В какой срок должны вернуть трудовую книжку. Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Если вы решили заняться предпринимательской деятельностью и открыть собственное ООО, то вам, в первую очередь, предстоит собрать пакет необходимых для этого документов и зарегистрировать свою фирму в налоговой инспекции. Не торопитесь обращаться за помощью в компании, обещающие быстро осуществить этот процесс за определенную плату. Попробуйте это сделать самостоятельно, а наша статья обязательно вам в этом поможет.
Самым ответственным этапом в этом деле является сбор документов для открытия общества с ограниченной ответственностью. Кстати, теперь документы можно сдавать не только при личном посещении налоговой или с помощью услуг близлежащего почтового отделения, но и по интернету в электронном виде при помощи специальной программки на сайте ФНС России . Итак, вам нужно будет подготовить следующие документы:- Устав ООО в двух экземплярах, причем оба должны быть подлинниками. Если вы планируете сдавать по интернету, достаточно одного экземпляра в электронной форме. Не забудьте, что устав должен быть нотариально заверен, как и копии паспортов всех учредителей и учредительного договора.
- Если учредитель один, то необходимо подготовить его решение о создании ООО. В случае когда существуют соучредители, потребуется протокол собрания. Оба документа заверяются у нотариуса.
- Заявление о регистрации ООО по утвержденной форме № Р11001. Его можно заполнить, распечатав бланк или воспользовавшись услугами сайта ФНС. Заявление предоставляют нотариусу для его личного заверения.
С помощью нашего сайта вы сможете скачать следующие виды бланков и примеры заполнения документов, необходимых для регистрации ООО:
Открывая ООО, серьезно отнеситесь к его месту регистрации. Лучше всего, если адрес регистрации фирмы и адрес проживания самого директора или учредителя будут совпадать. Для этих целей сгодится также адрес офиса, взятого вами в аренду на основании договора. Но тогда придется подготовить сам договор аренды помещения. Самое главное, чтобы по этому адресу налоговые органы могли легко установить с вами связь. Некоторые предпочитают покупать уже готовое ООО у специализирующихся на этом фирм. В таких случаях, как правило, адресом приобретенной организации является место, где уже зарегистрировано множество фирм. Если такое имеет место быть, то лучше проверить сей факт с помощью специального сервиса , ведь этот признак для налоговиков является намеком на то, что фирма, возможно, “однодневка”, а отсюда может возникнуть масса проблем. Договор потребуется при посещении нотариуса.
Налоговая примет решение в течение 5 рабочих дней. В результате вашему Обществу присвоят ИНН и КПП, а вам выдадут свидетельство о регистрации и свидетельство о постановке на учет, а также объяснят план дальнейших действий. Документы можно получить самому или отправить доверенное лицо с нотариально оформленной доверенностью.
Вам понадобится
- - решение учредителей;
- - 2 экземпляра Устава, пронумерованных, прошитых и скрепленных подписью учредителей;
- - свидетельство о регистрации права собственности на недвижимость или гарантийное письмо;
- - заявление о государственной регистрации юридического лица при создании, нотариально заверенное;
- - квитанция об уплате государственной пошлины.
Инструкция
Изначально начинать нужно с планирования будущей предпринимательской деятельности. Существует много нюансов по получению лицензий, трудоустройства, налогообложения, ведения бухгалтерского учета, которые целесообразно изучить и учесть при выборе формы предприятия. После чего необходимо подготовить проект Устава. Он должен соответствовать требованиям ГК РФ и Федеральным законам.
Очень важно определиться с местом расположением. Один из учредителей может предоставить помещение для работы предприятия, в этом случае необходимо в налоговую инспекцию предоставить копию свидетельства о регистрации права собственности на данное помещение. Если в планах арендовать помещение в налоговую предоставляется гарантийное письмо собственника помещения о том, что он обязуется предоставить помещение в аренду, и копию свидетельства о регистрации права собственности на указанное в гарантийном письме помещение. Налоговая инспекция проверяет гарантийные письма, поэтому необходимо к этому отнестись ответственно и предоставить реальные сведения. Иначе можно получить отказ в регистрации.
Юридическое лицо может создать один или несколько человек. Если один, то свое решение он должен оформить как решение единственного учредителя, если учредителей несколько, то составляется протокол общего собрания учредителей. В любом случае, эти документы должны содержать сведения:
- об организационно-правовой форме создаваемого юридического лица;
- о названии;
- о юридическом адресе;
- о формировании и размере уставного капитала, кто из учредителей сколько вносит и в каком виде. Если уставной капитал вносится имуществом, необходимо его оценка независимым экспертом;
- о согласовании Устава юридического лица.
Следующим шагом является составление заявление по форме Р11001 - это универсальная форма заявления о государственной регистрации юридического лица, в которую вносятся сведения о форме создаваемого предприятия, о его названии, юридическом адресе, об учредителях (физическое или юридическое лицо, их данные и размер долей в уставном капитале), код экономической деятельности и другие сведения. Заполнять и подавать нужно те листы и в том количестве, которые необходимы для конкретного случая.
Важно: это заявление подписывается одним из учредителей в присутствии нотариуса, о чем нотариус делает отметку, затем все листы прошиваются и скрепляются под подписью нотариуса.
За регистрацию юридических лиц государство берет пошлину в размере 4 000 рублей. Платежные реквизиты можно узнать в налоговой инспекции, которая будет проводить регистрацию, то есть по юридическому адресу создаваемого юридического лица. Квитанцию необходимо предоставить при подаче общего пакета документов.
Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.
Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.
Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Штрафные санкции: административная ответственность работодателя
Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:
- воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
- нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
- непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
- непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.
Проверка в компании: необходимые основания
Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:
- планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
- факты несчастных случаев на производстве;
- обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
- информация, поступившая от правоохранительных органов.
Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.
Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .
В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
Ревизия организации: какие документы могут быть проверены
Документы можно разделить по следующим видам:
- Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
- Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
- Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).
Таблица 1
Индивидуальные локальные нормативные акты
Свернуть Показать
Таблица 2
Обязательные локальные акты организации
Свернуть Показать
Таблица 3
Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета
Свернуть Показать
Систематизация информации: как организовать документооборот
По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение об адаптации работников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
В нашем случае:
- журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
- журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.
Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).
Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.
Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору
График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.
Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.
Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).
На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.
В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .
Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.
Сложные вопросы проверок: судебная практика
Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.
Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .
Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.
Сноски
Свернуть Показать
Andrey
Топик этот появился после недавнего разговора с начинающим предпринимателем. Часа четыре я перечислял по памяти какие регламентирующие документы необходимы быть в организации, что бы не смогли «докопаться» контролирующие органы. После чего, пообщавшись еще с несколькими знакомыми понял что у многих все эти вопросы пущены на самотек, до поры до времени. Наше государство является самым замечательным государством, в котором разработаны наверное сотни регламентирующих документов , не всегда дружащие друг с другом, но тем не менее, действующие. Сам лично несколько раз «попадал» на штрафы по незнанию.Зачем нужны эти сотни документов которые, по сути, редко кто читает и без которых на западе прекрасно обходятся — никто не знает, но тем не менее так же никто не отменяет обязанности по их ведению и хранению.
НЕЗНАНИЕ НЕ ОСВОБОЖДАЕТ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ
- протоколы о создании Общества;
- решения учредителей о создании ООО;
- документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
- правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
- бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
- протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
- положения о представительствах и филиалах ООО;
- заключения органов контроля;
- перечень аффилированных лиц;
- другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
Хранить всегда, хранить везде!
Святая обязанность любой организации — хранение документов. Кроме проблем с контролирующими органами, можно нажить проблем и с другими коммерческими структурами.
Места хранения документации ООО. Из того же закона — в качестве них могут выступать место нахождения его управляющего единоличного органа или другое место, которое известно и доступно участникам Общества. То есть гмы можем сами определять где, лишь бы все об этом знали. Адрес может не совпадать с местом нахождения ООО. Единственным требованием, определяемым данной статьей, является уведомление и доступность к данному месту каждого участника Общества.
Кроме документации общества есть требования к хранению кадровых документов, внутренних документов, деловой переписке, документов бухгалтерского учета. На основании правил организации архивного дела, срок не должен быть менее 5 лет, считая от года, когда они использовались последний раз для формирования бухгалтерской отчетности. При этом следует отметить, что законами не предусматривается ответственность какого-либо конкретного должностного лица Общества, не обеспечивающего сохранность документации.
Обязательны кадровые документы, которые требует наше государство
| Документ | Использование | Комментарий |
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статьи 56, 189, 190 ТК РФ, хранить 1 год (после замены новыми) (ст. 407 Перечня) |
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. | на самом деле нужна вещь, если в штате более 100 человек. Рекомендую обратить на документ внимание и перераотать его в соответствии со своими требованиями к дисциплине |
| Положение о защите персональных данных работников. Статьи 86, 87, 88 ТК РФ. Можно установить 5 лет хранения ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. | ну, это только недавно придумали. Сами бы сначала научились наши данные охранять, а потом заставляли малые предприятия тратиться на охрану, что кстати если грамотно подойти к этому вопросу будет стоить дороже многих этих самых малых предприятий |
| Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка). Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — Постоянно (ст. 32 Перечня) | Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. | можно для отписки, но опять же при появлении кадрового отдела является инструментом контроля численности сотрудников. У меня, к примеру был прецедент, когда нач склаа перебрал 30% по штатке, за что был уволен кадровик. |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) | Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. | ничего об этом не знаю 🙂 Знаю чтолько что готовят уже несколь лет закон об отмене трудовых. |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет (при ликвидации компании сдается в архив города, где 75 лет) | Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. | ну надо, так надо. Главное ответственное лиуо ознакомить с этими пунктами и точки контроля поставить со сроками не реже раза в пол года. |
| Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании. Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ. Необязаьельное хранение, можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) | При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. | Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп. Я создал и опубликовал данный документ при численности 500 человек, так как каждый день стал разяснять правила премирования и расчета отпускных |
| Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ Хранить — Постоянно | При наличии системы обучения в организации. | Уж не знаю насколько важно положение, на мой взляд важно само обучение. |
| Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ Хранить — Постоянно | При проведении аттестации по решению работодателя. | |
| График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 1 год (ст. 356 Перечня) | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. | Вот этот документ необходим что бы менеджеры сренего звена не распустили весь персонал в пик сезона отдыхать |
| Трудовой договор. Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) | Заключается в письменной форме с каждым работником. | Отличный документ, очень важен и для руководства. Нельзя к нему отнестись халатно, так как является главным документом в суде при трудовых спорах. А они будут, поверьте, люди все разные. |
| Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно | Принимаются по решению работодателя. | Я считаю их пережитком. К тому же в больинстве своем они составляются не правильно, не описывая контрольные точки бизнес процессов. «отвечает за работу отдела» — часто приходится видеть в таких документах. Что это обозначает — никто не знает |
| Приказы о приеме на работу. Статья 68 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. | |
| Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). | |
| Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК | Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией | |
| Приказы по основной деятельности. Хранить — 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) | Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело. | Приказ вещь хорошая, но в крупных компаниях приказы надо подкреплять изменением регламентов, иначе рискуем получить постоянные несоблюдения при текучке кадров |
| Приказы о предоставлении отпусков. Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — 5 лет | Издаются на основании графика отпусков или заявления работника | Обязательная вещь для трудовых споров особенно при увольнении. При чем по новым требованиям роботодатель ОБЯЗАН выгнать работника минимум на две недели. Если работник все же получил компенсацию, то надо этот вопрос с ним решить. |
| Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) | Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). | |
| Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225(п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) | Ведется на каждого работника. | у нас это все ведется в электронном виде на корпоративном сервере, где сам сотрудник вносит анкетные данные, а остальные подразделения ведут закрытые разделы о сотруднике. |
| Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня), затем сдаются в архив | Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. | |
| Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст. 243, 244 ТК РФ Хранить — 5 лет | Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. | Очень важная точка для контроля, так как руководители таких подразделений часто свои обязанности «забывают» |
| Журнал учета работников, выбывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Журнал учета работников, прибывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» | Рекомендуемый | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности. Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД(рекомендательно) Хранить — 5 лет | Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Хранить — 75 лет | То же | |
| Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков. Хранить — 50 лет | То же | |
| Журнал регистрации командировочных удостоверений. Хранить — 5 лет | То же | |
| Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 1 год (ст. 281 Перечня) | Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником | Можно применять электронные системы, но с обязательной распечаткой и визированием |
| График сменности при сменной работе. Статья 103 ТК РФ Хранить — 1 год | Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. | |
| Журнал учета мероприятий по контролю. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ Хранить — 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) | Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица | |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий. Положение об аттестации работников предприятия Хранить — 15 лет | Оформляются аттестационной комиссией | |
| Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ Хранить — 75 лет | Составляются ежемесячно. | Самое смешное, что зачастую мы не подозреваем какие профессии вредны. Например грузкик — это вредная профессия и надо организовывать для них каждый год медосмотр |
| Списки работающих на производстве с вредными условиями труда. Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 Хранить — 75 лет | Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. | |
| Списки работников, уходящих на льготную пенсию. Хранить — 50 лет | ||
| Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;. То же Хранить — 5 лет | ||
| Инструкции по охране труда по профессиям. Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — Постоянно | ||
| Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — 10 лет | Важная часть. Особенно по технике безопасности. Если не ознакомился и прошиб голову то виноват директор. | |
| Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования. Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90(в ред. от 06.02.2001) Хранить — 5 лет | Кто бы знал что грузчики — это вредная профессия? | |
| Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 Хранить — 45 лет | Не дай как говориться бог. Стараться выводить такие случаи за пределы организации, договариваясь с сотрудниками. Трудовая инспекция не даст житья если произойдет ЧП, что в общем то по человеческий и правильно |
Документы которые действительно необходимы для работы:
- Должностные инструкции на каждую должность, разработанные по правилам
- Положения по всем существующим отделам (некоторые отделы, такие как бухгалтерия, часто ошибочно считают что им не нужны инструкции)
- Стандарты работы (кому в какой ситуации что и как делать)
- Рабочие инструкции (как пользоваться 1с для выписки счета например)
- Цель компании, общие положения
- Положение о структуре организацией
- Положение о подборе и отборе персонала (схема) и само положение
- Положение о персонале предприятия
- Положение о порядке прохождения испытательного срока
- Положение о найме, перемещении и увольнении персонала
- Положение о табельном учете рабочего времени
- Положение о порядке получения справок
- Положение об обучении, адаптации и развития персонала и аттестации
- Положение об оплате труда, премировании, надбавках, материальном стимулировании (схема)
- Положение о льготах, предоставляемых работникам
- Положение об отпусках
- Положение о материальной ответственности
- Положение о коммерческой тайне
- Положение об оплате листов временной нетрудоспособности рабочих и служащих предприятия
- Положение о командировках
- Положение о программном обеспечении, оборудовании и допуске в интернет
