Главная Права потребителей Организация работы с кадровой документацией. Курсовая работа организация работы с кадровыми документами Организация работы с кадровыми документами

Организация работы с кадровой документацией. Курсовая работа организация работы с кадровыми документами Организация работы с кадровыми документами

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КАМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНОГО БИЗНЕСА

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ»

Вариант III «Работа с кадровыми документами»

Набережные Челны2010

ВВЕДЕНИЕ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям

3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел

4 Современное деловое письмо

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ?

"Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию".

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами.

Целью данной работы осветить правила работы с кадровыми документами.

Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем:

Оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;

Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям;

Ознакомиться с условиями хранения документов, формирования дел и создание их номенклатуры;

Рассмотреть составление делового письма;

Анализ литературы по изучаемой теме.

Существует достаточное количество учебников и пособий по ведению делопроизводства. В данной работе были использованы материалы из учебников М.В. Кирсановой, Т.Д. Быковой, а так же источники ГОСТ 6.30-2001.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1 Делопроизводство по личному составу

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование и т.д. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. Это приказы по личному составу, заявления, резюме, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело. По правилам эти документы должны храниться в отдельном помещении.

Для ведения документации необходимо знать не только делопроизводство, но и законодательную базу, а именно законодательно-правовые акты и труде и постоянно руководствоваться ими. Основным законодательным документом является Трудовой кодекс РФ. Так же используются положения и постановления Правительства РФ, указы Президента, законы и иные нормативные документы. Организация сама так же создает нормативные документы: коллективные договора, соглашения, трудовые договоры. Для правильного оформления также необходимо правильно оформить кадровые документы, создать пакет законодательных правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организации (государственной, общественной, коммерческой, ООО, ЗАО и т.д.) К пакету добавляют еще инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

При поступлении на работу пишется заявление. Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги А4 и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись.

При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор – это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношение сотрудника с администрацией. В содержании указывается ФИО работника и работодателя, место работы, дата начала работы, должность, права и обязанности работника и работодателя, режим работы и отдыха, условия оплаты, вид социального страхования и т.д. Определение трудового договора дается в ст. 56 ТК РФ.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1) по основной деятельности приказы издаются (при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций, при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия)

2) по личному составу (при назначении работников на должность, при освобождении от должности, при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск)

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной (см. так же примеры в приложении 3 и 8). Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждениях является личная карточка рабочих и служащих (Форма Т-2). В ней указываются документально обоснованные данные из паспорта и трудовой книжки. При увольнении проставляется дата и номер приказа об увольнении. Эти сведения необходимо особенно тщательно заполнять, так как карточка является основанием для подтверждения пенсионного стажа. По краям карточки указывается кодирования для удобства поиска.

В документооборот отдела кадров так же входит характеристика как отзыв о служебной и общественной деятельности работника, оценка его деловых и моральных качеств. Она состоит в основном из анкетных данных, данных о трудовой деятельности, собственно характеристика, вывод, в котором указывается назначение характеристики. (Пример характеристики в Приложении 6)

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок. Личные дела складывают в папки, на обложке указывают номер дела, ФИО работника, дату поступления на работу. За правильное ведение папок несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Он обязан своевременно вносить записи об изменениях, приобщать к делу полученные документы. Рекомендуется составлять опись личного дела.

Многие документы по личному делу имеют длительный срок хранения и подлежат особому учету.

2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок. Порядок рассмотрения данных обращений определяется Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан» от 02.05.2006 г. №59-ФЗ.

Различают три основных вида обращений: предложение, заявление и жалоба.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Во многих случаях предложения, заявления или жалобы поступают редко, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Например, в одном обращении идет речь об освобождении от налога и жалоба на некорректные действия работника финансового органа.

Работа с обращениями граждан строится на базе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятия и в организациях и законов краев, областей. Норматив устанавливает порядок, согласно которому обращения подаются в компетентные для решения данного вопроса органы. Обращения подаются в органы, которым подчинены лица, подающие жалобу, и органы, на которых подают жалобу. Запрещено направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны прорабатывать обращения и в письменной или устной форме сообщать о принятых по обращениям решениях. Так же должностные лица должны проводить прием граждан по личным вопросам в определенные дни и часы.

Если гражданин не согласен с обжалуемым решением, он имеет право в течение месяца со дня регистрации подать на обжалование в вышестоящие органы, которым подчинены должностные лица, принявшие решение.

Организация работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

составление текста проекта исходящего документа;
согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
отправку документа адресату;
подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

составление проекта документа;
согласование (визирование) документа;
подписание документа руководителем;
регистрация документа;
размножение и доставка копии документа исполнителям;
контроль исполнения документа;
подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

передачу документа исполнителю;
контроль исполнения;
исполнение документа;
подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение дело производства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами

Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

журнальная;
карточная;
автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных – систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них – по алфавиту фамилий. При увольнении работника сто личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 53.

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

Термин делопроизводство возникает в устной речи примерно в XVII в. и означает он сам процесс решения дела. А так как в ходе решения любого дела возникают документы, подтверждающие юридическую силу договоренности (дела), то уже в XVI в. слово дело понимается, как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Однако делопроизводство предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, включающую в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Без делопроизводства и качественного документооборота не может функционировать ни одно предприятие, будь то коммерческая организация или же орган власти.

Мы придерживаемся следующего определения документооборота, организация работы с документами -- это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Данный термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Профессор экономических наук Кудряев В.А. выделяет технологические этапы документооборота на предприятии:

прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

контроль над исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

отправка или направление в дело.

Кадровые документы обладают высокой социальной значимостью, необходимо соблюдать осторожность при работе с ними. Обусловлено это тем, что данные документы закрепляют юридические права того или иного работника организации. Отношение к таким документам должно быть крайне серьезным.

Ведение кадрового делопроизводства позволит:

документально оформить кадровые отношения, формализовав тем самым кадровые процедуры;

выстроить четкую систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

регламентировать взаимоотношения между управляющим и управляемым звеньями;

создать организационно-правовые основы трудовой деятельности для обеих сторон трудовых отношений;

разрешать трудовые споры, возникающие в процессе трудовой деятельности.

В научной литературе рассматриваются классификации кадровые документов, вот одна из них. Классификация видов кадровых документов по основным кадровым процедурам:

Документация по приему на работу:

заявление о приеме на работу;

контракт о назначении на должность;

приказ о приеме на работу;

протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

Документация по перевод на другую работу:

заявление о переводе на другую работу;

представление о приеме на другую работу;

приказ о переводе.

Документация по увольнению с работы:

заявление об увольнении;

приказ об увольнении;

протокол общего собрания коллектива об увольнении.

Документация по оформлению отпусков:

график отпусков;

заявление о предоставлении отпуска;

приказ о предоставлении отпуска.

Документация по оформлению поощрений:

представление о поощрении;

приказ о поощрении;

протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Вышеперечисленный классифицированный список документов относится к документации, сопровождающей деятельность кадровой службы по приему работников. Существует также регламентированный перечень документов, с помощью которых регулируется трудовая деятельность самих работников предприятия, в частности государственных служащих, к таких документам относится должностная инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность и др. Ниже даются определения данным понятиям.

Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). В штатном расписании указывается количественный состав организации, наименование должностей и соответствующая тарифная ставка оплаты труда. В соответствии с трудовым кодексом штатное расписание в органах власти предоставляется только для служебного пользования.

В штатном расписании находятся наименования профессий и должностей, которые отражаются в трудовых договорах и иных кадровых документах.

Под должностной инструкцией понимается локальный нормативный акт, в соответствии с которым работник исполняет свои должностные полномочия. В ней указываются основные задачи, права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности.

Как мы видим из всего вышеперечисленного, организация работы с кадровыми документами весьма сложный управленческий процесс, требующий от работников кадровой службы высокой квалификации и наличия профессиональных знаний. Обусловлено это специфическими особенностями кадровой документации, с помощью которой юридически закрепляются права и обязанности субъектов трудовых отношений.

1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В общем количестве служебных документов любого предприятия, фирмы или учреждения организационные документы составляют самый маленький процент. Но именно эти документы играют чрезвычайно важную роль в деятельности любой организации.

Об их основном назначении свидетельствует их название. Слово «организация» означает строение, устройство чего-либо. Недаром синонимом создания предприятия является организация предприятия.

Любой документ - это прежде всего зафиксированная информация. При рассмотрении понятия «информация» с общенаучной точки зрения в прошлом веке был выдвинут тезис о том, что информация является одним из основных и универсальных свойств материи и энергии . Французский физик И.Л. Бриллюэн и его последователи изучали информационные процессы с позиции законов термодинамики. Они рассматривали передачу информации некоторой системе как усовершенствование этой системы, ведущее к снижению меры ее хаотичности и уменьшению ее энтропии. По их мнению, любая система содержит в себе столько информации, сколько ее надо было бы ввести в систему, чтобы последняя могла перейти от некоторого беспорядочного первоначального состояния в данное организованное состояние. Они определили информацию как «отрицательную энтропию» или «негэнтропию».

Если рассматривать всю систему документов организации как зафиксированную информацию об управленческой деятельности, то организующая и упорядочивающая функция информации в наибольшей степени выражена именно в организационных документах.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) включает в группу организационных документов следующие виды документов: устав и положение об организации, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции организационно-методического назначения, правила.

Использование современных подходов к управлению предприятием приводит к расширению круга документов, которые по своему назначению могут быть отнесены к организационным.

Создание предприятия начинается с проектирования организационной структуры его управления.

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» определяет организационную структуру как распределение ответственности, полномочий и взаимоотношений между работниками.

Организационную структуру управления проектируют по схеме «сверху - вниз» . Структуру предприятия или организации создают в соответствии с их целями, задачами и функциями. Но для успешной деятельности в условиях рынка недостаточно ответить на вопросы - что и для кого производить. Важнее определить - зачем или во имя чего существует компания или организация, т.е. какова их миссия.

Миссия - та макроэкономическая роль, которую берется осуществлять компания на мировом или национальном рынке.

Миссия - основная (общая) цель деятельности организации. Содержание миссии позволяет получить комплексное представление о направлении деятельности организации и отражает ее общественно-социальную значимость.

Практически все процветающие на рынке фирмы, официально сформулировали свою миссию в письменном виде - в форме программного заявления.

Миссию можно рассматривать как важный организационный документ, который позволяет:

Руководству фирмы - определить место, которое должна занять фирма на рынке и сформулировать свою стратегию достижения этого места;

Сотрудникам фирмы - почувствовать себя участниками общего дела в освоении открывающихся возможностей, дает им цель, подчеркивает их значимость и нацеливает на достижение высоких результатов;

Потребителям продукции фирмы - со вниманием и заинтересованностью относиться к фирме, которая может удовлетворить их разнообразные нужды и потребности . Крупные российские компании включают «миссию» в структуру текста нового вида организационного документа - кодекса корпоративной этики компании.

Дать однозначных рекомендаций по составлению миссии как документа нельзя, ее формулировка в значительной степени зависит как от сферы деятельности фирмы, так и от ценностных ориентации руководителей фирмы. Примеры формулировок миссии фирмы:

Фирма «Порше» 1. Клиент в центре внимания.

2. Высококачественные машины, дружественные к человеку.

3.Современные решения в конструкции.

Фирма «Тойота» Строим автомобиль «Тойота» для изменяющейся эпохи.

Корпорация «ВВС» Благодаря ВВС народ будет говорить с народом языком мира.

Устав, положение об организации,

положение о структурном подразделении

Миссия конкретизируется в целях организации.

Цели определяют отдельные направления деятельности и приоритеты этих направлений.

В зависимости от уровня управления различают общие и локальные цели.

Общие цели разрабатывают для организации в целом и характеризуют основные направления ее развития.

Общие цели конкретизируют в локальных, которые определяют для структурных подразделений организаций. Локальные цели вносят конкретный вклад в общие цели. В соответствии с выбранными целями определяют функциональные блоки - основные структурные подразделения организации, призванные обеспечить достижение этих целей. Состав структурных подразделений отражает горизонтальное разделение труда внутри организации.

Уровни управления организации образуются в результате вертикального разделения труда. Различают руководителей высшего, среднего и низшего звена. Эффективную структуру управления формируют с учетом следующих принципов:

Решение принимают на тех уровнях управления, где оно оказывается в силе;

Высшее руководство принимает только такие решения, которые руководители более низкого звена не имеют права принимать;

Для сотрудников определены конкретные сферы деятельности с соответствующими полномочиями.

Поэтому в проектировании организационной структуры управления особая роль принадлежит распределению и делегированию полномочий, для каждой должности определяется перечень обязанностей, выполнение которых служит достижению поставленных организацией целей.

Таким образом, при создании организации определяют цели и задачи, функции, полномочия, обязанности и ответственность как в целом организации, так и ее структурных подразделений и должностных лиц. Это распределение закрепляется в следующих организационных документах: устав, положения, должностные инструкции.

Деятельность организации регламентируют такие документы, как устав организации или положение об организации. Как правило, положение об организации разрабатывают для бюджетных организаций или для филиалов коммерческих организаций.

Положение - организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность организации, ее составных единиц и подразделений.

В последние годы наметилась тенденция изменений названий традиционных для отечественного ДОУ документов. Вместо положений и инструкций появились регламенты, например, регламент работы с документами, должностной регламент. Но по своему назначению и содержанию эти документы остались прежними. Они распределяют и закрепляют цели, задачи, функции, права и обязанности или устанавливают правила и порядок проведения работ в каком-либо виде деятельности организации.

«Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30, определяет, что деятельность федерального органа исполнительной власти осуществляется в соответствии с административным регламентом федерального органа исполнительной власти. В административный регламент входят:

Регламент федерального органа исполнительной власти;

Административные регламенты исполнения государственных функций;

Административные регламенты предоставления государственных услуг;

Должностные регламенты гражданских государственных служащих федерального органа исполнительной власти.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является положение о структурном подразделении. Все функции, выполняемые организацией для реализации целей, указанных в уставе (положении об организации, ее регламенте), распределяют между ее подразделениями и закрепляют в положениях о них.

Общее назначение устава (положения об организации) и положения о структурном подразделении как регламентирующих деятельность (организации или подразделения) документов определяет принципиально одинаковую структуру их текста:

1. Общие положения (порядок создания, подчиненность, регламентирующие деятельность документы и т.д.).

2. Цели и задачи организации (или структурного подразделения).

3. Функции организации (или структурного подразделения), ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи).

4. Руководство.

5. Полномочия (права) и обязанности.

6. Контроль, проверка, ревизия деятельности (для уставов и положений об организациях).

7. Порядок реорганизации и ликвидации организации (для уставов и положений об организациях).

Эти документы оформляют на общем бланке организации, их подписывает руководитель организации (устав или положение об организации) или структурного подразделения (положение о подразделении), утверждает вышестоящее руководство (орган управления или руководитель организации).

Наиболее трудным и важным при разработке положения о структурном подразделении является раздел об его функциях.

Основа эффективного управления - четкое разграничение функций структурных подразделений, установление правильной их взаимосвязи.

Деятельность руководителя структурного подразделения регламентирует не должностная инструкция, как для других работников предприятия, а раздел «Руководство» положения, в котором изложены:

Компетенция и обязанности руководителя: координация деятельности структурного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.);

Персональные права руководителя: установление области ответственности заместителей, утверждение определенных видов документов, издание распоряжений по установленному кругу вопросов, назначение и освобождение от занимаемых должностей работников подразделения (или представление документов для этих процедур), применение к ним мер поощрения или взыскания;

Персональная ответственность: за выполнение задач структурного подразделения, за достоверность информации и состояние документации, за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным положением, за работу с кадрами.

Должностная инструкция

Должностные инструкции создают на все должности, предусмотренные штатным расписанием, кроме руководителей.

Должностная инструкция - локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации (подразделения) конкретные трудовые (должностные) обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Составляя должностные инструкции, необходимо руководствоваться:

Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР), утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;

Единым тарифно-квалификационным справочником работ профессий рабочих (ЕТКС), утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 3103-30;

Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда и социального развития РФ от 21.08.1998 № 37;

Общероссийским классификатором занятий ОК 010-93 (ОКЗ), утв. постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 298. Наименование должностей государственных служащих необходимо указывать в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента Российской Федерации от 31.12.2005 № 1574 «О реестре должностей федеральной государственной гражданской службы».

Структура текста должностной инструкции

1. Общие положения (устанавливают порядок назначения и освобождения от должности, замещения по должности во время отсутствия, подчиненность и режим работы, квалификационные требования и т.д.).

Дополнением к квалификационным требованиям в отношении образования и стажа может быть перечисление личных качеств работника. Например, для специалиста - обладание организаторскими навыками, деловитостью, инициативностью, для технического работника - быть дисциплинированным, исполнительным.

2. Функции (перечисляют конкретные задачи, возложенные на сотрудника).

3. Должностные обязанности (устанавливают порядок выполнения функций, перечень работ и видов отдельных поручений, этические нормы, которые должен соблюдать сотрудник).

4. Права (определяют права работника при выполнении им должностных обязанностей).

5. Ответственность (устанавливают ответственность за несвоевременное или некачественное выполнение функций и должностных обязанностей, за принимаемые решения или же неиспользование своих прав).

Юридическая ответственность установлена за правонарушения, административная ответственность - за административные проступки, дисциплинарная - в случае нарушения правил трудового распорядка. За неправильные служебные действия, наносящие материальный и моральный ущерб государству, организации или гражданину, работник несет материальную ответственность. За злоупотребление властью установлена уголовная ответственность.

6. Взаимоотношения (на основе входящей и исходящей документации описывают те внутрифирменные связи и контакты, которые неизбежно возникают при выполнении сотрудником своих обязанностей).

В инструкцию могут также быть включены разделы, содержащие критерии для оценки качества исполнения трудовых функций работником и определяющие порядок его аттестации.

Инструкции, как правило, разрабатывает руководитель подразделения, реже - кадровая служба. Должностную инструкцию обязательно согласовывают с юристом организации и руководящим должностным лицом, курирующим это направление деятельности.

Должностную инструкцию оформляют на общем бланке организации, ее подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель организации и доводят до работника под расписку (он проставляет ознакомительную визу «С инструкцией ознакомлен», дату, подпись). Макет должностной инструкции приведен далее (прил. 7).

Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в кадровой службе предприятия. Это связано с тем, что при приеме на работу работник должен расписаться на первом экземпляре - подлиннике должностной инструкции.

Должностные регламенты государственных гражданских служащих федеральных органов исполнительной власти Российской федерации в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» включают разделы:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования (к уровню и характеру знаний и навыков, а также образованию, стажу гражданской службы, государственной службы иных видов или стажу, опыту работы по специальности).

3. Должностные обязанности, права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей.

6. Контроль за исполнением документов.

7. Оперативное хранение документов.

8. Подготовка документов к передаче дел в архив.

Приложения к инструкции - образцы бланков, табель унифицированных форм документов и альбом форм документов, перечни (нерегистрируемой корреспонденции, типовых сроков исполнения документов), формы номенклатуры дел, описей, обложек дел и других типовых документов. Инструкция может включать в виде разделов или отдельных приложений регламенты по работе с отдельными видами электронных документов (электронными письмами, веб-документами), а также по использованию САДД на предприятии.

Инструкцию разрабатывает служба ДОУ при участии архивных работников, утверждает руководитель организации и вводят в действие приказом. Она является внутренним стандартом предприятия, обязательным для исполнения не только сотрудниками службы делопроизводства, но и всеми другими работниками, создающими документы и работающими с ними.

Правила - правовой акт, устанавливающий обязательные для выполнения нормы и требования.

Правила как вид документа разрабатывают, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности. По сфере применения правила можно разделить на имеющие общее значение для всех отраслей (например, правила по технике безопасности) и отраслевые (например, правила приема в высшие учебные заведения, правила предоставления гостиничных услуг).

Любого работника предприятия касаются Правила внутреннего трудового распорядка.

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт предприятия, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) и федеральным законодательством порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила разрабатываются кадровой службой и согласуются с юридической службой, бухгалтерией, а также отделом режима или службой охраны предприятия. Правила оформляют на общем бланке, их утверждает руководитель предприятия. Структура текста этого документа обычно включает:

1. Общие положения.

2. Порядок приема, перевода и увольнения работников.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности администрации.

5. Рабочее время и его использование.

6. Поощрения за успехи в работе.

7. Взыскания за нарушения трудовой дисциплины.

8.Внутриобъектный режим.

Предприятие имеет право регламентировать в правилах дополнительные нормы, отражающие специфику организации работы на предприятии и требования работодателя (например, требования к внешнему виду работников).

К этой группе организационных документов можно отнести и уже упоминавшийся в гл. 3 новый вид деловых документов - кодекс корпоративной этики, который, как правило, состоит из двух частей. Первая часть содержит идеологическую составляющую: здесь излагают ценности, цели компании и принципы, по которым будут выстраивать отношения с партнерами, акционерами, клиентами, с государством и обществом. Вторая часть - это этические нормы и правила поведения сотрудников компании .

Процессные регламенты предприятия

Классическая система управления - управление структурными подразделениями предприятия. Но современный менеджмент все больше ориентируется на управление бизнес-процессами, используя процессный подход к управлению.

Бизнес-процесс можно представить как последовательность логически взаимосвязанных действий (этапов), при которых ресурсы предприятия используют для создания полезного для потребителя продукта или услуги в фиксированный промежуток времени. Выход из каждого этапа процесса является входом в следующий этап.

Особенность процессных регламентов, по сравнению с традиционными положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями, - более четкое и конкретное описание функций, работ, ответственности структурных единиц и работников на отдельных этапах процесса. При таком пошаговом описании работ легче контролировать их выполнение, что делает управление предприятием более прозрачным и эффективным.

При конструировании (инжиниринге) бизнес-процессов процессные регламенты - организационные документы, содержащие описание бизнес-процессов. Поэтому реорганизация бизнеса (реинжиниринг бизнес-процессов) начинается с анализа и сопровождается изменениями в этих документах.

К организационным документам, как правило, создаваемым на современном предприятии, можно отнести Положение об организационной структуре. Это положение дает общее описание предприятия: его продукции (товаров и услуг), задач, функций; приводит организационную структуру и распределение характеристик по основным подразделениям и бизнес-процессам.

Другой важный организационный документ - Положение о функциональной области - содержит основные характеристики (задачи, функции, права, обязанности, документы) работы предприятия в определенной функциональной области (поставки, производство, сбыт, финансы, персонал и т.д.). Иногда функциональную область понимают как некий существенный бизнес-процесс.

Таким образом, на современном предприятии сосуществуют как классические организационные документы (структурные регламенты), так и организационные документы, отражающие управление бизнес-процессами (процессные регламенты).

При всем разнообразии этих документов основные вопросы, на которые они отвечают: «Кто должен делать?», «Что нужно делать?», «Как и когда нужно делать?», «Кто несет ответственность и какие права у него есть?».

2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

В целях документирования исполнительно-распорядительской деятельности аппарат управления любой организации или предприятия издает распорядительные документы.

Распорядительные документы - обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.

Любая система управления включает объекты и субъекты управления. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от субъекта управления к объекту управления (от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам). Именно распорядительные документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относят к правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в следующем:

С помощью распорядительных документов разрешают возникающие в сфере управления определенные проблемы и вопросы;

Их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

Они являются юридическими актами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

К распорядительным документам относят следующие виды документов: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.

Выбор вида при создании конкретного распорядительного документа определяется:

Уровнем органа управления, издающего документ;

Компетенцией должностного лица как субъекта управления;

Порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия или коллегиально).

С учетом сферы действия и в зависимости от уровня принятия решения распорядительные документы делят на:

Правовые акты федерального уровня (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, акты, издаваемые Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

Правовые акты субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов), а также их территориальных образований;

Правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений), распорядительные документы можно разделить на издаваемые:

В условиях коллегиальности;

При единоличном принятии решений.

В первом случае распорядительные документы издают на основе решений, принимаемых коллегиально (совместно) группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

Постановления издают высшие органы государственной власти и управления (например, Правительство Российской Федерации), представительные и исполнительные коллегиальные органы власти субъектов Российской Федерации (например, Московская городская дума, правительство Москвы и т.п.).

Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий, например, общее собрание акционеров, совет директоров, ученые, технические и художественные советы издают решения.

Протокол как вид документа можно одновременно относить и к распорядительным документам, так как он фиксирует решения коллегиального органа, и к информационно-справочным, так как он содержит информацию об обсуждении вопросов на заседании коллегиального органа.

Руководитель организации или органа управления имеет право принимать решения единолично. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют руководители федеральных министерств, администраций субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделены правом принимать единоличные решения по определенным вопросам оперативного управления деятельностью коллегиального органа.

В условиях единоличного принятия решений издают приказы, распоряжения, указания.

Подготовка распорядительных документов

Основанием для издания распорядительного документа может являться:

Необходимость выполнения принятых законодательных, иных нормативно-правовых актов или решений вышестоящих органов;

Собственная исполнительно-распорядительная деятельность в соответствии с функциями и задачами организации. Подготовку распорядительных документов поручают одному или нескольким исполнителям (должностным лицам или структурным подразделениям). Для подготовки особенно важных документов создают рабочую группу из компетентных в этом вопросе специалистов.

Рассмотрим этапы подготовки распорядительных документов при единоличном и коллегиальном порядках принятия решения.

Выбор вида распорядительного документа зависит от способа принятия решения: единоличным решением руководителя или коллегиальным органом управления, что, в свою очередь, определяется полномочиями руководителей или коллегиальных органов данной конкретной организации, зафиксированных в ее организационных документах (уставе, положении, регламенте). На этом первом этапе определяют исполнителя или формируют рабочую группу.

На втором этапе собирают и анализируют информацию. Для выработки эффективного управленческого решения должна быть собрана объективная, достаточная и актуальная информации в той области, куда будет направлено воздействие принимаемого решения.

В целях обеспечения правовой основы и юридической силы подготавливаемого документа изучают действующее законодательство и иные нормативно-правовые акты в данной области.

Затем исполнитель (рабочая группа):

Определяет вопросы, которые надо отразить в документе;

Изучает документальные материалы по этим вопросам, в том числе и документы, ранее создаваемые в этой организации;

Определяет необходимость отмены действия ранее изданных документов организации или их отдельных пунктов.

При анализе информации рассматривают разные варианты решений и из них выбирают самый эффективный.

На третьем этапе оформляют проект распорядительного документа. Проект создают на основе формы (шаблона) из альбома форм документов и в соответствии с табелем унифицированных форм документов организации.

При составлении текста проекта необходимо:

Давать конкретные поручения, определять конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

Увязывать содержащиеся в документе поручения с ранее изданными по данному вопросу документами (во избежание повторений или противоречий);

Обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций, структурных подразделений, должностей;

Указывать должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением поручений, содержащихся в документе;

Указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Для обсуждения на заседании коллегиального органа управления дополнительно к проекту распорядительного документа готовят справку, которая должна содержать необходимую информацию и обоснование целесообразности принятия документа. Проект документа до заседания согласовывают со всеми заинтересованными в готовящемся документе должностными лицами.

Порядок рассмотрения проекта распорядительных документов и прилагаемых к нему материалов устанавливают регламентом работы коллегиального органа. Как правило, сначала их передают на рассмотрение руководителю органа, а затем после включения этого вопроса в повестку дня заседания их копии рассылают членам коллегиального органа для предварительного изучения.

На четвертом этапе проходит согласование проекта документа.

Внутреннее согласование документа, издаваемого на основе единоначалия, осуществляется путем проставления виз должностных лиц. Если готовящийся документ затрагивает интересы сторонних организаций, проект документа направляют им на согласование, и их согласие оформляют грифом согласования.

В инструкциях по делопроизводству организации обычно изложены принципы и порядок согласования, а в табеле и альбоме унифицированных форм определен состав виз должностных лиц для конкретных видов распорядительных документов.

Если при согласовании возникают существенные замечания к документу, замечания вносят в текст документа, и новую редакцию направляют на повторное согласование.

Постановления и решения коллегиального органа проходят согласование на заседании коллегиального органа, в ходе которого проект может быть принят в первоначальном виде или в него могут быть внесены поправки и дополнения. Проект документа также может быть направлен на доработку. В этом случае устанавливают срок повторного рассмотрения документа.

Обсуждение всех вопросов на заседании коллегиального органа оформляют протоколом, в который включают принятую на заседании редакцию текстов постановлений (решений) по отдельным вопросам повестки дня.

Решения информационного характера, которые, как правило, не оформляют в виде распорядительного документа, называют протокольными. Их доводят до исполнителя выписками из протокола заседания.

Пятый этап - подписание распорядительного документа - завершающая стадия подготовки документа, необходимая для придания ему юридической силы.

Прежде чем передать распорядительный документ на подписание, он должен быть тщательно проверен. При этом особое внимание уделяют цифровой информации, правильному написанию инициалов и фамилий, названий структурных подразделений. После подписания внесение каких-либо исправлений в документ недопустимо.

Приказы, распоряжения, указания подписывает руководитель организации, действующий на основе единоначалия, или его заместители, если руководитель делегировал им эти полномочия. Решения (постановления) подписывает руководитель коллегиального органа управления.

После подписания распорядительный документ регистрирует служба ДОУ или секретарь коллегиального органа управления. После регистрации документ приобретает статус официально изданного правового акта.

Затем проводят тиражирование всего документа или его части (выписки из документа) и рассылают исполнителям и должностным лицам для сведения.

Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления основного и самого распространенного вида распорядительного документа - приказа.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач.

В этом определении отражены основные особенности управленческой ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.

Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.

Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».

Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление - установленным правилам.

Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.

В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.

Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из «Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Приказы по основной деятельности документируют следующие универсальные функции управления в любой организации .

С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.

В приказах по основной деятельности также решают вопросы оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных органов управления, координации взаимодействия подразделений и должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.

Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения.

Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений необходимо владеть информацией обо всех процессах, происходящих на предприятии. Для качественного информационного обеспечения в организации существует процесс делопроизводства и документооборот. Отлаженный процесс документационного оборота повышает результативность деятельности каждого отдела и организации в целом. Документационное обеспечение деятельности государственных служащих является важной задачей отделов в органе власти. Организация работы с документами оказывает влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческого персонала. С помощью усовершенствованной системы документационного обеспечения достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их хранение и использование. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более организованной и точной.

Также для руководителей органов власти на различных уровнях очень важно знать о состоянии кадрового ресурса в организации. Данную функцию выполняет отдел государственной службы и кадров.

В научной литературе и периодических изданиях уделяется внимание кадровому делопроизводству в органах государственной власти, рассматриваются проблемы и разрабатываются методы совершенствования данного процесса. Данная тема рассматривается в работах Куракина А.В., Костроминой С.В., Янковича Ш.А., Лытова В.В. Исторические аспекты возникновения делопроизводства исследует в своих работах Кузнецова Т.В.

Однако необходимо отметить, что автор курсовой работы приложил большие усилия, чтобы найти необходимый объем источников и справочных материалов по данной теме, так как основная информация, где рассмотрены основные стороны данного вопроса, содержится в федеральных законах и локальных нормативных актах.

Целью исследования стала разработка обоснованных рекомендаций по совершенствованию работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров. Достижение поставленной цели предполагает решение следующих задач:

Рассмотрение кадрового делопроизводства, как управленческого процесса;

Определение роли отдела государственной службы и кадров в Аппарате Законодательного Собрания Оренбургской области;

Разработка организационно-кадровой характеристики Аппарата;

Оценка качества организации работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.

Объектом исследования выступает отдел государственной службы и кадров, являющийся структурным подразделением Аппарата Законодательного Собрания Оренбургской области.

Предметом исследования является организация работы с кадровыми документами в отделе государственной службы и кадров.

Методами исследования послужили анализ нормативно-правовых документов и теоретической базы по исследуемой теме, рассмотрение основных понятий, а также принципов работы кадрового отдела в органе государственной власти.

Информационная база исследования: нормативно-правовые акты РФ и Оренбургской области, регламентирующие деятельность Аппарата Законодательного Собрания и отдела государственной гражданской службы и кадров, информационные ресурсы и справочные материалы.

В курсовой работе были использованы следующие основные понятия:

Государственный служащий – гражданин Российской Федерации, взявший на себя обязательства по прохождению гражданской службы и осуществлению профессиональной служебной деятельности по исполнению полномочий федерального органа власти.

Делопроизводство – это вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с документами, т.е. весь процесс возникновения документа от момента создания и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Автором было уточнено определение понятия «кадровое делопроизводство». Под кадровым делопроизводством понимается совокупность процессов, операций и методов работы с кадровыми документами в процессе исполнения своих функций службой кадров.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

1. 1 Организация работы с кадровыми документами, как управленческий процесс

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Мы придерживаемся следующего определения документооборота, организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Данный термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Профессор экономических наук Кудряев В.А. выделяет технологические этапы документооборота на предприятии:

прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию;
предварительное рассмотрение и распределение документов;
регистрация документов;
контроль над исполнением;
информационно-справочная работа;
исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
отправка или направление в дело.

Ведение кадрового делопроизводства позволит:

· документально оформить кадровые отношения, формализовав тем самым кадровые процедуры;

· выстроить четкую систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

· регламентировать взаимоотношения между управляющим и управляемым звеньями;

· создать организационно-правовые основы трудовой деятельности для обеих сторон трудовых отношений;

· разрешать трудовые споры, возникающие в процессе трудовой деятельности.

1. Документация по приему на работу:

· заявление о приеме на работу;

· контракт о назначении на должность;

· приказ о приеме на работу;

· протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по перевод на другую работу:

· заявление о переводе на другую работу;

· представление о приеме на другую работу;

· приказ о переводе.

3. Документация по увольнению с работы:

· заявление об увольнении;

· приказ об увольнении;

· протокол общего собрания коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

· график отпусков;

· заявление о предоставлении отпуска;

· приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

· представление о поощрении;

· приказ о поощрении;

· протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

· докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

· протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). В штатном расписании указывается количественный состав организации, наименование должностей и соответствующая тарифная ставка оплаты труда. В соответствии с трудовым кодексом штатное расписание в органах власти предоставляется только для служебного пользования.