Передача материальных ценностей от одного лица другому. Как и когда составляется акт приема-передачи товарно-материальных ценностей

Материальные ценности - один из основных видов предприятия. За ними, как и за любыми другими ценностями, должен быть организован надлежащий контроль. Обеспечивается он в том числе тем, что все хозяйственные операции с материальными ценностями оформляются документально. Например, путем составления акта приема-передачи. Приведем пример формы акта приема-передачи материальных ценностей (образец простой) в нашей консультации.

Какую форму акта использовать?

Унифицированной формы акта приема-передачи материальных ценностей нет. Но даже если бы она существовала, организации были бы не обязаны использовать именно ее (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Поэтому форму акта приема-передачи организация может разработать самостоятельно. При этом важно помнить, что в любом первичном учетном документе должны быть обязательные реквизиты. К ним относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
• подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

В качестве основы для разработки акта приема-передачи материальных ценностей организация может использовать, к примеру, акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма № МХ-1) (Постановление Госкомстата от 09.08.1999 № 66). Эту форму организации нужно будет доработать с учетом своих потребностей и особенностей оформления. Разработанную форму акта, а также цели, для которых такая форма будет использоваться, необходимо закрепить в .

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей сотруднику (образец)

Приведем форму акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица (МОЛ). Предположим, МОЛ увольняется. Соответственно, закрепленное за ним имущество необходимо передать другому лицу. Напомним, что при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В ней участвуют и «старый», и «новый» МОЛ. Акт инвентаризации составляют в 3-х экземплярах. Старый МОЛ расписывается в передаче ценностей, а новый - в их получении (п. 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).

Акт материальной ответственности (бланк) на возврат ценностей от «старого» МОЛ и на передачу их «новому» можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).

В то же время передача ТМЦ материально-ответственному лицу от одного к другому может быть оформлена через третье лицо - организацию-работодателя, которая принимает ценности от «старого» МОЛ и затем передает их «новому». В этом случае акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, составляется, как минимум, в двух экземплярах (для работодателя и работника) и будет подтверждать возврат всего переданного имущества и отсутствие имущественных претензий к увольняющемуся МОЛ со стороны работодателя. А затем уже оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей уволившегося МОЛ от организации к новому материально ответственному лицу.

Приведем форму актов, которыми также можно оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ.

Бланк акта приема-передачи материальных ценностей

Этим актом можно оформить, к примеру, передачу основных средств от одного МОЛ другому. При этом, как указывали выше, оформляются, как минимум, по 2 экземпляра актов: «”старый” МОЛ -> организация» и «организация -> “новый” МОЛ».

Оформление акта о полной материальной ответственности – обычная практика для организаций, у которых на балансе находится большое количество материальных ценностей. Чтобы причинение ущерба не привело к конфликтным ситуациям, важно грамотно оформлять документы, по которым осуществляется передача материальных ценностей при поступлении на работу в организацию нового сотрудника.

Пределы, обстоятельства, случаи материальной ответственности (МО) в полном объеме, а также условия установления ущерба с его взысканием с сотрудника регламентированы гл.39 Трудового кодекса РФ. Согласно ст. 242 указанной главы, полная МО предусматривает обязанность работника в случае нанесения работодателю ущерба возместить его в полном объеме.

Привлечь подчиненного к полной материальной ответственности можно, только если существует правомерно заключенный с ним акт-договор.

Кроме того, следует знать, при каких условиях на работника возлагается материальная ответственность:

• сотруднику исполнилось восемнадцать лет (ст.244);
• подчиненный исполняет функции, предусматривающие обслуживание товарных/денежных ценностей, соответственно должности, предусмотренной Перечнем работ и должностей, для которых работодатель вправе заключать договоры-акты о коллективной/индивидуальной МО (далее по тексту – Перечень). Этот список утвержден постановлением № 89 Министерства труда России от 31.12.02;
• сотрудник произвел противоправные/виновные действия с применением вверенных ему ценностей (ст. 243 ТК);
• существует причинно-следственная связь между бездействием (действиями) подчиненного и нанесенным организации ущербом.

Как определено ст. 68 ТК, в ходе трудоустройства до подписания контракта о сотрудничестве работодатель обязан ознакомить потенциального сотрудника под подпись с трудовым распорядком организации и теми локальными нормативными актами, что имеют непосредственную связь с его будущей трудовой деятельностью.

Для материально ответственного лица (МОЛ) могут составляться должностные инструкции, положения и методические указания по кассовым операциям, хранению ценностей и прочие документы, которые определяют прием материальных ценностей при поступлении на работу и дальнейшие действия сотрудника по обращению с этими активами.

Договор о полной МО составляется обязательно в двух экземплярах – для подчиненного и работодателя. Документ может иметь одну из двух типовых форм – индивидуальную либо коллективную.

В акте, по которому производится передача материальных ценностей при приеме на работу, должны отображаться следующие данные:

• общие положения о сотрудничестве;
• предмет контракта;
• права и обязанности нанимателя и подчиненного;
• условия возмещения ущерба;
• дата, адреса и подписи обеих сторон.

Дата составления акта определяет время, начиная с которого МОЛ будет нести полную ответственность за доверенные ему ценности.

Типовой договор может содержать различные дополнительные уточнения: к примеру, в нем могут быть указаны сроки для добровольного погашения ущерба сторонами. В документе также может быть регламентировано, с учетом каких требований должен составляться акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, уходе сотрудника в отпуск и в прочих обстоятельствах, требующих проведения инвентаризации.

Когда составляется акт о полной МО

Акт приема-передачи материальных ценностей может быть составлен при соответствии ситуации таким критериям:

• Сотрудник непосредственно обслуживает/использует денежные, товарные ценности либо иное имущество; оговоренная трудовая функция является для него основной.
• Рассматриваемые трудовые функции относятся к видам работ, приведенным в Перечне, то есть подчиненного можно привлечь к полной МО в случае выявления ущерба. К должностям сотрудников, непосредственно обслуживающих товарные или денежные ценности, приводимым в Перечне, относятся:

• Сотрудники совместно осуществляют работы, касающиеся обработки, хранения, продажи, перевозки, использования переданных им материальных ценностей: когда невозможно разграничить ответственность каждого исполнителя и, как следствие, в случае нанесения ущерба четко обозначить, кто является материально ответственным лицом, устанавливается коллективная материальная ответственность (ст. 245 ТК).

Значимые моменты

Акты о полной МО, заключаемые со всеми сотрудниками компании без учета их профессиональных функций, не обладают никакой юридической силой. Если при этом сотрудник не совершил никаких противоправных действий, описанных в ст. 243 ТК РФ, он будет нести в случае причинения вреда лишь ответственность, ограниченную суммой среднемесячного заработка (ст. 241 ТК).

При проверке организации Государственной инспекцией по вопросам трудового порядка в отношении руководителя может быть составлено предписание о нарушении действующего российского законодательства.

Важно обозначить, что в полном объеме возместить причиненный фирме ущерб могут ее руководитель, заместители руководителя и главный бухгалтер, однако по условиям, утвержденным их трудовыми контрактами, но не актом о полной МО.

Статьей 239 ТК РФ исключается материальная ответственность сотрудника в случаях причинения вреда имуществу компании вследствие:

• нормального хозяйственного риска;
• влияния обстоятельств непреодолимой силы;
• в ситуациях, когда нанимателем не были обеспечены надлежащие условия для сохранности активов.

Материальная ответственность работника и работодателя: Видео

Акт приема-передачи ТМЦ заполняют по форме МХ-1. Используется при регистрации факта хранения различных ценностей (соответствует договору хранения). Классификатор ОКУД содержит следующий код формы: 0335001.

Образец заполнения формы МХ-1

Это двусторонний документ, который заполняется двумя сторонами. Первая – хранитель, физическое или юридическое лицо, принимающее ценности на хранение. Вторая – поклажедатель, физическое или юридическое лицо, передающее ценности.

Образец заполнения унифицированной формы мх-1

Хранители могут быть профессиональными и непрофессиональными. Профессиональные:

• склады;
• банки;
• ломбарды и другие, осуществляющие хранение за определенную плату.

Непрофессиональные:

• библиотеки;
• учреждения образования;
• поликлиники;
• театры и прочие, осуществляющие хранение на безвозмездной основе.

В акте приема-передчи ТМЦ (товарно-материальных ценностей) содержится характеристика и стоимость передаваемой ценности. После подписания этого документа, организация, осуществляющая хранение, несет полную ответственность за сохранность полученной ценности. В случае ухудшения качества, потери или недостачи организация-хранитель возмещает поклажедателю убыток. В финансовом отношении возмещение равно стоимости отдельной части или всего товара. В договоре дынный пункт должен присутствовать в обязательном порядке.

Форма MX-1 унифицирована, подтверждена Постановлением Госкомстата РФ.

Стоит отметить, что любая организация может разработать индивидуальный акт. В этом случае форму МХ-1 берут за образец. Графы, строки и листы сужают или добавляют новые. Запрещается удалять лишь те реквизиты, которые строго установлены Госкомстатом РФ.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работник при поступлении на работу заключает с работодателем трудовой договор, а если он устраивается на материально-ответственную должность, то следует еще заключить договор о материальной ответственности. Передача материальных ценностей при поступлении на работу проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством.

Что такое материальная ответственность

Это обязанность сотрудника возместить причиненный организации материальный ущерб, произошедший по причине не надлежащего исполнения им должностных обязанностей. Материальная ответственность возникает уже после того, как ущерб предприятием понесен. К нарушителю применяют административные, уголовные меры, а также материальное взыскание.

Предприятия постоянно сталкиваются с вопросами, касающимися ответственности за сохранность и использование материальных ценностей. Среди них:

1. прием на работу или увольнение лиц, имеющих отношение к ценностям}
2. заключение договоров на полную материальную ответственность}
3. проведение инвентаризаций, ревизий, прием-передача МЦ}
4. установление фактов хищения, недостачи, повреждения ценностей.

Отвечать за использование и сохранность ценностей могут только сотрудники, имеющие трудовые отношения с работодателем, независимо от формы собственности предприятия.

Кто является материально-ответственным лицом

Давайте посмотрим, при каких условиях на работника возлагается материальная ответственность. Материально-ответственными лицами можно считать всех, кто по работе сталкивается с имуществом предприятия, за порчу которого каждый несет ответственность. Но одно дело -} те, кто обслуживает и пользуется МЦ, а другое дело работник, полностью отвечающий за сохранность и распределение этих ценностей. Вот об оформлении на работу таких лиц и пойдет речь далее.

Как было указано выше, с таким работником заключают письменный договор о полной материальной ответственности. А в трудовом договоре указываются должностные обязанности такого работника, напрямую связанные с хранением, обработкой, приемом и списанием, перевозкой МЦ и других процессов. В соответствии со ст. 348 ТК РФ на данную должность, как на основное место работы, так и по совместительству, не могут быть приняты лица, у которых есть судимости за преступления в корыстных целях, и если такие еще не погашены.

Министерство труда России в постановлении от 31 декабря 2002 г. № 85 указало на конкретный перечень должностей, с которыми необходимо заключать договора о полной материальной ответственности.

Это следующие специальности:

1. кассиры-контролеры, а также временно исполняющие обязанности кассиров или контролеров}
2. руководители, заместители и другие работники, связанные с банковскими депозитами}
3. работники, связанные с изготовлением или уничтожением денежных знаков или ценных бумаг}
4. специалисты, ведущие операции, связанные с оборотом денежных знаков государственной и иностранной валюты, драгоценных металлов}
5. все, кто так или иначе связан с наличными деньгами}
6. руководители, администраторы гостиниц, торговых предприятий, общепитов}
7. работники торговли – продавцы, товароведы}
8. начальники строительных и других производственных цехов}
9. кладовщики, заведующие и работники ломбардов, хранилищ, другие работники, связанные с хранением, транспортировкой ценностей}
10. руководители, провизоры, фармацевты и технологи, участвующие в производстве и реализации лекарственных средств}
11. множество других должностей.

Кроме перечня должностей, с которыми при приеме на работу заключают договор о материальной ответственности, существует еще и ряд работ, связанных с обслуживанием имущества предприятия. Перечень работ, утвержденный Министерством труда, включает:

Список ответственных должностей подразделяется по отраслям промышленности. Договора на полную ответственность за сохранность МЦ заключают не со всеми, кто указан в перечне. Если среди должностных обязанностей сотрудника нет хранения и операций с материальными ценностями, то заключение договора о полной материальной ответственности будет абсурдом, даже если занимаемая должность этого работника или выполняемая работа также указаны в перечне. Сотрудник, заключивший с работодателем материально-ответственный договор, отвечает за сохранность вверенных ему ценностей на основании акта и инвентаризационной описи.

В остальном дальнейшее оформление на работу происходит как обычно. Заключается трудовой договор, где указано, что человек является отвечающим за сохранность ценностей. Издается приказ о приеме на работу на основании трудового договора, и производятся все дальнейшие документальные оформления в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Прием-передача материальных ценностей

Не бывает так, чтобы учет материальных ценностей (МЦ) был на 100% точным, все-таки люди – не машины и могут ошибаться. Поэтому принимающий работник должен быть уверен, что принимает дела в соответствии с документами, а для этого проводят приемку передачу или инвентаризацию МЦ. Инвентаризация проводится не только при увольнении-приеме ответственных лиц, но и при их уходе в отпуск, например, когда его будет заменять другое лицо.

Проводят ревизию МЦ на основе Методических указаний относительно инвентаризации. На предприятии для этих целей создается комиссия, состав которой определяется приказом по форме № ИНВ-22. В приказе указываются даты начала и окончания приемки-передачи МЦ и знакомят с документом всех заинтересованных лиц. До того, как начата ревизия, следует все приходные и расходные документы сдать в бухгалтерию, а все поступившие на хранение МЦ оприходовать, а списанные оформить соответствующим образом.

Инвентаризация проводится в присутствии материально-ответственных сотрудников, как увольняющегося, так и прибывающего. Также в проверке принимают участие все члены комиссии, указанные в приказе. Если хотя бы один будет отсутствовать и не заверит своей подписью акт, то такая инвентаризация может считаться недействительной. Датой проверки определяют фактическое вступление материально-ответственного лица в должность.

Все результаты приемки-передачи фиксируются в акте и описи по формам № ИНВ-4 и № ИНВ-3 соответственно. Далее проводится сравнение фактического наличия МЦ с бухгалтерскими данными и составляется ведомость формы № ИНВ-2б. Вся документация по инвентаризации заполняется, как вручную, так при помощи компьютера. Описи, заполненные ручкой, должны быть оформлены аккуратно, без помарок и исправлений. Исправления производятся с разрешения всех членов комиссии под их роспись и аккуратно перечеркивая и записывая правильные данные сверху. В описи не должно оставаться пустых строк, а если в конце страницы остаются не заполненные строчки, то их прочеркивают.

Одной описи и инвентаризации для принятия имущества не достаточно. Прием материальных ценностей при поступлении на работу производится путем составления акта. Законодательством не установлено типовой формы акта, поэтому составление его проходит произвольно с соблюдением некоторых требований, а именно:

1. в акте отражается перечень принимаемого имущества подробно, включая ценовые и физические характеристики МЦ}
2. перечень составляют согласно ведомостям инвентаризации}
3. указывается дата проводимой приемки-передачи ценностей}
4. акт подписывают обе стороны}
5. следует заверить данный документ у главного бухгалтера и у руководителя структурного подразделения.

После того, как все документы должным образом оформлены и подписаны, сдающий МЦ работник может быть освобожден с должности или переведен на другую работу, в соответствии с его пожеланиями. Данная процедура проводится, когда еще прежний работник считается материально-ответственным лицом, чтобы в случае недостачи, урегулировать проблему на месте. Возмещение ущерба, причиненного работников из-за небрежности, невнимания в работе карается взысканием, которое не должно превышать среднемесячной заработной платы. В случае, если ущерб значительно выше, тогда предприятие вправе передать дело в суд для взыскания в судебном порядке.
Возмещение ущерба работниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа

Любой процесс передачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ) не обходится без составления и оформления такого документа, акт приема-передачи ТМЦ. Причем указанный документ может составляться не только между физическими лицами, но и между организациями и предприятиями.

Как составить акт передачи материальных ценностей от одного лица другому?

Для подтверждения приема-передачи ТМЦ обычно достаточно наличия стандартной расходной накладной, на котором стоит подпись лица, получившего данный товар или принявший его на ответственное хранение. Необходимо отметить, что полномочия на получение товарно-материальных ценностей должна быть подтверждена доверенностью. Но такой вариант далеко не единственный, так как существует еще целый ряд случаев, когда акт приема-передачи имеет свои особенности, и которые будут рассмотрены ниже.

При увольнении

Увольняясь, материально-ответственное лицо обязано передать все ТМЦ другому сотруднику, для чего должна быть проведена инвентаризация. В случае с лицом, собирающимся уволиться, она должна быть осуществлена в период, который отведен существующим законодательством для увольнения сотрудника.

• главного бухгалтера;
• директора предприятия;
• заведующего складом;
• увольняющегося сотрудника;
• сотрудника, который должен принять материальные ценности.

С того момента, как акт будет принят, увольняющийся освобождается от материальной ответственности и никаких претензий к нему не может быть предъявлено.

В безвозмездной форме

Обычно безвозмездная передача ТМЦ обычно представляет собой оформление договора дарения или пожертвования. Акт передачи ценностей может быть составлен в свободной форме и только в случаях, если их общая стоимость превышает сумму размером 3000 рублей. Все ценности, поступившие от физического или юридического лица безвозмездно, закрепляются за организацией на праве оперативного управления.

Во временное пользование

Акт приема-передачи имущества во временное пользование составляется несколькими представителями с обеих сторон, что является прямым подтверждением факта передачи. Причем должность представителя совершенно не важна. Поскольку чаще всего таким имуществом является оборудование, то и в документе должно быть непременно указано с какой именно целью оно передается другой организации или предприятию.

Составить данный документ можно также в свободной форме, для чего достаточно иметь компьютер и принтер, так как необходимый документ легко составляется в ворде.

В одностороннем порядке

Обычно такой документ в одностороннем порядке не подписывается, но законодательство все определяет некоторые моменты, когда данная ситуация все же возможна. Чаще всего такая бумага составляется при приеме строительных и других видов работ, когда их заказчик, несмотря на отсутствие правовых норм, отказывается их принять. Примером могут стать ситуации с приемом квартир от застройщика, которые по каким-либо необоснованным причинам, неведомом подрядчику, не нравятся заказчикам.

От учредителя

Чаще всего документ приема-передачи ценностей от учредителя заключается во внесении их в уставной капитал организации. Форма передачи финансовой или товарной помощи от учредителя может быть самой разной, но наиболее популярный способ - это передача имущества в безвозмездное пользование, для чего составляется акт, который может быть создан в свободной форме, для чего нужен всего лишь компьютер и ворд.

Акт приема передачи материальных ценностей образец, бланк акта приема передачи материальных ценностей

Невзирая на то, что данный документ может быть составлен и по форме МХ-1, и совершенно самостоятельно, в него обязательно входить такие пункты, как:

название организаций или физ лиц, которыми в данном случае является поклажедатель и хранитель, со всеми их реквизитами;

• указание названия документа, его регистрационный номер, а также дата его подписания;
• список передаваемых материальных ценностей;
• подписи участников подписания документа.

Если все же у кого-то возникнут проблемы во время заполнения бланка, то информацию о том, как правильно его оформить, можно без труда почерпнуть из интернета. К примеру, образец акта приема - передачи ТМЦ можно скачать

Данная документация придется к месту не только для любой организации, но и каждый индивидуальный предприниматель должен осознать ее полезность для себя.