Учет объема документооборота. Понятие документооборота Что необходимо учитывать в объеме документооборота
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.6
Величина документооборота нужна для: расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства; расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:9
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
25. . Понятие «документооборот» и развитие его нормативно-методической регламентации. Ответ в 21!
Что такое объем документооборота?
Делопроизводитель, Архангельская обл.
Ответ
Вся совокупность обработанных в организации документов (входящих, исходящих и внутренних) условно называется объемом документооборота . При этом учитываются не только подлинники документов, но и их размноженные экземпляры - копии.
В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте письма.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов . При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документ наиболее распространенного формата - А4 (210 x 297 мм), а документы другого формата -
А5 (148 x 210) учитывать по схеме:
2 документа формата А5 = 1 документу формата А4,
например:
1) поступившее на имя руководителя письмо согласно резолюции должны были исполнять четыре работника организации. Документооборот письма составил 4 документа;
2) приказ руководителя организации был передан для исполнения в семь структурных подразделений. Документооборот - 8 документов;
3) письмо было отправлено по факсу. Документооборот - 1 документ;
4) письмо было отправлено по почте в два адреса. Документооборот - 3 документа;
5) поставщикам сырья были отправлены четыре телеграммы (формат документа А5). Документооборот - 2 документа;
6) в филиал организации были отправлены две телефонограммы (формат А5). Документооборот - 1 документ.
Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ, при необходимости - с конкретизацией по видам документов, фамилиям исполнителей и другим признакам.
Интересная информация о внедрении системы электронного документооборота размещена здесь.
Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации.
При анализе работы делопроизводственной службы обычно сравниваются показатели объема документооборота за определенный период времени: месяц, квартал, год. Объем документооборота обязательно учитывают при определении штатной численности работников делопроизводственных служб и разработке направлений совершенствования работы с документами в организации.
Дополнительную информацию см. в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 в разделе 3.4.11 «Учет и анализ объемов документооборота»).
Анализ документопотоков
В документообороте любой организации выделяют следующие документопотоки:
o входящие документы (полученные извне, от других учреждений);
o документы, созданные в учреждении.
Во время изучения документооборота каждую из групп рассматривают отдельно. Входящие документы анализируют по корреспондентами - авторами документов:
o документы учреждений высшего уровня (указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие указания, разъяснения и сведения;
o документы подведомственных учреждений - первичная плановая, отчетно-учетная документация и разнообразные запросы;
o документы сторонних учреждений с информацией относительно решения определенных вопросов или принятия совместных действий;
o обращения (предложения, жалобы, заявления) граждан.
Анализ входящих документов за корреспондентами-авторами используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми ведется переписка (адреса, телефоны, фамилии, имена, отчества, должности руководящего состава).
Документы можно квалифицировать по видам:
o распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
o информационно-аналитические (письма, акты, справки, докладные записки и т.п.);
o учетно-отчетные.
Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на те, которые требуют ответа или выполнения, и присланные для сведения) и письма-ответы, т.е. документы, полученные в ответ на запрос учреждения.
в Зависимости от значимости автора и содержания входящие документы направляют руководителю учреждения, структурным подразделениям или конкретному исполнителю. Следовательно, весь поток входящих документов распределяют на несколько групп, каждая из которых имеет различные пути движения и нуждается в различной последовательности работы с ними.
Кому именно следует передавать тот или иной документ, определяет служба делопроизводства или секретарь на стадии предварительного рассмотрения.
Документы, созданные в учреждении, делятся на две группы:
o внутренние, созданные для нужд учреждения, функционируют лишь в ее пределах;
o выходные, которые после создания направляют в другие учреждения.
Внутренние документы, как правило, не рассылаются. Однако при условии территориальной разобщенности структурных подразделений или существования филиала учреждения, куда направляются и внутренние документы, например распорядительные, для внутренних документов также должно быть предусмотрено этап отправления.
Все документы, создаваемые в учреждении, подразделяются на инициативные (составленные для решения потребностей учреждения или разработаны на выполнение заданий вышестоящих органов) и подготовлены в ответ на полученные запросы.
Выходные документы, как и входные, можно проанализировать по видам и по корреспондентами-адресатами. Выходные документы также делятся на такие, которые требуют ответа, и присланные для сведения, с целью информирования.
Таким образом, документы учреждений можно изучать с документопотоками. И каждому потоку присущи определенные особенности прохождения и обработки.
Определение объема документооборота
Объем документооборота учреждения определяется с учетом всех документопотоков за определенный период времени - как правило, за год. При этом каждый документ учитывается один раз. Рекомендуется отдельно подсчитывать количество оригиналов документов и копий.
Входящие и исходящие документы учитываются на этапе приема и отправки корреспонденции (экспедиция, секретарь). Внутренние документы подсчитывают по месту их регистрации или подготовки. Все внутренние документы также подлежат регистрации (докладные записки, справки, заявления и т.п.). Учет таких документов может осуществляться не только службой делопроизводства, а и другими структурными подразделениями, например кадровой службой, бухгалтерией, отделом научно-технической информации и т.п.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-розмножувальному бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов. При этом применяется применяемая в организации система учета.
Подсчет ведется по регистрационным формам входных, внутренних (как правило, по видам) и выходных документов. С целью более точного определения объема документооборота следует учитывать и документы, которые не подлежат регистрации, поскольку их обработки также требует определенного времени. Это может быть сделано по реестрам входящей корреспонденции (см. приложение 45).
Учет документооборота позволяет:
o расчет штатной численности делопроизводственного персонала;
o выявление эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов;
o определение степени загруженности делопроизводственного персонала, а также структурных подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Периодичность подсчета документооборота определяет служба делопроизводства. В крупных учреждениях документооборот учитывают ежемесячно, что дает возможность определить периоды наиболее интенсивной работы. Подсчет можно осуществлять также ежеквартально. В небольших учреждениях количество документов целесообразно подсчитывать за год. Итоговые данные учета документооборота оформляют такой справкой:
Форма справки об объеме документооборота вводят как шаблон в память компьютера и распечатывают с необходимой периодичностью.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов» , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель органи-зации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотруд-никам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, доку-ментооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе «3.1 Организация документооборота» Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль за исполнением;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
· отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
· структурой;
· режимом или цикличностью;
· направлением;
· объемом.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которы-ми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степе-ни структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью плани-рования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов:
Регистрируемые и нерегистрируемые документы,
Документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполне-ния службой ДОУ и т.д.
На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения, составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Величина документооборота нужна для:
· расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
· определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управлен-ческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Справка
об объеме документооборота
за _________________ 20__ г.
Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
· повышение эффективности управленческой деятельности;
· ускорение движения документов в организации;
· уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм. Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma - буква) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций , когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.
Кроме оперограмм для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: маршрутно-технологических карты, технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей. После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Оперограмма
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;
· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:
ü первичную обработку;
ü предварительное рассмотрение службой делопроизводства.
Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:
ü составление проекта документа исполнителем;
ü проверка правильности оформления проекта документа;
ü согласование проекта документа.
Общими для всех групп являются следующие операции:
ü рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);
ü регистрация документов;
ü передача документов исполнителям;
ü контроль исполнения документов;
ü исполнение документов;
ü подшивка исполненных документов в дела;
ü использование документов в справочно-информационных целях;
ü подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
џ прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
џ предварительное рассмотрение и распределение документов;
џ регистрация документов;
џ контроль за исполнением;
џ информационно-справочная работа;
џ исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
џ отправка или направление в дело.
Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
џ поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
џ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
џ поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
- - содержанием или функциональной принадлежностью;
- - структурой;
- - режимом или цикличностью;
- - направлением;
- - объемом.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.
Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.
Учет объема документооборота предприятий и организаций
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
Величина документооборота нужна для:
- 1. расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
- 2. расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
- 3. определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.
Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.
Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.
Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:
Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов.
Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
