) записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК или рукописным способом.
Служебная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Внутренние служебные (докладные) записки должны быть подписаны составителем (автором).
Служебные (докладные) записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.
Датой служебной (докладной) записки является дата её подписания.
Служебные (докладные) записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности - 5 лет (статья 42 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.
Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.
Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.
В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.
На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.
Справки по основной деятельности предприятия с важными выводами и предложениями могут храниться постоянно (ст. 39 "Перечня документов с указанием сроков хранения").
Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.
Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.
В зависимости от важности освещаемого вопроса объяснительные записки могут храниться от 1 года до 5 лет.
Распорядительные документы предприятия
Внутренние распорядительные документы предприятия играют очень важную роль в управлении предприятиями и организациями. В настоящее время внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Распорядительные документы предприятия носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы предприятия делятся на две большие группы:
- приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
- приказы по личному составу (персоналу предприятия).
Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.
Приказы руководителя могут издаваться по самым разным вопросам, например:
- о распределении служебных помещений;
- о порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
- о нарушении правил транспортировки грузов;
- о создании рабочей группы по проекту;
- о премировании сотрудников коммерческого отдела;
- о мерах по улучшению пожарной безопасности и т.д.
Приказы по личному составу, как правило, составляются в случае приема, увольнения или перевода работников предприятия, их командирования, предоставления отпусков и т.д.
Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; визирование проекта; подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.).
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу (персоналу предприятия).
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "о чем?", например: "О реорганизации предприятия", "Об изменении оплаты отпусков" и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: "Приказ по предприятию" или "Приказ генерального директора".
Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:
- нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
- решения совета директоров, общих собраний акционеров;
- производственная необходимость.
Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", пишут "кому" (исполнителю или структурному подразделению), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки её окончания).
Если поручение исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за исполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.2001 № 7".
После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарём и раздаётся исполнителям для работы.
Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
Приказы по основной деятельности предприятия хранятся постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам (отпуска, командировки, взыскания, дежурства и т.п.) - 5 лет (статья 6 "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения").
Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения предприятия составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.
Распоряжения могут быть изданы по следующим вопросам:
- о распределении обязанностей между руководством компании;
- о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
- о применении правил работы с конфиденциальными документами;
- о сроках предоставления авансовой отчетности;
- о порядке использования служебного автотранспорта;
- о проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.
Распоряжения подписывают руководитель или по его поручению - заместители руководителя предприятия.
Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Распорядительная часть документа начинается словом "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от границы левого поля. Часто в тексте распоряжений эти слова опускают, указывая только действие, например:
- всем сотрудникам пройти инструктаж;
- работникам отдела кадров провести аттестацию;
- сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т.п.
Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.
Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Распоряжения предприятия по основной деятельности хранятся постоянно, по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.
Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.
Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели и задачи решения. Если основанием к изданию решения является нормативный документ, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа.
Распорядительная часть решения начинается словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛИ"), которое печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от границы левого поля.
Распорядительная часть документа должна содержать перечень мероприятий и действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроки исполнения. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения предприятия или должностные лица. Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то они оформляются как приложения к решению.
Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.
Организационно-правовую систему Российской Федерации (РФ) с 1 января 1995 г. определяет новый Гражданский кодекс РФ.
Согласно Гражданскому кодексу все предприятия в зависимости от основной цели деятельности подразделяются на некоммерческие и коммерческие.
Некоммерческие предприятия отличаются от коммерческих тем, что извлечение прибыли не является их основной целью, и прибыль распределяется между участниками. Примером таких предприятий являются различные потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации. В дальнейшем названные предприятия не будут рассматриваться.
Коммерческие предприятия в соответствии с их организационно-правовыми формами можно классифицировать по нескольким признакам (рис. 2.1).
Хозяйственными товариществами и обществами признаются коммерческие организации (предприятия) с разделенным на доли (вклады) учредителей уставным (складочным) капиталом.
Товарищества, как правило, представляют собой объединение лиц, а общества - объединения капиталов. Основное отличие между объединениями лиц и капиталов состоит в степени ответственности учредителей перед кредиторами (рис. 2.2, табл. 2.1).
Хозяйственные товарищества могут создаваться как полные товарищества или товарищества на вере (коммандитное товарищество).
Полное товарищество отличается двумя основными признаками: предпринимательская деятельность его участников считается деятельностью самого товарищества, а по его обязательствам любой из участников отвечает всем своим имуществом, в том числе и не переданным товариществу в качестве вклада. Этим обусловлены и особенности правового положения данной формы предприятия и его участников.
Прежде всего товарищество основано на лично-доверительных отношениях, ибо здесь не исключена ситуация, когда сделку от имени товарищества заключает один участник, а имущественную ответственность по ней (при недостатке имущества товарищества) будут
Таблица 2.1
|
Нести другие. Потому не случайно, что полные товарищества появились и развиваются как форма семейного предпринимательства.
Товарищество на вереу или коммандитное, отличается тем, что оно состоит из двух групп участников. Одни осуществляют предпринимательскую деятельность от имени всего товарищества и при этом несут неограниченную ответственность своим личным имуществом по его обязательствам. Другие не несут такой ответственности, поскольку их вклады становятся собственностью товарищества. Для них существует лишь риск утраты вкладов. Поэтому вкладчики-коммандитисты отстранены от ведения дел в товариществе, сохраняя лишь право на получение дохода на свои вклады, а также на информацию о деятельности товарищества.
Общество с ограниченной ответственностью и общество с дополнительной ограниченной ответственностью - организационно-правовые формы предприятий, введенные Гражданским кодексом с 1 января 1995 г. вместо товарищества с ограниченной ответственностью.
Общество с ограниченной ответственностью - это разновидность объединения капиталов, не требующего личного участия своих членов в делах общества. Характерными признаками этой формы предприятий является деление их уставного капитала на доли участников и отсутствие ответственности последних по долгам общества. Имущество общества, включая его уставный капитал, принадлежащий ему самому или юридическому лицу, не образует объекта долевой собственности участников. Участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов.
Для общества с дополнительной ограниченной ответственностью характерны черты общества с ограниченной ответственностью, за исключением имущественной ответственности участников общества.
Опыт развития экономики в нашей стране и за рубежом свидетельствует об эффективности объединения индивидуальных капиталов для создания крупных производственных акционерных обществ. Основная отличительная черта акционерного общества в сравнении с любым другим хозяйственным обществом заключается в том, что его уставный капитал делится на определенное число одинаковых долей, каждая из которых выражена ценной бумагой - акцией. Поэтому акции одного выпуска должны иметь одинаковую номинальную стоимость.
Акционеры не отвечают по обязательствам общества, а несут лишь риск убытков - утраты стоимости принадлежащих им акций.
Акционирование не только достаточно быстро мобилизует капиталы и порождает разнообразие способов их объединения. Оно также способствует демократизации экономики и оказывает существенное влияние на социальные процессы, превращая широкий слой людей в совладельцев собственности, получающих право управлять деятельностью предприятия и участвовать в распределении прибыли.
Основная масса действующих ныне акционерных обществ организована в результате процесса приватизации.
Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» предъявляет определенные требования к уставам акционерных обществ и формирует их правовую основу.
В соответствии с этим законом акционерные общества подразделяются на открытые и закрытые. В первом случае участники общества могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров, во втором акции распределяются только между участниками. Число акционеров открытого общества не ограничено, а закрытого - не более 50 человек.
Уставный капитал акционерного общества составляется из номинальной стоимости акций общества, приобретенных акционерами. Его размер для открытых акционерных обществ должен составлять не менее тысячекратной суммы минимального размера оплаты труда, а для закрытых обществ - не менее стократной суммы минимального размера оплаты труда, установленного действующим законодательством на момент регистрации предприятия. Изменение уставного капитала возможно, во-первых, при изменении номинальной стоимости акций общества, во-вторых, при размещении или сокращении дополнительных акций. Общество не вправе уменьшать уставный капитал, если в результате этого его размер станет меньше минимального уставного капитала общества.
Акционерное общество - одна из наиболее сложных организационно-правовых форм предприятий. Поэтому в нем должно быть несколько органов управления, внутреннего и внешнего контроля. В уставе общества четко оговаривается распределение компетенций между этими органами, устанавливается порядок принятия решений и действий управляющих органов от имени общества, определяется ответственность за причиненные убытки. Все эти вопросы регламентируются Федеральным законом «Об акционерных обществах». Согласно ему управляющими органами акционерного общества являются:
> общее собрание акционеров;
> совет директоров (наблюдательный совет);
> единоличный исполнительный орган (генеральный директор);
Коллективный исполнительный орган (правление, исполнительный совет, исполнительный директор); ревизионная комиссия (орган внутреннего контроля над финансово-хозяйственной и правовой деятельностью общества);
> счетная комиссия (постоянно действующий орган общего собрания).
Схема с включением в нее названных органов управления представлена на рис. 2.3.
Собрание акционеров является высшим органом управления обществом. Именно через участие в нем владельцы голосующих акций реализуют право на участие в управлении делами общества.
Однако собрание акционеров может рассматривать и принимать решения только по тем вопросам, которые отнесены к его компетенции Федеральным законом, причем перечень вопросов не может быть расширен по усмотрению самих акционеров.
Общее собрание акционеров избирает совет директоров и его председателя. Совет директоров назначает единоличный, а при необходимости - и коллегиальный исполнительный орган. Таким образом, Закон об акционерных обществах, определив максимально допустимый набор органов управления, оставил акционерам возможность выбора вариантов их компоновки.
Гражданским кодексом вновь введена такая форма предприятия, как производственные кооперативы. Они создаются на основе добровольного объединения граждан для совместной производственной, хозяйственной или иной деятельности, не противоречащей законодательству, основанной на личном трудовом или ином участии. В производственном кооперативе всем участникам предоставляются равные права в управлении делами кооператива независимо от размера имущественного взноса.
В деятельности производственного кооператива могут принимать участие юридические и физические лица, вносящие лишь имущественный вклад, но не принимающие личного участия в его работе. Это целесообразно в ограниченных количествах для укрепления материальной базы кооператива.
Имущество кооператива образуется за счет денежных и материальных взносов его членов, доходов от производственной деятельности, выкупа арендованных основных фондов, а также за счет имущества неделимых (целевых) фондов.
Решение об образовании неделимых фондов принимается членами кооператива единогласно или квалифицированным большинством, если это предусмотрено уставом. Членам кооператива предусмотрена значительная льгота по оплате ими паевого взноса: к моменту регистрации они обязаны внести лишь 10% взноса, а остальные 90% его суммы необходимо оплатить в течение первого года работы кооперативва. Эта льгота может распространяться и на финансовых участников.
Прибыль и ликвидационная квота делятся в кооперативе не по размеру главных взносов, а по трудовому участию. Лишь для финансовых участников допустимы исключения, которые предусматриваются уставом кооператива.
Особая организационно-правовая форма установлена Гражданским кодексом РФ для государственной и муниципальной собственности. Это унитарное предприятие - коммерческая организация, не наделенная правами собственности на закрепленное за ней имущество. Имущество передается собственником в хозяйственное ведение. Оно является неделимым и не может быть распределено по вкладам (паям), в том числе между работниками предприятия.
Унитарное предприятие учреждается по решению органов, уполномоченных управлять имуществом Российской Федерации, субъектов Федерации и административно-территориальных образований. Руководитель (директор) такого предприятия назначается собственником и подотчетен ему, а не общему собранию коллектива или какому-либо аналогичному органу. Согласно Кодексу предприятие должно иметь наименование с указанием собственника его имущества, например «Федеральное государственное предприятие», «Областное государственное предприятие».
Уставный фонд унитарного предприятия полностью оплачивается собственником до государственной регистрации. Такие предприятия могут создавать другие унитарные предприятия с правом юридического лица путем передачи ему в установленном порядке части своего имущества в хозяйственное ведение (дочернее предприятие). Унитарные предприятия основываются на праве хозяйственного ведения и оперативного управления.
Различают также казенные предприятия, которые создаются по решению Правительства РФ. Оно же утверждает устав и принимает решения о ликвидации предприятия. Субсидиарную ответственность по обязательствам казенного предприятия несет Российская Федерация.
Неустойчивое положение -собственника в условиях рыночной экономики очевидно. Не случайно их отсутствие в странах с развитыми рыночными отношениями. Создаваемые там государственные и муниципальные предприятия обычно существуют в форме акционерных обществ или обществ с ограниченной ответственностью с полным или иным решающим участием государства как учредителя. Однако, учитывая традиции общественного сознания и реалии отечественной экономики, данная форма сохранена не только для государственных и муниципальных предприятий, но и для тех предприятий, которые были созданы частными лицами и общественными организациями до принятия нового Гражданского кодекса РФ.
Малые предприятия в рыночной экономике занимают особое место. Во многих странах с развитой рыночной экономикой результаты деятельности малых предприятий определяют темпы экономического роста, структуру и качество валового национального продукта (ВНП), занимая до 60-70% его общего объема.
Хорошо известны понятие «японское чудо» и роль малого бизнеса в экономике Японии. Только в обрабатывающей промышленности страны функционирует около 6,5 млн малых и средних предприятий, что составляет 99% от общего числа предприятий. На них занято около 40 млн человек (81% всех работающих). В США производит более 60% всех услуг, половину всей продукции и почти половину всех идей и нововведений. На малых предприятиях, которых там более 7 млн, занято около 100 млн человек.
Прежде чем назвать количественные характеристики малого бизнеса в нашей стране, определимся с терминологией.
Российским законодательством установлены два критерия для отнесения предприятий к категории «малых»: численность занятых и удельный вес юридических лиц в уставном капитале.
В Законе «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» к числу малых предприятий относятся предприятия с предельной численностью работающих:
В промышленности, строительстве и на транспорте - 100 человек;
Сельском хозяйстве - 60 человек; инновационной деятельности - 60 человек;
> оптовой торговле - 50 человек; > научно-технической сфере - 60 человек; > розничной торговле и бытовом обслуживании - 30 человек; > остальных отраслях и при осуществлении других видов деятельности - 50 человек. Этим же законом статус «малого» не предоставляется предприятию, в учредительном капитале которого доля юридического лица (или лиц) превышает 25%. Другими словами, малыми предприятиями считаются предприятия, не связанные в своем функционировании решениями других юридических (или физических) лиц в выборе стратегии и тактики действий.
К основным преимуществам малого предприятия можно отнести:
> доступность многим гражданам в силу небольших первоначальных вложений капитала и отсутствия необходимости в больших оборотных средствах; > повышенная мобильность, возможность быстрого реагирования на изменения рыночного спроса; > решение проблемы создания новых рабочих мест; > низкие накладные расходы и небольшой аппарат управления;
> использование местных сырьевых ресурсов, а во многих случаях и отходов производства. Развитие малого предпринимательства в России осуществлялось в основном за счет разукрупнения государственных предприятий и организаций и возникновения новых малых предприятий с участием физических и юридических лиц.
Первые малые предприятия в нашей стране создавались как кооперативы на основе Закона «О кооперации», опубликованного в 1986 г. Процесс создания малых предприятий значительно ускорился с публикацией постановления Совета Министров СССР от 8 августа 1990 г. № 790 «О мерах по созданию и развитию малых предприятий». В нем впервые разрешалось в ограниченных размерах использование на малых предприятиях наемного труда. Постановление также вводило ряд льгот для малых предприятий, действующих в приоритетных для экономики сферах производства. Это способствовало переоформлению многих кооперативов в малые предприятия. Кроме того, предоставление льгот малым предприятиям стимулировало процессы разукрупнения государственных предприятий и организаций, создания малых предприятий в государственном секторе.
Малый бизнес все сильнее воздействует на экономику и процесс ее стабилизации. Исключительное влияние малое предпринимательство оказывает на социальную сферу, оставаясь основным источником создания новых рабочих мест.
В региональной структуре малого бизнеса лидирующее положение занимает Центральный экономический район. Весьма быстро растет число малых предприятий в регионе Северного Кавказа, где складывается одна из наиболее сложных ситуаций в области занятости населения. Однако в целом распределение малых предприятий по регионам страны постепенно выравнивается.
Все более весомым фактором развития сферы малого бизнеса становится система мер его государственной поддержки. Она включает в себя Государственный комитет РФ по поддержке и развитию малого предпринимательства, Федеральный фонд поддержки малого предпринимательства, региональные фонды, агентства и центры поддержки предпринимательства.
Использование системы налоговых льгот, создание цивилизованного пространства, информационная поддержка малых предприятий, обучение кадров, налаживание координации между федеральным уровнем и субъектами Федерации в поддержке малого предпринимательства становятся важнейшими факторами, определяющими появление позитивных сдвигов в этой сфере.
На современном этапе развития рыночных отношений в нашей стране происходит структурная перестройка промышленного производства. Ее цель - создание конкурентоспособных предприятий, интегрированных в мировую экономику. В этих условиях предприятия различных организационно-правовых форм на временной или постоянной основе объединяют свои усилия (кооперация или концентрация).
Кооперация предполагает принятие предприятиями совместных решений для достижения общих целей без создания при этом единого органа управления. Обычно этот процесс происходит на договорной основе без потери предприятиями своей хозяйственной и юридической самостоятельности.
Интеграция предприятий на основе концентрации проводится посредством централизации и концентрации их хозяйственных средств или капиталов. Этот процесс связан с частичным или полным отказом предприятий от своей финансово-хозяйственной самостоятельности в пользу другого предприятия или вновь создаваемого общего органа управления.
Объединение предприятий на основе кооперации может быть временным или постоянным в виде различных организационных форм (картелей, синдикатов, пулов и др.)
Картель представляет собой форму союза предпринимателей на основе картельного соглашения, в котором устанавливаются обязательные для всех участников условия по объему производства, ценам на товары и услуги, обмену патентами, доле квоты на рынках сбыта и др. Как правило, в картель объединяются предприятия одной отрасли. Участники картеля сохраняют юридическую и хозяйственную самостоятельность и осуществляют свою деятельность в соответствии с картельным договором.
Одной из разновидностей картеля являются синдикаты, представляющие собой совокупность предприятий с централизованной функцией сбыта или снабжения. Участники синдиката теряют при этом коммерческую независимость, сохраняя юридическую и производственную.
Концентрируя в единых органах сбыта определенный вид продукции, синдикаты получают возможность регулировать условия продажи на рынке. При концентрации снабженческих функций предприятия, входящие в состав синдиката, экономят на издержках производства за счет оптовых закупок сырья, материалов и комплектующих.
Еще одной разновидностью объединения на основе картельного соглашения является пул, получивший распространение в области использования проектов. Участники пула приходят к взаимовыгодным соглашениям о форме передачи патентов и лицензий. Прибыль распределяется в соответствии с квотой, определяемой при вступлении в пул.
В условиях рыночной экономики широкое распространение получили холдинговые компании. Холдинг - акционерная компания, владеющая контрольным пакетом акций юридически самостоятельных предприятий для осуществления контроля над их операциями.
На основе принципа концентрации образуются такие объединения, как синдикаты, тресты, концерны и другие разновидности.
Трест является примером наиболее тесного объединения предприятий. Предприятия, входящие в его состав, теряют свою юридическую и хозяйственную самостоятельность и превращаются в подразделения треста. Тресты могут объединять предприятия одной или нескольких отраслей. Слияние предприятий в трест может происходить либо через включение одного предприятия в состав другого, либо образованием нового предприятия.
Широко распространенной формой интеграции предприятий является концерн. Концерн представляет собой горизонтальное, вертикальное или диверсификационное объединение предприятий, которые сохраняют свою юридическую самостоятельность, но финансовый контроль и определенные функции по снабжению, производству и маркетингу взяты в единое управление.
Для создания концерна требуется провести серьезную подготовительную работу. В ее основе - умение показать те преимущества, которые могут иметь предприятия, вошедшие в состав концерна. Можно выделить пять направлений в системе мотивационного механизма концерна: научно-техническое, производственное, организационное, финансовое, социальное (рис. 2.4).
Варианты создания концерна и отношения между предприятиями внутри него могут быть различными. Так, в концерне, основанном на подчинении, одно из предприятий владеет контрольным пакетом акций и господствует на основе владения капиталом над другими предприятиями. Имеют место концерны, основанные на равноправии предприятий, интегрирующихся под общим руководством.
В настоящее время на первый план российских экономических преобразований выходит формирование предприятий в финансово-промышленные группы (ФПГ). В этих хозяйственных структурах аккумулируются интегрированные возможности финансового, промышленного и торгового капитала. ФПГ могут во многом содействовать стабилизации экономики в нашей стране.
Важнейшие предпосылки, обусловливающие необходимость создания ФПГ, следующие:
> необходимость соединения процессов приватизации, демонополизации и структурной перестройки промышленности; > острая потребность в создании новой системы инвестирования промышленности;
Рост количества коммерческих банков и торговых фирм, являющихся потенциальными инвесторами в промышленность;
Наличие серьезного финансово-инвестиционного кризиса в промышленности, особенно в сфере научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ; > необходимость укрепления и обновления сложившихся технологических цепочек и кооперированных связей, в том числе с государствами СНГ; >- сложность и недостаток опыта выхода отечественных предприятий на внешний рынок;
Научно- техническое
1. Использование научно - технической продукции концерна,
В том числе: патентов, лицензий, ноу-хау.
2. Первоочередное оказание консультаций и интеллектуальной помощи собственным и другим разработкам.
Производственное
1. Централизация функций технического оснащения (спецоснастка спецоборудование
2. Оказание производственной помощи (необходимые спецтовары, ресурсы и т. п.).
3. Увеличение капитальных вложений
В техническое перевооружение и реорганизацию.
4. Повышение квалификационного уровня.
Финансовое
1. Аккумулирование
На центральном счете отчислений для совместной деятельности и оказания помощи в научнепроизводственном и социальном развитии.
2. Внутренние налоговые, кредитные льготы.
3. Введение разнообразных форм собственности для повышения заинтересованности участников (аренда, акции, облигации). Введение прогрессивных форм организации и оплаты труда
(контрактная система, ВТК и др.).
5. Введение системы самокредитования на базе коммерческого банка концерна.
6. Получение дивидендов отличных вкладов
В развитие производства.
Организационное
1. Разумная централизация и децентрализация деятельности,
2. Централизованное информационное обслуживание.
3. Применение принципов экономического партнерства.
4. Единый баланс науки и производства.
Социальное
1. Развитие единой социальной базы концерна (санатории, медико - диагностические комплексы и др.).
2. Высокие темпы и объемы строительства жилья и социальных объектов
Для каждого предприятия.
3. Комплексная программа социальной защиты
В условиях перехода к рынку.
4. Внутренняя биржа труда концерна (профессиональная реабилитация, переобучение и т. д.).
Рис. 2.4. Схема направления мотивации и интеграции предприятий
> потеря значительной доли внутреннего товарного рынка России из-за появления на нем крупных зарубежных компаний.
ФПГ создаются не только на базе технологически и кооперационно связанных предприятий, но и на основе диверсификации деятельности промышленных предприятий.
Участниками ФПГ признаются юридические лица, подписавшие договор о создании финансово-промышленной группы, и учрежденная ими центральная компания либо основные и дочерние общества, образующие финансово-промышленную группу.
Среди участников ФПГ обязательно наличие организаций, действующих в сфере производства товаров и услуг, а также банков или иных кредитных организаций. Государственные и муниципальные унитарные предприятия могут быть участниками ФПГ на условиях, определяемых собственником их имущества.
В состав участников ФПГ могут входить инвестиционные институты, негосударственные пенсионные и иные фонды, страховые организации, участие которых обусловлено их ролью в обеспечении инвестиционного процесса в финансово-промышленной группе.
ФПГ, среди участников которых имеются юридические лица, находящиеся под юрисдикцией государств - членов СНГ, имеющие обособленные подразделения на территории указанных государств либо осуществляющие на их территории капитальные вложения, регистрируются как транснациональные финансово-промышленные группы. Для таких ФПГ национальный режим устанавливается межправительственными соглашениями на основе взаимности.