Регламент взаимоотношений между организациями. Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства). Взаимодействие юридической службы с другими подразделениями
Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи
В целях оформления перевозочных и иных документов с использованием электронной подписи при организации перевозок грузов и порожних вагонов структурными подразделениями ОАО "РЖД":
1. Утвердить и ввести в действие с 1 июля 2013 года Типовой регламент взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи (далее - Регламент).
2. Руководителям департаментов, филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" при организации перевозок грузов и порожних вагонов руководствоваться настоящим Регламентом.
3. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на генерального директора Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД" Кунаеву Е.А.
Вице-президент ОАО "РЖД"
С.Бабаев
Типовой регламент взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи
1. Термины и определения, общие положения
Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия между Центром фирменного транспортного обслуживания - филиалом ОАО "РЖД" (или его структурными подразделениями) и структурным подразделением ОАО "РЖД" (или линейным предприятием структурного подразделения) __________________ при электронном обмене документами с применением электронной подписи при оформлении перевозочных документов в автоматизированной системе ЭТРАН.
В настоящем Регламенте используются следующие термины и определения:
ТЦФТО - территориальный центр фирменного транспортного обслуживания - структурное подразделение Центра фирменного транспортного обслуживания - филиала ОАО "РЖД";
структурное подразделение - филиал или структурное подразделение ОАО "РЖД", в т.ч. линейное предприятие структурного подразделения, которое является участником перевозочного процесса;
АС ЭТРАН - Автоматизированная система централизованной подготовки и оформления перевозочных документов;
АС ОЗ - Автоматизированная система создания и обработки заявок на предоставление доступа к информационным ресурсам ОАО "РЖД";
заявка - заявка на перевозку грузов формы ГУ-12;
ЭОД - электронный обмен документами;
ЭП - электронная подпись;
ЭД - электронный документ;
СЗИ - средство защиты информации;
СКЗИ - средство криптографической защиты информации;
УЦ - удостоверяющий центр.
2. Порядок организации обмена электронными документами
3. Технология взаимодействия
3.1. Обмен ЭД, подписанными ЭП, между ТЦФТО и структурным подразделением _________________ осуществляется в порядке, определенном в следующих документах:
- положении об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной цифровой подписи при организации перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД" , за исключением приложений N 1 , и перечня удостоверяющих центров, обеспечивающих подтверждение юридической значимости документов (далее - Положение);
- технологиях оформления заявок на перевозку грузов формы ГУ-12 , перевозочных документов, перевозочных документов на собственный подвижной состав, заявлений на переадресовку груженых вагонов, заявлений на переадресовку собственного подвижного состава, ведомостей подачи и уборки вагонов, накопительных карточек, учетных карточек, ведения электронной базы доверенностей владельцев вагонов, ведения электронной базы подвижного состава, используемого грузоотправителями при перевозках грузов (далее - Технологии). Указанные в настоящем пункте Положение и Технологии размещены на сайте ОАО "РЖД" по адресу www.rzd.ru в разделе "Грузовые перевозки" - "Территориальный центр фирменного транспортного обслуживания" - "Система фирменного транспортного обслуживания" - "Правила грузовых перевозок".
3.2. Обмен ЭД между ТЦФТО и структурным подразделением ______________ осуществляется с использованием сертификата ключа проверки электронной подписи, предоставленного сторонам УЦ ОАО "РЖД".
3.3. При взаимодействии ТЦФТО и структурного подразделения ______________ осуществляется обмен следующими ЭД с применением ЭП:
- заявка на перевозку грузов;
- распоряжение на транспортировку грузов;
- перевозочный документ на перевозку грузов;
- перевозочный документ на перевозку собственного порожнего состава;
- требование-накладная на транспортировку грузов;
- заявление на переадресовку груженого вагона;
- заявление на переадресовку собственного порожнего состава;
- учетная карточка;
- ведомость подачи и уборки вагонов;
- накопительная ведомость;
- уведомление о смене владельца вагона в заявке;
- раскредитование накладных на груженый рейс;
- раскредитование накладных на порожний рейс.
3.4. Дата начала обмена ЭД устанавливается сторонами в совместном протоколе, подтверждающем готовность сторон к осуществлению обмена ЭД с использованием ЭП.
3.5. При возникновении у одной из сторон (сторона-инициатор) форс-мажорных обстоятельств (перебои связи, сбой программного обеспечения и т.п.) незамедлительно передается письменное уведомление произвольной формы. Возобновление обмена ЭД производится на основании письменного уведомления стороны-инициатора.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ,
N 13-14, 2013 год
Об утверждении Типового регламента взаимодействия между структурными подразделениями ОАО "РЖД" при оформлении перевозочных и иных документов в автоматизированной системе ЭТРАН с применением электронной подписи
| Название документа: | |
| Номер документа: | 1236р |
| Вид документа: | Распоряжение ОАО "РЖД" |
| Принявший орган: | ОАО "РЖД" |
| Статус: | Действующий |
| Опубликован: | РЖД-Партнер-ДОКУМЕНТЫ, N 13-14, 2013 год |
| Дата принятия: | 03 июня 2013 |
| Дата начала действия: | 01 июля 2013 |
При этом его содержание должно быть емким, но кратким. Не рекомендуется использовать сложные, многосоставные предложения. Текст должен быть доступен для понимания. Кроме того, следует обратить внимание на термины. Не следует заменять понятия синонимами, использовать аббревиатуры без расшифровки. Взаимодействие отделов ИБ и ИТ В настоящее время на многих предприятиях контакты этих служб весьма затруднены. Связаны сложности с внутренними конфликтами отделов ИТ и ИБ. Существует несколько вариантов обеспечения эффективного их сотрудничества. В качестве первого и самого простого выступает наличие работников (одного или нескольких), специализирующихся на информационной безопасности внутри службы информтехнологии. Регламент взаимодействия между отделами ИТ и ИБ в этом случае отражает типичные подходы к сотрудничеству.
An error occurred.
Информация о контактных данных (адрес электронной почты, телефон) доводится ответственным работником Юридического управления до сведения специализированной организации самостоятельно в срок не позднее 10 рабочих дней с момента заключения с ней договора на оказание юридических услуг (далее — договор). 7. Проверка качества оказываемых специализированной организацией правовых услуг осуществляется посредством проведения текущего, предварительного и последующего контроля.
III. Текущий контроль 8. Текущий контроль осуществляется на протяжении всего срока оказания специализированной организацией юридических услуг ликвидируемому банку путем предоставления этой организацией в Юридическое управление Агентства информации о судебных делах с участием ликвидируемого банка и иных значимых мероприятиях, а также анализа указанной информации Юридическим управлением. 9.
Образец регламента взаимодействия между отделами, примеры
Утвержден решением Правления Государственной корпорации «Агентство по страхованию вкладов» от 6 июня 2013 г. (протокол N 34) РЕГЛАМЕНТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЮРИДИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ С ПРИВЛЕЧЕННЫМИ ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЛИКВИДАЦИОННЫХ ПРОЦЕДУР СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ (Решением Правления Агентства установлено, что настоящий Регламент вводится в действие, начиная с 1 августа 2013 г.) I. Общие положения 1. Настоящий регламент определяет порядок взаимодействия Юридического управления с привлеченными для осуществления ликвидационных процедур специализированными организациями при выполнении Агентством функций конкурсного управляющего (ликвидатора) кредитными организациями (далее — банки).
2.
Положение о работе юридического отдела
Важно
Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.Цели Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:
- Установление и поддержание порядка при оформлении документации, эффективный контакт между структурными единицами.
- Предотвращение конфликтных ситуаций в коллективе. Если заранее будет определены схемы взаимодействия по работе, доля участия того или иного сотрудника в процессах, спорные ситуации не возникнут.
- Оперативное вхождение в коллектив новичков.
Регламент помогает разобраться со структурой взаимодействий, указывает, какие документы будут использоваться работником, с какими службами он будет контактировать.
Взаимодействие юридической службы с другими подразделениями
Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции. 3.2. Выполнение задания. 3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.
3.2.2.
Инфо
Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день. 3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки.
Внимание
Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи. 3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.
3.3. Отчет о выполнении задания. 3.3.1.
Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)
Юридическим департаментом. III. Текущий контроль 7. Текущий контроль осуществляется на протяжении всего срока оказания юридических услуг ликвидируемой кредитной организации путем представления Специализированной организацией в соответствии с условиями Договора об оказании юридических услуг в Юридический департамент информации о судебных делах с участием ликвидируемой кредитной организации и об иных значимых мероприятиях, а также проверки достоверности и правильности указанной в Акте информации, в том числе: информации о пропуске срока предъявления требований к находящимся в процедурах банкротства должникам — юридическим лицам, а также процессуальных сроков для обжалования состоявшихся судебных актов; подаче исковых заявлений с нарушением правил подведомственности; причинах полного или частичного отказа удовлетворения требований. 8.
Юридический отдел: обязанности и функции
В ходе согласования ответственный работник Юридического управления проверяет достоверность и правильность указанных в Акте сведений о выполненных работах и их соответствие сведениям, включенным специализированной организацией в отчеты или внесенным в информационные системы Агентства. 13. При выявлении недостоверности содержащихся в Акте сведений либо их несоответствия отчетам (внесенной информации) ответственным работником Юридического управления составляются замечания к Акту.
До устранения со стороны специализированной организации замечаний ответственного работника Юридического управления Акт не подлежит подписанию со стороны банка. 14.
Регламент может распространяться на работников или объекты.
- Нормативные документы, в соответствии с которыми разработан акт.
- Правила утверждения, корректировки, отмены регламента. В разделе «Термины, сокращения, определения» приводятся понятия, используемые в документе. Все аббревиатуры должны быть расшифрованы. Термины следует приводить в алфавитном порядке.
Каждое понятие указывается с новой строки в ед. ч. Определение термина приводится без слова «это», через тире. В разделе «Описание процесса» дается пошаговая характеристика.
Целесообразно ввести подпункты. Каждый из них будет соответствовать конкретному этапу. В этом же разделе указываются сотрудники, привлеченные к выполнению тех или иных операций.
Описываются не только действия, но и их результат.
Взаимодействие Юридического департамента со Специализированными организациями осуществляется в объеме заключенных с ними Договоров об оказании юридических услуг по следующим направлениям деятельности: — взыскание дебиторской задолженности в пользу кредитной организации, а также сопровождение исполнительных производств; — рассмотрение возражений конкурсных кредиторов по результатам рассмотрения их требований конкурсным управляющим (ликвидатором) кредитной организацией; — рассмотрение разногласий с кредиторами кредитной организации, в том числе при оспаривании кредиторами действий (бездействия) конкурсного управляющего (ликвидатора) кредитной организацией; — правовое сопровождение дел о банкротстве должников кредитной организации; — иные направления. 5.
Регламент взаимодействия с юридическим управлением
Если бизнес-процесс сложный, то каждый сотрудник разрабатывает свою часть модели. После этого все проекты компонуются и обсуждаются. В ходе ознакомления с базовым документом все заинтересованные сотрудники могут предложить те или иные корректировки и дополнения. После этого регламент взаимодействия между отделами компании передается руководителю. Утверждение Оно может осуществляться напрямую. В этом случае руководитель сам подписывает регламент взаимодействия между отделами компании.
Образец документа может утверждаться и косвенно. В таком случае руководитель издает приказ. В гриф утверждения вносятся регистрационные данные распорядительного акта.
Специфика работы ответственного лица В некоторых организациях в штате предусматривается должность менеджера по качеству. На практике выработаны определенные этапы подготовки документа.
Структура Какой регламент взаимодействия между отделами можно считать правильно составленным? Обычно документ включает в себя следующие разделы:
- Общие положения.
- Определения, термины и сокращения.
- Описания процессов.
- Ответственность.
- Контроль.
Источниками определений могут служить законодательные акты, ГОСТы и прочие документы. К последним, в частности, относят Приказы министерств, ведомств, правительственные постановления.
При этом ссылки на нормативные документы, положения которых были использованы, должны включаться в регламент взаимодействия между отделами. Образец для ЛПУ, в частности, содержит указания на Приказы Минздравсоцразвития, Министерства здравоохранения региона.
Приложение В нем, как правило, приводится графическая модель бизнес-процесса. Она изображается в виде схемы, состоящей из нескольких блоков.
На каждом предприятии существуют документы, регламентирующие деятельность этого предприятия. Например, регламент работы отдела разрабатывается для того, чтобы каждый сотрудник, задействованный в каком-либо бизнес-процессе, хорошо понимал, что он должен делать, как и когда, и что должно получиться у него в результате. Или, например, регламент взаимодействия подразделений нужен для того, чтобы отделы или подразделения компании передавали друг другу информацию или документы в определенном порядке или по установленным правилам. Для руководителя этот документ — один из главных инструментов управления. Правильно составленный регламент помогает достичь нужного результата в заданный срок. Каким же должен быть регламент бизнес-процесса?
Требования к регламенту
Критерий эффективности регламента - его доступность для исполнителя . Если менеджер детально распишет все составляющие процесса, но его подчиненные ничего не поймут - будет ли толк от такого документа?
Поэтому при составлении регламента нужно учитывать 3 основных принципа:
- Регламент пишется на основании модели (схемы) бизнес-процесса. Причем качество регламента прямо зависит от того, насколько тщательно проработана схема.
- Регламент имеет структуру , определенную моделью бизнес-процесса. Все основные пункты схемы бизнес-процесса должны присутствовать в регламенте, все они важны, и мы поговорим о них в следующем разделе.
- Регламент должен быть написан сухим, официальным языком . Не стоит бояться канцеляризмов - гораздо важнее избежать двусмысленности. В документе используют только простые, короткие предложения с прямым порядком слов (подлежащее - сказуемое). Формулировки должны быть однозначными. Все термины и аббревиатуры следует расшифровать. Для этого составляется список терминов и определений.
Самые частые ошибки в регламенте:
- Слишком большой объем. Оптимальный размер - не более 5-7 страниц.
- Сложный текст, длинные составные предложения.
- В терминах и названиях использованы синонимы. Одна и та же операция или документ должны на протяжении всего регламента называться одним и тем же словом.
- Использованы сокращения без расшифровки.
- Не обозначены конкретные исполнители.
- Не все шаги описаны. Возможно, отдельные действия покажутся составителю очевидными - но их все равно нужно описать.
Регламент должен быть понятен любому сотруднику компании - как опытному работнику, так и новичку.
Структура регламента
Хороший регламент содержит описание входа и выхода бизнес-процесса (с чего начинается и чем всё должно закончиться), требования к содержанию и качеству работ, обязанности и ответственность каждого исполнителя, способы передачи информации.
Разработчику регламента удобно описывать бизнес-процесс в форме таблицы, разложив его на отдельные операции (в соответствии с моделью):
Но сотруднику будет трудно сориентироваться в такой таблице, а тем более работать по ней. Поэтому обычно регламент представляет собой многоуровневый список.
Основные пункты регламента:
- Общие положения. Здесь определяют назначение документа (цель бизнес-процесса).
- Термины и определения. В этом пункте приводят расшифровку терминов.
- Сокращения. Здесь необходимо расшифровать все используемые в тексте сокращения.
- Условия и ограничения. Здесь следует описать условия, при которых начинается процесс (в каком случае он происходит), требования к результату и ограничения - когда можно отступить от требований документа и как нужно действовать в этих случаях.
- Требования к процедурам. В этой части подробно описывают все операции, входящие в бизнес-процесс, — кто, когда, что делает, что будет результатом, требования и комментарии.
- Ответственность. Кто и за что отвечает.
- Контроль. Кто и как контролирует результаты.
Приложения: схема бизнес-процесса, формы документов и т.д.
В заключение приведем пример регламента:
Регламент бизнес-процесса «Аттестация персонала»
1. Общие положения.
1.1 Цель - дать оценку уровню квалификации работника, оценить соответствие работника занимаемой должности.
1.2 Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений.
2. Основные термины и определения:
Аттестация — определение квалификации, уровня знаний и умений работника предприятия.
3. Сокращения:
4. Условия и ограничения.
4.1 Сроки проведения аттестации….
4.2 Состав аттестационной комиссии…
4.3 Аттестации подлежат….
4.4 Аттестации не подлежат…
5. Порядок проведения аттестации.
5.1 Подготовка к аттестации включает в себя…..
5.2 График аттестаций составляется…..
5.4 … (подробно описываются все стадии процесса в соответствии с моделью, если видов аттестации несколько - для каждого вида)
6. Ответственные лица (указывается состав аттестационной комиссии и лица, отвечающие за проведение аттестаций).
7. Приложение (схема процесса, форма приказа об аттестации, формы аттестационных листов и т. д.)
*************************************************************************************************
Что у нас нового?
Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
Регламент процесса "Процесс"
1. Общие положения
1.1. Область применения
Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.
1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте
Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.
Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.
Сокращения терминов можно вводить в тексте
регламента в скобках по следующему образцу:
«Полное наименование (далее – сокращенное
наименование)». Второй вариант – делать сноски
внизу той страницы, где впервые использован
термин, так лучше читается.
2. Процесс
Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).
2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности
Этот раздел заполняется на основании карточки процесса . Например:
2.1.1. Цели процесса
ремонта оборудования:
- поддержание оборудования в рабочем состоянии с
минимальными затратами,
- продление срока службы оборудования.
Требования к результату:
Отремонтированное оборудование
работает исправно;
Время простоя оборудования не
превышает установленного регламентом срока;
Себестоимость ремонта в пределах
запланированных средств;
Заинтересованные сотрудники
проинформированы о начале ремонта (не менее чем
за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по
окончании).
Показатели эффективности:
Время простоев;
Срок службы оборудования;
Затраты на ремонт и обслуживание.
2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса
Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:
Вход:
служебная записка от РП о начале
тендера
Выход:
подписанный договор передан в
бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок:
…
Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия,
например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние
работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму
менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно
без тендера. Порядок заключения договоров описан
в регламенте "Заключение договора".
Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.
2.3. Участники процесса
2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).
2.2.1. Ответственные за элементы
процесса:
2.3. Процедуры процесса
Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:
2.7. Сферы ответственности участников
Здесь перечислено, кто из участников за
что отвечает, например так, либо в форме матрицы
распределения ответственности:
3. Правила
В данный раздел включаются правила,
связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента
документооборота):
Сюда сотрудники смогут добавлять и
новые правила, о которых они договорились. Сюда
же должна быть включена информация из всех
приказов, относящихся к данному процессу.
4.Процедуры процесса
Этот раздел представляет собой описание
каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица
операций + результат + требования к промежуточным
результатам. Например:
Далее идёт описание каждой процедуры в
виде таблицы: каждая операция описывается одной
строкой таблицы.
Также в регламенте описываются
документы. Они либо описываются после каждой
процедуры (пишем требования к каждому документу,
который упоминается в процедуре), либо выносятся
в одтильный раздел.
Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).
- Скачать документ (формат.doc) (188 КБ)
- Скачать документ (формат.pdf) (392 КБ)
Приложение
к приказу Службы по делам архивов
Ханты-Мансийского автономного округа – Югры
от 07.03.2019 № 28-Пр-23
Регламент
взаимодействия структурных подразделений
Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и
контрактного управляющего при осуществлении закупок
товаров, работ, услуг для государственных нужд
I. Общие положени я
Настоящий Регламент взаимодействия структурных подразделений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и контрактного управляющего при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд (далее - Регламент) устанавливает требования работы по взаимодействию структурных подразделений Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее - Служба) и контрактного управляющего при осуществлении закупок товаров, работ, услуг для государственных нужд Службы (далее - закупки) в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон № 44-ФЗ).
Основные понятия, используемые в настоящем Регламенте, применяются в том же значении, что и в Законе № 44-ФЗ.
Действие настоящего Регламента распространяется на закупки, осуществляемые Службой.
Закупки осуществляются в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации, Законом № 44-ФЗ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и настоящим Регламентом.
Структурные подразделения Службы взаимодействуют на основе принципов открытости, прозрачности информации в сфере закупок, профессионализма, эффективности осуществления закупок, ответственности за результативность обеспечения нужд Службы.
II. Планирование и обоснование закупок
1. Планирование закупок осуществляется исходя из определенных с учетом положений статьи 13 Закона № 44-ФЗ целей осуществления закупок посредством формирования, утверждения и ведения планов закупок, планов-графиков в сроки, установленные Законом № 44-ФЗ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и настоящим Регламентом.
2. При формировании, утверждении и ведении плана закупок Контрактный управляющий осуществляет:
формирование плана закупок, на основании представленных специалистами структурных подразделений Службы, инициирующих закупку по форме (приложение к настоящему Регламенту) заявок;
утверждение сформированного плана закупок у руководителя Службы, либо лица его замещающего;
публикацию плана закупок в Единой информационной системе в сфере закупок (далее – ЕИС в сфере закупок) и Региональной информационной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – ГИС «Госзаказ»);
при необходимости, на основании заявки представленной структурным подразделением Службы, инициирующими закупку, вносит соответствующие изменения в план закупок.
3. При формировании плана закупок специалист, структурного подразделения Службы, инициирующий закупку, предоставляет контрактному управляющему заявку по форме (приложение к настоящему Регламенту) с приложением обоснования закупки.
4. В случае возникновения необходимости внесения изменений в план закупок, специалист структурного подразделения Службы, инициирующий закупку, предоставляет контрактному управляющему заявку по форме (приложение к настоящему Регламенту) с приложением обоснования внесения изменений.
5. При формировании, утверждении и ведении плана-графика Контрактный управляющий осуществляет:
формирование план-графика, на основании представленной специалистами структурного подразделения Службы, инициирующими закупку, заявки по форме (приложение к настоящему Регламенту);
совместно со специалистами структурного подразделения Службы инициирующими закупку, подготовку обоснования закупки;
согласование план-графика с исполнительными органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, реализующими единую государственную политику в соответствующей сфере;
утверждение сформированного план-графика у руководителя Службы, либо лица его замещающего;
публикацию план-графика в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ»;
при необходимости, на основании заявки представленной структурным подразделением Службы инициирующими закупку, вносит соответствующие изменения в план-график.
6. При формировании план-графика специалист структурного подразделения Службы, инициирующий закупку, предоставляет контрактному управляющему заявку по форме (приложение к настоящему Регламенту), с приложением технического задания и обоснования начальной (максимальной) цены контракта.
7. Заявки для формирования (внесения изменений) плана закупок и план-графика заявки оформляются по форме (приложение к настоящему Регламенту) и подписываются руководителем структурного подразделения Службы, инициирующий закупку.
8. Закупки, не предусмотренные Планом-графиком, не могут быть осуществлены.
III. Организация определения поставщиков
(подрядчиков, исполнителей) конкурентным способом
9. В целях определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в соответствии с планом закупок, планом-графиком, в сроки, установленные Законом № 44-ФЗ и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и настоящим Регламентом, специалист структурного подразделения Службы, инициирующий закупку, самостоятельно осуществляет:
согласование технического задания и обоснования начальной (максимальной) цены контракта с исполнительными органами государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, реализующими единую государственную политику в соответствующей сфере, в случаях установленных нормативно-правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа – Югры;
разработку проекта контракта, в части наименования объекта закупки, сроков исполнения условий контракта, требований к поставляемым товарам (работам услугам) и гарантийным обязательствам, с учетом типовых условий контракта, которые размещены в ЕИС в сфере закупок и в ГИС «Госзаказ»;
подготовку заключения о соответствии либо, не соответствии, заявок поступивших от участников закупок положениям документации о закупке, а также оценку заявок при проведении конкурса или запроса предложений;
подготовку разъяснений положений документации о закупке и положений контракта, в части объекта закупки его объемов, сроков исполнения и гарантийных обязательств, и предоставление контрактному управляющему не позднее 16 часов 00 минут дня передачи контрактным управляющим специалисту структурного подразделения Службы инициирующего закупку;
принимает участие в рассмотрении дел об обжаловании результатов проведенных процедур определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) в части, касающейся объекта закупки;
предоставление контрактному управляющему сведений (документов и информации), предусмотренных порядком согласования заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), с целью согласования возможности заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) с органом исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, уполномоченным на осуществление контроля в сфере закупок, в случаях, установленных Законом № 44-ФЗ, в срок не позднее 3 (трех) рабочих дней со дня принятия решения об осуществлении закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя).
Сведения (документы и информация) передаются специалистом структурного подразделения Службы контрактному управляющему в письменной форме с одновременным предоставлением идентичного экземпляра в электронной форме (на электронную почту контрактного управляющего). Ответственность за соблюдение сроков предоставления таких сведений, а также за идентичность предоставленных сведений в письменной и электронной формах несет специалист структурного подразделения Службы.
10. В целях определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в соответствии с планом закупок, планом-графиком контрактный управляющий осуществляет:
выбор способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
уточнение в рамках обоснования закупки начальной (максимальной) цены контракта и ее обоснование в извещениях об осуществлении закупок, приглашениях принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами, документации о закупке;
уточнение в рамках обоснования закупки начальной (максимальной) цены контракта цены заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем);
подготовку извещений, об осуществлении закупок, документации о закупках (за исключением описания объекта закупки), проектов контрактов, изменений в извещения об осуществлении закупок, в документацию о закупках, приглашения принять участие в определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) закрытыми способами;
организацию приемки поставленного товара, выполненной работы (её результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов поставки товара, выполнения работы, оказания услуги, предусмотренных контрактом, включая проведение в соответствии с Федеральным законом экспертизы поставленного товара, результатов выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта, обеспечение создания приемочной комиссии;
взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта, а также при применении мер ответственности и совершении иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта;
размещение в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ» извещений об осуществлении закупок, документации о закупках, в случае осуществления закупок самостоятельно;
оформление и размещение в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ» протоколов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) на основании решений Единой комиссии по осуществлению закупок для обеспечения государственных нужд Службы, а также протоколов об отказе от заключения контракта в случае осуществления закупок самостоятельно;
проверку обеспечения исполнения контракта в части соответствия банковской гарантии требованиям законодательства Российской Федерации, контроля срока рассмотрения поступившей банковской гарантии, оформление отказа в принятии банковской гарантии и информирование об этом лица, предоставившего банковскую гарантию, проверку наличия сведений о предоставленной банковской гарантии в реестре банковских гарантий;
размещение в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ» разъяснений положений документации на основании предоставленного специалистом структурного подразделения Службы такого разъяснения;
прием, регистрацию и хранение документов по размещению заказов, а также хранение иных документов в сфере закупок, предусмотренных Законом № 44-ФЗ;
организацию заключения контрактов по результатам проведения процедур определения поставщика (подрядчика, исполнителя), включая составление и направление проектов контрактов (в том числе протоколов разногласий к ним);
подготовку и внесение сведений о заключении/расторжении (внесении изменений) государственного контракта в реестр контрактов в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ»;
подготовку и размещение отчета об исполнении государственного контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ»;
подготовку обращения с целью согласования возможности заключения контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) с органом исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, уполномоченным на осуществление контроля в сфере закупок, в случаях, установленных Законом № 44-ФЗ.
составление и размещение в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ» отчетов и иной информации (в случае необходимости), предусмотренной законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами Ханты-Мансийского автономного округа - Югры;
направление в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок, информацию, необходимую для включения в реестр недобросовестных поставщиков, об участниках закупок, уклонившихся от заключения контрактов, а также о поставщиках (подрядчиках, исполнителях), с которыми контракты расторгнуты по решению суда или в случае одностороннего отказа заказчика от исполнения контракта в связи с существенным нарушением ими условий контрактов;
оформление заявки и предоставление необходимых документов, для проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя), в уполномоченный орган автономного округа в соответствии с постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 6 декабря 2013 года № 530-п «Об уполномоченном органе, уполномоченном учреждении на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения нужд Ханты-Мансийского автономного округа - Югры»;
принятие участия в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и подготовку материалов для выполнения претензионной работы;
разработку проекта контрактов в части соответствия нормам законодательства в сфере закупок;
осуществляет иные полномочия в части определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.
11. В целях определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, специалист административного отдела по направлению бухгалтерского, финансового - экономического обеспечения, обеспечения функций в сфере закупок, товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Службы осуществляет:
проверку обеспечения заявок и исполнения контрактов в части проверки сведений и документов, предоставленных участником закупки, в случае обеспечения заявки и исполнения контрактов путем внесения денежных средств, предоставление копий платежных поручений о поступлении таких денежных средств контрактному управляющему не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем поступления денежных средств на счет Службы, а также контроль соблюдения сроков возврата денежных средств участнику закупки согласно условий контракта;
принятие к учету бюджетных обязательств по контрактам;
предоставление контрактному управляющему в случае исполнения контракта (в том числе исполнения очередного этапа контракта) копий всех документов, подтверждающих факт оплаты контракта (платежное поручение и др.) с обязательным приложением копий документов, подтверждающих возникновение денежного обязательства при поставке товаров (товарная накладная и (или) акт, счет и (или) счет-фактура), выполнении работ (акт, счет и (или) счет-фактура), оказании услуг (акт, счет и (или) счет-фактура) с указанием объема поставленных товаров, выполненных работ и оказанных услуг не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем составления документов, подтверждающих факт оплаты контракта, а также предоставление контрактному управляющему информации о списании денежных средств со счета Службы в день их списания.
IV. Осуществление закупок у единственного
поставщика (подрядчика, исполнителя)
12. В целях определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в соответствии с планом закупок, планом-графиком, специалист структурного подразделения Службы самостоятельно осуществляет:
подготовку технического задания (описания объекта закупки). При описании объекта закупки в обязательном порядке применяются методические документы (методики), утвержденные уполномоченным органом на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения нужд Ханты-Мансийского автономного округа – Югры (далее – уполномоченный орган автономного округа) опубликованные на сайте уполномоченного органа;
подготовку обоснования начальной (максимальной) цены контракта. Подготовка обоснования начальной (максимальной) цены контракта осуществляется в соответствии с Приказом Минэкономразвития России от 2 октября 2013 № 567 «Об утверждении Методических рекомендаций по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем)»;
в случаях установленных Законом 44-ФЗ осуществляет обоснование невозможности или нецелесообразности использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя), а также цены контракта и иных существенных условий контракта, в документально оформленном отчете, подписанным специалистом структурного подразделения Службы согласованным непосредственным руководителем и утвержденным руководителем Службы, либо лицом, его замещающим;
согласование технического задания на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг и обоснование (расчета) начальной максимальной цены контракта с исполнительными органами государственной власти автономного округа, реализующими единую государственную политику в соответствующей сфере, в соответствии с перечнем отдельных товаров, работ, услуг, для которых технические задания и обоснование начальной (максимальной) цены контракта подлежат обязательному согласованию с исполнительными органами государственной власти автономного округа, реализующими единую государственную политику в соответствующей сфере, государственными органами автономного округа, определенным постановлением Правительства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 6 декабря 2013 года № 530-п «Об уполномоченном органе, уполномоченном учреждении на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения нужд Ханты-Мансийского автономного округа - Югры»;
разработку проекта контракта, в части наименования объекта закупки, сроков исполнения условий контракта, требований к поставляемым товарам (работам услугам) и гарантийным обязательствам, с учетом типовых условий контракта, которые размещены в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ»
организацию заключения контракта, а также направление поставщику (подрядчику, исполнителю) оригиналов контрактов;
контроль сроков исполнения контракта (срок поставки товара, оказания услуг, выполнения работ);
приемку результатов исполнения контракта (этапов контракта) (приемку товара, работ, услуг) в соответствии с условиями контракта;
организацию и проведение экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, а также отдельных этапов (в случае если это предусмотрено контрактом) на соответствие условиям контракта. По результатам проведения экспертизы оформляет экспертное заключение;
совместно с контрактным управляющим взаимодействие с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) при изменении, расторжении контракта, а также при применении мер ответственности и совершении иных действий в случае нарушения поставщиком (подрядчиком, исполнителем) или заказчиком условий контракта;
предоставление сведений (документов и информации), необходимых для включения в реестр контрактов, контрактному управляющему в день их составления и (или) подписания;
предоставление контрактному управляющему копии либо оригинала заключения по результатам экспертизы исполнения контракта (либо его отдельного этапа) поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги и документа о приемке таких результатов в день их составления и (или) подписания;
13. В целях определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в соответствии с планом закупок, планом-графиком контрактный управляющий осуществляет:
подготовку и размещение информации о закупке у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ» в случаях, предусмотренных Законом №44-ФЗ, и на электронной площадке для размещения информации о закупках малого объема;
подготовку уведомления о закупке у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) и направление его в орган исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок, в случаях, предусмотренных Законом № 44-ФЗ;
проверку обеспечения исполнения контрактов в части контроля срока рассмотрения поступившей банковской гарантии, оформление отказа в принятии банковской гарантии и информирование об этом лица, предоставившего банковскую гарантию, проверку наличия сведений о предоставленной банковской гарантии в реестре банковских гарантий;
внесение сведений о заключенном/расторгнутом контракте, о внесении изменений в реестр контрактов, в случаях установленных Законом 44-ФЗ и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в сфере закупок;
подготовку и размещение в ЕИС в сфере закупок и ГИС «Госзаказ» отчета об исполнении государственного контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения;
подготовку материалов для ведения претензионной работы;
формирует информацию о закупке малого объема и использует ценовую информацию, предоставленную потенциальными поставщиками (подрядчиками, исполнителями), с применением ГИС «Госзаказ».
В целях определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей), а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд, в соответствии с планом закупок, планом-графиком специалист административного отдела по направлению бухгалтерского, финансового - экономического обеспечения, обеспечения функций в сфере закупок, товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Службы осуществляет:
оплату поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, а также отдельных этапов исполнения контракта;
проверку обеспечения исполнения контрактов в части проверки сведений и документов, предоставленных участником закупки, в случае обеспечения исполнения контрактов путем внесения денежных средств, предоставление копий платежных поручений о поступлении таких денежных средств контрактному управляющему не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем поступления денежных средств на счет Службы, а также контроль соблюдения сроков возврата денежных средств участнику закупки;
возврат обеспечения исполнения контракта, в сроки, установленные в контракте (в случае предоставления поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обеспечения в виде денежных средств на расчетный счет Заказчика), при условии подписания документа о приемке товара (выполнении работ, оказании услуг);
принятие к учету бюджетных обязательств по контрактам.
предоставление контрактному управляющему в случае исполнения контракта (в том числе исполнения очередного этапа контракта) копий всех документов, подтверждающих факт оплаты контракта (платежное поручение и др.) с обязательным приложением копий документов, подтверждающих возникновение денежного обязательства при поставке товаров (накладная и (или) акт приемки-передачи, и (или) счет-фактура), выполнении работ, оказании услуг (акт выполненных работ (услуг) и (или) счет, и (или) счет-фактура) с указанием объема поставленных товаров, выполненных работ и оказанных услуг не позднее 1 (одного) рабочего дня, следующего за днем составления документов, подтверждающих факт оплаты контракта, а также предоставление контрактному управляющему информации о списании денежных средств со счета Службы в день их списания.
V. Ответственность
14. Лица, участвующие в процессе при осуществлении закупок для обеспечения нужд Службы, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации с учетом разграничений полномочий, предусмотренных настоящим Регламентом.
VI. Заключительное положение
15. Во всем остальном, не оговоренном в настоящем Регламенте, лица, участвующие в процессе при осуществлении закупок для обеспечения нужд Службы, руководствуются действующим законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и иными нормативными правовыми актами в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд.
