Согласование и учет договоров. Учет договоров в «1С 1 с 8 заполнение договоров и соглашений

Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.

Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:

• Контроль обоснованности выбора сторон договора, а также целесообразности его заключения
• Управления списком лиц, которые согласуют договоры, в целях сокращения времени согласования и уменьшения вероятности ошибок при заключении договоров, а также контроля за их полномочиями
• Разработка определенной последовательности действий, позволяющей согласовывать договоры в максимально короткие сроки
• Создание специального досье договоров, контрагентов с целью минимизировать риски, связанные с заключением договоров
• Организация оперативного доступа к указанным выше досье всех заинтересованных лиц компании, даже если имеет место ее территориальное разделение
• Контроль над исполнением договоров в целом и финансовых обязательств по ним в частности

Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.

Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.

По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:

1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров

2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка

3. Хранение договоров и их учет

4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур

Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8» . С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.

Подготовка договора

Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.

Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:

• Вид и тип договора
• Стадия, на которой находится договор (подготовка, согласование, подписание)
• Сроки договора, сумма платежей по нему
• Лица, которые ответственны за исполнение условий договора, причем от каждой из сторон и др.

На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.

Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.

Согласование договора

Порядок согласования договора , реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.

С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.

Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.

Подписание договора

Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.

Контроль за выполнением обязательств по договору

Сведения о сроке действия договора , стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.

Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.

Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.

Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.

Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.

Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:

Оценка развития организации

Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.

В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.

Интеграция с другими информационными системами

В целях оптимизации использования потоков денежных средств, информационная система управления договорной деятельностью, может быть синхронизирована с другими электронными системами и программами. Например, с программой, которая осуществляет бухгалтерский учёт. Для этого лучше всего интегрировать прикладное решение для автоматизации документооборота в имеющуюся на предприятии платформу.

Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.

Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.

Разграничение доступа к договорам

При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.

Итоги

Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:

• Автоматизации процесса создания и утверждения договоров
• Сокращения временных затрат на согласование
• Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
• Повышения эффективности контрольной деятельности
• Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.

На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:

• 1С:Корпоративный документооборот
• 1С:Документооборот Корп
• Аналитика: Документооборот

Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.

Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота

На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..

Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.

Роль договорных документов

• Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы:

• Коммерческие предложения
• Договоры, дополнительные соглашения
• Приложения к договорам (спецификации, календарные планы)
• и прочие.

• Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия.

• Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Согласование договора

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Автозаполнение шаблона договора

• Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов

• Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора

• Номер договора
• Дата заключения договора
• Контрагент
• Срок действия
• Сумма
• и другие

• Поддерживается заполнение файлов Word и OpenOffice

Шаблон договора

Дополнительные реквизиты

• Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например:

• Предмет договора
• Условия платежа

Правила заполнения полей

• В качестве правил заполнения полей может быть указан

• Реквизит договора
• Выражение на встроенном языке

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Вид документа-договора

• Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы»

• Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором»

• Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами

• Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты

Карточка договора

Учет по корреспондентам

• корреспондент, с которым заключен договора,
• контактное лицо корреспондента по этому договору,
• кто подписал договор от корреспондента.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов.

Сроки действия

• В карточке договора фиксируется

• начало действия договора,
• окончание действия,
• признак бессрочного договора,
• порядок продления договора.

• Эти данные используются для контроля и продления сроков действия

• подробнее будет рассмотрено далее.

Сумма и валюта договора

• В карточке договора фиксируется

• Сумма договора,
• Валюта договора.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов

Валюта договора

• Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют

• Курсы валют загружаются с сайта РБК

• Есть возможность настроить валюту по умолчанию

• Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например:

• счет, счет-фактура,
• накладная, акт приема-передачи,
• и прочие.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Согласование договоров

• Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс

• В системе реализованы расширенные возможности согласования:

• Смешанное (последовательно-параллельное) согласование
• Согласование с условиями
• Механизм автоподстановок
• Согласование с учетом графиков работы
• Использование составных бизнес-процессов

Смешанное согласование

• В бизнес-процессе «Согласование»реализована возможность последовательно-параллельного согласования

• то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно,
• затем несколько следующих исполнителей – последовательно,
• затем следующие – параллельно
• и т. п.

Смешанное согласование

• В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу»и «По очереди»добавлен вариант Смешанно.

• Если установлен вариант «Смешанно», то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования».

• В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего»либо «Вместе с предыдущим».

Смешанное согласование

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего», задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим», задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем

• В табличной части «С кем согласовать»появляется также колонка «Шаг», в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя

Условное согласование

• Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например:

• договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя,
• или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.

• Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора.

• Только в версии КОРП

Создание условий

• Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов:

• в режиме конструктора
• на внутреннем языке «1С»
• в виде комбинации из других условий.

Создание условия в режиме конструктора

• Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты

• В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т.д.) и значение с которым сравнивается

• Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора,

• например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие

• Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора

Создание условия на встроенном языке

• Условие задается в виде выражения на встроенном языке «1С»

• В выражении можно оперировать реквизитами договора

• Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта

Комбинация условий

• Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий.

• При этом глубина вложенности условий не ограничена

• Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования

• Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится

• В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб.

Использование условий маршрутизации

• Условие маршрутизации может быть указано при привязке шаблона бизнес-процесса к виду документа

• Тогда при создании бизнес-процесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется

• Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой.

Автоподстановки

• Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнес-процессов в качестве исполнителя имена специальных функций

• Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей

• При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнес-процесс

• В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе

Автоподстановки для договоров

• Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки:

• Все руководители автора бизнес-процесса
• Ответственный за документ
• Руководитель организации
• и прочие

• Состав автоподстановок можно расширять при внедрении

• Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль

• Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации

Учет графиков работы

• При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей

• Например, если задача «Согласовать» создается в 17-00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10-00 понедельника

• Только в версии КОРП

Производственный календарь

• В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь

• Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным

Рабочее время

• В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня

• При необходимости можно указать несколько перерывов

• Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней

Особое рабочее время

• На закладке «Особое рабочее время»указывается особое рабочее время для некоторых дней.

• Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п.

Указание графика работы

• Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом

• Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения

• Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя.

• При формировании задач бизнес-процесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи

Составные бизнес-процессы

• Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа», реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа.

• Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа.

• Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов

• Только в версии КОРП

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Контроль возврата переданного экземпляра

• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.

• Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

Передача корреспонденту

• В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.

• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан»можно указать контактное лицо.

Срок возврата

• В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ.

• Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата».

Документы, находящиеся у корреспондентов

• Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи».

• Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами

Автоматическое отражение передачи корреспонденту

• При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи

• При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Сопроводительные документы

• С договором может быть связано значительное количество документов:

• приложения
• доп. соглашения
• протоколы переговоров
• протоколы разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• переписка по договору
• и т.п.

• В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору

• Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору

• Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Механизм связей

• Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов

• Связь задается с использованием типа связи

• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:

• имеет доп. соглашения
• имеет акты \ накладные

• Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи

Настройка связей

• Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах

• Для каждого типа связи указывается:

• из документов какого вида устанавливается данная связь
• на документы какого вида установлена данная связь
• данная связь может быть только одна или несколько
• есть ли обратная связь для связи данного типа

Создание связи

• Связь создается из карточки договора или другого документа

• При создании связи указывается тип связи и связанный документ

• При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее

Отчет по связям

• Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева

• В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей

Контроль сопроводительных документов

• Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору

• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.

• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»

• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Планирования исполнения договора

• Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов

• Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-ое число последующих месяцев.

• Только в версии КОРП

Периодические бизнес-процессы

• При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию

• Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения.

• Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием.

Расписание повторения

• В диалоге расписания повторения указывается

• дата начала и дата окончания повторения,
• время, в которое будет создаваться бизнес-процесс,
• периодичность создания бизнес-процесса:
• ежедневно,
• еженедельно,
• ежемесячно.

• Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение.

• Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение.

Настройка повторения

• Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторени я бизнес-процессов

• В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения.

• При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение .

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Учет срока действия

• В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия

• Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия

• В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце.

Продление срока действия

• В карточке договора можно указать порядок продления договора

• Для этого предназначен реквизит Продление , который принимает следующие значения

• Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости).
• Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда).
• Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против).
• автоматическое продление на год,
• на квартал,
• на месяц,
• на бессрочный срок.

Автоматическое продление

• Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную

• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.

• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Расторжение договора

• Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут , в карточке договора.

• При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут

• доп. соглашение,
• решение суда и т.п.

Отчет по расторгнутым договорам

• Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам

• В отчете выводится:

• дата и номер расторгнутого договора, контрагент
• когда договор был расторгнут, каким документом и пр.

Отчеты по договорам

• В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров

• Список заключенных договоров
• Договоры с истекающим сроком действия
• Сопроводительные документы по договору
• Расторгнутые договоры
• Динамика сумм заключенных договоров
• Динамика количества заключенных договоров

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Прочие процессы

• К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся

• Потоковое сканирование документов
• только в версии КОРП
• Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду
• только в версии КОРП
• Поиск документов (договоров) по атрибутам

2016-12-08T11:19:16+00:00

В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) появилась совершенно замечательная возможность создания шаблонов договоров с контрагентами.

Что такое шаблон договора? Это когда вы один раз оформляете договор с контрагентом (в текстовом виде) расставляя в каких местах должны быть его реквизиты, в каких местах должны быть наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и тому подобное. А затем 1С каждый раз сама формирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном.

Вы думаете это сложно? А вот и нет - это проще чем вы думаете и прямо сейчас мы вместе с вами создадим простейший шаблон такого договора.

Для этого зайдём в раздел "Справочники" и откроем пункт "Шаблоны договоров" ():

Откроется стандартный список шаблонов договоров на оказание услуг, подряда и поставки. Наша задача создать свой шаблон.

Поэтому нажмём кнопку "Создать" на панели инструментов и из выпавшего списка выберем вариант "Новый шаблон":

Откроется окно редактирования шаблона. Сразу введём его наименование и напишем, например, такой текст в самом договоре:

Я не стал использовать никакого оформления для упрощения задачи, но вы можете оформить его как вам потребуется (аналогично документам word). Тут есть возможность даже вставить картинку. Но наша задача сейчас не в этом.

Ткнём мышкой внутри скобок, чтобы перевести туда курсор:

А затем нажмём на панели инструментов кнопку "Вставить в текст" и выберем вариант "Наши реквизиты"->"Полное наименование":

И снова на панели инструментов нажмём кнопку "Вставить в текст", но на этот раз укажем вариант "Реквизиты контрагента"->"Полное наименование":

Окончательный вариант нашего шаблона будет выглядеть вот так:

Нажмём кнопку "Записать и закрыть" и убедимся, что наш шаблон добавился в список:

Где и как мы теперь можем использовать наш шаблон?

К примеру, зайдём в любой договор любого контрагента и нажмём кнопку "Договор":

Откроется список шаблонов, выберем наш шаблон и нажмём кнопку "Выбрать":

А вот и окончательная печатная форма договора - 1С сама заполнила реквизиты в указанные нами места в шаблоне:

Чтобы сформировать печатную форму необязательно заходить в сам договор. Если к примеру мы составляем счёт на оплату покупателю, то есть возможность нажать кнопку "Печать" и выбрать вариант "Договор":

Кроме того, при составлении шаблона, есть возможность вставить в договор сумму из счёта на оплату:

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель