Организация как система. Подсистемы организации. Организационные подсистемы
Организация как система может быть представлена в виде совокупности определенным образом взаимосвязанных подсистем (элементов), образующих единое целое. Состав, расположение и характер отношений между ними определяют структуру организации. Элементами структуры являются отдельные работники, функциональные подразделения, а также службы и другие звенья аппарата управления организацией. Отношения между ними осуществляются благодаря установлению устойчивых связей, которые принято разделять на горизонтальные и вертикальные.
Горизонтальные связи носят характер согласования и выражают отношения между равными по положению в иерархии компонентами организации, поэтому их относят к числу одноуровневых. Их главное назначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем.
Вертикальные связи – это связи подчинения, они соединяют иерархические уровни и служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации.
Устанавливаемые связи могут носить линейный или функциональный характер.
Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между так называемыми руководителями, т. е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.
Функциональные связи, их часто называют штабными, имеют место по линии движения информации между отдельными частями организации и выполняют роль информационного обеспечения координации.
В рамках структуры организации протекают различные процессы (управления, производства и др.), между участниками которых распределяются соответствующие задачи и функции, а следовательно, и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру организации можно рассматривать как форму распределения различных видов деятельности между ее компонентами и координации деятельности этих компонентов, направленной на достижение целей организации. Одна и та же структура не может в равной мере подходить для всех типов организаций, но каждое предприятие (учреждение) обладает той или иной структурой, которая приспособлена к достижению ее конкретных целей.
С. О. - это формализованный и жестко структурированный способ регуляции и воспроизводства деловых отношений, базирующийся на закрепленных в документах и юридически оформленных нормах, правилах и стандартах, регулирующих деятельность работников и деловое взаимодействие. Она ориентирована на достижение общеорганизационных целей. Многие специалисты в качестве ее специфики выделяют: осознанный характер; роль в подавлении конфликта между подразделениями и преодолении группового эгоизма, регуляции деловых коммуникаций, принятии и реализации управленческих решений и др. Основная функция С. О. заключается в том, чтобы обеспечивать снижение неопределенности отношений в деловой сфере, а также необходимый уровень социального порядка в организации, что создает предпосылки для целенаправленной коллективной деятельности.
Подсистемами называются крупные составляющие сложных организаций, выполняющие определенную функцию. Интересную системную модель организации разработал профессор Дарденской школы бизнеса профессор Джеймс Клоусон. Исследователь выделяет шесть основных подсистем, необходимых для выживания и развития открытой системы:
* подсистема управления является органом, формулирующим цели, планы и средства контроля. Она отражает роль руководителей исполнительного уровня.
* подсистема адаптации отслеживает экономическую обстановку. Эта подсистема обеспечивает также соответствие продуктов и услуг фирмы меняющейся ситуации на рынке, а следовательно, выживание. Информация, поступающая от маркетологов, агентов по обслуживанию потребителей и торговых агентов, делает компанию способной к адаптации.
* подсистема контроля поступлений в организацию контролирует приток ресурсов - того, чем "питается" организация. К функциям этой подсистемы относятся подбор кадров, закупка исходных материалов и мобилизация денежных средств.
* подсистема производства преобразует то, что поступает в организацию, в товары и услуги. В производственной компании эту функцию выполняют производственные мощности.
* подсистема контроля оттоков из организации связана с распределением средств, продуктов и отходов. Маркетинговая группа помогает компании в выпуске продуктов и услуг. Кадровая служба занимается освобождением организации от работников, которые не отвечают стандартам компании. Наконец, отдел общественных связей старается приладить "хорошее лицо" ко всем действиям компании.
* подсистема поддержки старается обеспечить эффективную совместную работу других подсистем: она поддерживает равновесие в организации, координируя все осуществляемые действия. К средствам, используемым подсистемой поддержки, относятся стимулирование работников и информационные бюллетени компании и т.п.
ПОДСИСТЕМА КОНТРОЛЯ ПОСТУПЛЕНИЙ В ОРГАНИЗАЦИЮ
Управляет входящими потоками ресурсов: материалов, людей, денег.
ПОДСИСТЕМА ПРОИЗВОДСТВА
Перерабатывает ресурсы и производит конечный продукт.
ПОДСИСТЕМА КОНТРОЛЯ ОТТОКОВ ИЗ ОРГАНИЗАЦИИ
Распределяет во внешней среде оттоки организации: продукты, людей, деньги.
ПОДСИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ
Формулирует цели, планы, средства контроля.
ПОДСИСТЕМА АДАПТАЦИИ
Отслеживает изменения во внешней среде.
ПОДСИСТЕМА ПОДДЕРЖКИ
Поддерживает равновесие всей системы
Альтернативную модель шести подсистем (1999) предлагают консультанты по организационным изменениям Синди Адамс и Билл Адамс (см. рис. 2.4). Они выделяют следующие подсистемы:
* система коммуникаций - обеспечивает организацию открытым свободным обменом информацией;
* система лидерства (стратегического управления) - создает и поддерживает условия процветания организации;
* система норм - позволяет организации оценивать собственные достижения;
* система производства - регулирует средства и методы производства товаров и услуг, востребованных потребителями;
* система ответственности - формирует такую среду, в которой люди чувствуют себя ответственными за эффективность деятельности организации;
* система производительности труда - отбирает, поддерживает и развивает сотрудников, соответствующих целям организации.
Следует однако помнить, что теория систем, будучи описательной моделью, лишь раскрывает взаимосвязи в организации, но не дает никаких конкретных рекомендаций руководителям. Сущность системного подхода заключается в формировании системного мышления (взамен более привычного линейно-событийного), основные принципы которого:
* видеть взаимосвязи, а не линейные цепочки причинно-следственных связей;
* видеть процессы изменений, а не статичные состояния.
Организация как система. Таблица 1.1 Орга низаци онная система Управлен ческая концепция Подсистема Описание подсистемы Организация как субъект
Таблица 1.1
закрытую систему , т. е. имеющую закрепленную организационно-нормативную структуру, но существующую внутри открытой.
Открытая система. Организация как субъект рыночных отношений рассматривается в рамках маркетинговой концепции, означающей управление организацией исходя из внешних критериев рынка - факторов макро- и микросреды, рыночной конъюнктуры. Макросреда определяется факторами экономического, технического, социального, правового, политического и т. п. характера; тогда как микросреда - поведением потребителей, действиями конкурентов, политикой поставщиков и посредников. Складывающееся на данный момент соотношение между предложением и спросом, конкретные условия хозяйственной деятельности предприятия формируют конъюнктуру рынка.
Управление исходя из «внешних» критериев предполагает создание в организации следующих подсистем:
Восприятия внешней (рыночной) информации; главная функция этой подсистемы - организация проведения рыночных исслсдо- ваний;
Обработки полученной информации, анализирующей результа
ты рыночных исследований и формирование конкретных выводов, необходимых для стратегического планирования развития организации;
Ответного реагирования, включающую мероприятия на рынке, направленные на формирование положительного отношения к самой организации, и ее конечным продуктам, услугам, а также мероприятия, регулирующие конкуренцию, т. е. создающие конкурентное преимущество.
Постоянное поддержание такой системы, ориентированной на внешние условия, создает возможность «нормального» выживания субъекта предпринимательской деятельности в рынке. Разумеется, все вышесказанное касается только организации с серьезным внутренним потенциалом. Для воссоздания полной картины организации необходимо ее рассмотрение как закрытой системы.
Закрытая система предполагает разграничение организации на внутренние взаимозависимые и взаимодополняемые системы, формирующие в конечном итоге ее (организации) содержание.
При рассмотрении организации как открытой системы речь шла о маркетинговой концепции управления, т. е. маркетинг выступал главным инструментом, поддерживающим ее существование. При рассмотрении организации как закрытой системы таким главным инструментом становится стратегия. Стратегическое мастерство руководителей - важнейшее условие для существования организации как закрытой системы. Управление такой системой предполагает формирование системных компонентов. Это:
Подсистема, в рамках которой взаимоувязаны такие элементы организации, как миссия, цели и стратегия. Эта подсистема носит характер надстройки;
Содержательная (статическая) подсистема организации. Такая подсистема описывается морфологией (структура «пустых мест» или организационная структура, состоящая из отделов и конкре тных должностей) и функциональной закрепленностью (функциональная структура, характеризующая все выполняемые в рамках организации функции). Большое значение имеет соответствие (или несоответствие) функционального и морфологического содержания. Их несоответствие приводит к различным формам организационных патологий. Важнейший показатель содержательной системы - организационная культура, как описывающая ценности организации;
Подсистема развития организации, формирующая, оценивающая, оптимизирующая критерии развития и роста. Развитие организации во многом зависит от факторов внешней среды и результатов функционирования организации как открытой системы.
В табл. 1.1 содержится краткий конспект основных положений системного подхода.
Особое место в деятельности организации занимает разработка стратегии (стратегическое планирование). Это одна из основных функций управления - процесс определения целей организации и путей их достижения (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Процесс стратегического планирования
Стратегическое планирование формирует основу всех управленческих решений. Функции организации, мотивации и контроля менеджмента ориентированы на разработку и реализацию стратегических планов.
Разработка и реализация стратегии - важнейшая функция руководителей высшего звена управления организации. В рамках стратегического планирования решаются следующие вопросы управления организацией:
Разработка общефирменной стратегии;
Подготовка стратегических решений в отдельных хозяйственных областях;
Анализ конкурентной среды;
Определение основных целей организации;
Управление стратегически важными факторами деятельности на рынке;
Формирование маркетинговой стратегии на рынке отдельных товаров;
Изучение жизненного цикла продукции на рынке;
Управление портфелем заказов;
Выявление стратегических перспектив финансирования капиталовложений;
Формирование кадровой политики организации;
Формулирование общей концепции развития предприятия;
Анализ перспектив в этой области;
Исследование структуры затрат.
Стратегическое планирование определяет характер стратегического управления. Реализация стратегических планов, стратегический контроль и выявление возникающих проблем относятся к сфере оперативного управления организацией (рис. 1.4).
Важный фактор стратегического планирования - стратегия, разработанная руководителями высшего звена управления, должна быть поддержана руководителями среднего звена и всеми работниками. Последние должны четко представлять свою роль в деятельности фирмы и достижении ею долговременных и краткосрочных целей. Для этого они должны бы ть соо тветствующим образом проинформированы. Без ясной формулировки целей нет возможности объединить усилия всех работников для их достижения.
Важный аспект управления организацией - изучение и анализ внешней среды и внутренних проблем организации, что позволяет ответить на конкретные вопросы:
Где в настоящее время находится предприятие?
Где, по мнению высшего руководства, оно должно находиться в будущем?
Что должны сделать менеджеры, чтобы организация из того положения, в котором она находится сейчас, перешла в рыночную позицию, па которой ее хотело бы видеть руководство?
Диагноз внутренних проблем определяется в рамках управленческого обследования, представляющего собой оценку функциональных зон организации для выявления ее сильных и слабых сторон.
Рис. 1.4. Внутрифирменное планирование
В рамках такого обследования обычно рассматриваются: маркетинг, финансы, операции (производство), человеческие ресурсы (персонал), и образ организации.
Важно тщательно проанализировать следующие условия работы организации:
Циклы деловой активности;
Изменения конъюнктуры рынка;
Наличие рабочей силы;
Источники материальных и финансовых ресурсов;
Взаимодействие с государственными и другими предприятиями отрасли;
Основные конкуренты организации и другие факторы (рис. 1.5).
Для качественного и полного понимания внутриорганизациониых процессов, детерминирующих ее внешний образ, необходимо выделить ее существенно важные элементы (рис. 1.6).
Для изучения деятельности фирм наибольшее значение имеет анализ организационно-управленческой и экономико-технологической структур фирм на основе соответствующих моделей.
Рис. 1.5. Основные элементы организации
Анализ исходной позиции
Рис. 1.6. Анализ исходной позиции в работе организации
Источник: Уткин Э. Л. Управление фирмой. М.: АКАЛИС, 1996. С. 513.
Взгляд на организацию сквозь призму циклов развития позволяет точнее идентифицировать ее основные ценностные установки и ориентации, конкретизировать задачи, стоящие перед организацией, особенности управленческих подходов и кадрового обеспечения.
Ниже рассмотрены атрибуты современной организации:
Видение - это картина представления будущего, которого хочет достигнуть организация; вероисповедание, выражающее чувства сотрудников; формулируется так, как будто бы оно уже началось (утверждающая формулировка). Видение для организации должно быть единственным и неповторимым.
Миссия показывает, для чего существует организация; в чем состоит ее задача в рамках общества; какую роль выполняет организация своей деятельностью. Миссия детализирует статус предприятия, обеспечивает основное направление и ориентиры для определения целей, стратегических подходов на различных организационных уровнях. Формулировка миссии предприятия содержит:
Главную задачу предприятия с точки зрения его основных услуг или изделий, его важнейших рынков и преимущественных технологий;
Характеристику по отношению к фирме среды, которая определяет основные принципы деятельности предприятия на рынке.
Культуру и психологический климат организации.
Правильный выбор миссии имеет колоссальное значение. Организация - открытая система, способная выжить на рынке, если только окажется способной удовлетворять какую-то потребность внешней среды.
Например, миссия корпор ации IBM:
Быть членом промышленного сообщества;
В изобилии изготавливать и продавать качественное электронно-вычислительное оборудование.
Образцовая модель организации (философия организации). В понятии «образцовая модель» заключается представление о ценностях, позициях и способах поведения, которые отличают эту организацию от других. Представления о ценностях могут быть заимствованы у других организаций. Они затрагивают скорее рациональный уровень, но могут содержать и качественную информацию. Хорошо управляемые организации почти всегда отличаются солидной системой ценностей.
Для компании IBM образцовыми ценностями (или кодексом поведения) являются:
1) каждый человек заслуживает уважения;
2) каждый покупатель имеет право на самое лучшее обслуживание, какое только возможно;
3) следует добиваться совершенства во всем.
Идеал - содержит информацию о состояниях и событиях, которых организация желает приобрести. Идеал - это скорее утопия.
Культура организации - совокупность норм, представлений о ценностях и направлениях мыслей, отражающих поведение сотрудников всех ступеней и тем самым облик организации, который она являет миру. Понятие «организационная культура» также включает в себя основные принципы управления, составляющие управленческое кредо организации.
Цели организации - включают в себя измеримые результаты и величины - могут иметь количественную и качественную природу и служат тому, чтобы делать наглядными результаты работы организации или руководящих работников, сотрудников, коллективов. Они, как правило, используются для оценки деятельности.
Для корпорации IBM базовые цели звучат следующим образом:
Рост благодаря взаимной выгоде для компании и потребителей;
Получение прибыли путем служения обществу;
Честная конкуренция на рынке;
Взаимная выгода для компании и поставщиков, посредников, акционеров;
Участие в управлении всех работающих в компании.
торгового знака, марки, имиджа, которая носит функцию не только информативную, как рекламирование просто товара, но и создает на перспективу рынки потребителей, отдающих предпочтение рекламируемой марке или знаку. Реклама «сырого» товара, которую эксплуатировали и до сих пор эксплуатируют большинство российских производителей, если и имеет, то очень краткосрочный, «пустой» эффект. Рекламный лозунг - это своеобразная внешняя (ориентированная на потребителя) миссия.
Организационная структура фирмы чаще всего представляется в форме схемы, показывающей связи и разделение ответственности в рамках организации. Для ее подготовки важно:
Определить ближайшие потребности компании и то, ч то станет необходимым по мере развития фирмы;
Выяснить, какие сотрудники способны выполнять отводимые им функции;
Оценить взаимоотношения между сотрудниками и как будут формироваться задания для них.
Это создает основу для определения организационной структуры компании, которая должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечивать наиболее эффективное выполнение поставленных задач. Решение вопроса, каким образом будет разделена ответственность и, что еще важнее, власть, должно быть определено на самой ранней стадии развития фирмы. В организационной схеме отражаются стратегия и методы бизнеса.
Организационная структура фирм (наличие, функции и состав структурных подразделений) зависит от отраслевых особенностей деятельности фирмы, ее размера и других объективных факторов (наличие достаточно развитой производственной и транспортной инфраструктуры в месте расположения фирмы и т. д.). При допустимых (с точки зрения содержания поставленной задачи) упрощениях организационную структуру фирм любого профиля можно представить моделями достаточно общего вида. Последние затем необходимо положить в основу оценок эффективности (действенности) в рамках механизма управления данной фирмы, а также принципов организации управления с точки зрения выделения структур, находящихся в линейном и функциональной подчинении руководства фирмы и ее подразделений.
Разумеется, обособление в рамках фирмы отдельных структурных подразделений (независимо от их названия - цехи, отделы, филиалы и т. п.) имеет смысл:
При достаточно большой численности работающих, когда эффективное управление их деятельностью из одного центра становится затруднительным;
Если персоналом фирмы выполняются работы различного технологического характера, что вынуждает организовать управление технологическими процессами специалистами различного профиля.
В современных условиях, пожалуй, только торгово-посреднические фирмы (независимо от их размеров) могут успешно функционировать в рамках одного вида деятельности. Но и в этом случае фирма, достигнув в своем развитии определенных размеров, будет стремиться к:
Сочетанию розничной и оптовой торговли, выходу на прямые связи с изготовителями товаров; организации производственных процессов по доработке покупаемых изделий;
Сервисному обслуживанию клиентуры;
Тому подобному развитию своей деятельности в сопряженных с основной сферах, т. е. к диверсификации, обеспечивающей возможности сокращения общих издержек, большуюфинансово-экономическую устойчивость в условиях жесткой конкуренции и в определенной мерс трудно предсказуемых колебаний рыночной конъюнктуры.
Так, фирма, первоначально специализирующаяся в области строительства тех или иных объектов, постепенно в процессе своего развития будет стремиться к созданию производств, обеспечивающих ее собственные потребности в строительных материалах и конструкциях в тех пределах, пока издержки собственного производства таких материалов будут ниже, чем затраты на их приобретение с учетом транспортной составляющей у сторонних поставщиков.
Из сказанного вытекает: на любой стадии существования фирмы в ее составе могут быть выделены подразделения, выполняющие определенный круг функций. Если фирма достаточно велика по своим размерам, эти подразделения выделяют и в организационном плане. Каждое в той или иной мере наделяется в этом случае административно-хозяйственной самостоятельностью, т. е. правом принимать и обеспечивать выполнение соответствующих управленческих решений в пределах своей компетенции (прав и ответственности), определяемой для каждого подразделения органом общего управления фирмой в целом. В зависимости от размеров фирмы таким органом общего управления может быть индивидуальный владелец, наемный руководитель-менеджер, дирекция, правление и т. д.
Наиболее общий принцип выживаемости фирмы любого профиля гласит: фирма должна непрерывно развиваться, вкладывать значительную часть своих финансовых ресурсов в развитие и расширение производства. Остановка развития, застой неизбежно приведут фирму к экономическому краху и ликвидации.
Организация нового типа ориентирована на управление процессами и управление персоналом. Она построена не на жесткой вертикали и соподчиненности, а на диффузии функций и видов деятельности (табл. 1.2).
Как производственные функции, так и функции обслуживания и управления будут выполняться тем эффективнее, чем более специализированным является данное подразделение.
Специализация:
Способствует в данном случае повышению квалификации и скорейшему приобретению персоналом необходимых практических навыков;
Упрощает управление подразделением со стороны вышестоящего органа, поскольку уменьшает разнообразие целей, которые орган управления ставит перед управляемым подразделением, и контроль за степенью их достижения.
Подсистема - это часть автоматизированной системы управления, выделенная для решения конкретных задач управления по функциональному и организационному признакам. В соответствии с функциональным признаком выделяются подсистемы планирования, оперативного регулирования, учета и т. д., организационным-подсистемы главного механика, главного энергетика, капитального строительства. Подсистемы взаимосвязаны, так как их функционирование основано на единстве первичной информации и нормативно-справочной базы, выходная информация одной подсистемы является входной для другой.
ПОДСИСТЕМА ОБЕСПЕЧЕНИЯ (SUPPORT SUBSYSTEM) - подразделение организации, которое выполняет функции, необходимые для работы производственной подсистемы.
ПОДСИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ И КОНТРОЛЯ (PLANNING AND CONTROL SUBSYSTEM) - подразделение, которое получает информацию из производственной подсистемы о состоянии системы и незавершенном производстве. На основе комплексной информации, полученной из внешней и внутренней среды, подсистема планирования и контроля принимает решения по перспективным целям и функциям.
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ - система, в которой реализуются функции управления организацией. В С.у.о. однородные, близкие по содержанию функции управления объединяются в подсистемы: подсистема общего и линейного руководства; функциональные подсистемы: управления конструкторской подготовкой производства; управления технологической подготовкой производства; управления инструментальной подготовкой производства; управления ремонтным обслуживанием производства; управления энергетическим обслуживанием производства; управления стандартизацией; управления метрологическим обеспечением производства; управления транспортным обслуживанием производства; управления рационализацией, изобретательством и патентоведением; управления механизацией и автоматизацией производства; управления техническим контролем и испытанием; управления капитальным строительством; оперативное планирование производства; оперативное регулирование и деспетчи-рование производства; управления перспективным и текущим технико-экон. планированием; управления трудом и заработной платой; управления нормированием; управления трудовой мотивацией; управления финансовой деятельностью; управления учетом и отчетностью; управления экон. анализом; управления материально-техническим снабжением; управления внешней кооперацией и комплектованием; управления сбытовой деятельностью; управления работой с персоналом; управления подготовкой, переподготовкой и повышением квалификации персонала; обеспечивающие подсистемы: правовое обеспечение управления, информационное обеспечение управления, обеспечение управления техническими средствами, обеспечение управления регламентирующей документацией, нормативное обеспечение управления, хозяйственное обеспечение управления, делопроизводственное обеспечение управления; целевые подсистемы: маркетинг, управления выполнением плана производства и поставок продукци; управления обеспечением качества продук-
Подсистема - это часть автоматизированной системы управления, выделенная для решения конкретных задач управления по функциональному и организационному признакам. В соответствии с функциональным признаком выделяются подсистемы планирования, оперативного регулирования, учета и т. д., организационным -- подсистемы главного механика, главного энергетика, капитального строительства. Подсистемы взаимосвязаны, так как их функционирование основано на единстве первичной информации и нормативно-справочной базы, выходная информация одной подсистемы является входной для другой.
ствля.ются в отдельных блоках, комплексах задач и задачах функциональной подсистемы. В то же время в каждой функциональной подсистеме на основе методов и средств, создаваемых в обеспечивающих подсистемах, разрабатываются обеспечивающие методы и средства, учитывающие специфику данной подсистемы.
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ - система, в которой реализуются функции управлении организацией. В С.у.о. однородные, близкие по содержанию функции управлении объединяются в подсистемы: подсистема линейного руководства; функциональные подсистемы - управление конструкторской подготовкой производства; управление технологической подготовкой производства; управление инструментальной подготовкой производства; управление ремонтным обслуживанием производства; управление энергетическим обслуживанием производства; управление стандартизацией; управление метрологическим обеспечецием_ производства; управление транспортным обслуживанием производства; управление рационализацией, изобретательством и патентоведением; управление механизацией и автоматизацией производства; управление техническим контролем и испытанием; управление капитальным строительством; управление оперативным планированием производством; управление оперативным регулированием (диспетчированием) производства; управление перспективным и текущим технико-экон. планированием; управление трудом и заработной платой; нормированием; управление трудовой мотивацией; управление финансовой деятельностью; учетом и отчетностью;
Подсистема общего и линейного руководства осуществляет: управление предприятием в целом, управление отдельными функциональными подразделениями, управление отдельными производственными подразделениями. Функции этой подсистемы выполняют: руководитель предприятия, его заместители, руководители функциональных и производственных подразделений, их заместители, мастера, бригадиры.
Структурными частями САПР являются подсистемы. Подсистема - выделяемая часть системы, с помощью которой можно получить законченные результаты. Каждая подсистема содержит элементы обеспечения. Предусматриваются следующие виды обеспечения, входящие в состав САПР.
Функциональные подсистемы Подсистема линейного руководства
Второй способ классификации видов анализа, предложенный в табл. 1.2, основан на типе анализируемых подсистем предприятия. Подробнее подсистемы предприятия будут рассмотрены в разделе 5.1. Здесь же можно отметить, что наибольшую значимость и информативность для принятия управленческих решений имеет анализ производственной и финансовой подсистем.
На втором этапе вырабатывается система показателей, наилучшим образом характеризующая различные функции и подсистемы предприятия, а также критерии оценки и пороговые величины, позволяющие относить полученные значения показателей к успешным или неудачным.
Чем ближе значение коэффициента реализации к единице и чем устойчивее эта тенденция, тем более синхронно и ритмично действуют сбытовая и производственная подсистемы предприятия. Обеспечение постоянного сбыта продукции является свидетельством успешной деятельности маркетинговых подразделений предприятия.
характер внешней среды и ее взаимодействие с предприятием; характеристика управляющей подсистемы предприятия (аппарата управления); источник саморазвития, самоорганизации предприятия.
9. Сокращение и модификация кадровой подсистемы предприятия, начиная с аппарата управления и заканчивая рядовыми работниками.
Сокращение и реорганизация кадровой подсистемы предприятия;
Предприятие состоит из структурных подразделений, в которых осуществляется производство и управление. Их следует рассматривать как элементы (подсистемы) предприятия. В состав предприятия входят производственные подразделения: филиалы, производства, цеха, участки, бригады; подразделения инфраструктуры - ремонтное, транспортное, складские хозяйства, инструментальное производство; отделы и службы заводоуправления, научно-технические подразделения и т. д.
Деление на подсистемы органически возникает из существа протекающих на предприятии процессов. Ввиду меньшей сложности и большей наглядности подсистемы являются более доступными пониманию, чем все предприятие в целом. Вместе с тем необходимо уметь видеть не только отдельные подсистемы предприятия, но и суперсистемные, синерге-тические эффекты, объединяющие подсистемы в нечто большее, чем набор отдельных подсистем - в предприятие.
чае подсистемы предприятия становятся внутренне противоречивыми, что приводит к ухудшению эффективности работы и финансовых показателей предприятия.
Техническая, политическая и культурная подсистемы предприятия не являются неизменными: они подвержены флуктуациям, или циклам. Периодически каждая подсистема (или какая-либо их комбинация) становится разбалансированной. Возникает потребность в проведении корректирующих действий.
Основные подсистемы предприятия
Система определяется составом ее элементов и связей между ними, характеризующих ее структуру (строение). Изучение сложившихся систем, их структур предполагает познание законов устойчивости и внутреннего движения. При этом требуется учет каждого структурообразующего элемента, свойств, обслуживающих включение его в систему для конкретного функционального использования. Эти свойства определяют место структурообразующих элементов во внутренней организации системы.
Состав элементов и связи между ними составляют основу структуры системы. Структура отражает наиболее существенные, устойчивые связи между элементами системы и их группами, которые обеспечивают основные свойства системы. Иначе говоря, структура – это форма организации системы, ее костяк. Вместе с тем структура системы может претерпевать определенные изменения в зависимости от факторов (причин) внутренней или внешней природы, от времени.
Вопрос о составе и структуре системы управления предприятия до сих пор остается до конца на решенным. Изучение литературы по менеджменту показывает наличие разных подходов, с разной степенью детализации структурных элементов.
Представители школы социальных систем основными системными элементами управления предприятиями считали цели, структуру, задания, технологию и кадры. Достоинством данного подхода является то, что в центре системы управления стоят цели, как исходный момент процесса управления, определяющий все остальные элементы. Вместе с тем, недостатком данного подхода к структуре системы управления является отсутствие выделения субъекта и объекта управления, а также их связи с внешней средой предприятия, что не отражает особенностей системы управления предприятием как открытой системы.
По определению проф. Р.А. Фатхутдинова в книге “Система менеджмента”, система менеджмента – это система взаимосвязанных научных подходов к менеджменту и методов управления, целевой, функциональной и обеспечивающей подсистем, способствующих принятию и реализации конкурентоспособных управленческих решений, направленных на удовлетворение заданной потребности. Таким образом, система менеджмента – комплексная система обеспечения конкурентоспособности управляемого объекта.
Как считает проф. Р.А. Фатхутдинов, структура системы менеджмента должна максимально отвечать требованиям научных подходов и принципов менеджмента. Он продолжил структуру системы менеджмента, представленную на рис. 3.1.
По определению проф. Р.А. Фатхутдинова, система менеджмента – это система взаимосвязанных научных подходов к менеджменту и методов, целевой, функциональной о обеспечивающей подсистем, способствующих принятию и реализации конкурентоспособных управленческих решений, направленных на удовлетворение заданной потребности. Если короче, система менеджмента – комплексная система обеспечивающая конкурентоспособности управляемого объекта.
По мнению проф. Р.А. Фатхутдинова, структура системы менеджмента должна максимально отвечать требованиям научных подходов и принципов менеджмента. Им предложена структура системы, включающая следующие составные части:
1.1. современные научные подходы к менеджменту
1.2. принципы менеджмента
1.3. общие методы менеджмента
2.1. основные законы рыночных отношений
2.2. экономическое обоснование мероприятий по повышению эффективности менеджмента
2.3. основные показатели финансового плана
1.1. повышение качества товаров и услуг
1.2. ресурсосбережение
1.3. расширение рынка сбыта товаров
1.4. организационно-техническое развитие производства
1.5. социальное развитие коллектива и охрана окружающей среды
4.1. планирование (анализ, прогнозирование, моделирование, оценка, разработка планов и программ)
4.2. организация процессов
4.3. учет и контроль
4.4. мотивация
4.5. регулирование
5.1. методическое обеспечение
5.2. ресурсное обеспечение
5.3. информационное обеспечение
5.4. правовое обеспечение
5.5. организационно-техническое обеспечение системы менеджмента
6.1. макросреда фирмы
6.2. инфраструктура рынка
6.3. микросреда рынка
7.1. управление персоналом
7.2 социология и психология менеджмента
7.3. процесс оптимизации, принятия и реализации решений
7.4. анализ в принятии решений
7.5. прогнозирование в принятии решений.
Использование системного подхода в управлении предприятиями торговли позволяет в системе управления на уровне основного звена выделить семь взаимосвязанных и взаимодействующих внутренних подсистем: технологическую, техническую, организационную, научно-техническую, экономическую, информационную. Каждая подсистема имеет свои ключевые цели и свой содержательный аспект (табл.3.2).
Технологическая подсистема представляет собой полный состав основных и вспомогательных торгово-технологических процессов в магазинах, на складах, в предприятиях общественного питания (с выделением их фаз и стадий), последовательное и качественное выполнение которых обеспечивает нормальный ход процесса продажи товаров и обслуживания покупателей. Она включает в себя также совокупности соответствующих правил и норм выполнения каждой операции. Технологическая подсистема, с точки зрения влияния на развитие предприятия, является определяющей.
Таблица 3.2. Ключевые цели основных подсистем управления
предприятием в условиях рынка
Техническая подсистема обусловлена структурой и содержанием технологической подсистемы, отдельные ее части периодически обновляются по мере физического и морального старения.
Организационная подсистема на основе технологической и технической подсистем обеспечивает рациональное использование оборудования, предметов труда,
Социальная подсистема характеризует использование человеческого фактора на предприятии, систему кадровой политики и мотивации деятельности работников предприятия.
Информационная подсистема, используя разнообразную информацию, как специфический ресурс производства, служит исходной базой всех подсистем. Она создает необходимые условия и предпосылки для принятия научно обоснованных управленческих решений.
И, наконец, экономическая подсистема выражает единство хозяйственных процессов и связей в непрерывном движении производственных фондов, их кругообороте. Она оказывает большое влияние на все остальные подсистемы, эффективность их действия, функционирования и, в свою очередь, испытывает на себе влияние других подсистем.
Вместе с тем, в современных условиях признается исключительная роль социальной подсистемы, “человеческого фактора” в системе управления.
Система управления предприятием не только содержит активные элементы (люди), но и в значительной мере зависит от их поведения.
Активные элементы характеризуются рядом специфических свойств: стремление реализовать свои способности, возможности и права; сопротивляемость прямым и необоснованным и непонятным приказам и распоряжениям; нежелание постоянно выполнять монотонную работу и др. сопротивления и проявления “свободы воли”. Эти свойства проявляются в различной степени от типа личности, традиций и нормативных документов, регламентирующих деятельность предприятия. наличие у активных элементов специфических свойств приводит к появлению у системы в целом ряда особенностей, принципиально отличающих от ее поведения от функционирования технических систем, работающих в соответствии с жестко заданным законом.
Одной из наиболее популярных в 80-е годы концепций системного подхода является теория “7 - С”, разработанная двумя парами исследователей, работавших с консультационной фирмой “Мак-Кинзи”. Первую пару составили Томас Питерс и Роберт Уотсрман – авторы книги “В поисках эффективного управления” и вторую пару –Ричард Паскаль и Энтони Атос – авторы книги “Искусство японского управления: пособие для американских управляющих”.
Ее авторы считают, что эффективная организация формируется на базе семи взаимосвязанных составляющих, изменение каждой из которых с нелбходимостью требует соответствующего изменения остальных шести. Татк-как по-английски название всех этих составляющих начинается на “с”, эта концепция получила название “7-С”.
1.Стратегия – планы и направления действия, определяющие распределение ресурсов, фиксирующие обязательства по осуществлению определенных действий во времени для достижения поставленных целей.
1. Структура – внутренняя композиция организации, отражающая деление организации на подразделения, иерархическую субординацию этих подразделений и распределение власти между ними.
2. Системы технологии – процедуры и рутинные процессы, протекающие в организации.
3. Штат–важные группы кадров, существующие в организации, охарактеризованные по возрасту, полу, образованию и т.п.
4. Стиль – способ, каким руководители управляют организацией; сюда же относится организационная культура.
5. Квалификация – отличительные возможности ключевых людей в организации.
6. Разделенные ценности – смысл и содержание основных направлений деятельности, которые организация доводит до своих членов.
В соответствии с данной концепцией, только те организации могут эффективно функционировать и развиваться, в которых менеджеры могут содержать в гармоничном состоянии систему, состоящую из данных семи компонент.
Система управления сочетает линейное, целевое, функциональное и обеспечивающее управление и соответствующие взаимосвязанные подсистемы управления: общую линейную, целевую, функциональную и обеспечивающую.
В подсистеме общего линейного управления осуществляется вся общая управленческая деятельность руководителей организации, которые имеют право принимать окончательные решения по отношению к своему подчиненному персоналу и за результаты деятельности которых они должны нести ответственность.
Целевые подсистемы : 1 - управления качеством; 2 - управления выполнением плана производства и поставок продукции; 3 - регулирования затрат и управления ресурсами; 4 - управления развитием производства и совершенствованием управления; 5 - управления социальным развитием коллектива; 6 - управлений охраной окружающей среды.
Комплексные функциональные подсистемы: 1 - производственного руководства (организация основного, обеспечивающего и обслуживающего производства; оперативное управление производством; 2 - технического руководства (организация работ по стандартизации; управление технической подготовкой производства; управление технологическими процессами; организация метрологического обеспечения; технический контроль и испытания продукции); 3 - экономического руководства (перспективное и текущее технико-экономическое и социальное планирование; организация труда и заработной платы; организация финансовой деятельности; учет и отчетность; экономический анализ); 4 - руководства внешнехозяйптвенными связями (материально-техническое снабжение; сбыт продукции); 5 - руководства капитальным строительством (собственное и подрядное): 6 - руководства кадрами и творческой деятельностью трудового коллектива (организация работы с кадрами; организация творческой деятельности трудового коллектива).
Обеспечивающие подсистемы : 1 - оснащения техническими средствами и оргтехникой; 2 - делопроизводства; 3 - организации и ведения нормативного хозяйства; 4 - информационного обеспечения управления; 5 - правового обеспечения; 6 - хозяйственного обслуживания.
Общие функции управления в подсистемах системы управления: прогнозирование и планирование; организация и координация работ; мотивация (активизация и стимулирование); выполнение работ; регулирование; контроль; учет; анализ.
6. Методы управления производством
Методы управления производством - это совокупность способов и приемов управленческой деятельности, направленных на осуществление функций и задач, стоящих перед каждой ячейкой производства. Методы управления составляют основное содержание управленческой деятельности. С их помощью руководитель воздействует на сознание и эмоции людей, добиваясь наибольшей трудовой активности в решении задач, стоящих перед коллективом.
В социалистическом производстве используются методы организационно-административного воздействия, материального и морального стимулирования, социально-психологического воздействия.
Организационно-административное воздействие заключается в четком определении производственного задания и срока его выполнений, своевременном обеспечении всем необходимым для работы. К числу организационных задач относятся также подбор людей, распределение работы с учетом индивидуальных особенностей каждого, систематическая проверка исполнения. Организационные меры опираются непосредственно на административные права руководителя, распоряжения которого обязательны для подчиненных. Невыполнение этих распоряжений влечет за собой те или иные административные санкции.
Материальное и моральное стимулирование направлено на создание заинтересованности работников в выполнении трудового задания. Стимулировать труд - значит осуществить комплекс мер, благодаря которым и в результате работы, и в самом ее процессе люди удовлетворяют собственные потребности.
Материальное стимулирование достигается прежде всего путем установления строгого соответствия между количеством и качеством труда, с одной стороны, и размером оплаты - с другой. Стимулирующее влияние оплаты тем больше, чем понятнее и нагляднее это соответствие. Четкость задания, ясное понимание системы оплаты обязательны для действенности материального стимулирования.
При бригадной организации труда особенно важно, чтобы размер оплаты работника правильно отражал как общий итог работы коллектива, так и трудовой вклад каждого. Если оплата производится без должного учета индивидуального трудового участия, неизбежны недовольство наиболее квалифицированных членов бригады, уменьшение их трудовой активности, общее снижение заинтересованности в росте квалификации. Однако если значительная часть работников считает, что различия в размере коэффициента трудового участия (КТУ) чрезмерны, то возникает напряженность, падает производительность, растет текучесть кадров.
Моральное стимулирование осуществляется разъяснением общественной значимости выполняемой работы, гласностью социалистического соревнования, награждением победителей.
Добиваться единства материального и морального стимулирования -значит обеспечивать единство критериев материального и морального поощрения, заботиться о моральной обоснованности всех видов поощрений, подкреплять моральные вознаграждения материальными поощрениями.
Решающий фактор социально-психологического воздействия - влияние коллектива. Содействуя росту сплоченности коллектива, умело направляя общественное мнение, руководитель добивается создания здорового нравственно-психологического климата. Нравственные нормы такого коллектива обязательны для всех его членов и совпадают с принципами социалистической морали.
Различные методы управления тесно взаимосвязаны. Хорошая (организация работы, своевременная подготовка производства, бесперебойное обеспечение материалами и инструментом, исправность оборудования, правильная расстановка людей, строгое соблюдение социалистических принципов оплаты по труду, применение коллективных форм оплаты труда по конечному результату способствуют здоровому психологическому климату участка. Вместе с тем сплоченность коллектива значительно облегчает решение проблем организации труда.
Методы руководства нельзя противопоставлять друг другу. Наибольший эффект дает их комплексное использование. Руководитель должен умело сочетать приемы воздействия, правильно определять их пропорцию в зависимости от конкретных условий.