Срок действия копии трудовой книжки. Сколько действительна копия трудовой книжки? Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов

Для получения кредитов, субсидий, загранпаспорта и во многих других случаях человеку требуется собирать множество документов. Трудовая книжка – один из основных в этом перечне. Этот бланк строгой отчетности позволяет узнать о трудовой деятельности человека, его стаже работы. Требуется он не всегда, но во многих случаях. Вот почему вопрос, для чего нужна копия трудовой книжки, задают сегодня многие граждане.

Сам владелец заверить ее не может, в таком виде она будет недействительной. Правильное проставление реквизитов уполномоченными лицами является обязательным условием, при котором документ будет иметь силу.

Разные инстанции могут затребовать копию трудовой книжки. Это ПФР, УФМС, соцзащита и многие другие. Копия трудовой книжки в каждом из случаев нужна для определенных целей.

Нельзя путать понятия копии трудовой книжки и выписки из нее, хотя на практике их называют одинаково. Последняя разновидность документа отражает лишь часть информации из трудовой.

Срок действия такой бумаги может варьироваться от нескольких дней до 3 месяцев, в зависимости от правил конкретного предприятия, о чем будет сказано более подробно. Образец копии трудовой книжки позволит правильно заверить и подписать документ.

Нередко человек сталкивается с необходимостью предоставить куда-либо копию трудовой книжки. Сделать несколько экземпляров заранее не получится, так как этот документ имеет определенный «срок годности». Именно поэтому следует знать, где нужна копия трудовой книжки.

Обычно она необходима в таких ситуациях:

• при оформлении трудовой или деловой визы, для поездок в ряд стран;
• для получения заграничного паспорта;
• для предоставления информации о работе и стаже в ПФР;
• для восстановления трудовой книжки (это существенно упрощает процедуру, подробнее читайте в );
• для составления и предоставления резюме;
• для получения займа (копия трудовой книжки для банка может иметь особый срок действия, устанавливаемый финансовой организацией).

Копия трудовой книжки для банка

При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:

• место работы;
• стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
• уровень платежеспособности и кредитоспособности;
• подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.

Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

Когда еще требуется копия трудовой книжки?

Новое законодательство освободило граждан от обязательного предоставления копии трудовой книжки при получении загранпаспорта. Если же УФМС запросит эти данные, человек может их предоставить по своему желанию.

В трудовой книжке содержится информация о трудовом стаже работника. Иногда копию могут запрашивать сотрудники ПФР. В ряде случаев они требуют оригинал документа, что является незаконным.

Для выдачи пособий соцзащита может потребовать копию трудовой. Может пригодиться она и в судебных тяжбах. Вот почему на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, так много ответов.

При оформлении отдельных разновидностей виз тоже может понадобиться такой документ. Речь идет о трудовых и деловых визах, а также визах, необходимых для отъезда в ряд стран (например, в Японию).

Копия трудовой книжки может потребоваться довольно часто. Нередко она является основополагающим документом. Когда человек хочет получить кредит, копия трудовой книжки может стать положительным и решающим фактором при рассмотрении заявки кредитным специалистом. Именно поэтому очень важно знать, как правильно делать копию, заверять ее, быть в курсе сроков действия.

Сколько действительна копия трудовой книжки

Работники часто путаются со сроками, а иногда и просто не знают, сколько действительна копия трудовой книжки. Кто-то говорит, что не более нескольких дней, другие утверждают, что она имеет силу еще в течение месяца после оформления. Так кто же говорит правду?

От чего зависит «срок годности» трудовой книжки

Любая копия, заверенная нотариусом или кадровым специалистом, имеет определенный срок действия. Распространяется это правило и на трудовую книжку. Законодательство конкретных рамок для этого вида документа не устанавливает. Тут все зависит уже от того, куда именно делается ксерокопия.

Любая организация, требуя заверенные копии документов, устанавливает правила их приема, особые требования. Срок действия является важным моментом, ведь если копию трудовой человек принесет после его окончания, то принять ее уже не смогут.

Чтобы определить, как долго копия трудовой книжки не утрачивает силу, необходимо уточнить эту информацию в конкретной организации. Многое будет зависеть от того, куда именно оформляется документ.

Чаще всего копию трудовой требуют в банках. Она требуется для получения займов, субсидий. Именно поэтому срок действия копии трудовой книжки для банка является одним из наиболее актуальных вопросов.

Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

• для оформления ипотеки;
• для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
• для получения доступа к продуктам с господдержкой.

Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.

Ряд банков принимает копию трудовой только в течение 14 дней после ее оформления. Некоторые финансовые учреждения и вовсе устанавливают срок действия, равный 3–5 дням.

Оформление копии трудовой для УФМС

Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.

Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно. Можно снова обратиться к своему работодателю, чтобы он опять заверил документ, проставив новую дату, свою подпись и печать. Вся информация на копии должна быть разборчивой.

Оформление копии трудовой для иных организаций

Копия трудовой книжки может потребоваться и в ряде других случаев. Выдача визы без этого документа невозможна. Особых требований к сроку действия именно копии трудовой нет, он устанавливается сразу для всех типов документов. Действительна она будет еще 3 месяца после оформления.

Для получения ряда субсидий людям необходимо принести в соцзащиту копию трудовой книжки, которая обязательно должна быть заверена. Действительна она будет в течение месяца после заверения работодателем.

Чтобы быть уверенным наверняка, как долго копия будет действительна в той или иной организации, эту информацию следует уточнять у сотрудников, занимающихся приемом документов.

Если трудовую книжку заверил нотариус

В ряде случаев безработному гражданину тоже необходимо заверить копию своей трудовой книжки. Обращаться в такой ситуации можно к нотариусу, ведь официального работодателя у человека нет.

Срок действия копии, заверенной нотариально, временем не ограничен. Документ теряет силу только при появлении в оригинале каких-либо изменений.

Как правильно сделать копию трудовой книжки

Выяснив срок действия, человек нередко задается вопросом, как правильно сделать копию трудовой книжки. Здесь есть несколько важных аспектов, включая порядок непосредственного снятия копии и проставления необходимых подписей и печатей. Но обо всем по порядку.

Кто должен заверять документ?

Заверять документы в организации может не каждый сотрудник. На это у него должны быть особые полномочия. Человек, интересуясь, как правильно делать копию трудовой книжки, сначала должен выяснить, в чьи обязанности входит данная процедура.

Если человек работает на предприятии, то заниматься заверкой его трудовой книжки может:

• работодатель;
• специалист отдела кадров;
• главный бухгалтер.

Если же гражданин уже вышел на пенсию или не трудоустроен на момент получения копии, то он может обратиться за ней:

• к своему последнему работодателю;
• в службу занятости;
• к нотариусу.

Написание заявления

Написание заявления для получения копии трудовой книжки практикуется не на всех предприятиях. Если штат в организации небольшой, то это совсем необязательно. Как делается копия трудовой книжки на большом предприятии? Только после написания заявления работником. Составляется оно на имя руководителя организации или начальника отдела кадров.

Постановление правительства РФ №225 от 16.04.2003 года обязывает ответственное должностное лицо оформить копию трудовой книжки работника в течение 3 дней после того, как он обратился с соответствующим письменным заявлением.

Как сделать копию правильно

Работнику требуется только копия документа, поэтому вопрос, как сделать копию трудовой книжки верно, является одним из наиболее частых. Требований к самой ксерокопии не так много.

Копировать необходимо все страницы, включая листы с данными работника и информацией о работе. Делать копию нужно на альбомных листах формата А4, причем каждый разворот должен располагаться на отдельном листе. Ни в коем случае не допускается копирование документа с двух сторон.

Иногда работнику нужна копия не всей трудовой книжки, а только отдельных страниц, где зафиксирована информация о работе в конкретные периоды. В этом случае копировать все листы не нужно, достаточно только тех, где содержится нужная информация, и самого первого листа с личной информацией.

Необязательно делать копию при помощи ксерокса, если требуется информация о трудовой деятельности. Данные из трудовой книжки можно перенести на компьютер, распечатать и заверить. Прежде чем выбрать такой способ, следует уточнить у организации, куда будет сдаваться документ, как делать копию трудовой книжки, имеется ли возможность представить выписку.

Заверяем трудовую правильно

Если вопросы о том, как снять копию с трудовой книжки, разрешены, то остается невыясненным порядок ее заверения. Это очень важный момент, ведь если что-то сделать неправильно, то документ к рассмотрению не примут, а человеку придется вновь обращаться за получением копии. Вот почему необходимо выяснить, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец станет наглядным примером для верного понимания.

На копии обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• печать организации;
• надпись «Копия верна»;
• дата оформления;
• должность и подпись лица, заверившего документ.

Заверенные копии всех листов трудовой книжки должны выглядеть так:

Последняя страница выглядит несколько иначе:

Печать и отметка, свидетельствующая о заверке копии, должны заходить на трудовую книжку, точнее, на ее границы на копии. Штамп должен быть проставлен непосредственно на подписи заверителя. Если оттиск будет располагаться исключительно на пустом пространстве листа, то такой документ может быть признан принимающей организацией недействительным. Вот почему так важно знать, как оформить копию трудовой книжки, включая малейшие подробности.

Последняя страница трудовой книжки, точнее, ее копия, должна содержать информацию о том, что человек работает в организации в настоящее время. Если он был уволен, то делается соответствующая отметка и ставится дата, когда трудовая деятельность была прекращена.

Альтернативные варианты заверения

Совсем необязательно заверять копию каждой страницы. Можно поступить иначе. Действовать в таком случае нужно в такой последовательности:

• все отксерокопированные листы пронумеровать в нужном порядке (так, как они идут в трудовой);
• сшить листы, выведя нитку за последний лист;
• сзади последнего листа связать нитку и наклеить бланк, указав на нем количество страниц и поставив подпись, заверяющую копии;
• проставить дату оформления документа;
• печать необходимо ставить так, чтобы она заезжала на заверяющий бланк.

Есть и другая альтернатива, которая подойдет безработным – обратиться к нотариусу. Этот способ потребует финансовых затрат от самого владельца трудовой книжки, тогда как работники кадровой службы делают это бесплатно и в строго ограниченные сроки.

Весь период официальной трудовой деятельности гражданина фиксируются в трудовой книжке, данный документ заводится работодателем при приеме сотрудника на работу. Трудовая книжка хранится у работодателя и выдается сотруднику только при его увольнении, для дальнейшей передачи следующему работодателю.

Правила заверенная копии трудовой книжки

Когда работнику нужно подтвердить, что он официально трудоустроен, ему требуется заверенная копия трудовой книжки. Право работника на получение копии книжки предусмотрено статьями 84.1 и 89 Трудового Кодекса РФ (ТК РФ).

В соответствии с требованиями статьи 62 ТК РФ и 7-м пунктом Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 работодатель обязан по заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки в течении трех дней, с даты подачи работником заявления о выдачи.

Следует помнить, что дубликат трудовой книжки, не заверенный организацией является не действительным без представления оригинала документа.

Как работодателю заверить копию трудовой книжки (инструкция)

Согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65 Пост. Госстандарта. При изготовлении копии трудовой книжки двусторонняя печать листа недопустима, данные должны отражаться на одной стороне листа. Достоверность каждого листа подписывается уполномоченным лицом и печатью организации.

Основные этапы заверения копии трудовой

Прежде всего, чтобы получить заверенную копию трудовой книжки, вам необходимо:

• написать заявление, на имя директора организации (указываем кому предназначено заявление, полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью, а также свои данные);
• в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на ст.62 ТК РФ, подпись и дата.

Руководство предприятие обязано рассмотреть и вынести свой ответ в 3 (трехдневный) срок.

Одобрив заявление руководитель издает приказ о выдаче и поручает ответственному лицу отдела кадров выдать заверенную копию сотруднику. Уполномоченное лицо делает копии всех страниц трудовой книжки, обязательно нужно обратить внимание на то, чтобы все записи были четко видны, не было никаких полос, исправлений.

Согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X, на каждой странице копии трудовой книжки ставится печать, подпись и запись копия верна. На последней странице копии указывается, что сотрудник «Работает по настоящее время». Далее проставляется подпись сотрудника, оформляющего копию документа. Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание термина реквизита «Подпись» в п. 3.22: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).Требования к реквизиту «Дата» содержатся в п. 3.11: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.

Заверение последней страницы трудовой книжки

На последней странице трудовой книжки запись о том, что гражданин «работает по настоящее время», позволяет использовать трудовую книжку для личных целей, к примеру: выдача кредита банком, подача документов в суд, получение льгот, субсидий и т.д.

Срок действия полученной заверенной копии трудовой книжки

Заверенная копия трудовой книжки считается действительной в течение 1 (одного) месяца. Но существуют исключения, например банк может потребовать заверенную копию не более 2 (двухнедельный) срока давности, для этого следует обратится в отдел кадров для проставления новой даты и печати организации, либо оформить новую копию трудовой книжки.

На рассмотрение этого вопроса руководителю отводится по закону три дня. Затем работодатель безвозмездно предоставляет данный документ. Копируются все заполненные страницы документа, после чего требуется обязательно их утвердить.

Согласно правилам, каждый лист копии с обеих сторон заверяется подписью руководителя или доверенного лица. На страницах пишется надпись «Верно», затем указывается должность человека, заверяющего копию, подпись и ее расшифровка, число, месяц и год.

Сколько действует копия трудовой книжки для кредита

указывается должность человека, заверяющего копию, подпись и ее расшифровка, число, месяц и год. Копируются все заполненные страницы документа, после чего требуется обязательно их утвердить. Согласно правилам, каждый лист копии с обеих сторон заверяется подписью руководителя или доверенного лица.

Есть и исключения при оформлении кредита.

Например, Сбербанк России не требует

Как верно и законно заверить ксерокопии трудовой книжки Каждый из этих документов должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответственно определенным правилам. Далее на каждой ее странице внизу пишется фраза «Копия верна», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись, расшифровка подписи, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).

Сколько действительна копия трудовой книжки для кредита

Как правило, делаются ксерокопии всех страниц, которые имеют записи.

В срок не более трех дней работодатель обязан выдать ее. Работодатель может оформить два различных вида документа – выписка или копия.

Как верно и законно заверить ксерокопии трудовой книжки Каждый из этих документов должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответственно определенным правилам. То есть уполномоченное лицо проставляет подпись и печать организации на ксерокопиях, свою фамилию, имя и отчество, и указывается дата выдачи документа. Начать следует с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника.

Копия трудовой книжки для кредита

Делаете ксерокопии всех страниц трудовой книжки. скрепляете страницы степлером, нумеруете страницы и на последней странице делаете заверяющую запись.

У нотариуса заверять ксерокопию ТК не нужно.

Предоставление заверенной копии трудовой книжки - обычное условие для выдачи потребительского кредита. Есть диапазон сумм кредита. когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам».

Как банк проверяет трудовую книжку

В,РФ.

ведется, три вида, трудовых книжек (Образца 1938 г. 1974 г. 2003 г.), которые представляют собой утвержденную форму бланка установленного образца. Принцип ведения трудовых книжек общий.

На титульном листе трудовой книжки в обязательном порядке: Фамилия Имя Отчество владельца трудовой книжки. Образование. Профессия. Подпись владельца трудовой книжки.

Срок действия копии трудовой книжки для банка

Качество печати и цветопередачи отличное, двусторонняя полноцветная печать на мелованной бумаге с плотностью 170 г/м2.

Не забывайте, что все документы, в том числе и копии должны быть заверены. Обычно это делают у нотариуса. Нотариус на каждой ксерокопии проставляет свою подпись, указывает свою фамилию, имя и отчество, и заверяет все печатью.

Требования банков к трудовой деятельности клиентов Банкам сведения о работе клиента необходимы в первую очередь для подтверждения правдивости сообщенной будущим заемщиком информации, а также для: определения степени платежеспособности предполагаемого клиента; установления его основного стабильного источника дохода; подстраховки для возможного взыскания суммы кредита по месту работы заемщика в случае ее невозврата.

Образец заверения трудовой книжки для кредита

соответствии с п.7 постановления правительства РФ № 225 от 16.04.2003, работодателю дается 3 рабочих дня с момента подачи заявления, чтобы предоставить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее.

на каждую страницу наносится надпись «копия верна» или подобная по смыслу и ставится текущая дата; под надписью пишется ФИО работника кадровой службы или лица, осуществляющего

Копия трудовой книжки: оформляем правильно

Сведения о работе могут понадобиться для предъявления в различные организации. Банки требуют трудовую книжку для подтверждения занятости при выдаче кредита, социальные службы - для постановки на учёт и назначения пособий, в суде она может понадобиться в качестве подтверждения факта работы в какой-либо организации. Раньше трудовая книжка требовалась и для получения загранпаспорта, теперь достаточно выписать сведения из неё в специальную анкету, а вот для оформления визы принести документ все же придётся.

Каждый официально трудоустроенный гражданин имеет трудовую книжку. И она должна храниться на том месте работы, где на данный момент работает человек. Бывают ситуации, когда какие-либо организации требуют предоставить трудовую или ее копию. Как правильно ее сделать, нужно ли заверять и сколько действительна копия трудовой книжки?

Зачем делать копию

Рассмотрим подробнее те ситуации, когда может потребоваться копия трудовой. Ведь если документ находится у работодателя, невозможно просто прийти и снять копию. Во-первых, нужно направить письменный запрос с указанием необходимости предоставления копии, во-вторых, следует правильно заверить предоставленный документ. Или запрашивающая инстанция откажет в приеме документов.

Копия трудовой книжки может быть нужна:

1. Для предоставления займа. В основе своей копия трудовой сможет подтвердить платежеспособность заемщика. Но если гражданин является участником зарплатного проекта, то финансовое учреждение не будет требовать копии.
2. Для подготовки документов на выезд из РФ. Строго требовать документ органы не будут, но при заполнении анкеты нужно будет указать все свои места работы. Поэтому для более достоверной информации лучше запросить копию документа.
3. Для устройства на работу по совместительству. В данном случае оригинал будет храниться у основного работодателя. Все сведения о стаже, награждениях и любом карьерном продвижении на дополнительной работе будут заполняться по основному месту.
4. Для пенсионного фонда при назначении пенсии.
5. Для получения визы.
6. Иные случаи. Копию можно сделать просто для себя. Бывают ситуации, когда оригинал может потеряться, а данные о трудовом стаже восстановить будет не так легко. Ксерокопия трудовой поможет сохранить данные на конкретный период времени.

Отказать в выдаче копии работодатель не имеет права в соответствии со ст. 89 ТК РФ.

Копия для банка

Каждое финансовое учреждение имеет свои требования для предоставления пакета документов на займ. Копия может быть нужна в следующих случаях:

• для ипотеки;
• для крупного денежного займа;
• для субсидии.

Копия нужна для того, чтобы банк смог убедиться, что гражданин трудоустроен и способен вовремя погашать кредит (на что нужны денежные средства). Банк обязан заранее предупредить будущего заемщика, какой пакет документов нужно собрать и каков срок каждой копии, в том числе финансовое учреждение должно сообщить, сколько времени действительна копия трудовой книжки.

Практически во всех банках копии действительны до 30 дней. Но в зависимости от определенных условий копия может действовать от двух недель до трех дней. Такие требования относятся к большим денежным ссудам. И если гражданин предоставляет копию, которая имеет заверение с истекшим сроком давности, банк вправе не принимать весь пакет документов.

Главное правило при заверении копии трудовой для банка, чтобы в конце документа стояла пометка, что лицо на настоящий момент трудоустроено в конкретной организации.

На сегодняшний день самым актуальным является вопрос о том, сколько действительна копия трудовой книжки для ипотеки. Действует она в течение месяца.

Для ФМС

В Федеральной миграционной службе можно оформить загранпаспорт. Для этого среди прочего списка документов гражданин должен предоставить копию трудовой. При этом она предоставляется только работающими лицами. Если гражданин безработный, то он обязан показать оригинал бланка, где зафиксировано последнее рабочее место.

Сколько действительна копия трудовой книжки для загранпаспорта? Так же, как и для оформления ипотеки, - месяц. Но в отличие от банков, ФМС позволяет продлевать копию. Для этого нужно обратиться к работодателю с уже сделанной копией документа и поставить на ней повторную печать.

Вся информация должна быть легко читаемой и распознаваемой.

Иные структуры

Для оформления визы тоже нужно предоставить копию трудовой. В данном случае действуют несколько другие правила. Если для всей документации действуют сроки до трех месяцев, то для трудовой это вновь месяц. При этом некоторые страницы необходимо переводить на иностранный язык.

Кто сталкивался с оформлением пособий в соцзащите, знают, что это всегда сбор огромного количества документов и справок. Трудовая книжка не исключение, если нужно оформить пособие на ребенка или единовременную выплату. Период действия копии трудовой в соцзащиту составляет столько же, сколько действительна копия трудовой книжки для кредита - 30 дней. Эти же сроки действительны для документов, собираемых в судебные инстанции.

Кто заверяет

Копию трудовой книжки должен заверить либо руководитель организации, либо нотариальная контора.

На последней странице копии необходимо указать, работает гражданин на данный момент в организации или уже уволен.

Сколько действительна заверенная копия трудовой книжки? Столько, сколько требуют организации, запрашивающие подобные документы.

Заверять трудовую книжку у нотариуса необходимо только при обращении в пенсионный фонд.

Алгоритм заверения и регулирующие документы

С документа делается четкая копия, и на каждой странице нужно проставить штамп «копия верна». Далее проставляется подпись руководителя и печать организации. Все штампы должны захватывать текст.

На завершающей странице указывают, работает гражданин на данный момент в организации или нет. В случае, когда лицо не работает и оригинал документа на руках, его нужно заверять в нотариальной конторе.

Сколько действительна копия трудовой книжки, было рассмотрено ранее, обратимся к тем документам, которые регламентируют порядок обращения с трудовыми книжками.

К таким регулирующим документам относят:

1. Трудовой кодекс РФ. Как кадровому документу трудовой книжке посвящена целая статья в ТК РФ - ст. 66.
2. Постановление правительства № 225 от 16.04.2003. Этот документ учитывает порядок учета бланков, их хранения и заполнение.

Альтернативное заверение

Есть вариант заверения документа, где не нужно ставить печать и подпись на каждой странице. Можно поступить другим образом:

• каждый отксерокопированный лист нужно пронумеровать (в той последовательности, в которой они идут в оригинале);
• сшить полученную копию (нитка должна быть выведена за последний лист);
• на последней странице связать нитку и наклеить на нее лист, указав на нем, какое количество страниц прошито и пронумеровано, подпись уполномоченного лица и штамп организации (его необходимо поставить так, чтобы одна его половина была на листе с информацией, а вторая - на самой копии);
• обязательно необходимо поставить дату заверения документа.

Обычно копия заверяется довольно быстро, так как любое уполномоченное лицо знает, сколько действительна копия трудовой книжки.

Нужно ли заявление

Для того чтобы получить копию трудовой, сотрудник организации должен написать заявление.

Само заявление можно писать в свободной форме, но в нем обязательно должно быть указано:

• полные реквизиты руководителя организации;
• реквизиты сотрудника;
• просьба о выдаче заверенной копии трудовой книжки;
• причина, по которой копия должна быть выдана;
• дата составления документа;
• подпись сотрудника.

Так как информация о том, сколько действительна копия трудовой книжки, известна и руководителю, и кадровым сотрудникам, заявление такого характера рассматривается довольно быстро. В устной форме просьба не принимается.

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

• для визы - три месяца со дня выдачи;
• ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода - если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

• если работник обратился в банк за кредитом;
• при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
• при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
• при усыновлении ребенка;
• в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
• при гражданских и судебных разбирательствах;
• для восстановления утерянного оригинала;
• при оформлении на работу по совместительству;
• для составления резюме при поиске новой работы;
• при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления).

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.

Обязательно соблюдение следующих моментов:

• трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
• на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
• на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
• на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
• ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).

Кто заверяет копию трудовой книжки

Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).

Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.⁠

Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки

Чаще всего встречаются следующие недочеты:

• печать организации поставлена на «пустом» месте. По правилам она должна быть на краю скопированного документа, чуть захватывая текст в книжке;
• имеются исправления в тексте, написанном заверяющим лицом;
• отсутствует запись «Верно» (должна присутствовать на каждой странице) или дата заверения.

Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.

Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.

Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.

Отдельные случаи

Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.

В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.

А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.