Главная Госучреждения Порядок ведения личных дел учащихся. Ведение личных дел работников школы. Документы в личном деле ученика

Порядок ведения личных дел учащихся. Ведение личных дел работников школы. Документы в личном деле ученика

ПОЛОЖЕНИЕ

муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

г.Мегион, пгт.Высокий

Положение

о порядке ведения личных дел обучающихся

муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения

«Средняя общеобразовательная школа №6»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».

1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.

2. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.

2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.

3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Заявление;

Копия свидетельства о рождении;

Справка о регистрации с места жительства;

3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:

Заявление ;

Личное дело обучающегося;

Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.

3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

Заявление;

Аттестат об основном общем образовании (оригинал);

Копия паспорта обучающегося.

Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.

Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.

3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.

4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.

4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.

5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».

5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .

Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44 федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения .

Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных работников.

Ведение личных дел работников школы: правовые основания

Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.

При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа работников образовательной организации.

Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно разделить личное дело работника и портфолио педагога на самостоятельные документы.

Примерная структура личного дела работника

В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:

согласие на обработку персональных данных;
документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
копию приказа о приеме на работу;
копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
справку о наличии/отсутствии судимости;
документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
итоги аттестации (действующей);
договор о материальной ответственности (в случае заключения);
иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
содействия работникам в трудоустройстве;
получении образования и продвижении по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы;
обеспечения сохранности имущества.

Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2). После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.
Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника. А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?

Использование системы Сетевой Город. Образование

Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

В систему добавляется информация о работнике по разделам:

Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
Контактная информация (информация о контактах работника);
Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

Подводя итог

Статья 65 ТК РФ содержит широкий , которые работник должен предъявить при устройстве на работу. Однако из всего перечня документов у работодателя должна храниться только трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Сведения о других документах вносятся в карточку формы Т-2.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии. Многие суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Поэтому ведение личных дел работников школы должно быть организовано таким образом, чтобы у контролирующих органов было к работодателю минимум вопросов.

Положение о ведении личных дел учащихся школы

1.Общие положения.

Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами учащихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.

Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.

2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.
Личные дела учащихся заводятся делопроизводителем школы по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Копия свидетельства о рождении;

Справка о составе семьи;

Заявление родителей с указанием, что родители ознакомлены с Уставом школы

Для поступления в 10й класс предоставляются следующие документы:

Личное заявление родителей;

Аттестат об основном общем образовании;

Копию паспорта учащегося.

Для поступления во 2-9ые классы предоставляются документы, перечисленные в п.2.1. данного Положения; для учащихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.

Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.

Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика.

Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5).

Личные дела учащихся хранятся в канцелярии директора в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.

Контроль за состоянием личных дел осуществляется секретарем учебной части, заместителем директора по учебной работе и директором общеобразовательного учреждения.

Проверка личных дел учащихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.

Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел учащихся.

За систематические грубые нарушения при работе с личными делами учащихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.

________________

Согласовано

Председатель профкома

ГБОУ СОШ № 000

________

Согласовано

Председатель Управляющего совета

ГБОУ СОШ № 000

___________

Положение

о распределении стимулирующей части фонда оплаты труда

Государственного бюджетного образовательного учреждения

города Москвы средней общеобразовательной школы

I . Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано на основании ст. 144 Трудового кодекса Российской Федерации, в соответствии с Постановлениями Правительства Москвы от 22 марта 2011 года «О проведении пилотного проекта по развитию общего образования в городе Москве», от 3 августа 2010 г. «Об утверждении единых принципов и рекомендаций по разработке и ведению новых отраслевых систем оплаты труда работников государственных учреждений города Москвы», от 28 декабря 2010 года «О совершенствовании системы оплаты труда работников государственных учреждений города Москвы», Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования», утвержденного Приказом Минздравсоцразвития Российской Федерации от 01.01.01 года № 000н, иными нормативными актами Российской Федерации и города Москвы, Уставом ГБОУ СОШ № 000, коллективным договором и Положением об оплате труда работников школы, которым введена и регламентируется новая система оплаты труда работников школы.

1.2. Настоящее Положение является локальным актом работников Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы средней общеобразовательной школы с углублённым изучением немецкого языка № 000 (далее – Школа), регламентирующим распределение стимулирующих выплат работникам школы. Положение разработано в целях усиления материальной заинтересованности всех работников Школы в повышении качества образовательного и воспитательного процесса, развитии творческой активности и инициативы при выполнении поставленных задач, успешном и добросовестном исполнении своих должностных обязанностей.

1.3. Настоящее Положение не регулирует порядок и условия назначения выплат компенсационного характера, повышающих коэффициентов и иных доплат, относящихся к специальной части фонда оплаты труда педагогических работников.

1.4. Система стимулирующих выплат работникам школы включает в себя поощрительные выплаты по результатам труда.

1.5. Стимулирование работников производится с соблюдением условий, связанных с результатами труда. Премирование по итогам работы, не связанным с результативностью труда, не допускается.

1.6. Основными критериями, влияющими на размер стимулирующих выплат работнику школу являются критерии, отражающие результаты его работы.

Критерии определения качества профессиональной деятельности работников, указанные в настоящем Положении, отражают особенности образовательного процесса, реализуемого в школе, и учитывают весь спектр профессиональной деятельности каждого работника

1.7. Стимулирующая часть фонда оплаты труда школы в соответствии с Положением о системе оплаты труда школы определяется по формуле:

ФОТст = ФОТоу х СТ,

ФОТст – стимулирующая часть фонда оплаты труда школы;

ФОТоу – фонд оплаты труда школы;

СТ – доля стимулирующих выплат в фонде оплаты труда школы. Доля стимулирующей части фонда оплаты труда, являясь целевым индикатором реализации пилотного проекта, определяется школой ежеквартально и закрепляется отдельным локальным актом школы.

1.8. Стимулирующая часть фонда оплаты труда школы для всех работников, в том числе для заместителей директора школы, формируется в соответствии с пунктами 3 и 4 постановления Правительства Москвы от 01.01.01 года «О совершенствовании системы оплаты труда работников государственных учреждений города Москвы» за счет:

2.2. Стимулирующий фонд определяется на текущий финансовый период и распределяется по следующей формуле:

ФОТст= ФОТнадб+ФОТпрем,

ФОТст – стимулирующий фонд;

ФОТнадб – доля стимулирующего фонда для ежемесячных надбавок, установленных за высокие результаты в профессиональной деятельности;

ФОТпрем – доля стимулирующего фонда для поощрительных выплат, за качество выполняемой работы по результатам труда за определенный период.

2.3. Ежемесячные надбавки устанавливаются на определенный финансовый период за следующие результаты труда:

положения	наименование показателя
	Достижение обучающимися высоких показателей промежуточной и итоговой аттестации
	Высокий уровень организации учебно-воспитательного процесса, предпрофильного и профильного обучения
	Позитивные результаты внеурочной деятельности обучающихся по учебным предметам
	Достижение обучающимися стабильно высоких показателей во внеурочной творческой деятельности
	Высокая результативность участия школы в конкурсах и смотрах районного, городского и окружного уровней
	Высокая эффективность коррекционно-развивающей и реабилитационной работы с учащимися, требующими усиленного педагогического внимания
	Высокая эффективность работ по реализации программы развития школы
	Высокая эффективность разработанных программ, положений, экономических расчётов и других документов, способствующих институализации новой практики работы школы по достижению современных результатов образования
	Стабильно качественное содержание помещений и пришкольной территории в соответствии с требованиями СанПиНа, качественное обеспечение безопасности школы
	Качественное ведение документации
	Качественная организация работы общественных органов, участвующих в управлении школой
	Высокая эффективность применения работником здоровьесберегающих или восстанавливающих здоровье технологий
	Высокая эффективность работы по расширению общественного участия в управлении и организации образовательного процесса в школе

2.4. Основанием для установления разовых поощрительных выплат работникам школы являются следующие качественные показатели:

	Обеспечение современного качества общего образования: Стабильность и рост качества образовательных результатов и их соответствие интеллектуальным и личностным способностям обучающихся в сравнении с предыдущим периодом; Достижение обучающимися высоких показателей успеваемости и общественных признаний; Высокие достижения в сдаче Единого государственного экзамена, независимого тестирования, государственной итоговой аттестации по окончании основной школы и других формах внешней независимой оценки качества; Наличие призеров олимпиад, смотров, конференций и других видов конкурсных соревнований, окружного, городского и всероссийского уровней; Наличие сертифицированных достижений коллективов обучающихся по результатам творческих конкурсов, фестивалей различных уровней (кроме школьного)
	Сохранение и укрепление здоровья участников образовательного процесса: Сохранение высокого уровня или положительная динамика состояния здоровья учащихся по результатам мониторинга; Высокая эффективность применения работником здоровьесберегающих технологий; Высокая эффективность организации мероприятий, способствующих восстановлению здоровья учащихся; Высокий процент (выше 70%) охвата обучающихся горячим питанием; Высокая эффективность работы по профилактике вредных привычек;
	Обеспечение результативности и эффективности воспитательной работы : Повышения уровня сформированности ученического и родительского сообщества класса или творческого объединения учащихся, по сравнению с предыдущим периодом; Снижение пропусков и опозданий обучающимися без уважительной причины; Снижение количества обучающихся, состоящих на внутришкольном учете и органах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних; Высокий уровень удовлетворенности обучающихся и их родителей отношениями в системе «учитель-ученик», «учитель-родитель», условиями образовательного процесса
	Обеспечение современного качества организационного, информативно-методического, психолого-педагогического и материально-технического сопровождения образовательного процесса педагогическими и другими работниками школы: Высокая эффективность проводимых педагогом уроков, внеклассных и внешкольных мероприятий с применением современных, в том числе информационных образовательных технологий; Высокая эффективность педагогического сопровождения творческой, проектной, исследовательской деятельности учащихся, индивидуальных образовательных программ и индивидуальных учебных планов; Качественная разработка и своевременное внедрение программ сопровождения , рабочих программ и технологических карт реализации государственного стандарта , высокая эффективность выполнения образовательной программы школы; Высокая эффективность инновационной, опытно-экспериментальной и научно-методической работы школы; Качественная разработка и своевременное внедрение программ оценки качества образовательного процесса в школе; Высокая эффективность содержательной деятельности; Образцовое содержание кабинета; Результативность коррекционно-развивающей и реабилитационной работы с обучающимися, требующими усиленного педагогического внимания; Снижение частоты обоснованных обращений учащихся, родителей и педагогов по поводу конфликтных ситуаций и высокий уровень решения конфликтных ситуаций; Высокий уровень исполнительской дисциплины: подготовки отчетов, заполнения журналов, ведения личных дел, посещения организационно-методических мероприятий; Заведующим кафедрами, заместителям директора по научно-методической, по учебной работе, по воспитательной работе: Высокий уровень организации мониторинга учебно-воспитательного процесса – системы оценки качества образования в школе; Качественная организация предпрофильного и профильного обучения; Качественное выполнение плана воспитательной работы; Качественная организация систематического контроля за информационно-методическим обеспечением учебно-воспитательного процесса, ведением учебной документации и другим направлениям внутришкольного контроля; Высокий уровень организации и проведения итоговой и промежуточной аттестации ; Качественная организация работы общественных органов, участвующих в управлении школой; Сохранение контингента учащихся; Поддержание благоприятного психологического климата в коллективе; Заместителю директора по административно-хозяйственной работе и другим работникам из числа учебно-вспомогательного персонала школы: - оперативно материально-техническое и ресурсное обеспечение образовательного процесса; Качественное обеспечение санитарно-гигиенических условий образовательного процесса (температурного и светового режима, режима обеспечения питьевой воды); Качественное обеспечение выполнения требований пожарной и электробезопасности, охраны труда ; Высокое качество подготовки и организации ремонтных работ ; Высокое качество организации работы по обеспечению санитарно-гигиенических норм в школе в соответствии с СанПиН; Своевременное и качественное сопровождение новой системы оплаты труда, разработка новых положений, подготовка экономических расчетов; Своевременное и качественное предоставление отчетности; Качественное ведение документации; Заведующей библиотекой: Высокая читательская активность обучающихся; Участие в школьных, районных, окружных и городских мероприятиях, оформление тематических выставок, организация мероприятий по пропаганде чтения как формы культурного досуга; Младшему обслуживающему персоналу: Оперативность и качество при выполнении заявок.

2.5. Размеры разовых поощрительных выплат по результатам труда устанавливаются один раз в квартал.

Личное дело учащегося - список документов, который в обязательном порядке составляют, оформляют, пополняют и хранят в образовательном учреждении на протяжении всего периода обучения ребенка. Полномочия ОУ в отношении личных дел учеников регламентированы приказом Минобрнауки РФ, определяющим порядок приема граждан на обучение. К ведению и формированию личной документации школьника должно соответствовать нормам организации документооборота:

личные дела учащихся ведутся с момента приема ребенка в школу до непосредственного выпуска (перевода) из образовательного учреждения;
принципы ведения, изменения и хранения регламентированы Положением о ведении личных дел учащихся - школьным локальным актом;
уполномоченные работники школы (классные руководители, секретарь учебной части и директор) несут ответственность за сохранность бумаг, неразглашение информации личных дел.

Документы в личном деле ученика

Личное дело школьника служит показателем успешности преодоления им всех этапов школьного учебно-воспитательного процесса, состояния его здоровья, индивидуальных особенностей, образовательных достижений и воспитательных проблем. Перечень документов личных дел учащихся школы российское законодательство не определяет, а порядок оформления и структуру ответственный работник школы вправе выбирать самостоятельно, ориентируясь на действующие нормы делопроизводства.

Наименование	Пояснение
Заявление о зачислении учащегося в ОУ.	Пишется на имя руководителя учреждения с обязательным указанием ФИО, даты и места рождения ребенка, домашнего адреса и контактных данных родителей.
Копия свидетельства о рождении.	Допускается подача другого документа, подтверждающего право на получение образования - например, документ, выданный органом попечительства о назначении опекуна, бумаги, выданные консульствами и диппредставительствами. В случае, если фамилия школьника не совпадает с фамилией хотя бы одного из родителей, дополнительно следует запросить свидетельство о заключении брака или иные документы, подтверждающие родство.
Копия свидетельства о регистрации по месту жительства.	Передача копии данного документа актуальна для всех граждан РФ. При принятии в ОУ ребенка иностранного гражданина необходимо запросить документальное подтверждение о законности пребывания семьи на территории страны.
Согласие на обработку персональных данных.	Ввиду того, что документация личного дела содержит персональные данные, во избежание штрафных санкций (взимание до 75 тыс. руб. с учреждения, до 20 тыс. руб. - с руководителя ОУ) необходимо получение соответствующего разрешения от родителей согласно требованиям Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Аттестат об основном общем образовании и заявление	Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы является обязательным для приема учащегося в 10 класс. Вместе с ней учащиеся самостоятельно пишут заявление о приеме в школу, которое после прилагается к делу.
Медицинская документация.	Является не обязательной, но рекомендуемой частью личного дела ввиду важности контроля вакцинации, прохождения медосмотров, целесообразности учета отклонений в состоянии здоровья при разработке индивидуальных образовательных маршрутов, корректирующих программ и учете успеваемости.
Справка с ПМПК, письменное согласие родителей на обучение по адаптированным образовательным программам (для детей с ОВЗ).	С целью обеспечения максимального отображения учебного прогресса ребенка в школе целесообразно подшивать в личное дело копии всех последующих заключений ПМПК, школьного психолога, ответственного врача и других специалистов, курирующих психофизические особенности развития школьника с особыми образовательными потребностями.

Для детей с ОВЗ перечень документов в личном деле расширен также за счет документов о социальном статусе, заявления родителей на обучение ребенка по адаптивной программе, копия индивидуальной программы развития (индивидуального образовательного маршрута), справки с работы и места жительства родителей.

Таким образом, личное дело учащихся школы содержит перечень документов , предоставляющих исчерпывающую личную информацию и данные относительно академических успехов ученика и течения воспитательного процесса. Первым документом, который попадает в личное дело, становится карточка учащегося: ее оформляют параллельно с папкой дела. Затем в личное дело вносят документы, необходимые для приема ребенка в первый класс: приказ о зачислении в ОУ, оригинал заявления родителей, согласие родителей на обработку персональных данных и договор с ними. В отдельных регламентированных законом случаях оригинальны бумаг могут быть заменены копиями (свидетельство о регистрации, свидетельство о рождении и аналогичные документы подаются в копиях).

Требовать от родителей подачи дополнительных документов запрещено, поскольку другие бумаги могут не входить в правовое действие Положения об обработке персональных данных. Если бумаги оформлены на иностранном языке, они должны подаваться в школу с нотариально заверенным переводом.

Личное дело ученика заводят с момента поступления ребенка в школу и наполняют по мере его обучения и взросления. Личное дело оформляет и ведет сперва учитель начальных классов, а после - классный руководитель среднего и старшего звена. Согласно утвержденным в образовательном учреждении требованиям, с течением времени перечень бумаг пополняется:

табелями успеваемости;
справками о состоянии здоровья ребенка;
обновленными сведениями о месте проживания, фамилии, социального статуса;
результатами академических успехов (промежуточных и итоговых аттестаций);
особыми достижениями (похвальными листами, дипломами, грамотами, наградами) и фактами дисциплинарных взысканий;
договорами на оказание дополнительных учебно-воспитательных услуг.

При переводе в следующий класс в личное дело обучающегося в школе включают приказы, адресованные школьникам, обращения и заявления родителей с официальными ответами на них, в том числе и письма об антиобщественном поведении или из комиссии по делам правонарушений несовершеннолетних. В конце каждого учебного года классный руководитель делает соответствующую пометку в документе об отчислении, оставлении на второй год, переводе ребенка в следующий класс, обязательно заполняет графу пропусков уроков, указывая причину отсутствия школьника на занятиях. Он подкрепляет эти сведения табелем успеваемости ученика (изредка - творческими работами, характеристикой учащегося), собственной подписью и штампом школьной печати.

Принципы заполнения и хранения личных дел учеников

Каждое образовательное учреждение самостоятельно решает, как будут оформляться личные дела школьников: в электронном или бумажном виде, прошитыми нитками или скрепленными степлером, что находит отражение в соответствующих локальных актах, с которыми знакомят представителей педколлектива. Если личные дела ведутся в бумажном формате и заполняются в письменном виде от руки, для ведения перечня документов в личном деле учащегося классный руководитель должен использовать только ручки с синими чернилами. На титульный лист папки личного дела, которое хранится в бумажном формате, приклеивают фотографию учащегося (новоприбывшие ученики должны предоставить ее в течение двух недель после зачисления в ОУ), для папок с личной документацией, оформленных в электронном виде, используются цифровые фотографии, которые должны присутствовать в каждом деле. Педагогам важно не путать личное дело с портфолио ученика, в которое вносят сведения о дополнительном образовании, творческих и внешкольных достижениях.

Директор школы приказом назначает ответственного за ведение личных дел школьников работника (в образовательных учреждениях с большим количеством учащихся их может быть несколько). Уполномоченный работник (работники) должен под роспись ознакомиться с приказом и делегированными ним обязанностями.

Ответственному за ведение личных дел учащихся необходимо:

оформлять перечни бумаг, учитывая порядковый номер папки, который зачастую соответствует аналогичному номеру записи в книге учащихся;
следить за аккуратностью заполнения документов, и если допускается помарка, она исправляется с обязательной пометкой и подписью руководителя (уполномоченный секретарь учебной части, делопроизводитель или другой работник школы должен помочь классруку правильно исправить допущенную в личном деле школьника неточность, действуя согласно с принципами делопроизводства и локальными нормативными актами);
оперативно вносить актуальные данные в перечень (если ученик сменил фамилию, место регистрации);
подшивать бумаги, соблюдая хронологию их предоставления (для каждого класса создается отдельная папка, в которой хранятся перечни документов учащихся у школьной администрации).

Чтобы упростить организацию хранения личных дел, каждому из них присваивается порядковый номер с кодом, который соответствует аналогичной записи в алфавитной книге школьников (классный руководитель регистрирует новоприбывших учеников в соответствующей книге у секретаря). Согласно Положению о ведении личных дел обучающихся , личная документация школьников хранится в сейфе или запирающемся шкафу в канцелярии или кабинете директора. Папки с документами под роспись могут получить родители, если они планируют перевести ребенка в другое учебное учреждение, или классные руководители, работающие с перечнем бумаг учеников. Доступ к личным делам, как правило, ограничивается директором школы, его заместителем по УВР, медицинским работником и классным руководителем. Список лиц, которые могут получать личные дела учащихся, определяется приказом директора.

Хранят папки с делами согласно следующему порядку:

дела выпускников 9 классов, которые переходят в 10, остаются на хранении в школьной канцелярии;
папки с документами выпускников 11 классов хранятся в течение трех лет от даты выпуска, а после подлежат утилизации в установленном локальными актами порядке (аналогичные правила действуют для дел подростков, отчисленных из школы);
алфавитные книги записи учащихся подлежат хранению в образовательном учреждении в течение 50 лет.

При этом ежегодно проводится опись и проверка документов в архиве, после чего выдается справка о проверке личных дел обучающихся. Проверка состояния личной документации осуществляется в мае и сентябре, что позволяет контролировать наличие бумаг в начале и конце учебного года. Каждая выдача личного дела фиксируется в соответствующем журнале (учителя-предметники ни при каких обстоятельствах не допускаются к бумагам из личных дел школьников).

В случае перевода ученика в другую школу, прежнее образовательное учреждение передает в новое личную документацию ребенка, на основании которой классный руководитель заново создает личное дело, которому присваивается соответствующий порядковый номер и код, а после - в алфавитном порядке помещается в архив. Обязательным условием является заявление от родителей с письменным согласием на перевод учащегося, а также выписка приказа о зачислении в образовательное учреждение. При этом составляется приказ об отчислении ребенка, делается соответствующая пометка в алфавитной книге и только затем личное дело выдается родителям школьника.

Если образовательное учреждение реструктуризируют или оно прекращает свою деятельность, учреждение-преемник посредством типового акта приема-передачи оформляет массовый прием личных дел учащихся. В этом случае ответственность за правильность оформления и точно передачи документов лежит на стороне, предоставляющей дела. Администрация школы-преемницы проверяет состояние личных дел и наличие в них всех необходимых документов, а в случае отсутствия выписок, справок или сводок - подают в прежнюю школу запрос с указанием отсутствующих бумаг и сопроводительным письмом. Только после проведения сверки и описи в личных делах учащихся акт приема передается в школьную канцелярию на хранение.

Ответственность лиц за оформление и хранение личных дел учеников

Несмотря на наличие приказа Минобрнауки от 15.02.12 № 107 «Об утверждении порядка приема граждан в общеобразовательные учреждения», федеральное законодательство не регламентирует перечень документов, что входят в личное дело школьника . В контексте этого школы локальными актами вправе определять и закреплять порядок оформления и перечень бумаг в личных делах. При этом важно наполнять личные дела информацией, позволяющей соблюдать и защищать права детей, в особенности детей, оставшихся без попечения родителей, и детей-сирот. Поскольку личные дела являются конфиденциальной информацией, выдача личной тайны детей классифицируется как уголовное преступление нарушения неприкосновенности частной жизни. Ответственность должностных лиц распределяется следующим образом:

На директоре школы лежит ответственность не только за регулярный контроль корректности заполнения личных дел, но и за организацию их хранения.
Классрук отвечает за аккуратность, точность и своевременность ведения записей, полноту данных о школьниках, за сохранность папок и своевременное ознакомление родителей с внесенными в дела изменениями.
Медицинские работники школы, по согласованию с руководством центральной районной больницы, заполняют амбулаторную медицинскую карту, отвечая за точность данных в ней.
Уполномоченный работник, действия или бездействие которого привели к утере личного дела, привлекается к дисциплинарной ответственности директором школы или начальником управления образования, в обязательном порядке проводится расследование причин потери.

Заместитель директора по УВР контролирует комплектацию и правильность заполнения личных дел, чтобы по итогам проверки составить справку с замечаниями ответственности лицу. На основании этой справки директор может издать приказ:

о присвоении благодарности за добросовестное и ответственное ведение дел;
о назначении повторной проверки после исправления ошибок;
постановке недобросовестного классрука на индивидуальный контроль;
об объявлении классному руководителю административного взыскания, если был выявлен факт систематических нарушений правил ведения документации.

ПРИНЯТО УТВЕРЖДЕНО

на заседании педагогического Приказом по МБОУ «Бесединская СОШ»

совета №__ от «___» ________20__г № __ от «___»_______20_____г

Председатель педагогического совета Директор школы_____________

_______________/_________________/ /Майданова И.Н./

Положение

о ведении и проверке

личных дел обучающихся

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в школу и ведутся классными руководителями до ее окончания.

1.2. Личные дела хранятся в канцелярии в строго отведенном месте.

1.3. Личные дела обучающихся хранятся в общей папке с указанием школы, класса (его литера при наличии параллелей), ф. и. о. классного руководителя.

1.4. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем (форма списка см. приложение № 1). Списки меняются ежегодно.

1.5. На списке обучающихся классный руководитель в течение года своевременно отмечает движение обучающихся (когда и куда выбыл обучающийся, когда и откуда прибыл).

1.6. По окончании школы личное дело обучающегося хранится в архиве школы 3 года.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ .

2.1. Личная карта личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью школы.

2.2. На титульном листе личного дела приклеивается фотография обучающегося. Вновь прибывшие обучающиеся, не имеющие фотографии в личном деле, обязаны предоставить ее в течение недели со дня прибытия.

2.3. На обратной стороне личной карты должны быть записаны сведения об обучающемся его родителях, полный домашний адрес.

2.4. Итоговые оценки и запись о переводе в следующий класс (переведен(а) в ___класс), второгодничестве (оставлен(а) в __классе), окончании курса основного общего образования, полного среднего образования (окончил(а) __ классов) ежегодно заверяются подписью классного руководителя и круглой печатью школы.

2.5. В графе «иностранный язык» классный руководитель обязан записать изучаемый язык (например, английский язык)

2.6. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.7. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.8. Записи карандашом в личном деле запрещаются.

3. ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЛЕКТОВАНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.

3.1. При комплектовании личных дел обучающихся родители должны представить следующие документы:

■ копия свидетельства о рождении ребенка

■ фотография ¾.

■ заявление о приеме в школу на соответствующем бланке (заявление о приеме обучающихся 1-9 классов пишут родители, 10-11 классов – сами обучающиеся), ■ справка о состоянии здоровья обучающегося (при поступлении обучающегося в первый класс и прибывшего из других школ)

■ свидетельство о регистрации по месту жительства (пребывания)

■ копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.

■ копия медицинского полиса.

3.2. При комплектовании личных дел документы на обучающегося располагаются в следующем порядке:

1. Титульный лист (форма см. приложение № 2)

2. Опись документов личного дела (приложение № 3)

3. Список класса

4. Личная карта

5. Заявление родителей

6. Свидетельство о рождении

7. Свидетельство о регистрации по месту жительства(пребывания)

8. Справка из медицинского учреждения о состоянии здоровья

9. Копия медицинского полиса

10. Договор о сотрудничестве

11 Согласие на обработку персональных данных

11. Справка об инвалидности (при наличии)

12. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)

13 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя и круглой печатью школы.

14. Иные документы.

4. ОБЯЗАННОСТИ КЛАССНОГО РУКОВОДИТЕЛЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПРИ ПРИЕМЕ ОБУЧАЮШИХСЯ В ШКОЛ.

4.1. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге (например номер К / 5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву К под номером 5).

4.2. Классный руководитель первых классов должен зарегистрировать каждого обучающегося в алфавитной книге у секретаря и присвоить соответствующий номер личному делу обучающегося, обязан внести номер личного дела каждого обучающегося в классный журнал, в графу «Сведения об обучающихся».

4.3. Классный руководитель 1-11 классов при приеме в школу вновь прибывших обучающихся должны перерегистрировать в соответствии с записью в алфавитной книге личные дела обучающихся.

5. ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ ПРИ ВЫДАЧЕ И ПРИЕМЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ОБУЧАЮЩИХСЯ.

5.1. Секретарь выдает родителям или обучающимся бланки заявлений о приеме в школу или выбытии из школы.

5.2. Секретарь визирует заявления родителей и обучающихся 9-11х классов у директора школы.

5.3. Секретарь делает в личных делах обучающихся отметку об их выбытии (когда, куда, по какой причине).

5. 4. Секретарь выдает личные дела обучающихся, выбывших из школы на основании письменного заявления родителей или лиц их заменяющих только при предоставлении справки подтверждающей место дальнейшего обучения или высылает по запросу общеобразовательного учреждения.

5.5. Секретарь отмечает выбывших обучающихся в алфавитной книге, своевременно печатает приказы на выбывших и прибывших.

5.6. Секретарь знакомит родителей вновь прибывших обучающихся с Уставом школы, документами о лицензировании и аккредитации образовательного учреждения; с документами, регламентирующими права и обязанности участников образовательного процесса, в том числе с договором между школой и родителями обучающихся.

5.7. Секретарь выдает один экземпляр договора, подписанный директором школы и родителями, родителям вновь прибывших обучающихся. Один экземпляр остается в личном деле обучающегося.

6. КОНТРОЛЬ ЗА СОСТОЯНИЕМ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

6.1. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по учебно-воспитательной работе.

6.2. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля не менее 2 раз в год. В случаях несвоевременного оформления личных дел, обнаружения в ходе плановой проверки невыполнения требований к ведению личных дел классными руководителями, проверка осуществляется внепланово, оперативно, выборочно.

6.3. Цели контроля - правильное и полное комплектование личных дел, своевременное оформление.

6.4. По итогам проверки заместитель директора по учебно-воспитательной работе готовит справку с указанием замечаний конкретному лицу.

6.5. Итоговая справка предоставляется директору школы. По итогам справки директор вправе издать приказ с указанием санкций за ведение личных дел обучающихся:

За ответственное, добросовестное и аккуратное ведение личных дел – благодарность;

Замечание по оформлению личных дел – назначается повторная проверка;

Замечания за неправильное и неполное комплектование личных дел, несвоевременное оформление – классный руководитель ставится на индивидуальный контроль заместителя директора по учебно-воспитательной работе и предоставляет объяснительную о причинах недобросовестного отношения к ведению личных дел обучающихся;

За систематическое и грубое нарушение Положения о ведении личных дел обучающихся директор вправе объявить административное взыскание.

Приложение № 1

Список обучающихся _____класса

алфавитной

Дата рожде

(число,месяц год)

Серия, № свиде

ва о рождении

№ медицинского полиса

Отметка о прибытии,

С. Беседино

Приложение № 2

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Бесединская средняя общеобразовательная школа»

Курского района Курской области

Личные дела

обучающихся______класса

МБОУ «Бесединская средняя общеобразовательная школа»

Классный руководитель Ф.И.О.

Приложение №3

Опись документов личного дела обучающегося

1. Личная карта

2. Заявление родителей

3. Копия свидетельства о рождении

4. Копия свидетельства о регистрации по месту жительства(пребывания)

5. Справка из медицинского учреждения

6. Копия медицинского полиса

7. Договор о сотрудничестве.

8. Согласие на обработку персональных данных

9. Копия справки об инвалидности (при наличии)

10. Копия документа об опеке, попечительстве (при наличии)

11 Копия аттестата об основном общем образовании, заверенная подписью руководителя (секретаря) и круглой печатью школы.

12. Иные документы.