О назначении ответственного за делопроизводство образец. Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации. Должностные обязанности делопроизводителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019/2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация

Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа – ответственного работника – нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Также не повредит информация о том, что делать, если назначенный приказом ответственный заболеет или уедет в командировку, то есть предусмотреть замену на периоды кратковременного отсутствия.

Если организация планирует оплачивать работнику возложение дополнительных обязанностей, то сумму доплаты писать в этом приказе нельзя. Сумма доплаты – это персональные данные работника. Поэтому кадровику нужно будет подготовить второй приказ «Об установлении персональной надбавки» или «Об увеличении объема выполняемой работы». Поэтому, пожалуйста, не путайте: приказ о назначении ответственного за делопроизводство – это . Приказ о надбавке или увеличении объема – это .

Новые обязанности работника лучше всего внести в его должностную инструкцию. Если должностных инструкций в компании нет, то их можно перечислить прямо в приказе (см. первый пример) или в инструкции по делопроизводству (второй пример).

Приказ о назначении ответственного за делопроизводства является таким приказом, который нужно регулярно мониторить на предмет актуальности. Ответственный может уйти на повышение, может уволиться или уйти в долгосрочный отпуск, и тогда придется внести . Например, если произошел перевод (повышение), то на новую должность этот человек вряд ли потянет с собой свои старые обязанности. Скорее всего, их возьмет на себя тот, кто придет на его место. Если приказ вовремя не изменить, то получится, что он составлен на несуществующего работника.

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

ФАЙЛЫ

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Совмещение и доплата

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением.

Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу).

В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу). Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Составные части приказа

Документ не имеет унифицированной формы, но в нем в обязательном порядке должны упоминаться:

• Наименование организации, реквизиты.
• Дата подписания.
• Город.
• С какой целью издается приказ. Подразумевается свободная формулировка. В образце она звучит как «оптимизация делопроизводства». Это словосочетание является самым распространенным и логичным в этой ситуации.
• С какого числа сотрудник приступает к выполнению этих обязанностей. Подразумевается, что это дополнительные обязанности и нагрузка на назначенного работника увеличивается.

• Какие именно обязанности возлагаются.
• Кто будет исполнять эти обязанности при временном отсутствии назначенного. Если такового работника нет, то просто пишут о том, что руководитель при этом подпишет соответствующее указание.
• В случае если за обязанности полагается доплата, руководитель ссылается на внутренний трудовой распорядок организации. Указывать сумму в тексте нежелательно.
• За кем остается контроль за выполнением пунктов документа.

Завершают бумагу подписи назначенного, руководителя организации. А также нужны «автографы» всех упоминающихся в приказе о назначении ответственного за делопроизводство лиц.

Перечисление обязанностей

Самый лучший вариант, когда в организации имеется должностная инструкция на данную должность. В приказе достаточно дать ссылку на эту бумагу, а в самой инструкции – прописать все обязанности, которые берет на себя назначаемый работник. Но если таковой нет, то можно перечислить эти обязанности непосредственно в приказе (благо он подразумевает свободную форму изложения).

К сведению! Еще один вариант перечислить обязанности работника – это принять инструкцию по делопроизводству, в которой прописан функционал работника.

Варианты использования

В крупных организациях также существует отдельный приказ о назначении ответственного за кадровое делопроизводство. Это связано с тем, что штат там больше, следовательно, и объем заполняемой документации по личному составу. Каждая организация вправе самостоятельно определяться с наименованием и количеством должностей. Также следует учитывать, что назначение ответственного за делопроизводство будет актуально в организациях с несколькими филиалами. Ошибочно полагать, что при наличии секретариата в головной организации структурным подразделениям нет необходимости беспокоиться о ведении разного рода бумаг.

Для того чтобы на юридическом уровне закрепить в обязанностях руководителя конкретного подразделения ответственность за ведение разного рода документов, и существует приказ о назначении ответственного за делопроизводство, образец которого доступен для скачивания вверху страницы.

Юридические аспекты

За документооборот и делопроизводство несет ответственность изначально руководитель. А назначенный сотрудник является ответственным лишь за процесс его ведения. То есть такие аспекты, как штат, оплата, количество служб делопроизводства, определяет целиком и полностью руководитель. Подчиненный только ведет, поддерживает работоспособность системы документооборота.

В 2016 году была поправлена статья 15.11 КоАП РФ. В ней говорится о том, что наказание на неверное хранение документов (а это часть делопроизводства) постигнет ответственного в виде штрафа, а при повторных нарушениях – дисквалификации. Там есть формулировка «должностное лицо». Им может быть как руководитель, так и сотрудник его организации.

Если руководитель подписал приказ о назначении ответственного за делопроизводство и документ имеет юридическую силу, то за все нарушения, которые могут быть выявлены в ходе проверок, несет ответственность назначенное лицо.

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Структурное подразделение представляет собой орган управления внутри организации, обладающий определенным набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений закреплены в организационных и кадровых документах компании.

Структурные подразделения можно разделить на внешние (их также называют обособленными – это филиалы и представительства) и внутренние, к которым относятся отделы, службы, управления и т.п. Ниже, говоря об организации делопроизводства в структурных подразделениях, мы будем иметь в виду последние, не обладающие признаками самостоятельной организации и территориально расположенные близко к аппарату управления компанией.

Именно в близости к руководству организации и таится основная сложность постановки делопроизводства в структурных подразделениях: руководители отделов считают, что если в организации имеется служба, отдел или рабочая группа, которые отвечают за работу с документами, то их отдел может этим не заниматься – «у него и без того достаточно функций».

Такая позиция верна лишь отчасти. Действительно, если в организации действует канцелярия, служба ДОУ, общий отдел или секретариат, документационное обеспечение управления считается их прямой обязанностью. Но без помощи подразделений им не обойтись, поскольку документироваться должна вся деятельность компании. Участие структурных подразделений в ДОУ организации обязательно. Тому, как наладить работу с отделами, и посвящена эта статья.

Традиционно выделяют три формы организации делопроизводства в компании: централизованную, децентрализованную и смешанную.

1. Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации – канцелярия, служба ДОУ или общий отдел.

2. Децентрализованная форма – полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами.

3. Смешанная форма , как следует из названия, представляет собой разделение функций по работе с документами между канцелярией и подразделениями.

Подобная форма организации делопроизводства встречается чаще всего.

Шаг 1: назначение ответственных за делопроизводство

Независимо от того, какая из форм организации делопроизводства практикуется в компании, в каждом структурном подразделении должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Круг его обязанностей определяется исходя из тех функций, что передаются подразделениям канцелярией.

Работник, ответственный за делопроизводство, назначается приказом руководителя организации. В его должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения.

Целесообразно также отправить ответственных на краткие курсы по делопроизводству или же обучить самостоятельно. При грамотном распределении функций работники, ответственные за делопроизводство, становятся незаменимыми помощниками сотрудников службы ДОУ.

Приказ о назначении ответственных рекомендуется пересматривать хотя бы раз в год. В случае если работник продвинется по служебной лестнице, уволится или уйдет в долгосрочный отпуск, издается новый приказ на того, к кому перешли обязанности ответственного за делопроизводство. Не стоит забывать и о замене сотрудника на время ежегодного отпуска или больничного: начальник отдела должен точно знать, кто будет заниматься документами в эти периоды.

Поправки в должностную инструкцию работника можно внести, например, опираясь на Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Шаг 2: распределение обязанностей

Ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях передается часть обязанностей по работе с документами, которые выполняются под общим и методическим руководством службы ДОУ.

Создание и учет документов

Рассмотрим виды документов, создание и учет которых могут быть переданы в ведение ответственных за делопроизводство. В каждом конкретном случае приведенный перечень может изменяться. Мы рекомендуем обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) были едиными для всей компании. Также мы не станем касаться здесь документов по профилю деятельности подразделения: разумеется, право и обязанность работы с ними останутся за отделом или службой, как и прежде.

Если в организации были назначены и наделены определенными обязанностями ответственные за делопроизводство, это совершенно не означает, что служба ДОУ может вздохнуть с облегчением и вспоминать об их существовании только в дни получения отчетов. Необходимо вести постоянный мониторинг работы ответственных, вовремя замечать и корректировать ошибки, находить общие проблемы и решать их совместными усилиями.

Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании. Скачайте образец и бланк такого приказа.

Скачайте полезные документы:

На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников. Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это .

Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.

Изменение условий первоначального трудового договора с сотрудником оформляют двумя приказами. Один из них - приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Этим приказом целесообразно назначить не только того, кто будет постоянно осуществлять функции делопроизводителя, но и сотрудника, который сможет заменить его в случае болезни, отпуска, командировки.

Поскольку ведение делопроизводства требует наличия специальных знаний, ответственным за эту сферу деятельности компании целесообразно назначить тех, кто работает с документами.

Как правило, ответственным за делопроизводство назначают кадровика или секретаря . Эти специалисты и так занимаются обработкой, регистрацией и хранением документов, им будет легче выполнять дополнительные функции делопроизводителя. При необходимости, если документопоток увеличится, к работе с документами могут быть привлечены сотрудники подразделений. В этом случае также нужно будет составить приказ о назначении ответственных лиц за делопроизводство по отделам и службам компании.

Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц

Подсказки для начинающих секретарей. 6 схем делопроизводственных процессов

Какой приказ необходимо составить еще, кроме приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку новые функции, возлагаемые на работника, должны оплачиваться дополнительно, надбавка также должно быть установлена приказом. Но это нужно сделать отдельным распоряжением.

Дело в том, что приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к внутренним документам по основной деятельности. Доступ к таким приказам имеют и другие сотрудники, работники иных подразделений. При этом оплата труда конкретного работника относится к персональным данным и разглашению не подлежит.

Поэтому одновременно с приказом о назначении ответственного за делопроизводство составляется второе приказ по личному составу, которым сотруднику устанавливается надбавка за совмещение.

Приказ о доплате за совмещение профессий/должностей

Сведения личного характера указаны в обоих приказах, но в приказе о назначении ответственного за делопроизводство содержится только общеизвестный факт. При том, что в приказе об установлении надбавки содержатся сведения, которые законом отнесены к персональным данным, это закрытая информация, она не должна находится в общем доступе. Нарушение этого правила чревато для работодателя крупными штрафами.

Как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку унифицированной формы такого приказа федеральными нормативными актами не установлено, составить документ можно в произвольной форме. Формуляр приказа нужно утвердить как приложение к документу, которым регулируют делопроизводство в компании – .

Требования к оформлению приказов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К реквизитам, которые подлежат заполнению в обязательном порядке, относятся:

• наименование организации в соответствии с уставными документами;
• наименование и тема приказа;
• место и дата составления документа;
• текст, который включает в себя констатирующую и распорядительную части;
• подписи и должности руководителя и всех сотрудников, которые были упомянуты в приказе.

Констатирующая часть текста приказа о назначении ответственного за делопроизводство начинается словами «В целях оптимизации делопроизводства… ». Кроме того, в ней нужно привести наименование организации.

Распорядительная часть текста начинается фразой «Приказываю :». После него идут пункты, которые следует выполнить для достижения целей, указанных в преамбуле. Первым пунктом назначается сотрудник, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства и дата, с которой он будет выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения.

В распорядительной части можно конкретизировать те функции, которые сотрудник будет выполнять дополнительно, если для него еще не разработана новая должностная инструкция, дополненная перечнем новых обязанностей.

Кроме того, этим же приказом о назначении ответственного за делопроизводство целесообразно назначить и того сотрудника, кто будет заменять делопроизводителя в случае отсутствия. Стандартной фразой, включаемой в текст приказа является пункт о том, кто будет осуществлять контроль над выполнением данного распоряжения.

Под приказом о назначении ответственных лиц за делопроизводство руководитель и назначаемые сотрудники должны расписаться собственноручно. После этого сотрудники, упомянутые в приказе, приобретают статус «должностных лиц, ответственных за делопроизводство в организации». Это означает что с этого момента не только на руководителя, но и на них распространяется действие статьи 15.11 КоАП РФ, предусматривающей административное наказание за нарушение правил хранения документов, установленных федеральным законодательством.

Как правильно внести изменения в приказы при смене ответственного лица расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела.