Правила оформления акта выполненных работ оказанных услуг. Акт выполненных работ: зачем он нужен и как правильно его составить. Важные требования при оформлении акта выполненных работ

Инна Армстронг рассказывает о методике BeSmart, которая поможет получить максимальную выгоду от участия в любой выставке, и делится планом по подготовке к событию.

Участие в выставке - одна из стратегий развития продаж как на внутреннем рынке, так и на международной арене. Подписанный контракт о начале сотрудничества с партнером или продажи конечным B2B/B2C-потребителям - желанный результат для каждой компании, которая принимает участие в выставке. Однако для многих реальность далека от планов, и в конечном счете выставка может даже не окупить вложенные в нее средства. Тому есть несколько причин:

• У компании нет четких целей и задач, она участвует только ради участия.
• Не проведен предварительный мониторинг рынка (если компания принимает участие в выставке за рубежом) на наличие спроса и предложения на их товар/сервис;
• Заранее не сделан точечный поиск и выборка по основным потенциальным партнерам/клиентам, чтобы установить первичный контакт, получить обратную связь о возможности сотрудничать и договориться о встрече на выставке;
• Персонала не подготовлен к работе на стенде и не умеет обрабатывать собранные контакты после выставки;
• Некачественно подготовлены маркетинговые материалы и так далее.

Все перечисленные моменты критичны участия в международных выставках.

4 этапа подготовки к выставке

Чтобы получить максимальную отдачу от выставки, компании должна грамотно распланировать свое время. Подготовку к выставке можно разбить на 4 основных этапа:

1. Сбор и анализ информации для выбора рынка и выставки.
2. Подготовка к выставке.
3. Работа на выставке.
4. Пост-выставочная работа.

Правильно выстроенная работа на каждом из этих этапов - залог успеха. Но этап подготовки к выставке может принести плоды (то есть продажи) еще до участия. На этом этапе ваша цель - запустить дистанционные продажи (полный цикл продаж) либо назначить встречи на выставке с заинтересованными в покупке/сотрудничестве компаниями (частичный цикл продаж).

Кейсы

В прошлом месяце мы работали с ирландской небольшой пивоварней, которая планировала выйти на рынок Германии через сотрудничество с дистрибьюторами. В августе они планировали посетить один из крупных пивных фестивалей, чтобы представить сорта пива и встретиться с потенциальными партнерами.

Перед поездкой компания сделала точечную выборку потенциальных партнеров, провела с ними первичные переговоры. Начав с семи дистрибьюторов, заинтересованных рассмотреть маркетинговые материалы, компания уже через месяц заключила контракт с немецким партнером, а еще с двумя пока идут переговоры. Получается, что для компании изменилась и цель участия в выставке: продажи уже сделаны (а у них ограниченные возможности производства), значит, можно расслабиться и хорошо провести время!

Другой пример, который демонстрирует важность подготовки, тоже 2017 года, - это кейс немецкой компании, которая ехала на выставку Securika в Москве. Для них это уже пятая выставка за последние семь лет. Компания хотела расширить партнерские каналы, хотя на рынке уже есть их дистрибьютор. Цель на выставку - минимум восемь встреч с потенциальными партнерами. В итоге после четырех недель интенсивной работы было назначено 18 целевых встреч, а уже на выставке подписаны предварительные договоренности о старте сотрудничества с тремя компаниями. Отличный возврат инвестиций на участие!

Эти кейсы демонстрируют, что реально достигнуть поставленных KPI, если правильно подойти к организации времени до выставки.

Что конкретно делать перед выставкой

Вот несколько полезных советов для подготовки к выставке. По этой схеме мы работаем с ВЭД-проектами:

• Поставьте четкие цели и задачи, а также обозначьте ожидаемый - измеримый и реальный - результат от участия в выставке. Ставить цели можно с помощью методики СМАРТ (SMART).
• Определите портрет вашего целевого партнера или клиента: это поможет вам, когда будете определять стратегии поиска потенциальных контактов и готовить маркетинговые материалы.
• Уделите должное внимание вашему товару/сервису. Хороший продукт - это весомая часть успешной продажи.
• Просматривайте списки участников выставки: среди них могут быть ваши потенциальные партнеры и клиенты. Нужные контакты могут найтись в бизнес-справочниках (Switchboard Yellow Pages, Europages ) , трейдерских базах (ThomasNet, Makers Row, MFG, Kompass, Alibaba, AliExpress, IndiaMart), онлайн-каталогах поставщиков, провайдеров, спикеров выставок, форумов, конференций. Не оставляйте без внимания и статьи в зарубежных изданиях.
• Не делаете рассылку холодных писем с предложением «купить» ваш товар/услугу: продажи в лоб не работают; нужно пошагово установливать контакт с потенциальными партнерами или клиентами. Узнайте сначала, говорите ли вы с ЛПР и интересно ли им в принципе то, что вы хотите предложить, и только потом отправляйте подробную информацию.
• Сделайте перевод вашего сайта минимум на английский язык и подготовьте качественную продающую презентацию компании максимум на 15 слайдов. Презентация должна фокусироваться на преимуществах для клиента или партнера. Не забывайте также, что презентация для потенциальных партнеров (преимущества от сотрудничества с вами) отличается от презентации для B2B/B2C-клиентов (преимущества от покупки) - у этих целевых аудиторий разные потребности. Клиентам важно качество товара/услуги, гарантии и послепродажный сервис. Для партнеров немного другое - привлекательная партнерская программа (как это ни банально - сколько они заработают, сотрудничая с вами).
• Назначайте как можно больше встреч на выставке. Так ваши потенциальные партнеры или клиентаы смогут вживую увидеть ваш продукт и оценить качество. Обсудить перспективы сотрудничества можно будет лично.
• Не забывайте о подготовке персонала к выставке: именно от компетенций и профессионализма ваших сотрудников будет зависеть исход. Кроме того, ваши сотрудники - это лицо бренда.
• Отдельно нужно продумать схему, как вы будете обрабатывать контакты посетителей. Наверняка вам знакома ситуация, когда идет поток посетителей, а вы не успеваете внести пометки, с кем и о чем разговаривали. Визитные карточки складываются в общий «пот», и после выставки сложно вспомнить, кому принадлежит карточка, о чем был разговор и что делать дальше. Знакомо?

Методика BeSmart

Мы в NeuVenture Global разработали методику BeSmart, которая шлифовалась на протяжении нескольких лет и была проверена многими нашими клиентами и партнерами в действии. Она помогала в более чем 15 странах мира и на разных конференциях, начиная от региональных местных выставок и заканчивая крупнейшими международными событиями - например, Кантонской и Ганноверской ярмарками.

Основной секрет методики BeSmart - заранее прописанная кодировка возможных сценариев общения с потенциальными партнерами или клиентами, а также намеченные дальнейшие шаги. Вы можете использовать этот код на выставках, чтобы сократить время, которое специалисты тратят на комментарии по каждому посетителю. Пример такой кодировки, которая будет написана на визитке одного из посетителей (вместо длинных комментариев о вашем разговоре): «К8 – 26.6ППЛ - 1.7В».

Теперь по порядку. Вот параметры кодировки, что и как зашифровывать:

1. Критерий оценки статуса посетителя

• «К» - клиент
• «П» - партнер
• «И» - инвестор

2. Критерий оценки заинтересованности

По шкале от 1 до 10, где 1 – низкая заинтересованность, 10 - высокая заинтересованность/потенциал в сотрудничестве. Это даст вам возможность после выставки уделить особое внимание наиболее приоритетным контактам, которые в кратчайший срок принесут прибыль.

3. Дата следующего контакта

Во время разговора вы, скорее всего, оговорите следующий шаг и временные рамки. Например, договоритесь связаться после 26 июня (через пару недель после выставки), чтобы обсудить детали контракта.

4. Какой следующий шаг

• «П» - отправить письмо. «ПП» - с презентацией компании; « ПКП» - с коммерческим предложением; «ППЛ» - с прайс-листом.
• «З» - звонок вашему бизнес-партнеру в указанный день.
• «В» - договоренность о встрече в указанную дату.

В результате ваш специалист на выставке вместо заполнения анкеты на визитке ставит кодировку - «К8 – 26.6ППЛ - 1.6В», что означает: «потенциальный клиент с высокой заинтересованностью в сотрудничестве, которому нужно отправить письмо с прайс-листом 26 июня, а далее договориться о встрече 1 июля».

Ваша компания может закодировать и другие параметры, чтобы облегчить работу специалистов на стенде.

Успехов вам в международной выстовочно-ярморочной деятельности!

Сразу скажу, что все мероприятия отследить в них невозможно, пожалуй, и не нужно. Очень помог Facebook. Всякий раз, когда мы отмечали, что хотим посетить то или иное мероприятие в группе FB, он выводил нам похожие варианты.

Таблица с мероприятиями

Все варианты мы сводили в таблицу, получилось по 10-20 ивентов в месяц. Осталось только выбрать приоритетные мероприятия. Для этого мы сравнили все ивенты по трем критериям: наличие потенциальных клиентов и партнеров среди посетителей (искали их в списках спикеров, посетителей и спонсоров), цене и форматам участия.

Как стать экспонентом?

Мы уже неоднократно презентовали наш проект в России. В марте 2018 года впервые побывали на выставке в Европе – вместе с фондом The Untitled мы участвовали в выставке Ticino Fashion Tech Valley в швейцарском Лугано. Выставляться за рубежом – совсем другая история. Основных отличий два – за рубежом выбор в разы больше, но и участие намного дороже. Сделали несколько запросов по участию и получили такие расценки: в среднем выставочное место в зоне для стартапов стоит около 2-3 тысяч евро.

Так, например, стенд на один день на Web Summit в Лиссабоне стоит 1490 евро со скидкой, стенд на лондонском форуме BVE – 1995 фунтов стерлингов, цена аренды индивидуального стенда начинается от 500 евро за квадратный метр. Так, на том же BVE 1м2 выставочного пространства стоит 514 фунтов стерлингов, и это пока самая низкая цена из всех вариантов, которые мы рассмотрели.

В феврале нам, как резиденту Сколково, предложили поучаствовать в двух технических ивентах:

Viva Technology в Париже

TechXLR8 в Лондоне

Мы подали заявку на оба ивента, и уже в конце марта узнали, что отобрались.

Заявка

Началась подготовка.

Как подготовиться?

Основная задача перед выставкой – подготовить проект к презентации.

К поездке мы приготовили:

буклет компании на английском языке;

презентацию проекта на английском языке для демонстрации на плазме;

питчевую презентацию;

elevator speech.

Буклет

Как это было: Viva Technology Inc

VivaTech – пилотный проект президента Эмманюэля Макрона, главное событие в его программе продвижения инноваций во Франции. Соорганизаторы –Les Échos, Orange, BNP Paribas, LVMH, Google. В этом году VivaTech посетили 100 тысяч человек. В работе форума приняли участие 9 тысяч стартапов и технологических компаний, 1 900 инвесторов и журналистов со всего мира.

В 2018 году выставка проходила с 24 по 26 мая. Надо отдать должное нашим организаторам – стенд Skolkovo и РЭЦ был подготовлен на ура. Белые тумбы, плазмы, переговорная комната с цветами и кофе. Нам оставалось только забрать бейджи и начать работу.

Фото стенда

На выставке крупные корпорации, такие как LMVH, Air France, Media lab TFI и семейство Мюлье представили технические стартапы из своих акселераторов. Среди спикеров был Марк Цукерберг, основатель Slack Стюарт Баттерфилд и президент IBM Джинни Рометти. Неудивительно, что посетителей было много. Чтобы хоть как-то помочь им сориентироваться, организаторы VivaTech устраивали специальные экскурсии, стенд Сколково, к сожалению, в маршрут не входил.

К концу дня посетители окончательно напоминали частицы из картинки о броуновском движении, хаотично бродили по площадке и уже явно ничего не видели. Несмотря на это у нашего стенда всегда был народ, подходили группами и индивидуально.

Презентация проекта

В итоге в день мы презентовали проект в среднем по 80 раз за день и к финалу окончательно охрипли. Зато результат получился внушительный – более 40 лидов – представителей медиа, е-commerce и государственных организаций.

Как это было: TechXLR8 в рамках London Tech Week

London Tech Week – крупнейший международный фестиваль высоких технологий. В среднем каждый год фестиваль посещают 55 тысяч участников из 157 стран мира. В этом году в рамках недели прошли 8 конференций, свои проекты на выставках и выступлениях представили более 8 тысяч компаний. Среди спикеров были основатель Википедии Джимми Уэлс и сооснователь портала «Lastminute.com» Марта Лэйн Фокс.

Мы участвовали в выставке TechLR8. По масштабам мероприятие уступало Viva Technology в Париже. Большая часть посетителей пришла в день открытия, к третьему дню народу значительно поубавилось. Мы представляли свой проект под вывеской MADE IN RUSSIA. Стоит ли говорить, что внимания наш стенд привлекал много. За три дня выставки мы познакомили с проектом более сотни посетителей, дали интервью британскому журналисту и собрали 48 контактов.

Фото стенда

В целом, как и во всем, были свои минусы и плюсы. В любом случае, опыт получили ценный. Делимся с вами.

Минусы

Тысячи посетителей – еще не залог успеха выставки

Каждый ивент старается похвастаться большой посещаемостью и количеством участников. По нашему опыту, это далеко не залог успеха. Когда много и людей, и стендов, вероятность найти нужного человека сводится практически к нулю, а вот количество случайных посетителей, наоборот, растет в геометрической прогрессии.

Приложения по назначению встреч не работают

Каждое крупное мероприятие создает свое приложение для нетворкинга. В обязательном порядке в нем регистрируются все участники. В приложении, как правило, можно найти нужный контакт и назначить встречу. Как в Париже, так и в Лондоне мы нашли около 20 представителей наших потенциальных клиентов и партнеров. Назначили встречи, каждое приглашение сопроводили кратким пояснением. И, увы, напрасно ждали в назначенный час, ни одно из наших сообщений даже не было прочитано.

Установить контакт с нужным человеком очень тяжело

Как правило, на подобные мероприятия отправляют людей, которые не принимают никаких решений в компании. К выставке они относятся как к развлечению, к стендам подходят, чтобы взять буклеты и сфотографироваться для отчета. Топ-менеджмент выступает в качестве спикеров, пробиться к ним после выступления невозможно.

Плюсы

Познакомились с конкурентами

Любая выставка, какой бы она ни была, отличный способ показать себя и посмотреть на других. Когда на одной площадке представлены тысяча проектов, невозможно не познакомиться с конкурентами поближе и не узнать о новых технологиях. Общая картинка складывается достаточно быстро.

Проверили, насколько понятен наш продукт обывателю

Каждый слушатель, кем бы он ни был, дает свою оценку проекту. Ценнее всего вопросы, они дают понять, что именно в будущем нужно пояснить в статьях о проекте, презентациях, буклетах и на сайте.

Получили опыт презентации проекта для разных аудиторий

Выставка – не питчевое соревнование. Никто не урезает тебя во времени, строгой структуры рассказа тоже нет. К десятому-пятнадцатому слушателю на стенде сложится свой рассказ и своя презентация проекта. Мы начинали с общей презентации на 2-3 минуты. К концу первого дня сами по себе сформировались отдельные спичи для разных категорий слушателей.

Посещать внутренние мероприятия

В рамках крупных выставок всегда проходят мастер-классы, конференции и семинары. Чаще всего они бесплатны, и поучаствовать в них может любой желающий. Это совсем не значит, что на мероприятии соберутся городские сумасшедшие, наоборот, придут наиболее заинтересованные специалисты. На London Tech Week мы совершенно случайно наткнулись на небольшое мероприятие для ритейла от коллегии Лондонских адвокатов. Ничего особенного не ожидали, но все равно пошли, в итоге оказались на бизнес-вечеринке, где собрались только нужные нам контакты.

Уметь отсекать лишнее

Как мы уже говорили выше, оба раза мы ездили со стендом Сколково под вывеской Made in Russia. Громкое название привлекло не одного любопытного, всех их можно было разделить на три категории: 1) иммигранты, ностальгирующие по родине – не опасны, но отнимают много времени, так как любят поговорить; 2) иммигранты, ненавидящие родину – опасны, своей желчью изрядно портят настроение и вызывают желание сбежать с выставки; 3) европейцы, выращенные на стереотипах об СССР, – не опасны, как правило, спрашивают, захватили ли мы с собой ружье, пытают ли нас в застенках КГБ и как поживают медведи.

Закреплять нужные контакты сразу

Как говорится, куй железо, пока горячо. Так и с контактами. Закреплять их нужно сразу, идеально – день в день, в любом случае не позднее, чем через неделю. Оптимальный вариант – отправить запрос на добавление в друзья в LinkedIn, презентацию проекта – на электронный адрес уже после выставки.

Подготовить яркую видеопрезентацию и отточить спич

На общих стендах единственное, чем можно выделиться – это грамотная видеопрезентация, которая транслируется на плазме. Мы скомпоновали видео и слайды PowerPoint, подобрали яркое оформление под логотип, иконки, минимум текста, и, вуаля, каждый пятый хвалил нашу презентацию и говорил, что его привлекла именно она.

Всегда помнить, что главное в презентации любого проекта – вы сами

На стенде держите спину ровно и улыбайтесь, телефон отложите в сторону. На тумбе должен быть идеальный порядок – только промоматериалы, никаких стаканчиков с кофе и яблочных огрызков. Конечно, этот совет может показаться банальным, но мы не один раз видели, как тумба превращалась в свалку, а представитель проекта в замысловатый крючок, зависший в телефоне. Персонаж, который всем видом показывает: «Мне не до тебя, не подходи».

Результаты

По итогам двух выставок мы собрали более 80 лидов, большинство из них уже в работе.

Проект представили как частным компаниям, так и государственным организациям. В Лондоне и Париже стенд посетили представители Британской и Французской торговых палат.

Выставки, семинары, конференции и ярмарки – это отличные места для того, чтобы найти новых клиентов и партнеров. Ведь на эти мероприятия очень редко попадают случайные люди. В основном круг приглашенных на официальные мероприятия лиц включает в себя именно потенциальных партнеров для бизнеса.

Каким образом вы можете использовать открывающиеся возможности?

Для начала вам стоит уяснить, что самые крупные ваши заказчики и клиенты будут приходить к вам именно по рекомендациям. Ни реклама, ни рассылка или ваш сайт. А рекомендации.

Зная это, вы будете действовать осмотрительно и решительно. Ведь рекомендации вам могут давать знающие вас люди. Те, у кого осталось от вас хорошее впечатление.

Общение

Поэтому на любых мероприятиях нужно общаться. Не обязательно сразу переходить на интересную вам тему, или предлагать сотрудничество. Общайтесь на языке собеседника. Дайте ему высказаться.

Умение слушать – это одно из важнейших качеств друга. А ведь вам нужно просто подружиться с вашими будущими партнерами. Не стоит занимать собеседника на долгое время. Идите дальше. Налаживайте знакомства с другими, после того, как пообщались с одним человеком или группой лиц.

Официальные мероприятия в том и привлекательны, что сюда приходят для создания деловых знакомств. И многие будут не против узнать, кто вы. Ведь они тоже ищут клиентов.

Поэтому не забывайте раздавать…

Визитки

Их можно вручать и сразу при знакомстве, и перед тем, как собрались уходить. Визитные карточки обязательно должны быть с вами всегда и везде. Ведь вы руководитель предприятия.

– это лучшее средство ненавязчивого напоминания о себе. Она всегда будет под рукой и ваш будущий клиент или партнер вспомнит о вас, когда вы ему понадобитесь.

Но даже если вы ему не понадобитесь, он вспомнит о вас, чтобы порекомендовать своему другу. Так и действует «сарафанное радио». И самые крупные контракты заключаются именно через знакомых. Чтобы найти клиентов, надо уметь пользоваться визитными карточками.

Напоминайте о себе

Когда официальное мероприятие завершено, и ваши новые знакомые разъехались по домам, они скоро о вас забудут. Поэтому не забывайте вы о них. Кто заинтересован в сотрудничестве? Позвоните и пригласите вашего будущего клиента в ресторан или же на другое неофициальное мероприятие.

Так вы сможете узнать друг друга получше, если намерены дружить. А если ваши интересы совпадают, то приглашайте его прямо в офис для деловой беседы.

Но в любом случае, вам необходимо через некоторое время напомнить о себе и о своей фирме.

Официальные мероприятия будут для вашей компании настоящим выходом в свет больших продаж, если вы сможете наладить деловые знакомства. Поэтому не стоит пренебрегать ими и считать их слишком скучным и малозначащим событием.

Найти клиента на профессиональной выставке, соответствующей профилю вашей компании или ярмарке довольно просто. Нужно лишь общаться и не забыть взять с собой визитки.

В качестве первичного учетного документа применяемого заказчиком для фиксации факта выполнения исполнителем каких-либо работ или оказанных услуг на ряду с договором применяется акт выполненных работ. В данном документе содержится информация как о проведенных услугах, работах, так и их стоимости. Акт составляется в двух экземплярах, на нем ставятся подписи ответственных лиц и печати каждой из сторон, один экземпляр остается у заказчика, а другой у исполнителя. Подписанный с двух сторон акт является фактом принятия работы заказчиком.

При оказании услуг, как правило, между исполнителем и заказчиком заключается договорные отношения, основанием которых является договор. В договоре могут быть прописаны разные условия, например, сроки и ход выполнения работ, ответственность сторон при не выполнении договорных условий, отдельно может указываться предварительная смета работ и т.д. Однако договор не устанавливает факт выполнения услуг или работу исполнителем, именно для этого и применяется данный акт.

Кроме того, акт выполненных услуг (работ) – это двухсторонний документ и должен быть подписан обеими сторонами. Для исполнителя это будет являться фактом сдачи выполненных работ или ее части, а для заказчика ее принятие. Причем к процедуре принятия работ необходимо относиться со всей серьезностью, ведь фактически исполнитель подтверждает, что он не имеет претензий к заказчику в отношении выполненных в его адрес работ или услуг.

Согласно ГК РФ ст. 720 заказчик должен принять работу в установленные договором сроки. В случае выявления нарушений условий договора или обнаружения недостатков и дефектов, которые значительно влияют на качество услуг (работ) заказчик должен описать в соответствующем акте и известит об этом исполнителя. После исправления замечаний, указанных в акте заказчик подписывает документ.

После подписания акта выполненных работ по договору оказания услуг как заказчиком, так и исполнителем, документ обретает юридическую силу. При этом у заказчика возникает обязанность перед исполнителем по оплате оказанных ему услуг или проведенных работ в установленных договором сроки. И хотя унифицированный формы нет, существуют 2 официальные формы, которые, как правило, применяются строительными организациями:

• отображает факт выполнения работ или услуг.
• отображает общую сумму денежных средств, которая была затрачена для выполнения работ.

Однако организация может применять и свою разработанную форму, но при этом она должна содержать ряд необходимой информации.

В какой момент составляется документ:

Как составить акт выполненных работ

Акт может быть составлен как в свободной форме, но с содержанием определенной информации, так и по форме КС-2, КС-3. Свободная форма должна содержать следующую информацию:

Нюансы составления акта

Стоит отметить, что акт приема передачи услуг должен быть оформлен в той валюте, в которой будет осуществляться взаиморасчеты между исполнителем и заказчика.

Что делать, если были выявлены недостатки по выполненным работам, если акт выполненных работ уже был подписан? Данный вопрос является спорным, на основании ГК РФ ст. 720 заказчик должен отразить выявленные недостатки при приеме работ, если они не являлись скрытыми. Решение судов двояко – одни встают на сторону заказчика, другие на сторону исполнителя, ведь акт уже подписан сторонами.

С другой стороны договор не является выполненным в должном виде, если работы выполнены не с соответствующим качеством, поэтому акт не может свидетельствовать о том, работы выполнены качественно. На основании этого можно осуществить возврат оплаченных средств. В связи с неоднозначностью ситуации рекомендуется решать такие вопросы при помощи квалифицированных юристов, которые помогут решить возникшие проблемы.

Акт выполненных работ образец, бланк

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

По правилам предприниматели, отчитывающиеся по общей системе налогообложения, либо работающим на едином налоге и выполняющие работы (услуги) по заказу, должны выдавать своим заказчикам такой документ, который подтверждает факт выполнения работ (услуг). Данный документ чаще всего представлен актом выполненных работ.
Самое интересное, что акт выполнения работ нужен не только заказчику, но и самому исполнителю, так как он подтверждает не только исполнение ряда обязательств по качеству, срокам и объемам работам по договору, но и является неким гарантом отсутствия внезапного возникновения претензий и последующих судебных разбирательств.

В российском законодательстве нет утверждённой унифицированной формы для данного документа. Поэтому организации могут разрабатывать собственные формы актов, при этом можно ориентироваться на существующие официальные формы КС-2 и КС-3 , которые служат для отображения факта выполненных работ и сумм, затраченных на их выполнение.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт выполненных работ

При составлении акта в шапке указывается наименование и порядковый номер документа, а также место и дата его составления. Далее следует указать:

• наименование исполнителя и заказчика;
• должность и ФИО представителя каждой из сторон;
• документ, на основании которого действует представитель одной и другой стороны - устав или доверенность (указывается дата выдачи и номер доверенности);
• номер и дата составления договора, на основании которого выполняются работы;
• период, за который были выполнены работы;
• общая стоимость работ за период;
• таблица с наименованиями выполненных работ со стоимостью и общим итогом;
• отметка о том, что выполнены в полном объёме и в срок, и о том, что заказчик не имеет претензий к исполнителю;
• печати исполнителя и заказчика, а также должность, подпись и ФИО их представителей.

Для исполнителя и заказчика данный акт является именно тем нужным документом без которого, невозможно учесть и узаконить затраты предприятий, и соответственно невозможно учесть эти затраты при расчете налога на прибыль. Существует две формы данного документа. Одни составляется только в том случае, если исполнитель по договору должен что-то передавать, а заказчик принимать по результату выполнения заказа. Другая форма является только подтверждением того, что услуга является фактически оказанной в назначенный срок. При заполнении того и иного формата бланка должны указываться:

1. Стоимость произведенных работ с учетом НДС, их сроки и объемы.
2. Дата составления договора, порядковый номер договора и акта, а также счета, предоставленного заказчику.
3. Юридические наименования организаций, как подрядчика, так и заказчика, печати и подписи обеих сторон.

Акт составляется в двух экземплярах, один из них остается у подрядчика, другой у заказчика, он также служит основанием для проведения и получения оплаты за произведенные работы. Конечно, заказчик может отказаться от подписания акта в том случае, если он не согласен с предложенным качеством или объемами произведенных работ. В этом случае акт подписывается только одной стороной, необоснованность такого действия может быть признана только судом.

Вообще, существуют определенные правила приема-сдачи работ или услуг, на основании которого и проводится составление данного акта. Согласно ним по выполнении заказанных услуг и работ в установленный срок, не позднее двух дней со дня окончания этого срока, исполнителем заказчику предоставляется Акт приемки-сдачи в двух экземплярах.

После чего Заказчик в течение трех дней с момента получения такого документа производит приемку выполненных работ или услуг посредством подписания акта.
Если имеются основания для отказа, то клиент обязан в этот же срок предоставить мотивированный отказ о подписании документа. Если же в течение указанного срока от заказчика не поступили ни отказ, ни подписанный акт, считается, что услуги или работы были приняты в полном объеме в день предоставления соответствующего документа.