Положение и порядок в чем разница. Взаимодействие отделов ИБ и ИТ. Положение о секретариате

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно. Подробнее http://pedagogru.ru Чем отличается регламент от положения

Регламент – это технический документ, который фиксирует свод правил, обязательных для использования в определённой отрасли. Они могут касаться как отдельно взятой организации, так и целого союза государств (техрегламенты стран Таможенного Союза). Как привлечь удачу и деньги
Положение – это свод взаимосвязанных норм, которые регламентируют узкую область жизни организации, общества или государства. Они определяют порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Документ определяет порядок действий (выборы президента, парламента) или статус должностного лица (депутат, военнослужащий).

Разница между регламентом и положением

Таким образом, регламенты и положения – это технические документы, которые издаются в силу необходимости. Они взаимно дополняют друг друга и во многом пересекаются. Так, положение создаёт общую базу для той или иной сферы жизни организации или общества, а регламент – конкретизирует отдельные вопросы. Они могут касаться процедуры и других важных моментов.
В регламенте, как правило, присутствуют технические аспекты, и характер такого документа конкретный. Положение только создаёт правовое поле для отношений, поэтому обладает значительно меньшей степенью конкретизации. Регламент в дополнительных уточнениях не нуждается, и это документ прямого действия.

Отличие регламента от положения заключается в следующем:

Круг обсуждаемых вопросов. Положение устанавливает общие правила, а регламент – уточняет отдельные вопросы.
Степень детализации. Регламенты, в отличие от положений, могут конкретизировать отдельные условия положения, внося ясность в спорные вопросы.
Сущность. Положение очерчивает круг вопросов, процедуру, в то время как регламент – конкретные правила, требования, обязательные для исполнения.
Наличие технических требований. Положение носит общий характер, в то время как регламент обязательно содержит конкретные вопросы – процедуру, максимально допустимые значения и т.д.

Согласно наиболее распространенному определению, регламент представляет собой специальный нормативно-правовой акт внутреннего применения, который регламентирует порядок деятельности определенного государственного органа, описывает его внутреннюю организацию. Так, в РФ существуют регламенты для Государственной Думы, Совета Федерации, высших судебных органов, Генеральной прокуратуры, Центральной избирательной комиссии и ряда других органов.

Так, регламент работы Государственной Думы определяет порядок и периодичность ее деятельности, формы работы, наличие комиссий и комитетов, особенности их создания и упразднения и многие другие вопросы. Для граждан, прямо не связанных с данными органами, регламенты имеют второстепенное значение, однако их положениями можно руководствоваться при оспаривании отдельных действий, решений, актов соответствующих структур.

Регламент как порядок деятельности

Другое определение регламента сводится к обозначению порядка проведения определенных коллективных мероприятий: собраний, заседаний, съездов, конференций. Подобные регламенты принимаются внутри государственных органов и организаций, могут действовать временно или применяться на постоянной основе.

Так, одноразовые мероприятия часто проводятся на основании предварительно утвержденного регламента, который устанавливает особенности поведения и взаимодействия их участников. Ежегодно проводящие съезды политических партий обычно утверждают постоянно действующий регламент, положения которого применяются лишь при наступлении соответствующих событий.

Регламент как свод правил

Изредка термином «регламент» обозначают также свод каких-либо правил, применяемых в определенной узкой сфере жизнедеятельности. В данном значении регламент не является нормативно-правовым актом, однако также используется для регулирования поведения граждан при проведении определенных мероприятий.

Так, часто принимаются регламенты проведения спортивных соревнований, которые распространяют свое действие только на участников данных мероприятий, имеют ограниченное время действия. Другим редким обозначением регламента является название нормативно-правового акта неограниченного распространения, который выражает властные полномочия органов управления государством, однако в России таких актов не выпускается.

Источники:

• О Регламенте Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации

Совет 2: Что в себя включает технический пожарный регламент

Основные положения технического регулирования в области пожарной безопасности и общие принципы ее обеспечения регламентируются федеральным законом от 22 июля 2008 года № 123-ФЗ. Именно в соответствии с ним осуществляется защита жизни и имущества граждан, юридических лиц, а также государственного и муниципального имущества от пожаров.

Инструкция

Технический пожарный регламент описывает общие принципы обеспечения пожарной безопасности, устанавливает систему классификации и терминологию. Кроме того, в нем прописаны и конкретные нормы при проектировании, строительстве и эксплуатации поселений, городских округов, зданий, сооружений, строений, а также требования к производственным объектам, технике и продукции общего назначения.

В документе разъяснены такие понятия, как аварийный выход, безопасная зона, взрыв, взрывоопасная смесь, взрывопожароопасность объекта защиты, горючая среда, допустимый риск, источник зажигания, класс конструктивной пожарной опасности, необходимое время эвакуации, объект защиты и т.д. и т.п. – всего 50 терминов. Точная терминология позволяет исключить любую двусмысленность при трактовке строк документа.

Статьями регламента устанавливаются правовые основы технического регулирования в области пожарной безопасности, правила ее обеспечения для различных строений. Даны классификации возгораний и пожарной опасности веществ и материалов, технологических сред, пожароопасных и взрывоопасных зон и т.д.

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

Этот раздел заполняется на основании карточки процесса . Например:

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
- поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
- продление срока службы оборудования.

Требования к результату:
Отремонтированное оборудование работает исправно;
Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).

Показатели эффективности:
Время простоев;
Срок службы оборудования;
Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

Вход: служебная записка от РП о начале тендера
Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок: …

Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте "Заключение договора".

Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.

2.3. Участники процесса

2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:
3. Правила В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.
Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

На каждом предприятии действуют локальные документы, регулирующие его деятельность. Одним из самых значимых считается регламент взаимодействия между отделами (образец документа будет описан далее). Для руководителя организации он является эффективным инструментом управления. Рассмотрим подробно образец регламента взаимодействия между отделами .

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами , в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого. В этой связи, формируя , следует принимать во внимание три ключевых принципа:

1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

Структура

Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Определения, термины и сокращения.
3. Описания процессов.
4. Ответственность.
5. Контроль.

Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления. При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ , в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.

Приложение

В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков. Графическое изображение можно создать с помощью программных продуктов ПК. Схемы отражают конкретный порядок действий для реализации тех или иных задач. Визуализация удобнее, чем текст. На схеме четко отображается начало процесса и каждого этапа, связь между ними и конечный результат. Такую модель часто используют разработчики регламента взаимодействия между отделами компании по 223-ФЗ . В схеме выделяются такие ключевые параметры, как выходы и входы, участники и клиенты. Если новичок ознакомится с такой моделью, то он сразу же поймет специфику процесса и будет уже готов к реализации определенной задачи.

Инструкция

На первом этапе нужно определить предмет документа и ответственных лиц, т. е. кто составляет и какой регламент. Взаимодействие между отделами бухгалтерии, в частности, осуществляется по четкой схеме, закрепленной законодательством. В этой структурной единице всегда присутствует самый главный сотрудник, отвечающий за соблюдение требований в сфере отчетности. Он и может стать лицом, ответственным за составление регламента взаимодействия между отделами. Образец документа должен обсуждаться всеми сотрудниками. Для этого организуется общее собрание. Если документ регламентирует процесс, в котором сталкиваются интересы более двух отделов, то важно привлечь к обсуждению ключевых сотрудников. Лицо, ответственное за разработку, должен объяснить коллегам важность внедрения правил.

Описание процессов

Его объем будет зависеть от сложности взаимодействия. Если процесс простой, а сотрудник, отвечающий за него, хорошо понимает все этапы реализации, то он может сам составить схему работы с другими структурными единицами. После этого ему следует обсудить документ с остальными участниками. Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения. После этого передается руководителю.

Утверждение

Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании. Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.

Специфика работы ответственного лица

В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа. Их необходимо соблюдать менеджеру, составляющемуосновных стадий:

1. Определение процессов.
2. Выстраивание диаграммы.
3. Детальное описание.
4. Составление текста.

Ответственный специалист изучает распорядок сотрудников в разных подразделениях. Это необходимо для составления описания стандартных ситуаций, включаемого в регламент взаимодействия между отделами. Пример : "Газовая станция осматривается с использованием таких технических средств, как… По завершении обследования составляется отчет".

Определение итоговой цели

Лицо, ответственное за составление регламента, должно иметь представление обо всех процессах, знать обязанности сотрудников, обладать соответствующей квалификацией и уровнем профессионализма. Цель, которую ставит документ, должна быть ясна работникам. В противном случае исполнение регламента окажется дополнительной нагрузкой на сотрудников.

Оптимизация и проектирование

Комплексное изучение процессов, происходящих на предприятии, позволяет выявить слабые места. Анализ ситуаций, результатов, операций дает возможность оптимизировать деятельность. Это, в свою очередь, позволяет сформировать несколько сценариев дальнейшего развития. Так, предприятие может оставить все как есть, создать новую модель работы или откорректировать старую.

Нюансы

Важно, чтобы каждый сотрудник четко представлял, что ему нужно делать и как достигнутые результаты отразятся на его заработке. Именно поэтому необходимо обсудить регламент перед его утверждением. Ключевая роль в отводится, разумеется, руководителю рабочей группы (проекта). В задачи этого специалиста входит постановка острых вопросов. Он должен уметь представить четкую модель процесса. Каждый участник видит картину своими глазами. Необходимо добиться единого понимания. Каждому участнику необходимо объяснить ответственность в создании регламента. В большинстве случаев коллективы скептически относятся к внедрению такого документа. В зависимости от сложности процесса, введение регламента занимает 4-12 мес.

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
6. Изменить или дополнить штатное расписание.
7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
8. Обучить исполнителей новым правилам.
9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
10. Осуществить пробное внедрение регламента.
11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Несогласованность с практикой

Важно доверять создание регламента сотруднику, имеющему непосредственное отношение к рабочей деятельности на предприятии. Предположим, организация стала очень крупной. Руководство вполне может позволить себе сформировать специальную службу, в задачи которой будет входить решение вопросов о развитии. Соответственно, отдел поставит задачу описать все процессы предприятия. Но цель этого мероприятия им неважна. Если регламент составляют люди, не привлеченные к реальной деятельности, то руководящий ею сотрудник исполнять схему не будет. Соответственно, документ работать не имеет смысла.

Отсутствие гибкости

Многие ответственные лица стремятся к максимальной детализации. Такая ситуация обуславливается незнанием отличий между составлением регламента и описанием реальных производственных процессов. Если стоит задача автоматизации операций, их детализация призвана помощь работникам. Потребность в регламенте возникает тогда, когда в производстве задействовано много людей. Их действия часто дублируются, однако каждый человек трактует ту или иную операцию по-своему. Регламент направлен на снятие разногласий. Следует учитывать, что сотрудники организации должны обладать определенной свободой в действиях, позволяющей принять то или иное решение в зависимости от ситуации. К примеру, клиенту можно ответить незамедлительно, а не по истечении какого-то времени.

Большой объем и сложность текста

Оптимальным считается регламент, состоящий из 5-7 страниц. При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки.

Взаимодействие отделов ИБ и ИТ

В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества. В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству. Организация работы осуществляется на основании сложившихся стереотипа о том, что информационная безопасность является частью обеспечения информтехнологии. Если на предприятии не происходит конфликтов между этими службами, то руководитель может задуматься над тем, чтобы оформить службу ИБ в качестве отдельной структуры ИТ-отдела. Соответственно, придется выделить больше ресурсов, в том числе и финансовых, на обеспечение такой деятельности.

Типовой образец

В Общих положениях указываются:

1. Назначение документа. Как правило, присутствует такая фраза: "Настоящим регламентом определяется порядок…".
2. Сфера действия. Регламент может распространяться на работников или объекты.
3. Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
4. Правила утверждения, корректировки, отмены регламента.

В разделе "Термины, сокращения, определения" приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке. Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова "это", через тире. В разделе "Описание процесса" дается пошаговая характеристика. Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций. Описываются не только действия, но и их результат.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального - предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила - нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio - устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).

Правила оформления

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 - 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе "Требования к оформлению реквизитов документа" . Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .

Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "кого?, чья?", например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .

В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел "Общие положения" документа (см. примеры).

Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

• употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
• преимущественное использование страдательных конструкций;
• трафаретность в изложении текста;
• применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
• изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "устанавливает", "разработано", "признается", "возлагается" и т. п.