5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами (2-й ур.) Подотчетные лица – работники учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные, административно-хозяйственные и прочие расходы. Список лиц, имеющих право получить деньги в подотчет утверждается руководителем предприятия.

При выдаче денежных средств организация обязана:

• 1. определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается
• 2. получит от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3х рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства
• 3. выдавать денежные средства работнику в подотчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам
• 4. запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.

Командировочные расходы объективно существуют практически в каждой организации, не редко они составляют значительные суммы и внимательно проверяются работниками контролирующих органов, так как влияют на исчисление таких налогов, как налог на прибыль, НДС, ЕСН.

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места работы (ст.166 ТК РФ).

Время командировки не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, для служебных командировок по России.

Расходы по командировке складываются из суточных, расходов по найму жилого помещения и фактических затрат, связанных с командировкой, документально подтвержденных.

Суточные - это компенсация работнику за то, что он находится вне места постоянного проживания. Они рассчитываются по нормам, установленным законодательством (от 100-до 700 рублей в сутки). День выезда, как и день приезда, считаются за полные дни.

Время нахождения в пункте назначения определяют по отметкам в командировочном удостоверении, которые должны соотноситься с датами проставленными в проездных билетах.

В командировках, при которых работник имеет возможность возвращаться ежедневно к постоянному месту жительства, суточные не начисляются.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику по оплаченным

счетам гостиницы со дня прибытия в пункт назначения по день выезда. Данные расходы принимаются к учету в полном объеме в размере документально подтвержденных фактических затрат.

При использовании для проезда к месту командировки и обратно личного транспорта существует возможность возместить работнику суммы затраченные на ГСМ. При этом с работником необходимо заключить договор об использовании личного транспорта в служебных целях.

Приказом руководителя могут быть установлены повышенные нормы суточных, оплачиваться дополнительные услуги, оказанные командированному работнику. В этом случае указанные расходы включаются в совокупный годовой доход работника и облагаются налогом на доходы физических лиц.

При направлении работников в командировки должны использоваться унифицированные формы документов, которые обязаны заполнять юридические лица всех форм собственности:

• 1. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
• 2. приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку
• 3. командировочное удостоверение
• 4. служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Лица, получившие наличные деньги в подотчет, согласно "Порядку ведения кассовых операций в РФ" утвержденному решение ЦБ РФ от 22.09.1993 г. №40 обязаны отчитаться по ним не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги. С этой целью ими составляются авансовые отчеты на основе оправдательных документов и представляются в бухгалтерию. Товарные чеки, приложенные к отчету, должны быть погашены штампом или подписью от руки "Оплачено". Остатки или перерасход по отчету вносятся в кассу (выдаются из кассы) по кассовому ордеру, о чем в авансовом отчете делается соответствующая запись.

Бухгалтерия проверяет авансовые отчеты и приложенные к ним документы по форме и по существу (см. приложение 10). После проверки отчета и определения суммы он утверждается руководителем предприятия, то есть делается разноска сумм по бухгалтерским счетам и в главном-ордере №7 (см. приложение 11).

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы (см. приложение 12). Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив предприятия, где он хранится 5 лет.

После утверждения авансового отчета бухгалтер производит бухгалтерские записи списании подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте.

На лицевой стороне авансового отчета расположена таблица “Бухгалтерская запись", в которой бухгалтер записывает проводки.

В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации:

• 1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации;
• 2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением;
• 3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством;
• 4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.;
• 5) целевых источников финансирования;
• 6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др.

В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета. Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02.

Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться. Например, руководитель может решить, что нецелесообразно возмещать командированному лицу стоимость приобретенных канцелярских товаров, медикаментов, туалетных принадлежностей в месте командировки. Поэтому суммы по отчету, отраженные работником, будут больше, чем принятые бухгалтером в качестве затрат после резолюции руководителя. Разница будет внесена наличными работником в кассу либо удержана из его заработной платы (см. приложение 13).

Регистром для учета операции по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит главный-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет и имеющий линейную форму записи. Это означает, что каждой выданной в подотчет сумме отводится в главном-ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдаче в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасходов, записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

• 50/52 - получено в кассу со специального транзитного счета.
• 71/50 - выдана в подотчет иностранная валюта на командировку.
• 08,10,25,26/71 - представлен авансовый отчет.
• 91-2/71 - отражена отрицательная курсовая разница.
• 71/91-1 - отражена положительная курсовая валюта.
• 50/71 - сдан остаток неиспользованный подотчетной суммы.
• 71/50 - из кассы выдана подотчетная сумма (выдан перерасход по авансовому отчету).
• 71/51 - перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица.
• 07,08,10,41/71 - приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм.
• 20,25,26/71 - списаны подотчетные суммы использованные на производственные цели.
• 19/71 - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, выполненным работам и услугам.
• 50/71 - в кассу внесена неиспользованная подотчетная сумма.
• 70/68 - удержан налог на доходы физ. лиц с суммы сверхнормативных суточных.
• 91-2/71 - командировочные расходы списаны на финансовые результаты.

Индивидуальное задание

Баланс означает равновесие, уравновешивание или количественное выражение отношений между сторонами какой-либо деятельности.

Балансовое обобщение информации широко применяется в учёте, анализе финансово-хозяйственной деятельности, для обоснования и принятия соответствующих управленческих решений, ориентации предприятий, организаций в рыночной экономике.

В балансе хозяйственные средства представлены, с одной стороны, по их видам, составу и функциональной роли в процессе воспроизводства совокупного общественного продукта, а с другой - по источникам их формирования и целевому назначению. Состояние хозяйственных средств и их источников показывается на определенный момент, как правило, на первое число отчетного периода в стоимостном выражении. Принимая во внимание, что их группировка и обобщение в балансе приводится и на начало года, можно утверждать, что состояние показателей приведено не только в статике, но и в динамике.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды и расходы, связанные с командировками своих сотрудников. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2). После оформления документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

Подотчетное лицо при всех вариантах выдачи ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, 3 дня определяется руководителем организации в приказе об учетной политике

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы. Форма N АО-1 применяется с 1 января 2002 г. юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Понятие подотчетного лица

Определение 1

Подотчетным лицом является штатный сотрудник компании, получивший авансом денежные средства из кассы предприятия. Обычно в подотчет выдаются наличные денежные средства для командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, для приобретения материалов и прочие нужды.

Выдаются денежные средства в подотчет по расходным кассовым ордерам, и расходоваться они могут исключительно по назначению. Подотчетные средства не относятся к доходам физических лиц - работников предприятия. Расходы подотчетного лица, которые были произведены в валюте, подлежат пересчету в рубли по курсу Центрального Банка РФ, зафиксированному на дату утверждения авансового отчета.

К внутриорганизационным документам, используемым в расчетах с подотчетными лицами, относятся:

• списки подотчетных лиц, утвержденные руководством компании,
• сметы на представительские расходы,
• приказы об утверждении смет,
• авансовые отчеты,
• журналы регистрации отчетов.

Помимо этого, при направлении работников в командировки, обязательно должны быть оформлены соответствующие приказы. Кассовые операции при расчетах с подотчетными лицами оформляются типовыми формами первичных документов. Выдача наличных денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.

Выдача наличных денег, связанная со служебными командировками, осуществляется в пределах тех сумм, которые причитаются командированным сотрудникам на эти цели. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или другими уполномоченными сотрудниками. Кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющего личность получателя при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

За полученные денежные средства подотчетным лицам необходимо отчитаться, составив авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы за приобретенный товар. К оправдательным документам в данном случае относятся:

• товарные чеки,
• кассовые чеки,
• проездные билеты.

Если приобретенный товар не оприходован на склад организации, то подотчетную сумму необходимо включить в совокупный годовой доход подотчетного сотрудника. Порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности об их определяется приказом руководителя компании.

Сотрудникам, которые получили наличные деньги под отчет, необходимо не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, предоставить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных денежных средствах и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета относится к унифицированным и представлена формой АО-1 «Авансовый отчет». Последующая выдача денег под отчет может производиться только при полном отчете конкретного подотчетного лица по авансам выданным ранее. Отчет проверяет бухгалтер.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет должен быть утвержден руководителем и затем принят к учету. Остаток неиспользованных денежных средств сдается в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. Перерасход по авансовому отчету выдается по расходному кассовому ордеру подотчетному лицу. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтер списывает подотчетные денежные суммы в определенном порядке.

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами

Внутриорганизационный контроль над совершением расчетов с подотчетными лицами включает в себя:

• утвержденный список сотрудников, имеющих право на получение подотчетных денежных средств,
• утвержденный порядок подачи заявлений на выдачу денежных средств с указанием цели такой выдачи,
• соблюдение сотрудниками организации установленных сроков отчета по выданным суммам и сроков возврата остатка средств,
• отсутствие просроченной задолженности по подотчетным средствам,
• соблюдение запрета на выдачу денежных средств работникам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам,
• ведение аналитического учета командировочных и представительских расходов,
• оформление необходимых подтверждающих документов к авансовым отчетам,
• визирование авансовых отчетов.

Командировка - это поездка сотрудника организации по распоряжению руководителя для выполнения служебных поручений вне места постоянной работы. Не может считаться командировкой направление в поездку предприятием лица, с которым оно не состоит в трудовых отношениях.

Затратами признаются расходы по командировкам, связанными с управлением производством. Такие затраты формируют расходы по обычным видам деятельности.

При оплате работодателем сотруднику расходов на командировки в доход, который подлежит налогообложению, не включаются:

• суточные, выплачиваемые в пределах норм,
• произведенные и подтвержденные документами расходы на проезд до места назначения и обратно,
• аэропортные сборы,
• расходы на проезд в места отправления, назначения или пересадок,
• комиссионные сборы,
• расходы на провоз багажа,
• расходы по найму жилого помещения,
• расходы по оплате услуг связи,
• расходы на получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, и получение виз,
• расходы, связанные с обменом валюты.

Если командированный сотрудник (налогоплатедьщик) не представил документы, подтверждающие оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты в пределах норм, установленных законодательством, освобождаются от налогообложения. Предельные суммы составляют: до 700 рублей в день при командировке на территории России и до 2500 рублей в день при заграничной командировке.

Замечание 1

Суммы расходов на проезд к месту командировки и обратно включаются в расходы предприятия без НДС. Налоговый вычет производится на основании счета-фактуры, выставленного продавцом. Суммы налога возмещаются в пределах норм установленных законодательством. Проездной билет, оформленный по установленному образцу, в котором сумма НДС выделена отдельной строчкой, дает возможность принять к вычету сумму НДС без наличия счета-фактуры. Это относится и к электронным проездным билетам. Следует обратить внимание, что вычет возможен, только если налог выделен из общей стоимости билета и представлен в цифрах.

Еще один вид расчетов с подотчетными лицами - это расчеты по представительским расходам. Представительские расходы - это расходы на официальный прием и обслуживание представителей других компаний, которые участвуют в переговорах, а также участников заседания совета директоров. Не относятся к представительским расходам расходы на развлечения, отдых, профилактику и лечение заболеваний. Следует отметить, что представительские расходы включаются в прочие расходы в размере, не более четырех процентов от расходов компании на оплату труда за отчетный период.

К регистрам синтетического учета, в которых отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами, относятся:

• главная книга,
• отчет о движении денежных средств (форма № 4),
• строка Бухгалтерского баланса “Прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев»,
• журнал-ордер № 7,
• прочие регистры учета по счету 71.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждой сумме, которая выдана под отчет. Для обобщения данных о расчетах с сотрудниками по суммам, выданным под отчет на расходы, предприятиями используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму выданных под отчет средств 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется со счетами учета денежных средств. На сумму израсходованных подотчетными лицами средств 71 счет кредитуется в корреспонденции со счетами учета затрат и приобретенных ценностей, или иными счетами, выбор которых определяется характером произведенных расходов.

Подотчетные суммы, которые работники не возвратили в установленный срок, учитываются по кредиту 71 счета и дебету 94 счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Списание данных сумм со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» производится в дебет 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда», при условии, что они могут быть удержаны из заработной платы работника, или в дебет 73 счета «Расчеты с персоналом по прочим операциям», при условии, что отсутствует возможность удержания из заработной платы.

Введение.............................................................................................................. 3

1. Характеристика расчетов с подотчетными лицами........ 5

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами...... 5

1.2.Учет представительских расходов …………………...……………………..7

1.3.Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы…………………………………………………….....9

1.4.Учет операционно-хозяйственных расходов…………………………….13

2.Порядок документного оформления учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО " мебель Комплект" 14

2.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами...............................14

2.2.Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами…………………………………………………………………………...19

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ………………..………………………………………………………24

Заключение…………………………………………………………………….28

Список использованной литературы……………………………………….29

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами.

Задачи работы:

· изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства;

· проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

· осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

· выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Целью данной работы является изучение учета и порядок документооборота расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».

Объектом настоящего исследования является состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект».

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что бы показать отражения расчетов с подотчетными лицами в ООО «Мебель Комплект» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

1.1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;

· представительскиерасходы.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств организация обязана:

· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;

· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.