Реестр переданных документов образец бланк. Реестр документов – порядок применения и правила оформления Реестр недостающих документов образец
Реестр - это список или перечень. Согласно другому толкованию, это слово означает книгу для записи документов, имущества, других дел.
В процессе работы любой компании создаются документы, отображающие суть ее деятельности. Количество таких бумаг постоянно растет. Хранение и уничтожение таких документов регулируется правилами, установленными федеральными органами.
Чтобы на предприятии не было хауса с бумагами, необходим реестр. Большое количество документов нужно структурировать и систематизировать. Реестр - это система, которая значительно облегчит работу с бумагами и позволит находить их в кратчайшие сроки.
Архивная обработка и хранение документов являются трудоемкой работой. Но каждое крупное предприятие должно внедрять у себя такую систему. Большие массивы бумажной и цифровой информации заносятся в реестр документов.
Специалисты работают с любыми данными:
Договоры-поручения;
Транспортно-экспедиционные накладные;
Бухгалтерские и кадровые документы и др.
Работы по составлению реестров включают в себя:
- Перечисление специалистами в оглавлении каждого дела перечня документов, которые входят в его состав.
- Внесение этого списка в электронный реестр.
- Проставление сроков хранения каждого или его группы.
- Если дело хранится в архиве, то в реестре указывают номер короба, где оно находится.
При разработке нового технического задания на предполагаемый проект определяется которая будет занесена в опись.
Реестр - это перечень информации, которая заносится в журнал или на электронный носитель. Каждая группа документов имеет свое краткое оглавление. Примерное составление реестров:
Личные дела для отдела кадров;
Документы бухгалтерии компании;
Заключенные договоры организации;
Страховые полисы;
Кредитные договоры;
Для архитектурно-проектных организаций;
Периодические издания;
Каталог всех документов компании с составлением описи или реестра.
Составление реестров в компании позволяет значительно сократить время на поиск документа и ресурсов. В крупных компаниях никак не обойтись без строгой описи и группировки всей документации. Но и мелкие фирмы могут внедрить у себя такую систему учета.
Организация, которая занимается розничной торговлей, учитывает товары не только по ценам производителя, но и по продажным. По какой стоимости будет вестись решает сама торгующая компания. Образование цены продажи должно подтверждаться документально. В розничной торговле на каждый товар составляется реестр. Это дает возможность вести учет по каждой единице продукции, по покупной стоимости и продажной.
Единого образца, по которому ведется учет товара, нет. Торговая организация самостоятельно составляет форму документа «Реестр цен», где содержится полная информация о продукции и ее реквизиты. Такая бумага составляется ежедневно на весь поступающий товар. Утверждает розничную стоимость руководитель компании.
Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.
Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Создание печатной формы
Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.
В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:
Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр...».
Заполнение печатной формы
Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel - «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».
В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР("Печать ДМО"!G1;"Реестр ДМО"!A2:J102;2;ЛОЖЬ)
Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».
Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.
Вы можете скачать ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.
Основные нюансы, связанные с рассматриваемым документом, упомянуты в:
- приказе ФНС 2014 года, которым утверждена отчетность 3-НДФЛ;
- Регламенте, утвержденном приказом ФНС от 25.02.2016 № ММВ-7-6/ (Приложение № 3 и др.).
В них, в частности, есть информация о том, что такое реестр, как должен выглядеть бланк реестра прилагаемых документов к 3-НДФЛ и порядок его оформления. Самое главное, что отмечено: реестр для 3-НДФЛ плательщику составлять не обязательно. Это только его право, но отнюдь не обязанность.
Бланк документа
Узнать, как должен выглядеть бланк реестра подтверждающих документов к 3-НДФЛ , можно, помимо прочего, на официальном сайте налоговой службы. Там же указаны все изменения, которые периодически вносят в этот документ. Как правило, это происходит ежегодно. Поэтому бланк реестра к 3-НДФЛ 2016 может отличаться от варианта 2015-го года. Его точный вид описан в приказе ФНС 2016 года.
В конце реестра достаточно лишь даты и вашей подписи, а в начале:
Самое удобное – скачать реестр подтверждающих документов к 3-НДФЛ на нашем сайте. Достаточно загрузить и распечатать образец.
Кто формирует перечень
Как уже сказано выше, этот документ плательщик создает только по собственному желанию. И если такового нет, то в инспекцию можно передавать документы в том виде, в котором они есть. И уже сами контролеры будут приводить их в нужный вид. В частности, они создадут соответствующий реестр документов к 3-НДФЛ на бланке 2016 года и оформят его согласно всем правилам.
Как проверяют перечень
Если конкретный человек все-таки удосужился самостоятельно заполнить реестр к 3-НДФЛ за 2016 год, то в задачу сотрудников ИФНС уже войдет проверка правильности его оформления. В первую очередь, они сверят число и виды присланных материалов с теми, что отмечены в реестре. Кстати, точно такая же цифра должна фигурировать и на титульном листе этой отчетности.
Для передачи документов обычно пользуются акт приема-передачи, который призван зафиксировать факт перехода документации от одного сотрудника другому.
Это могут быть договоры фирмы, учредительные документы, кадровые или бухгалтерские, любые другие документы, для внутреннего использования и для внешнего, необходимые при взаимодействии с другой организацией.
Порядок составления акта передачи документов
Для порядка и возможного контроля документацию следует передавать, используя акт приема-передачи, который так же можно назвать реестром, который должен содержать следующие данные:
- название документа;
- место и дата его составления;
- наименование юридического лица;
- полное имя составителя самого акта
- полное имя лица, которому переходят документы, а также наименовании его компании, если это не внутренний документ;
- непосредственно перечень документов;
- указание их регистрационного номера;
- подпись лица и печать компании при необходимости.
Правила передачи документов
Для его создания нет определенной формы, поэтому его составление не вызывает особых трудностей. Изготавливается в двух экземплярах, по числу сторон.
Главное его достоинство состоит в том, в случае возникновения спорной ситуации, такой документ позволит доказать факт перехода документов. Принимающая сторона должна внимательно изучить и сверить фактическое наличие с указанным в описи, и уже удостоверившись в правильности информации, подписываться под ней.
В случае такой необходимости может быть дана оценка дел, комментарии к проводимой процедуре для отражения объективности, тогда это включают в текст акта. Когда список документов слишком велик, его обычно оформляют приложением к акту.
Если речь идет о внутренних документах, то причиной передачи документов может быть перевод сотрудника на другую должность или его увольнение. Кроме того, документы, подающиеся в государственные органы, так же подлежат описи, на один экземпляр ставится пометка о дате получения и входящий номер.
В современном мире все чаще используется информация на электронном носителе, но тем не менее бумажное делопроизводство практикуется повсеместно. Иногда с использованием компьютером для ведения таких отчетов, где специальная программа содержит информацию о месте нахождении документации, какому лицу передана и в какой отдел.
Кроме того, последний этап «жизни» всех документов в любой компании — это размещение их в архиве. Для передачи дел в архив организации так же необходимо составить их опись, для чего так же используется акт передачи документов.
Ниже расположен типовой бланк и образец реестра передачи документоввариант которого можно скачать бесплатно.
