Определение понятия «юридическая сила документа». Реквизиты, придающие документу юридическую силу. Как придать юридическую силу внутренней переписке
Использование письменной информации в управленческой деятельности возможно при условии удостоверения ее официальности, достоверности и подлинности. Для того чтобы управленческий документ был бесспорен и обязателен для исполнения, он должен соответствовать правовым нормам, а должностное лицо, его издавшее, должно действовать в пределах своих полномочий. Эти свойства документа определяют понятием «юридическая сила документа».
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Таким образом, орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
Соблюдать при подготовке документа действующие нормы
законодательства;
- издавать документы только в пределах своей компетенции;
- соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.
Следовательно, юридическую силу документа определяют и содержание, и форма документа.
Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.
Ранее рассмотренные реквизиты бланка («наименование организации - автора документа» и «место составления или издания документа») одновременно являются и реквизитами, придающими документу необходимый юридический статус.
Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Для заверяемых нотариально документов датой документа может быть дата его нотариального удостоверения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами, например, 12.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 12 января 2007 г., а также оформление даты (как правило, для переписки с зарубежными партнерами) в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.12.
Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера в регистрируемом массиве документов (договоры, приказы, исходящие письма и т.д.), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией об исполнителе, корреспонденте и др. Этот реквизит - уникальный идентификатор документа в информационном массиве предприятия.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрация документа, фиксируя факт его прохождения через данную управленческую систему, придает документу официальный характер. Одновременно с регистрацией документа служба делопроизводства проверяет правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полноту визирования документа и т.д.
Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» оформляют на документах, которые не могут быть введены в действие подписавшими их должностными лицами. Такие документы приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти или управления.
Например, должностные инструкции работников предприятия оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель структурного подразделения и в обязательном порядке утверждает руководитель предприятия.
Утверждение может осуществляться двумя имеющими одинаковую юридическую силу способами: должностным лицом или специально изданным документом.
В первом случае гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа другим документом: постановлением, решением, приказом, протоколом - гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа.
Примеры оформления реквизита
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (прил. 7).
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
После утверждения документа вносить в него изменения и добавления без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.
Реквизит 22 «Подпись документа» - важнейший и древнейший реквизит управленческого документа. Считают, что она возникла одновременно с возникновением письменности .
Например, упоминания об использовании подписи встречаются у вавилонян в эпоху царя Хаммурапи (ок. 2300 лет до н.э.), в Библии - в книгах пророков Даниила и Неемии (ок. 500-400 гг. до н.э.). В Египте в период правления Клеопатры (69-30 гг. до н.э.) и в Римской империи при Юлии Цезаре (102 или 100-44 гг. до н.э.) подпись являлась уже неотъемлемой частью документов.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий АЛ. Борисов А.А. Борисов
или на бланке
Вице-президент АЛ. Борисов А.А. Борисов
Реквизит проставляют через 2-3 межстрочных интервала после текста документа. Инициалы и фамилию при расшифровке подписи должностного лица печатают с пробелом и на уровне последней строки наименования должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Генеральный директор М.В. Ларин М.В. Ларин
Главный бухгалтер З.В. Марьяш З.В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:
Председатель комиссии В.Д. Банасюкевич В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии А.Н. Сокова А.Н. Сокова
О.И. Рысков О.И. Рысков
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывают его фактическую должность (например, и.о. директора) и расшифровку его подписи (инициалы и фамилия). Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Право подписи управленческих документов, как правило, - компетенция руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. Оно устанавливается организационными (уставом, положением об организации) и распорядительными (приказами) документами организации.
В уставе организации регламентируется, какими правами наделены представительные и исполнительные (единоличные и коллегиальные) органы управления, а также подписание (утверждение) каких документов относится к компетенции соответствующего органа. Порядок деятельности и принятия решений руководителем организации может быть установлен и в договоре между ним и участниками (учредителями) организации, а также в локальных нормативных документах юридического лица.
Руководитель управляет текущей деятельностью, он имеет безусловное право подписи документов (в пределах его компетенции в соответствии с учредительными документами).
Регламентация права подписи особенно важна при большом количестве подписываемых в день документов. В этом случае руководитель может (и с позиции эффективного управления - обязан) делегировать свои полномочия, т.е. передать часть своих прав и обязанностей в принятии решений (подписании документов) и в осуществлении своих действий своим подчиненным, которые принимают также и ответственность за них.
Подобное распределение полномочий оформляют приказом руководителя, в котором он определяет границы принятия решений и степень ответственности подчиненных. Отдельные полномочия могут быть переданы и на основании доверенности.
Электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи, некоторые аспекты применения которой будут рассмотрены в следующих главах пособия.
Реквизит 23 «Гриф согласования документа». Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, могут быть с ней согласованы проставлением на документе грифа согласования.
Его оформляют на последнем листе документа ниже и слева от всех подписей.
При согласовании документа с вышестоящей организацией может возникнуть ситуация, что согласовывать документ будет должностное лицо, в управленческой иерархии стоящее выше подписывающего документ руководителя. В этом случае рекомендательный характер стандарта позволяет изменить положение реквизита, и гриф согласования может быть размещен в верхней части документа.
Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, которое печатают прописными буквами и без кавычек.
При согласовании документа должностным лицом указывают должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.
Возможно согласование с помощью другого документа: письма, протокола и др. В этом случае указывают наименование документа, его дату и номер.
Примеры оформления реквизита
«Гриф согласования»
Реквизит 25 «Оттиск печати». История возникновения печати как элемента документа так же, как и подписи, насчитывает тысячелетия. В древности использование печати носило массовый характер и в деловых отношениях, и при личном общении. Очень часто печать заменяла собой собственноручную подпись ее владельца.
В современном делопроизводстве четко разделяют использование подписи и печати. Подпись могут использовать как при межличностных, так и при деловых контактах, т.е. она является универсальным средством удостоверения документа и придания ему юридического статуса. Печать же как средство удостоверения подлинности подписи и подтверждения юридической силы применяют только в официальных документах организации.
Оттиск печати проставляют на подлинниках организационных документов (уставы, положения, правила, инструкции), а также документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и т.д. Печать используют также для заверения копий официальных документов организации.
Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. На документах финансового характера печать проставляют на специально отведенном для этого месте - символе «М.П.».
Печати подразделяют на гербовые печати и печати юридических лиц. В организации также могут применяться простые печати отдельных структурных подразделений (отдела кадров, архива) или для отдельных операций («для пакетов») и т.д.
Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяет приказ руководителя организации.
Таким образом, официальность и подлинность документа подтверждает наличие и правильное оформление реквизитов: «наименование организации - автора документа», «дата регистрации», «регистрационный номер», «место издания», «подпись», «оттиск печати».
В соответствии с правовыми нормами, в том числе и локальными правовыми актами, определяющими полномочия должностных лиц организации, для придания документам юридической силы дополнительно к реквизиту «подпись» могут проставляться грифы утверждения и согласования.
Нормам действующего законодательства должен соответствовать и основной реквизит управленческого документа - «текст документа».
- Примеры оформления отдельных реквизитов даны с использованиемГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
В различных организациях, при разработке какого либо проекта или во время производственного процесса сотрудники проводят между собой переписку. Очень часто, производственная переписка содержит довольно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают количество и качество выполненной работы или пишут, как её следует выполнять. Поэтому такие переписки должны иметь юридическую силу.
Это довольно кропотливый процесс, так как придание документам юридической силы требует соблюдения некоторых правил. Самым главным правилом является соблюдение действующих норм законодательства работодателем. Кстати именно он должен создавать внутреннюю переписку. Также работодатель, должен знать и, естественно, соблюдать правила оформления документов, необходимых для создания внутренней переписки. В обязанности работодателя также входит ознакомление работников со всеми документами переписки. Некоторые правила составления переписки касаются работников фирмы. Например, работник не может издавать документ, который находится не в его компетенции.
Для того, чтобы переписка приобрела юридическую силу, следует собрать определённую совокупность реквизитов:
1. Должен быть указан автор документов. Например, наименование организации, в которой происходит внутренняя переписка, соответственно должна указываться ведомственная принадлежность или может указываться определённая организационно-правовая форма. Для того, чтобы избежать лишних неприятностей рекомендуется печатать документ, используя фирменный бланк. Некоторые документы о внутренней переписке требуют указания города, в котором документ был составлен.
2. В документе должно быть указано название, приказ и т.д.
3. В теле документа указывается несколько дат: дата, когда документ был создан, дата его утверждения и дата вступления в силу.
4. Юридический документ должен иметь регистрационный номер. Он должен соответствовать с системой регистрации компании.
5. Текст документа должен точно раскрывать суть его названия. Это один из определяющих факторов создания юридического документа.
6. Документ должен подтверждаться подписью руководителя компании или ответственного за создание данного документа лица. Подпись может быть поставлена различными способами. Например, прямая подпись. Она чаще всего используется при подписании различных приказов, дополнительно указывается должность и расшифровка лица, которое подписывает документ. Также подпись может быть поставлена в виде грифа утверждения. Сам гриф ставится в верхней правой части документа. Косвенный гриф - ещё одна форме проставления подписи. Такой гриф обычно ставится при утверждении, каким либо приказом. На заявление работника подпись руководителя может ставиться в виде резолюции начальника. Такая резолюция состоит из четырёх частей: 1) получатель этой резолюции; 2) Описание распоряжения или указа; 3) подпись руководителя; 4) дата окончания резолюции. Резолюция может ставиться как в верхнем правом углу документа, так и в любой его части прописными буквами.
7. Есть документы, которые не могут обрести юридическую силу без виз согласования. Визы являются одним из самых сложных реквизитов, то есть их непросто составить. Среди виз могут быть: 1) виза согласования различных разногласий с профсоюзным органом; 2) При составлении многих документов учитывается мнение представительского органа. 3) Все составленные документы в первую очередь согласуются с юристом предприятия и главным бухгалтером. Документы, которые требуют согласования различных особей, определяются нормами нынешнего законодательства и различными нормами, принятыми в самого предприятия (если они есть). Нормы предприятия - это различные инструкции или положения по отношению к отделам организации. Виза документального согласования может быть составлена в различных видах. Может присутствовать ссылка на документ, который подтверждает согласование между сторонами. В таком случае сам гриф согласования обычно расположен в нижнем левом углу. Также может присутствовать формулировка или ссылка на неё, которая доказывает согласование (должны быть указаны должности лиц, которые пришли к соглашению, а также их подписи и расшифровки). В конце должна быть указана дата согласования. Такая виза может быть расположена на любом свободном месте документа.
8. Такой реквизит как виза ознакомления должен в себя включать все кадровые приказы и другие требующиеся документы. С ними следует ознакомить всех работников так или иначе участвующих в производственной переписке. В реквизите должна быть поставлена дата ознакомления сотрудников с реквизитом. Сама виза должна быть проставлена в нижней, заключающей части или в середине, слева документа. Для этого Госкомстат разработал специальные формы. При помощи этих форм документ обретает юридическую силу, если содержит все необходимые реквизиты. Это облегчает работу действующих над документом юристов и делает документ более понятным для далёкого от юридических дел работника.
Для придания юридической силы документам внутренней переписки, следует учесть, какие задачи решает сама переписка.
1. Информирует стороны о проведенной работе, фиксирует предложения и пожелания одной из работающих над проектом сторон относительно качества и скорости работы.
2. Является одним из самых важных звеньев в процессе увольнения или оформления отпуска, перевода рабочего на другое место работы.
3. При возникновении трудового спора, производственная переписка может стать тем документом, который поможет разрешить этот спор.
Для того, чтобы внутренняя переписка выполняла все задачи, перечисленные выше, следует соблюсти такие правила, как:
1. Документ следует правильно оформить с присутствием всех необходимых для переписки реквизитов.
2. Получатель данного документа должен дать согласие на его исполнение. Обычно согласие официально может быть подтверждено в виде резолюции.
3. Документу должны присвоить регистрационный номер, который должен быть в специальном журнале слежения за входящими и исходящими документами.
4. На протяжении даты исполнения документа, он должен храниться в надёжном месте (например, в сейфе компании).
В основном во внутренней переписке работника содержатся различные заявления, служебные записки, а во внутренней переписке работодателя с подчинённым - различные уведомления о работе и не только. Документы производственной переписки юридически оформляются, если ведётся переписка между работниками, работником и начальником и между начальниками различных отделов производства. Как правило, чаще всего обмениваются официальными сообщениями работники с работниками.
В настоящее время технологии пошли далеко вперёд и если лет 15 назад обменивались сообщениями, написанными на бумаге, то сейчас это делают при помощи электронной почты. Этот способ позволяет мгновенно доставить сообщение работнику находящемуся далеко от вас, но у него также есть свои недостатки. Сложно доказать, что данное сообщение написал именно этот работник, а никто другой. Даже, если ввести систему паролей сложно точно определить, что никто, кроме самого работника не знает этого пароля. Поэтому, если вы предполагаете, что в предприятии может возникнуть или уже возник конфликт, пишите документ на бумаге и заверяйте своей подписью, так будет, намного надёжней. Также, не помешало бы зарегистрировать ваш документ через человека, который регистрирует все документы компании.
Если же вы всё-таки пользуетесь электронной почтой, работник, получивший ваше сообщение, должен распечатать данный документ и зарегистрировать его. Также, необходимо разработать в компании специальный метод регулярной проверки электронной почты. В этом случае переписка будет включать в себя два основных преимущества: быструю отправку и получение сообщений, а также высокую надёжность в случае конфликта. Это вам будет только на руку.
Заявления и уведомления являются наиболее значимыми документами для защиты прав работодателя при разрешении различных конфликтов. Поэтому рассмотрим способы придания им юридической силы. Правила оформления очень важны при этом процессе.
Обычно в различных организациях при приёме на работу используют специальные бланки, которые работник должен заполнить от руки. После заполнения в правом нижнем углу работник ставит число подачи заявления и подпись. Заявление также может быть распечатано на компьютере, человек, принимаемый на работу должен только подписать это заявление и приступить к работе. В принципе такое оформление довольно законно, но некоторые суды его воспринимают как давление на работника. Поэтому лучше писать заявление от руки, это позволит вам избежать некоторых неприятностей в случае конфликта. Желательно, чтобы при оформлении документов присутствовали необходимые реквизиты, иначе документ не вступит в юридическую силу.
1. Для начала надо указать к какому типу документов принадлежит этот документ. В данном случае в названии документа следует написать «Заявление».
3. Потом пишется составитель заявления. Также как и в адресате, вы пишите своё ФИО и должность.
4. После того как вы описали адресата и составителя, пишите само тело заявления (текст).
5. По окончании написания текста составитель ставит свою подпись и дату написания заявления.
6. Обычно после подписи составителя ставится подпись соглашения, то есть руководитель, который принимает вас на работу, подписывает документ. Это необязательно и всё зависит от отношения предприятия к данному вопросу. Поэтому не бойтесь, что вас не взяли на работу, когда подписи руководителя нет.
7. Далее после решения всех вопросов, заявление регистрируется в журнале регистрации входящей документации уполномоченным лицом, которое проставляет регистрационный номер документа, дату его принятия и свою подпись. Это обязательная процедура, так как без неё документ не может прийти в действие. Уполномоченным лицом организации чаще всего является личный секретарь работодателя.
8. Нужно составить резолюцию лица, которому адресуется заявление и который может решить этот вопрос. Резолюция должна состоять из подписи, даты её составления и решение по вопросу заявления с указанием всех данных о человеке, которого это касается.
9. После того как заявление будет выполнено, руководитель предприятия ставит на нём пометки о его выполнении. Они ставятся в любом свободном месте письма. Также руководитель может поставить метки дела, в котором лежит ваше заявление.
Уведомления также являются неотъемлемой частью документов, необходимых для нормальной работы предприятия. Работодатель при помощи уведомления информирует работника о предстоящих изменениях. Это может быть сокращение штатов, очередной отпуск, будущие изменения трудового договора и т. д.
Официальные уведомления следует писать на бумаге, так как это предусматривает трудовое законодательство. Работник при получении уведомления расписывается на самом документе. Именно таким должен быть трудовой порядок каждого предприятия, когда никакой из судов не сможет придраться к оформлению документов.
Для большей уверенности я вам приведу некоторые выписки из Трудового кодекса, которые подтверждают наличие только письменной формы уведомления. Статья 74 подразумевает под собой изменение условий работы работодателем. Работник при этом имеет полное право отказаться от работы или предложить работодателю новые условия работы. Если работник отказывается от работы, работодатель должен ему предложить новые условия работы. Также работодатель обязан перед изменением условий работы предоставить работнику предварительное письмо с уведомлением.
Статья 79. В этой статье говорится о прекращении срока трудового договора. Срочный трудовой договор прекращает своё действие, если срок этого договора истёк. При этом работник должен получить за три дня уведомление о увольнении в связи с окончанием сроком запланированной работы. Работодатель имеет право продлить срок работы данного работника только в тех случаях, когда работник не против продолжения сотрудничества с работодателем.
Статья 123 говорит о получении ежегодного отпуска. Работник имеет право получать ежегодный отпуск на предприятии. При этом работодатель должен известить работника о начале отпуска за две недели до его начала. Работнику передаётся под расписку письмо с уведомлением. начало и окончание отпуска зависит от ежегодного графика отпусков. Работник имеет право отказаться от отпуска или перенести его на любое доступное для предприятия время. Если работник отказался от ежегодного отпуска, ему добавляют количество дней с этого отпуска на следующий.
Статья 180 описывает компенсацию, которую предоставляет организация, принимающая работника на постоянную работу, в случае резкого сокращения штатов или при банкротстве фирмы или при других неожиданных обстоятельствах. При сокращении штатов, работник должен быть уведомлён об увольнении за два месяца. Этот срок даётся для того, чтобы работник смог найти работу по специальности. Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления. Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке. Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться. Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях.
Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке.
Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться.
Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях:
1. Проверка наличия документов и контроль их передвижения.
2. При помощи системы регистрации предприятие имеет возможность придать любому зарегистрированному документу юридическую силу.
3. Регистрация позволяет достичь оптимальной скорости документооборота.
4. При возникновении какого либо производственного конфликта, журнальная система регистрации позволит подтвердить создание документа в нужную дату.
От направления деятельности предприятия зависит количество журналов регистрационной системы, которые выполняют функцию регистрации документов. Для того, чтобы журналы регистрации могли подтвердить дату создания документа, то есть чтобы журнал доказывал, что документ не мог быть вписан в регистрацию позднее следует соблюсти некоторые правила.
1. Журнал должен иметь крепкую обложку, чтобы какое либо происшествие не могло повредить ценной информации.
2. Для доказательства, что из журнала не могли выдернуть лист или вставить дополнительный, следует заводить журнал с клеевой обложкой. Также не мешало бы для дополнительной безопасности пронумеровать страницы.
3. При создании журнала следует создать заверительную запись. В эту запись включается: название журнала и его предназначение, количество страниц (следует написать сначала цифрами, а затем прописными буквами), дату оформления и подпись руководителя предприятия. Заверительная запись клеится на задней странице регистрационного журнала, а также на передней обложке.
4. Журнал должен быть с печатью юриста компании и подписью руководителя.
Внутренний вид журнала разрабатывается компанией, так как нет никаких законных оснований присваивать журналам для внутренней переписки каких либо специальных форм.
Когда по материалам дела нужно решать какие либо задачи, необходимые производству, работникам отдают копию документа. Это делается с целью обезопасить документ от случайной или специальной порчи. Оригинал документа обычно даётся только начальникам отдела, и то далеко не всегда. Обычно же оригинал лежит в сейфе в кабинете директора.
Копии документа делятся на два вида: факсимильные и свободные. Факсимильная копия полностью повторяет документ, содержит все реквизиты, особенности расположения реквизитов в документе. Свободная копия создаётся при помощи пишущих машин фирмы или компьютеров. Она не настолько точно отображает документ, но полностью передаёт суть информации, содержащейся в документе. Обычно свободная копия отличается от оригинала тем, что не повторяет его форму.
Работник, который берёт для какой либо цели копию документа, заверяет его. При этом на него накладывается ответственность за сохранность документа. Чтобы быть уверенным, что копия полностью отображает информацию подлинника человек, берущий её, внимательно изучает, проставляет слово верно и подписывает копию на признак получения. Обычно копия подписывается в свободном углу, где нет каких либо записей. Если же документ предоставляется другим организациям, на его копиях ставится печать организации, в которую он передаётся. Также существует такой вид копии как дубликат. Он отличается от обычной копии те, что обладает такими же юридическими свойствами, как и оригинал. Дубликат очень полезен при обращении в суд, так как при его передаче оригинал лежит у вас на столе и вы не беспокоитесь за его сохранность. Не забывайте, что суды имеют тенденцию время от времени терять документы, поэтому лучше не рискуйте, особенно если документы важные.
Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:
наименование организации (должностного лица) -- автора документа;
наименование вида документа; дата документа;
регистрационный номер;
гриф утверждения документа;
текст; подпись;
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.
Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.
Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
- - какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
- - материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что - либо.
Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:
- - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
- - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:
- - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
- - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).
Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:
1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.
2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.
3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.
Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:
1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.
2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.
3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.
4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований .
Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям
В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.
В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.
Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:
1. Название документа - "Заявление".
2. Адресат - кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф. И.О. должностного лица.
3. Составитель - от кого направляется, с указанием должности и Ф. И.О. работника.
4. Текст заявления.
5. Подпись составителя заявления.
6. Дата составления заявления.
7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения - при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.
8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.
9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление, или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.
10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя. Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.
11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление .
Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям
Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.
Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.
Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.
Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе .
