Учет договоров в «1С. Согласование и учет договоров Договор в 1 с предприятие

Роль договорных документов

• Значительную часть документов организации составляют договоры и связанные с ними документы:

• Коммерческие предложения
• Договоры, дополнительные соглашения
• Приложения к договорам (спецификации, календарные планы)
• и прочие.

• Работа с договорной документацией состоит из большего количества этапов, в которые вовлечены ключевые сотрудники предприятия.

• Договорная работа является основой ведения бизнеса. Эффективная работа с договорами непосредственно влияет на конкурентоспособность и рентабельность организации.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Согласование договора

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Автозаполнение шаблона договора

• Для подготовки проекта договора применяется механизм автозаполнение шаблонов файлов

• Позволяет заполнить поля в файле из карточки договора

• Номер договора
• Дата заключения договора
• Контрагент
• Срок действия
• Сумма
• и другие

• Поддерживается заполнение файлов Word и OpenOffice

Шаблон договора

Дополнительные реквизиты

• Для заполнения шаблонов можно использовать не только основные, но и любые дополнительные реквизиты договора, например:

• Предмет договора
• Условия платежа

Правила заполнения полей

• В качестве правил заполнения полей может быть указан

• Реквизит договора
• Выражение на встроенном языке

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Вид документа-договора

• Карточки договоров хранятся в справочнике «Внутренние документы»

• Для вида внутренних документов создан флаг «Является договором»

• Если флаг установлен, то документы такого вида считаются договорами

• Договоры имеют специальную карточку, на которой присутствуют особые реквизиты

Карточка договора

Учет по корреспондентам

• корреспондент, с которым заключен договора,
• контактное лицо корреспондента по этому договору,
• кто подписал договор от корреспондента.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, формирования отчетов, ведения переписки, хранения контактных данных, заполнения шаблонов.

Сроки действия

• В карточке договора фиксируется

• начало действия договора,
• окончание действия,
• признак бессрочного договора,
• порядок продления договора.

• Эти данные используются для контроля и продления сроков действия

• подробнее будет рассмотрено далее.

Сумма и валюта договора

• В карточке договора фиксируется

• Сумма договора,
• Валюта договора.

• Эти данные используются для

• поиска договоров, построения сводных отчетов, настройки маршрутов согласования в зависимости от суммы, контроля наличия сопроводительных документов

Валюта договора

• Валюты можно загрузить из Общероссийского классификатора валют

• Курсы валют загружаются с сайта РБК

• Есть возможность настроить валюту по умолчанию

• Учет по сумме может быть применен и к другим видам документов, например:

• счет, счет-фактура,
• накладная, акт приема-передачи,
• и прочие.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Согласование договоров

• Согласование договора наиболее важный и трудоемкий процесс

• В системе реализованы расширенные возможности согласования:

• Смешанное (последовательно-параллельное) согласование
• Согласование с условиями
• Механизм автоподстановок
• Согласование с учетом графиков работы
• Использование составных бизнес-процессов

Смешанное согласование

• В бизнес-процессе «Согласование»реализована возможность последовательно-параллельного согласования

• то есть несколько исполнителей выполняют согласование параллельно,
• затем несколько следующих исполнителей – последовательно,
• затем следующие – параллельно
• и т. п.

Смешанное согласование

• В карточке бизнес-процесса наряду с имеющимися вариантами согласования «Все сразу»и «По очереди»добавлен вариант Смешанно.

• Если установлен вариант «Смешанно», то в табличной части появляется новая колонка «Порядок согласования».

• В этой колонке для каждого исполнителя можно указать порядок согласования – «После предыдущего»либо «Вместе с предыдущим».

Смешанное согласование

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «После предыдущего», задача будет формироваться после завершения задачи предыдущим исполнителем

• Исполнителям, для которых указан порядок согласования «Вместе с предыдущим», задачи будут формироваться одновременно с предыдущим исполнителем

• В табличной части «С кем согласовать»появляется также колонка «Шаг», в которой отображается шаг согласования для каждого исполнителя

Условное согласование

• Маршрут согласования договора может зависеть от некоторых условий, например:

• договоры с суммой свыше 100 000 рублей согласовывает руководитель предприятия, с меньшей суммой – зам. руководителя,
• или договоры от VIP-клиентов согласуются в более короткие сроки, чем от остальных клиентов.

• Для этого в системе предусмотрена настройка условий, которые определяют маршрут согласования договора.

• Только в версии КОРП

Создание условий

• Условие маршрутизации может быть создано в одном из трех режимов:

• в режиме конструктора
• на внутреннем языке «1С»
• в виде комбинации из других условий.

Создание условия в режиме конструктора

• Условие задается как комбинация правил отбора, накладываемых на реквизиты

• В правиле для реквизита указывается способ сравнения (равно, больше, меньше и т.д.) и значение с которым сравнивается

• Для построения условия могут быть использованы любые реквизиты договора,

• например, Сумма, Корреспондент, Срок действия и другие

• Также могут быть использованы дополнительные реквизиты договора

Создание условия на встроенном языке

• Условие задается в виде выражения на встроенном языке «1С»

• В выражении можно оперировать реквизитами договора

• Для упрощения написания выражения слева от поля для ввода текста располагается дерево реквизитов объекта

Комбинация условий

• Условие маршрутизации задается как логическая комбинация результатов выполнения других условий.

• При этом глубина вложенности условий не ограничена

• Условие маршрутизации могут быть указано для исполнителя в шаблоне согласования

• Тогда при создании согласования по этому шаблону исполнитель будет задействован только если условие выполнится

• В примере на картинке Федоров попадет в список согласующих, только если сумма договора больше 100 000 руб.

Использование условий маршрутизации

• Условие маршрутизации может быть указано при привязке шаблона бизнес-процесса к виду документа

• Тогда при создании бизнес-процесса из шаблонов будет выбран тот, для которого условие выполняется

• Например, можно настроить, чтобы один шаблон был использован для согласования договора с большой суммой, другой – с маленькой.

Автоподстановки

• Механизм автоподстановок позволяет указать в шаблонах бизнес-процессов в качестве исполнителя имена специальных функций

• Функции должны возвращать ссылку на пользователя, роль, или массив пользователей и ролей

• При создании бизнес-процесса из шаблона система автоматически вычисляет значение автоподстановки и подставляет его в бизнес-процесс

• В системе предусмотрен ряд преднастроенных автоподстановок, которые можно использовать в работе

Автоподстановки для договоров

• Для согласования договоров могут использоваться следующие автоподстановки:

• Все руководители автора бизнес-процесса
• Ответственный за документ
• Руководитель организации
• и прочие

• Состав автоподстановок можно расширять при внедрении

• Для этого в конфигурации предназначен специальный переопределяемый модуль

• Пример создания автоподстановок можно увидеть в конфигурации

Учет графиков работы

• При назначении сроков согласования договоров система может учитывать графики работы исполнителей

• Например, если задача «Согласовать» создается в 17-00 пятницы и установлена длительность 2 часа, то крайний срок исполнения задачи будет установлен на 10-00 понедельника

• Только в версии КОРП

Производственный календарь

• В карточке графика рабочего времени указывается производственный календарь

• Календарь определяет, какие дни в году являются рабочими, а какие выходным

Рабочее время

• В карточке графика работы на закладке «Рабочее время» указывается время начала и окончания рабочего дня

• При необходимости можно указать несколько перерывов

• Указанное рабочее время считается рабочим временем по умолчанию, обычно оно актуально для большинства рабочих дней

Особое рабочее время

• На закладке «Особое рабочее время»указывается особое рабочее время для некоторых дней.

• Например, для предпраздничных дней или дней, в которые проходит корпоративное мероприятие и т. п.

Указание графика работы

• Основной график работы указывается в настройках системы для всего предприятия в целом

• Особый график работы некоторого подразделения можно указать в карточке подразделения

• Особый график работы конкретного сотрудника можно указать в карточке пользователя.

• При формировании задач бизнес-процесса «Согласование» крайний срок исполнения задачи вычисляется исходя из графика работы исполнителя задачи

Составные бизнес-процессы

• Создан составной бизнес-процесс «Обработка внутреннего документа», реализующий общую схему создания и исполнения внутреннего документа.

• Составной бизнес-процесс позволяет выполнить согласование, утверждение, регистрацию, рассмотрение, исполнение внутреннего документа.

• Данный бизнес-процесс может использоваться для согласования и утверждения договоров, а также как образец для создания собственных составных бизнес-процессов

• Только в версии КОРП

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Контроль возврата переданного экземпляра

• Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок.

• Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту.

Передача корреспонденту

• В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента.

• Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан»можно указать контактное лицо.

Срок возврата

• В журнале передачи документов можно указать, на какой срок передается документ.

• Для этого в записи журнала передачи требуется заполнить реквизит «Срок возврата».

Документы, находящиеся у корреспондентов

• Список документов, которые находятся на руках у корреспондентов, можно получить с помощью отчета «Журнал передачи».

• Также возможно получить список документов, не возвращенных в срок корреспондентами

Автоматическое отражение передачи корреспонденту

• При отправке исходящего документа, созданного на основании внутреннего, система предлагает отразить передачу внутреннего документа в журнале передачи

• При утвердительном ответе пользователя автоматически создается запись в журнале передачи, которая отражает передачу внутреннего документа корреспонденту-получателю

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Сопроводительные документы

• С договором может быть связано значительное количество документов:

• приложения
• доп. соглашения
• протоколы переговоров
• протоколы разногласий
• подрядные договоры
• накладные
• переписка по договору
• и т.п.

• В системе имеется возможность видеть всю структуру связей по договору

• Имеется возможность проследить всю историю переписки по договору

• Имеется возможность получить список всех доп. соглашений по договору, либо всех актов и т.п.

Механизм связей

• Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов

• Связь задается с использованием типа связи

• Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей:

• имеет доп. соглашения
• имеет акты \ накладные

• Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи

Настройка связей

• Типы связей, созданные в системе, должны быть настроены для использования в документах

• Для каждого типа связи указывается:

• из документов какого вида устанавливается данная связь
• на документы какого вида установлена данная связь
• данная связь может быть только одна или несколько
• есть ли обратная связь для связи данного типа

Создание связи

• Связь создается из карточки договора или другого документа

• При создании связи указывается тип связи и связанный документ

• При этом учитываются настройки типа связи, описанные ранее

Отчет по связям

• Имеется отчет, который позволяет просмотреть всю структуру связей по документу в виде дерева

• В отчете можно указать ограничение на количество уровней и установить отбор по типу связей

Контроль сопроводительных документов

• Механизм связей используется для контроля сопроводительных документов по договору

• Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п.

• Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору»

• Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Планирования исполнения договора

• Для исполнения периодических обязательств, например, ежемесячных оплат или отгрузок по договору, может использоваться механизм периодических бизнес-процессов

• Например, если договор предусматривает ежемесячные оплаты каждое 10-ое число месяца, то ответственный за договор формирует первое поручение бухгалтеру «Выполнить оплату по договору», далее указывает расписание повторения для данного поручения – каждое 10-ое число последующих месяцев.

• Только в версии КОРП

Периодические бизнес-процессы

• При создании любого бизнес-процесса пользователь имеет возможность указать, что текущий бизнес-процесс должен автоматически повторяться по некоторому расписанию

• Для этого в карточках всех бизнес-процессов предусмотрена команда Настроить повторение… При ее нажатии появляется диалог создания расписания повторения.

• Для бизнес-процесса, для которого настроено расписание повторения будет автоматически формироваться его копия в соответствии с указанным расписанием.

Расписание повторения

• В диалоге расписания повторения указывается

• дата начала и дата окончания повторения,
• время, в которое будет создаваться бизнес-процесс,
• периодичность создания бизнес-процесса:
• ежедневно,
• еженедельно,
• ежемесячно.

• Если указано повторять еженедельно, то можно флажками отметить, в какие дни недели требуется повторение.

• Если указано повторять ежемесячно, то можно указать, в какие числа месяца требуется повторение.

Настройка повторения

• Все настроенные повторения доступны для пользователя в списке Настройка повторени я бизнес-процессов

• В списке можно просмотреть актуальные (выполняющиеся) и завершенные повторения.

• При необходимости можно изменить расписание повторения с помощью команды Расписание повторения или принудительно завершить повторение с помощью команды Завершить повторение .

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Учет срока действия

• В карточке договора имеются реквизиты для указания срока действия

• Имеется возможность получить список договоров с истекающим сроком действия

• В отчете выводятся договоры, срок которых истекает на этой неделе, на следующей неделе, в этом месяце, в следующем месяце.

Продление срока действия

• В карточке договора можно указать порядок продления договора

• Для этого предназначен реквизит Продление , который принимает следующие значения

• Не продлевается (единичная хоз. операция, например, покупка недвижимости).
• Допускает продление (длительные операции, например, оказание услуг сопровождения, аренда).
• Автоматическое продление (договоры, предусматривающие автоматическое продление, если ни одна из сторон не против).
• автоматическое продление на год,
• на квартал,
• на месяц,
• на бессрочный срок.

Автоматическое продление

• Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную

• Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления.

• При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте.

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Расторжение договора

• Для учета расторгнутых договоров используется реквизит Расторгнут , в карточке договора.

• При этом можно указать, каким именно документом договор был расторгнут

• доп. соглашение,
• решение суда и т.п.

Отчет по расторгнутым договорам

• Имеется возможность получить отчет по расторгнутым договорам

• В отчете выводится:

• дата и номер расторгнутого договора, контрагент
• когда договор был расторгнут, каким документом и пр.

Отчеты по договорам

• В системе предусмотрены различные отчеты для контроля и анализа учета договоров

• Список заключенных договоров
• Договоры с истекающим сроком действия
• Сопроводительные документы по договору
• Расторгнутые договоры
• Динамика сумм заключенных договоров
• Динамика количества заключенных договоров

Процессы договорной работы

• Подготовка проекта договора

• Ведение регистрационной карточки

• Согласование проекта договора

• Передача на подпись контрагенту

• Контроль сопроводительных документов

• Планирование исполнения договора

• Контроль и продление срока действия

• Расторжение договора

• Прочие процессы

Прочие процессы

• К прочим процессам, актуальным для договорной работы относятся

• Потоковое сканирование документов
• только в версии КОРП
• Штрих-кодирование документов, поиск по штрих-коду
• только в версии КОРП
• Поиск документов (договоров) по атрибутам

2016-12-08T11:19:16+00:00

В 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) появилась совершенно замечательная возможность создания шаблонов договоров с контрагентами.

Что такое шаблон договора? Это когда вы один раз оформляете договор с контрагентом (в текстовом виде) расставляя в каких местах должны быть его реквизиты, в каких местах должны быть наши реквизиты, где нужно указать номер и дату договора и тому подобное. А затем 1С каждый раз сама формирует печатную форму договора с любым контрагентом в соответствии с этим шаблоном.

Вы думаете это сложно? А вот и нет - это проще чем вы думаете и прямо сейчас мы вместе с вами создадим простейший шаблон такого договора.

Для этого зайдём в раздел "Справочники" и откроем пункт "Шаблоны договоров" ():

Откроется стандартный список шаблонов договоров на оказание услуг, подряда и поставки. Наша задача создать свой шаблон.

Поэтому нажмём кнопку "Создать" на панели инструментов и из выпавшего списка выберем вариант "Новый шаблон":

Откроется окно редактирования шаблона. Сразу введём его наименование и напишем, например, такой текст в самом договоре:

Я не стал использовать никакого оформления для упрощения задачи, но вы можете оформить его как вам потребуется (аналогично документам word). Тут есть возможность даже вставить картинку. Но наша задача сейчас не в этом.

Ткнём мышкой внутри скобок, чтобы перевести туда курсор:

А затем нажмём на панели инструментов кнопку "Вставить в текст" и выберем вариант "Наши реквизиты"->"Полное наименование":

И снова на панели инструментов нажмём кнопку "Вставить в текст", но на этот раз укажем вариант "Реквизиты контрагента"->"Полное наименование":

Окончательный вариант нашего шаблона будет выглядеть вот так:

Нажмём кнопку "Записать и закрыть" и убедимся, что наш шаблон добавился в список:

Где и как мы теперь можем использовать наш шаблон?

К примеру, зайдём в любой договор любого контрагента и нажмём кнопку "Договор":

Откроется список шаблонов, выберем наш шаблон и нажмём кнопку "Выбрать":

А вот и окончательная печатная форма договора - 1С сама заполнила реквизиты в указанные нами места в шаблоне:

Чтобы сформировать печатную форму необязательно заходить в сам договор. Если к примеру мы составляем счёт на оплату покупателю, то есть возможность нажать кнопку "Печать" и выбрать вариант "Договор":

Кроме того, при составлении шаблона, есть возможность вставить в договор сумму из счёта на оплату:

Мы молодцы, на этом всё

Кстати, на новые уроки...

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель

Чтобы подписать договор с контрагентом, о нем нужно иметь такие сведения как ИНН и КПП, адрес, реквизиты банковских счетов и фамилии уполномоченных лиц. Не так давно в «1С:Бухгалтерии 8» появилась возможность формировать все необходимые реквизиты организации для вывода на печать или для отправки в электронной форме. Но это не все способы использования реквизитов контрагентов. Релиз 3.0.37.21 позволяет формировать тексты договоров непосредственно в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 с использованием имеющихся реквизитов организации. О том, как работает новая возможность, читайте в материале экспертов 1С.

Для просмотра и редактирования уже имеющихся шаблонов необходимо открыть их список в разделе Справочники и группе Покупки и продажи (рис. 1).

Рис. 1. Шаблоны договоров в разделе Справочники

В типовой поставке присутствуют шаблоны трех видов договоров (рис. 2).

Рис. 2. Три вида договоров

Открыв любой из шаблонов, вы попадаете в конструктор текста (рис. 3). В нем можно редактировать уже имеющийся текст, для чего в командной панели есть все привычные пиктограммы текстовых редакторов. Кроме того, в тексте желтым цветом выделены шаблоны, позволяющие получать нужные значения из данных, содержащихся в программе - таких, например, как Полное наименование Организации и т.п. Такие конструкции могут быть вставлены в нужные места шаблона – с помощью кнопки Вставить в текст (рис. 4), или заменить уже имеющиеся.

Рис. 3. Редактирование шаблона договора поставки

Рис. 4. Добавление в текст имеющихся реквизитов с помощью кнопки Вставить в текст

Шаблоны можно не только редактировать, но и создавать новые, в том числе, взяв за основу уже имеющиеся. Для этого нужно лишь щелкнуть по кнопке Создать и выбрать в качестве основания один из трех имеющихся шаблонов и внести необходимые изменения в текст, либо создать свой шаблон с нуля.

Каким образом используется шаблон договора? К нему можно обратиться из формы элемента справочника Договоры, который в свою очередь открывается обычным путем (рис. 5,6).

Рис. 5. Справочник «Контрагенты»

Рис. 6. Справочник Договоры

И уже в открытой форме элемента справочника Договоры можно обратиться по кнопке Договор к списку шаблонов договоров для выбора и, выбрав нужный шаблон, получить макет печатной формы договора. Его следует внимательно проверить, при необходимости внести изменения (например, изменить падеж должности и фамилии руководителя), после чего воспользоваться кнопками Печать, Сохранить, Отправить (рис. 7).

Таким образом, создание печатной формы нового типового договора облегчается в разы и становится удобным как для бухгалтера, так и для руководителя: достаточно урегулировать с юристами текст договора, ввести его в список шаблонов, после чего добавить нового контрагента, его реквизиты, номер и дату договора, а затем сформировать текст для вывода на печать и сохранения в электронной форме. При необходимости ввести в список авторизованных пользователей информационной базы можно юриста организации или сотрудника коммерческого отдела, предоставив доступ только к пакету необходимых объектов для создания договоров.

На момент написания данного материала возможность работы с шаблонами договоров добавлена в типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» версии КОРП, в версии ПРОФ она появится с выходом очередного релиза.

Работа с договорами является важной составляющей хозяйственной деятельности любого предприятия. Для ведения учета договоров многие организации и предприятия используют MS Word и MS Excel. В то же время при большом количестве договоров данные инструменты не очень удобны для оперативного контроля за сроками исполнения договоров, учета мероприятий и событий, связанных с конкретным договором.

Для организации на предприятиях договорной работы компания "Респект-Софт" предлагает прикладное решение "Респект:Учет договоров". Данный программный продукт разработан на платформе "1С:Предприятие 8" и позволяет не только автоматизировать учет договоров, но и интегрировать его в планово-финансовый контур предприятия. Программа предназначена для совместного использования с типовыми прикладными решениями "1С:Бухгалтерия 8" , "1С:Управление торговлей 8" и "1С:Управление производственным предприятием 8" .

Подготовка договоров и внутреннее согласование

Жизненный цикл договора начинается с его подготовки. Вся информация о нем хранится в программе на карточке договора: реквизиты контрагентов, спецификация, календарный план исполнения, данные о согласовании и информация о расчетах по договору. К карточке можно прикрепить любые внешние файлы – текстовые документы, таблицы, фотографии и т.д. Работа в единой информационной базе "1С:Предприятия 8" позволяет при заполнении карточки договора использовать данные, введенные другими пользователями.

Печатная форма договора представляет собой бланк, или шаблон, подготовленный в текстовом редакторе MS Word или в альтернативном редакторе OpenOffice Writer, один из которых должен быть установлен на компьютере пользователя. Гибкий механизм позволяет настроить подстановку в шаблон необходимых данных из карточки договора, таких, например, как наименование контрагента, его расчетный счет, спецификации номенклатуры, сумма договора и др. Для каждого договора можно задать дополнительные шаблоны – коммерческие предложения, спецификации, дополнительные соглашения и другие шаблоны, определяемые его характером.

Не менее важным этапом является внутреннее согласование договора. Использование программы в сетевом варианте позволяет работать с карточкой договора нескольким пользователям. При необходимости поправки к договору могут быть приложены к карточке и учтены ответственным лицом.

Оперативный учет договоров

Перечень всех договоров, введенных в систему, хранится в Журнале договоров. В нижней части формы журнала отражается информация о расчетах, спецификации и календарном плане активного договора. Данные в журнале доступны только для просмотра.

Средства отбора и фильтрации данных платформы "1С:Предприятие 8" позволяют сконцентрировать внимание на наиболее важных аспектах. Например, с помощью журнала можно получить данные о договорах, близких к завершению и требующих пролонгации.

Планирование платежей по договорам

Планирование платежей по договорам позволяет избежать просрочки платежей и применения к предприятию штрафных санкций. Для планирования как входящих, так и исходящих платежей в программе используется отчет "План платежей".

Отчет обеспечивает получение данных из графиков платежей, которые были введены в карточки договоров, с заданной группировкой и детализацией по периодам. "План платежей" предназначен для финансовых служб предприятия.

В отчете "План платежей" отражаются данные по платежам и поступлениям, поэтому его можно использовать как бюджет движения денежных средств по договорам.

Планирование исполнения договоров

Исполнение договоров контролируют, как правило, торговые и производственные подразделения предприятия. Для планирования исполнения договоров в прикладном решении используется отчет "План исполнения". В данном отчете представлены планы-графики исполнения договоров предприятием, а также его контрагентами.

Планирование исполнения договоров является важным аспектом хозяйственной деятельности, поскольку обязательства предприятия перед покупателями и заказчиками находятся в прямой зависимости от выполнения поставщиками своих обязательств. Даже небольшие отклонения в сроках исполнения и в объемах обязательств могут привести к критическим последствиям.

Использование отчета позволяет своевременно обнаружить проблемные ситуации в исполнении договоров и предпринять необходимые меры для корректировки.

План-фактный анализ

Ключевым звеном контура управления является сравнение запланированных показателей с фактическими. Интеграция решения "Респект:Учет договоров" в информационную базу предприятия позволяет при работе с карточкой договора отслеживать документы, введенные бухгалтерами и операторами.

Для проведения комплексного план-фактного анализа предназначен отчет "Ведомость план-факт". С помощью него можно легко отследить отклонения плановых показателей от фактических по срокам и суммам. Для анализа доступны как платежи по договорам, так и исполнение договоров.

Эффект от использования