Статья порядок движения документов внутри организации. Порядок движения документов в организации (вариант). Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

• a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

• использовать современное ПО
• перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
• поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

• составьте первичное положение и документов в организации
• пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
• отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
• за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Порядок движения документов в организации (вариант).

Цель установления порядка движения документов или управления документацией организации подразумевает создание условий, обеспечивающих получение и хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Он включает в себя организацию документооборота, в том числе и технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в организациях, различных по назначению, масштабу и структуре, выработан определенный порядок движения в них документов. Этот порядок в общих чертах закреплен в действующих нормативных актах и методических пособиях, в частности в ГСДОУ. Общий порядок движения документов в организации можно разделить на четыре последовательно выполняемых этапа, независимо от того, к какой категории относятся документы: входящие, исходящие или внутренние. Таковыми этапами являются:

• ? экспедиционная обработка документов;
• ? предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
• ? движение документов в ходе их исполнения;
• ? обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка поступающих в организацию документов имеет целью своевременный учет документов и включает первичную обработку документов, т.е. проверку правильности адреса поступления документов, их распаковку, счет и сортировку, а также регистрацию каждого документа.

Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения необходимо, чтобы определить последующую направленность движения поступивших документов, а именно либо представление их руководителю, либо направление соответствующим исполнителям.

Движение документов в организации в ходе их исполнения должно быть организовано рационально для того, чтобы обеспечить их оперативное доведение до исполнителей, своевременное возвращение документа и постановку его на контроль.

Обработка исполненных и отправляемых документов заключается в определении направления дальнейшего движения исполненных документов, а именно отправлять ли их на хранение или сдавать в архив, а для отправляемых документов - в их подготовке к отправке и регистрации.

Документооборот в организации формируется из трех самостоятельных документационных потоков: входящие, исходящие и внутренние документы.

Входящие документы - это документы, поступающие в организацию извне от вышестоящей или иной инстанции. Порядок их движения включает:

• ? первичную обработку документов, полученных по различным каналам, и их регистрацию;
• ? подготовку документов на доклад;
• ? рассмотрение документа и оформление резолюции, ее регистрацию;
• ? постановку документа на контроль;
• ? отправку документа на исполнение или доведение до сведения соответствующих должностных лиц;
• ? контроль исполнения документа;
• ? прием исполненного документа и снятие его с контроля;
• ? направление документа на хранение или сдачу его в архив.

Очевидно, что первичная обработка документов есть не что иное,

как их экспедиционная обработка. Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки (по почте, факсом, телеграфом и т.п.), должны приниматься и обрабатываться работником подразделения службы ДОУ (например, участка входящих документов делопроизводства). Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.

При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть отправлены адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота присланных материалов, механические повреждения. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату документы, имеющие гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

• ? в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
• ? в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
• ? при получении доплатной корреспонденции;
• ? если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» (К) не было.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) документов. Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов документов, соответствия их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационные журналы - журналы учета входящих документов.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм (при большом их количестве) - в течение месяца. Для удобства и точности нумерации поступивших документов применяют нумерационные бланки или «шахматки». Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если документы не вскрываются, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в службе Д ОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу устанавливается по информационно-поисковой системе и на поступившем документе делается соответствующая пометка.

При отсутствии штампов от руки ставятся подпись сотрудника, обрабатывающего поступивший документ, порядковый номер поступления и дата получения.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

Руководитель, как правило, не должен принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций. В любом случае документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ. На этой стадии ГСДОУ устанавливает распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы документационного обеспечения управления, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов.

При оценке поступившего документа учитываются:

• ? важность его содержания;
• ? сложность и новизна поставленных вопросов;
• ? авторство, т.е. служебное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления;
• ? реальная срочность исполнения документа;
• ? вид документа: директива, приказ, распоряжение, письмо, отчет.

При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те, которые для рассмотрения и определения порядка их исполнения следует направить руководству. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти, а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Собственно движение документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю (в подразделение или конкретному должностному лицу). После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя. Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

Поручение по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Должностные лица, которые исполняют документ, обязаны сделать это исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя).

Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения (документа). Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

После исполнения документа и соответствующего его оформления исполнитель обязан возвратить его на место постоянного хранения. Вместе с ним подшивается и второй экземпляр документа, исполненного в соответствии с резолюцией.

Своевременное исполнение документов не в последнюю очередь зависит от эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документа.

Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, проводимых руководством и органами управления организации, направленных на качественное, своевременное и полное исполнение требований служебных документов и данных по ним поручений. Он включает контроль доведения документов и поручений по ним до исполнителей и организации исполнения; сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов и поручений по ним и доведение этой информации до должностных лиц, которыми давались поручения; принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов.

Ответственность и обязанности органов управления и должностных лиц устанавливаются в положениях об органах управления и конкретизируются в ежегодном приказе руководителя, в котором определяются:

• ? цель и задачи контроля за исполнением служебных документов;
• ? должностные лица (органы контроля), ответственные за ведение работы по контролю исполнения;
• ? порядок обучения персонала органов управления правилам разработки и оформления служебных документов и организации контроля исполнения;
• ? средства контроля за исполнением служебных документов и порядок их использования;
• ? периодичность проверок контроля за исполнением служебных документов;
• ? периодичность проведения анализа исполнительской дисциплины подчиненных должностных лиц и органов управления, выработки и реализации мер по ее совершенствованию.

В планах работы органов управления, кроме того, назначаются конкретные мероприятия по организации и совершенствованию контроля исполнения.

Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные органы управления.

Контроль исполнения разделяется на текущий (оперативный) и долгосрочный.

Текущему (оперативному) контролю подлежат поручения со сроком исполнения не более одного месяца.

Долгосрочному контролю подлежат поручения, срок исполнения которых более одного месяца, а также поручения длительного характера, даваемые в приказах и директивах старших начальников. Контроль поручений длительного характера, даваемых в приказах и директивах старших начальников, осуществляется один раз в полугодие по докладам из подразделений.

Долгосрочный контроль в учреждении организуется согласно плану работы учреждения на год. В плане определяются перечень документов, подлежащих долгосрочному контролю, порядок и сроки их исполнения и контроля.

Поручения по основополагающим документам контролируются один раз в квартал, а поручения по вновь изданным документам контролируются ежемесячно (I квартал), ежеквартально (последующие три квартала), в дальнейшем - один раз в полугодие.

Результаты контроля исполнения отражаются в материалах подведения итогов работы учреждения за месяц, полугодие и год. Кроме того, состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в год (по состоянию на 25 января и 25 июня) специально назначаемой комиссией с оформлением акта проверки, а также при проведении итоговых (контрольных комплексных) проверок с отражением выводов в материалах разбора проверки.

Средствами контроля исполнения являются автоматизированные системы контроля исполнения на базе электронно-вычислительных машин; журналы контроля за исполнением служебных документов (карточки или табло контроля за исполнением служебных документов); рабочие тетради руководителя (начальников) и других должностных лиц.

Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются органами контроля в журнале (карточке, табло) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память электронно-вычислительных машин, предназначенных для этой цели.

Служебный документ считается исполненным и снятым с контроля при соблюдении следующих условий:

• ? выполнены все данные по нему поручения;
• ? результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которое давало первоначальные поручения, не требуют повторных ему докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;
• ? результаты исполнения доложены в вышестоящий орган контроля исполнения, откуда получено подтверждение о снятии данного документа с контроля (лично, либо по телефону, либо с использованием локальной вычислительной сети). Задержка в представлении информации об исполнении считается задержкой в исполнении.

На исполненном служебном документе должна быть отметка исполнителя с указанием даты исполнения, учетного номера (входящего или инвентарного), отработанных во исполнение поручений документов и номера дела, в которое они подшиты. Отметка делается на обороте последнего листа исполненного служебного документа и заверяется подписью исполнителя.

Исполненный документ снимается с контроля. О снятии документа с контроля делается соответствующая отметка в журнале контроля исполнения документов.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

Исходящие документы - это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т.п. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости и размноженного документа в службу ДОУ. Движение документов включает регистрацию документа, подготовку к отправке, упаковку и отправку (рассылку) документа адресатам. При отправке экземпляр документа помещается в дело; в последующем осуществляется его текущее хранение, уничтожение и списание. При необходимости оставленный экземпляр сдается в архив.

К внутренним документам относятся документы, разрабатываемые в организации исходя из задач и потребностей самой организации; их документооборот происходит внутри организации и включает несколько этапов, а именно:

• ? регистрацию документа и доведение его до сведения лиц, которым он предназначен;
• ? исполнение документа и его контроль;
• ? обработку исполненного документа в службе ДОУ.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.

контрольная работа , добавлен 29.06.2013


Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.

курсовая работа , добавлен 05.03.2015


Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.

курсовая работа , добавлен 12.01.2012


Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.

презентация , добавлен 16.04.2012


Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат , добавлен 11.12.2010


Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.

курсовая работа , добавлен 05.10.2014


Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016

Что такое внутренние документы? Как происходит их движение в организации? Факторы, которые следует учитывать при работе с внутренними документами. Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально. Этапы работы с распорядительными документами, издаваемыми единолично.

Вы уже знаете о движении входящих и исходящих документов в организации*. Как происходит организация движения внутренних документов? Рассмотрим этот процесс на примере распорядительных документов.

Внутренние документы организации – это документы, создаваемые и используемые в организации. К внутренним документам относятся распорядительные документы, протоколы заседаний коллегиальных органов, служебные записки, акты, справки, планы, отчеты, положения, инструкции и др. Внутренние документы, как правило, издаются или составляются в одном экземпляре, который после издания или окончания работы с документом помещается на хранение в дело. При необходимости рассылки документа исполнителям, заинтересованным лицам и подразделениям с подлинника документа снимаются копии или оформляются выписки из документа. Заверенные копии и выписки рассылаются всем заинтересованным лицам и подразделениям.

Как правило, движение внутренних документов на стадии создания документов аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования повторяет движение поступающих документов. Исключение составляют отдельные виды документов, имеющие индивидуальные маршруты прохождения, например внутренние информационно-справочные документы (справки, служебные записки, аналитические записки), протоколы заседаний и др. Движение внутренних документов организуется так же, как и движение поступающих и отправляемых документов: в виде документопотоков, то есть массивов документов, имеющих общий источник (пункт отправки) и общий приемник (пункт получения). Для каждого документопотока характерен свой маршрут. При организации движения внутренних документов необходимо учитывать следующие факторы:

• способ принятия решения и, соответственно, издания документа; содержание документа: наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей решение.

Управленческие решения принимаются двумя способами: единолично руководителем или коллегиальным органом . В первом случае проект документа (управленческого решения) в обязательном порядке проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, во втором случае – согласование проекта документа не проводится, потому что решение принимается на заседании коллегиального органа совместно всеми его членами.

Наличие в документе поручений, требующих исполнения, или информации, инициирующей управленческое решение, также отражается на организации движения документа:

B первом случае документ должен дойти до исполнителя (или исполнителей), а также должен быть введен в систему контроля исполнения документов; а во втором случае документ поступает на рассмотрение руководителя.

Рассмотрим, как должно быть организовано движение некоторых внутренних документов.

Движение распорядительных документов, издаваемых коллегиально

Коллегиальные решения – это решения, принимаемые на заседании коллегиального органа группой лиц, входящих в этот орган (собрание, совет, правление, коллегия, совещание и др.). Решения, принятые коллегиально, фиксируются в протоколах заседаний, на основании которых могут издаваться распорядительные документы (постановления, решения). Практика издания постановлений (решений) характерна для федеральных органов власти и управления, органов власти и управления субъектов Федерации и муниципальных образований. В организациях иного типа, например в акционерных обществах (закрытых, открытых), решения, принятые коллегиальными органами (собранием, советом директоров, правлением), оформляются протоколами, распорядительные документы в виде постановлений или решений на их основе не издаются. Исполнение принятых решений осуществляется исполнительным органом акционерного общества путем издания приказов или распоряжений. Решения информационного характера рассылаются заинтересованным лицам в виде копий протоколов или выписок из протоколов. Движение документов при коллегиальном принятии решений при условии оформления принятых решений в виде постановлений или решений включает следующие стадии:

• Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа. Работа коллегиального органа ведется по заранее утвержденному плану. В соответствии с планом лица, ответственные за подготовку вопроса для обсуждения, готовят необходимые материалы, как правило, это аналитическая справка (записка) по вопросу и проект решения . Работа по подготовке этих документов ведется в структурном подразделении или группой специалистов нескольких подразделений. Подготовка материалов для заседания коллегиального органа – это начальный этап в движении документов, отражающих деятельность по коллегиальному принятию решений.
• Передача подготовленных материалов на рассмотрение коллегиального органа. Аналитическая справка (записка) по вопросу и проект решения передаются секретарю коллегиального органа, который собирает все подготовленные для рассмотрения на заседании документы, проверяет их полноту и правильность оформления.

Как правило, материалы готовятся и передаются секретарю за 10–12 дней до заседания. Срок представления документов может быть сокращен, но не должен составлять менее 3–5 дней. Это время необходимо для рассылки документов членам коллегиального органа и их ознакомления с подготовленными документами.

• Подготовка повестки дня заседания. Повестка дня готовится секретарем коллегиального органа на основании плана, но может корректироваться с учетом конкретной ситуации. Повестка дня согласовывается с председателем коллегиального органа. Одновременно с этим секретарь готовит приглашения на заседание для рассылки членам коллегиального органа.
• Рассылка приглашений на заседание коллегиального органа его членам и приглашенным лицам. Вместе с приглашением, в котором содержится повестка дня заседания, рассылаются копии аналитических справок (записок) и проекты решений по вопросам повестки дня, подготовленные исполнителями. Этот комплект документов может рассылаться членам коллегиального органа по электронной почте.
• Обсуждение материалов на заседании коллегиального органа и принятие решения. Во время заседания ведется его протокол , в котором фиксируется весь ход заседания: выступления основных докладчиков, обсуждение вопросов повестки дня, принятые решения.
• Оформление протокола заседания. Окончательное оформление протокола проводится, как правило, в течение 3–5 дней после заседания. При оформлении протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером предыдущего протокола. Датой протокола является дата заседания, а не дата оформления. Регистрационно-учетные журналы по протоколам не ведутся. Учетную функцию выполняет само дело, в которое подшиваются подписанные протоколы.
• Подписание протокола. Как правило, протоколы подписываются председателем заседания и секретарем, но есть и исключения из этого общего правила: например, протоколы государственных аттестационных комиссий, счетных комиссий (в акционерных обществах) подписываются всеми членами коллегиального органа.
• Издание распорядительного документа (постановления или решения). На этом этапе на основании протокола заседания оформляется распорядительный документ, подписываемый председателем коллегиального органа. На основании одного протокола может быть подготовлено несколько распорядительных документов, так как каждое отдельное решение оформляется как одно постановление (решение) .

В практике управления такие решения называются протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется путем передачи копий протоколов или выписок из них.

• Регистрация распорядительного документа и рассылка исполнителям. Регистрация постановлений (решений) ведется отдельно от протоколов и других распорядительных документов (приказов, распоряжений), если они также издаются в организации. В регистрационном номере постановления (распоряжения) целесообразно соблюдать связь с протоколом, например:

Если протокол имеет номер 45 (№ 45), то и постановления или распоряжения должны иметь тот же номер, но дополняемый через косую черту или дефис номером вопроса, отражающим очередность рассмотрения вопросов на заседании (номером вопроса в повестке дня), например: № 45-1, № 45-2 и т. д.

• Контроль исполнения документов. Контроль исполнения решений, принятых коллегиально, осуществляется секретарем коллегиального органа. На контроль ставятся только те поручения (задания), которые имеют конкретный срок исполнения.
• Копирование распорядительных документов (постановлений, решений), протоколов или изготовление выписок из протоколов. Распорядительные документы (постановления, решения), выписки из протоколов копируются в количестве, соответствующем количеству исполнителей и заинтересованных лиц.
• Помещение подлинника протокола и подлинников распорядительных документов (постановлений, решений) в дела. Подшивка документов в дела осуществляется секретарем коллегиального органа в соответствии с номенклатурой дел. Протоколы заседаний и изданные на их основе распорядительные документы подшиваются в разные дела.

Вместе с протоколами могут подшиваться только материалы, составляющие неотъемлемую часть протокола: например списки присутствовавших на заседании, тезисы и тексты докладов, выступлений, особые мнения участников заседания, не согласных с мнением большинства и др.

• Рассылка копий распорядительных документов (постановлений, решений) или копий протоколов (выписок из протоколов). Рассылка осуществляется службой ДОУ. Рассылаются исполнителям только заверенные копии документов.

Рассмотренные этапы прохождения документов составляют документооборот коллегиального органа.

Движение распорядительных документов, издаваемых единолично

При единоличном принятии решений распорядительные документы издаются руководителем организации (президентом, генеральным директором, директором, председателем и др.), осуществляющим исполнительно-распорядительные функции. Специфической особенностью этого способа принятия решения является согласование проекта решения с заинтересованными лицами (как правило, это руководители структурных подразделений организации). При единоличном принятии решений издаются распорядительные документы в виде приказов, распоряжений, указаний. Движение распорядительных документов при единоличном принятии решения включает следующие этапы:

• Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа). В качестве документов, инициирующих решение, могут быть документы, изданные вышестоящими органами управления и организациями, или ранее изданные документы самой организации. Инициировать решение могут и внутренние документы организации (докладные записки, служебные записки, справки, акты, протоколы, планы, отчеты и др.), если они содержат информацию, обосновывающую необходимость принятия решения. На основании информации, почерпнутой из этих документов, руководитель принимает решение о необходимости издания распорядительного документа. С позиций документооборота инициирование решений представляет собой получение руководителем организации документов, на основании которых начинается работа по подготовке проекта решения. Решение руководителя о подготовке распорядительного документа выражается в виде резолюции на документе, инициирующем решение.
• Передача документа, инициирующего решение, в подразделение на исполнение. В соответствии с резолюцией руководителя служба ДОУ передает документ, инициирующий решение, в структурное подразделение-исполнитель.
• Подготовка проекта распорядительного документа. Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации создается временная рабочая группа из представителей различных подразделений. Подготовленный проект документа оформляется исполнителем на соответствующем бланке (бланке приказа, бланке распоряжения).
• Передача проекта документа на согласование. При подготовке распорядительных документов, как правило, проводится внутреннее согласование. Внутреннее согласование оформляется визой, проставляемой в нижней части последнего листа проекта документа, на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования. Внешнее согласование проводится только в тех случаях, когда проект документа затрагивает интересы других организаций. Внешнее согласование проводится после внутреннего согласования и оформляется грифом согласования , который проставляется на последнем листе проекта документа, под текстом, или на отдельном листе согласования.

Визирование проекта распорядительного документа проводится: с руководителями подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются социально-бытовые вопросы, вопросы организации труда и кадров. Если проект распорядительного документа касается финансовых вопросов, то обязательно согласование документа с главным бухгалтером, заместителем руководителя по финансовым вопросам (финансовым директором). Все распорядительные документы, издаваемые руководителем организации, должны визироваться юристом (юридической службой) для проверки на соответствие принимаемых решений действующему законодательству. Это касается приказов, распоряжений по основной деятельности и по личному составу. Проекты распорядительных документов визируются также заместителями руководителя организации – всеми или только теми, чьи интересы затрагивает проект документа.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. В этом случае виза дополняется надписью “Особое мнение прилагается” или “Замечания прилагаются”. Замечания, оформленные на отдельном листе, прилагаются к проекту и возвращаются разработчику для доработки документа. Если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то, при передаче окончательно оформленного документа руководителю на подпись, все особые мнения и замечания, не принятые составителем документа, должны будут поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение руководителя. Во многих организациях, особенно крупных, имеющих сложную структуру, на процедуру согласования нередко уходит до месяца. Длительный срок визирования проекта документа может снизить эффективность принимаемого решения, поэтому целесообразно в инструкции по делопроизводству или ином нормативном документе по делопроизводству установить определенные временные ограничения на процедуру визирования.

Учитывая, что распорядительные документы издаются в целях регулирования деятельности организаций, в т. ч. – оперативного регулирования, целесообразно проводить визирование в течение двух-трех рабочих дней.

Процедура согласования завершается возвращением проекта документа исполнителю. В данном случае в документообороте имеет место возвратное движение (передача документа в инстанцию, в которой документ уже находился), но это движение обусловлено деловой необходимостью.

• Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.* Следующий этап – передача проекта распорядительного документа исполнителю на доработку по замечаниям. После доработки проект документа окончательно оформляется на бланке и передается на повторное визирование.Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то документ оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом. При этом проект документа визируется руководителем организации.
• Повторное визирование проекта документа. Повторное визирование необходимо для того, чтобы все заинтересованные должностные лица проставили визы на том экземпляре документа, который будет представляться руководителю на подпись. Отсутствие виз на распорядительном документе будет означать нарушение процедуры его подготовки. Завизированный всеми заинтересованными лицами документ передается руководителю организации на подпись.

На этапе визирования документа с точки зрения документо¬оборота важное значение имеет последовательность перемещения документа из одной инстанции в другую. Первым визирует документ руководитель подразделения-исполнителя, затем – юридическая служба (юрист), после – руководители заинтересованных подразделений (как правило, это те, кому даются поручения и кто будет выполнять распорядительный документ после его принятия), последними визируют заместители руководителя организации (все или только те, в компетенцию которых входят вопросы, по которым принимается решение).

• Принятие решения (подписание документа). Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.
• Регистрация распорядительного документа. Подписанный распорядительный документ регистрируется в службе ДОУ (распорядительные документы по личному составу регистрируются в службе персонала).
• Постановка распорядительного документа на контроль. Контроль за исполнением распорядительных документов ведет служба ДОУ. Особенность контроля исполнения распорядительных документов состоит в том, что контролируются отдельные пункты распорядительной части документа, если они содержат поручения, задания с конкретным сроком исполнения.
• Копирование распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний).
• Помещение подлинника распорядительного документа в дело.
• Рассылка копий распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний) исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в наиболее возможные сжатые сроки – это необходимо сделать в течение 1–2 дней после подписания документа.

Последние три этапа в документообороте распорядительных документов, издаваемых единолично, совпадают с движением документов, издаваемых коллегиально. В рассмотренных моделях документооборота распорядительных документов, издаваемых коллегиально и единолично руководителем организации, выделены основные, узловые этапы движения этих документов. Описать эту процедуру более детально можно лишь ориентируясь на конкретную организацию (учреждение, предприятие). Эта задача должна решаться службой ДОУ организации.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие . Они составляются для следующих целей:
  • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  • в виде запроса для последующего получения ответа.

  Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.


Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .

  Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

  Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

  О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео: