Ведение учета по бланкам строгой отчетности. Книга учета бланков строгой отчетности — когда необходима, сколько хранится и кто ее заполняет? Формы БСО, утвержденные «сверху»

В случае того, если компания применяет в качестве наличных расчетов бланки строгой отчётности, то необходимо учитывать этот факт в специальной учетной книге. При этом имеется полное право на:

• Пользование специальной формой (ОКУД 0504045)
• Пользование собственно созданным бланком книги.

Где можно скачать типовой бланк формы?

Здесь можно найти и скачать бланк по ОКУД 0504045. Помимо этого здесь можно найти образец того, как заполнять учетную книгу БСО.

Что необходимо учитывать?

• Все лица, которые используют БСО, должны заполнять данную книгу.
• Отсутствие обязанности регистрации учетной книги БСО в налоговой службе.
• Ее ведение осуществляется вручную, при этом необходимо нумеровать и прошивать каждую страницу.
• Должна присутствовать печать компании, инициалы главного лица.

Этот и другие виды документации участвуют в образовании правильной системы документооборота, улучшая доступность и структуру.

Пример того, как необходимо заполнять книгу учета бланков строгой отчетности (БСО)

Что необходимо знать и учитывать (по ОКУД 0504045 )?

• В этой книге фиксируется информация о поступлении БСО в компанию, и производится печать на специальных станках, или создаются самостоятельно.
• Фиксация записи производится при каждой выдаче БСО человек, приобретающим.
• Таблица фиксирует дату вручения БСО или их выдачи. В обязательном порядке необходимо указать документацию на основе, которой производятся процедуры с БСО.
• Шестая и седьмая графа фиксирует количество врученных БСО, номерной знак и серия.
• Восьмая, девятая и десятая графа фиксирует данные по выдаче БСО, где указывается количество, номерной знак, серия и заверяется человеком, которому был вручен бланк.
• 11 и 12 графы фиксируют данные по остатку БСО.

Не знаете где скачать бланк формы по ОКУД 0504045?

Здесь можно найти и скачать соответствующие документы.

О пределенная категория организаций и индивидуальных предпринимателей в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения вправе производить денежные расчеты без применения ККТ. Это возможно при осуществлении следующих видов деятельности (п. 3 ст. 2 закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее - Закон № 54-ФЗ):

• продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта;
• продажи ценных бумаг;
• продажи лотерейных билетов;
• продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
• обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;
• торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест, открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
• разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) с ручных тележек, корзин, лотков;
• продажи в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;
• продажи в сельской местности (за исключением районных центров и поселков городского типа) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
• торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
• торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
• приема от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;
• реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в местах, предоставленных религиозным организациям для этих целей;
• продажи по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Также могут осуществлять денежные расчеты без применения ККТ организации и индивидуальные предприниматели, находящиеся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом государственной власти субъекта.

А теперь посмотрим, что говорит законодательство о применении бланков строгой отчетности. Так вот, организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Виды услуг населению можно посмотреть в «Общероссийском классификаторе услуг населению ОК 002-93 (ОКУН)», утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 г. № 163. Не так давно постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359 было принято новое «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее - Положение).

Учтите, что приходные кассовые ордера и квитанции к ним не являются бланками строгой отчетности (письмо УФНС по г. Москве от 05.09.2006 г. № 22-12/78389).

Новые правила

Новое Положение устанавливает порядок осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению при условии выдачи документа, оформленного на бланке строгой отчетности (далее - БСО), приравненного к кассовому чеку. Также в Положении прописан порядок утверждения, учета, хранения и уничтожения таких бланков.

Форма бланка

Итак, на бланках строгой отчетности оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам (п. 2 Положения).

Бланк строгой отчетности должен содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения):

• наименование документа, шестизначный номер и серию;
• наименование и организационно-правовую форму - для организации;
• фамилию, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица;
• вид услуги;
• стоимость услуги в денежном выражении;
• размер оплаты;
• дату осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции, и правильность ее оформления, его личную подпись, печать;
• иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Согласно пункту 5 Положения бланк документа может быть изготовлен типографским способом либо сформирован с использованием автоматизированной системы. Причем типографский документ должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа, год выполнения, тираж). Также изготовитель проставляет на каждом бланке серию и номер документа (п. 9 Положения).

Инструкция по заполнению БСО

Бланк документа заполняется четко и разборчиво. При этом не допускаются никакие исправления. Вместе с тем испорченный либо неправильно заполненный бланк перечеркивается и прилагается к книге учета бланков документов за тот день, в котором он заполнялся (п. 10 Положения).

При заполнении БСО одновременно оформляют не менее одной копии документа. Как вариант - сам бланк должен иметь отрывные части (п. 8 Положения).

Как мы уже отметили, формирование бланков документов может быть произведено и посредством автоматизированной системы. Правда, вряд ли многие смогут этим воспользоваться. Дело в том, что требования по этому пункту весьма жесткие. Итак, для одновременного заполнения бланка документа и выпуска документа должно обеспечиваться выполнение следующих требований (п. 11 Положения):

• автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет;
• при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.

По требованию налоговых органов все организации и индивидуальные предприниматели обязаны представить им информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (п. 12 Положения).

Учет бланков

Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) заключает с работником, которому поручаются получение, хранение, учет и выдача бланков документов, а также прием от населения наличных денежных средств, договор о материальной ответственности (п. 14 Положения).

Все поступившие бланки документов принимаются ответственным за это работником в присутствии комиссии, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Проверке подвергается соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах. Далее составляется соответствующий акт приемки, который утверждается руководителем и является основанием для принятия документов на учет (п. 15 Положения).

Учет бланков, изготовленных типографским способом, ведется по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером организации (индивидуальным предпринимателем), а также скреплены печатью либо штампом (п. 13 Положения). Имейте в виду, что форма книги законодательно не утверждена, поэтому вы вправе разработать ее самостоятельно. При желании можете воспользоваться книгой учета бланков строгой отчетности, утвержденной для бюджетников приказом Минфина от 23.09.2005 г. № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

Инвентаризация

Как правило, ревизию бланков строгой отчетности осуществляют в сроки проведения инвентаризации находящихся в кассе наличных денежных средств (п. 17 Положения). Проверку фактического наличия бланков производят по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам (п. 3.41 приказа Минфина от 13.06.1995 г. № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»).

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяют форму ИНВ-16 «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности», утвержденную постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». До начала инвентаризации от материально ответственных лиц берут расписку, которая включена в заголовочную часть инвентаризационной описи. Опись оформляют в двух экземплярах. При наличии бланков документов, нумеруемых одним номером, составляют комплект с указанием количества документов в нем. При смене материально ответственных лиц опись делают в трех экземплярах.

Хранение

Все бланки хранятся в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих их порчу и хищение. По окончании каждого рабочего дня место хранения опечатывается или опломбировывается (п. 16 Положения). Упакованные в опечатанные мешки копии документов, подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, должны храниться не менее 5 лет. По окончании срока хранения, но не ранее истечения месяца со дня проведения инвентаризации копии документов можно уничтожить на основании соответствующего акта, составленного комиссией, образованной руководителем (п. 19 Положения).

Порядок применения

Теперь рассмотрим порядок применения документов за наличные денежные расчеты и расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ.

Заметим, что при осуществлении смешанной оплаты (одна часть услуги оплачивается наличными деньгами, а другая - с использованием платежной карты) выдачу документа и сдачи, а также возврат платежной карты производят одновременно.

Вопросы и неясности по новому Положению

А теперь проведем небольшой сравнительный анализ постановления Правительства от 31.03.2005 г. № 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее - Постановление № 171) с новым Положением.

1. Раньше формы бланков утверждал Минфин при обращении к нему заинтересованных органов государственной власти, Центрального банка и организаций, объединяющих субъектов предпринимательской деятельности, занятых в определенной сфере услуг (п. 3 и п. 12 Постановления № 171). В новом Положении данная функция вообще не прописана.
2. Теперь непонятно, как будет выглядеть бланк, предназначенный для осуществления наличных денежных расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования. Ранее обязательные реквизиты такого БСО были четко определены в пункте 6 Постановления № 171.
3. Новым Постановлением допускается формирование бланка документа с использованием автоматизированных систем (п. 4 Положения). Правда, слова о том, что «автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет» (подп. а п. 11 Положения), «убивают» всю прелесть данного новшества.
4. Теперь БСО должен обязательно содержать информацию о месте нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (подп. в п. 3 Положения). Вот тут и возникает вопрос, как возможно заполнить эти реквизиты, к примеру, на обычном троллейбусном билете?
5. И, наконец, пока совершенно неясно, какими же полномочиями наделены федеральные органы исполнительной власти по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению (п. 5 Положения)?

Отметим, что это далеко не все вопросы, которые возникают при прочтении нового Положения.

Новые и старые бланки

Сразу скажем, что данное Положение продлило действие форм старых бланков строгой отчетности , утвержденных еще до вступления в силу Постановления № 171, до 1 декабря 2008 года (см. Таблицу 2).

В свою очередь формы бланков, утвержденные в соответствии с Постановлением № 171 до вступления в силу нового Положения, могут применяться лицами, оказывающими населению услуги тех видов, в отношении которых эти формы были установлены (см. Таблицу 1). Вместе с тем формы документов, утвержденные до вступления в силу последнего Положения для услуг, в отношении которых порядок их утверждения определен по-новому, могут применяться до их установления в соответствии с уже новым Положением. Данное правило касается бланков, утверждаемых федеральными органами исполнительной власти. Также при необходимости исключения из формы бланка документа определенных реквизитов (о размере оплаты, дате расчета и данных о лице, ответственном за совершение операции) при оказании услуг учреждениями культуры и услуг физической культуры и спорта утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти.

Отметим, что печальная участь постигла бланк строгой отчетности «Туристская путевка», утвержденный приказом Минфина от 09.07.2007 г. № 60н. Решением Верховного Суда от 12.02.2008 г. № ГКПИ07-1144 данная форма была признана недействующей. Арбитры сказали, что все бланки строгой отчетности, кроме обязательных реквизитов, могут содержать дополнительные данные, характеризующие специфику деятельности организации. Исходя из этого суд посчитал, что форма бланка строгой отчетности «Туристская путевка» должна содержать информацию об условиях путешествия.

Теперь рассмотрим сферы применения форм бланков строгой отчетности (см. Таблицу 3).

Теперь посмотрим, когда, по мнению чиновников, для организаций и индивидуальных предпринимателей, оказывающих платные услуги населению, денежные расчеты должны осуществляться с применением ККТ либо посредством безналичных расчетов:

• при сдаче внаем собственного недвижимого имущества (письмо Минфина от 04.04.2008 г. № 03-01-15/4-106);
• при оказании транспортно-экспедиторских услуг (письмо Минфина от 21.03.2008 г. № 03-01-15/3-78);
• при оказании платных юридических услуг (письма Минфина от 29.01.2008 г. № 03-01-15/1-22, от 20.04.2007 г. № 03-01-15/4-114, от 21.03.2007 г. № 03-01-15/3-84, от 26.01.2007 г. № 03-01-15/1-38);
• при оказании услуг по перевозке пассажиров в режиме индивидуального такси (письма Минфина от 24.01.2008 г. № 03-01-15/1-14 и от 01.12.2007 г. № 03-01-15/16-447);
• при оказании услуг по электроэнергии (письмо Минфина от 18.01.2008 г. № 03-01-15/1-10);
• при оказании риэлтерских услуг населению (письмо Минфина от 19.12.2007 г. № 03-01-15/16-460);
• при оказании организациями и индивидуальными предпринимателями образовательных услуг (письмо Минфина от 01.12.2007 г. № 03-01-15/16-451);
• при оказании организациями и индивидуальными предпринимателями услуг правового характера (письмо Минфина от 29.11.2007 г. № 03-01-15/16-442);
• при оказании услуг по дизайну интерьера (письма Минфина от 31.10.2007 г. № 03-01-15/14-388 и от 13.06.2007 г. № 03-01-15/6-180);
• при оформлении расчетов со сдатчиком ювелирных изделий и лома из них (письма Минфина от 21.09.2007 г. № 03-01-15/11-351 и от 27.04.2007 г. № 03-11-04/3/133);
• при оказании деятельности по преподаванию ритмики и бальных танцев (письмо Минфина от 21.03.2007 г. № 03-01-15/3-83);
• при добыче песчано-гравийного материала (письмо Минфина от 24.01.2007 г. № 03-01-15/1-34);
• при оказании услуг, связанных с деятельностью творческого характера (письмо Минфина от 11.12.2006 г. № 03-01-15/12-342);
• при ксерокопировании, выводе документов на бумагу, закачивании файлов на сотовые телефоны (письмо Минфина от 14.07.2006 г. № 03-01-15/6-182).

Учтите, что освобождение от применения контрольно-кассовой техники при отключении электроэнергии не предусмотрено (письма Минфина от 13.02.2006 г. № 03-01-15/1-32, от 13.07.2005 г. № 03-01-20/3-129, от 13.02.2006 г. № 03-01-15/1-32, ФНС 19.04.2005 г. № 22-3-11/611@). Отметим, что раньше таким бланком строгой отчетности была специальная форма чека, утвержденная письмом Минфина от 12.03.1999 г. № 16-00-24-32.

Бухгалтерский учет бланков

Для обобщения информации о наличии и движении находящихся на хранении и выдаваемых под отчет бланков строгой отчетности предназначен счет 006 «Бланки строгой отчетности» (приказ Минфина от 31.10.2000 г. № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»). При этом документы учитывают на счете 006 в условной оценке. Аналитический учет ведут по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения.

В бухгалтерском учете делают следующие проводки:

• Дебет 60 Кредит 50 (51) - оплачены бланки строгой отчетности;
• Дебет 10 Кредит 60 - получены бланки строгой отчетности;
• Дебет 006 - получены бланки строгой отчетности;
• Дебет 19 Кредит 60 - учтен НДС по приобретенным бланкам строгой отчетности;
• Дебет 68 «Расчеты по НДС» Кредит 19 - отражен вычет по НДС;
• Дебет 20 (26) Кредит 10 - списаны бланки строгой отчетности;
• Кредит 006 - списаны с учета бланки строгой отчетности.

Отметим, что финансисты в письме от 17.05.2005 г. № 03-03-02-04/1/123 предлагают упрощенцам учитывать затраты по оплате стоимости приобретаемых бланков строгой отчетности как расходы на канцелярские товары в соответствии с подпунктом 17 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. По аналогии получается, что для лиц, использующих обычную систему налогообложения, в этом случае можно воспользоваться подпунктом 24 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса «расходы на канцелярские товары». По нашему мнению, не будет ошибкой списывать БСО и в соответствии с подпунктом 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса как «другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией».

Соответственно, для индивидуальных предпринимателей затраты на бланки относятся к расходам на канцелярские товары либо другим расходам, связанным с осуществлением предпринимательской деятельности (подп. 13 п. 47 и подп. 19 п. 47 приказа Минфина и МНС от 13.08.2002 г. № 86н/БГ-3-04/430 «Об утверждении Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей»).

Ответственность

Отметим, что неприменение бланков строгой отчетности является основанием для привлечения к административной ответственности, предусмотренной статьей 14.5 Кодекса об административных правонарушениях.

В данном случае административный штраф составит:

• на граждан - от 1 500 руб. до 2 000 руб.;
• на должностных лиц - от 3 000 руб. до 4 000 руб.;
• на юридических лиц - от 30 000 руб. до 40 000 руб.

Лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица (п. 2.4 КоАП РФ).

Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения - процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации учета бланков строгой отчетности и обеспечении сохранности БСО?

Основные правила хранения бланков строгой отчетности

Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.

Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).

Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).

Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).

Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:

• сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
• оформить акт приемки бланков;
• внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности.

Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).

В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).

Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.

Хранение бланков с помощью автоматизированных систем

«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:

• приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
• копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
• поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.

Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.

Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.

Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале "Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы) ". БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.

Передача бланков в распоряжение сотрудников организации

Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.

Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.

Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?

Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?

Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).

Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.

Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:

• Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
• Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».

Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности

Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.

Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.

Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).

Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.

Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.

Инвентаризация и списание БСО

В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).

По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.

В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.

Итоги

БСО приравнены к кассовым чекам и должны формироваться с использованием автоматизированных систем, способных передавать сведения в ФНС в режиме онлайн. Учет бланков в таком случае ведется также с использованием таких систем. Некоторым налогоплательщикам законодательно разрешено перейти на использование онлайн устройств с 01.07.2019. До этого они вправе применять типографские бланки. Приобретение таких бланков ведется на счетах учета затрат (25,26,44 - в зависимости от подразделения), а последующий учет с использованием звабалансового счета 006.

Книга учета бланков строгой отчетности - это обязательный регистр для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет.

Утвержденная форма книги носит официально название — Книга по учету документов строгой отчетности. Организации и индивидуальные предприниматели применяют ее, когда речь идет о БСО. Однако, если попробуем найти форму данного регистра, утвержденную к применению, то обнаружим следующее:

• форма ОКУД 0504045, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н;
• форма ОКУД 0504819, утв. протоколом заседания ГМЭК от 29.06.2001 N 4/63-2001.

Вот и получается, что фактически все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели применяют не Книгу учета бланков строгой отчетности, а Книгу по учету документов строгой отчетности.

Возникает вопрос, а обязательны ли к применению решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам. Оказывается, да. Это разъясняет Минфин в письме от 10 января 2014 г. N 03-01-15/203.

Давайте разберемся, что такое бланки строгой отчетности: как вести учет БСО?

Учет БСО

Итак, ваша организация или ИП осуществляет вид деятельности, при котором, получая наличные денежные средства от населения, разрешается использовать и вести учет бланков строгой отчетности в бухгалтерии, например:

• изготовление ключей;
• шиномонтаж;
• химчистка;
• ветеринарные услуги;
• и прочее.

БСО можно печатать самостоятельно, если имеется автоматизированная система, защищенная от несанкционированного доступа. Как вариант - доработка кассового аппарата, но без регистрации в налоговой, - приобрести в типографиях. Как ведут учет таких подотчетных документов в этом конкретном случае? У хозяйствующего субъекта возникает обязанность иметь журнал учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого вы найдете ниже. (п.13 постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»).

Как ведут учет бланков строгой отчетности

359-е постановление (ведение книги учетов бланков строгой отчетности регулируется этим нормативным актом) определяет требования к ведению книги. Обязательными являются такие:

• листы прошнуровать;
• пронумеровать;
• подставить подпись руководителя и главбуха;
• скрепить печатью или штампом.

Рассмотрим шаблон заполнения книги, учитывая главную задачу: обеспечить учет в разрезе наименований, серий и номеров БСО. Для этого определим обязательные для заполнения поля и графы:

1. Наименование формы - например, Квитанция БО-3, Наряд-заказ БО-1.
2. Дата движения, число,месяц, год - это дата получения из типографии, дата передачи лицу, ответственному за прием денег от населения.
3. От кого получено или кому отпущено - указываем наименование типографии при получении, а при отпуске ФИО, ответственного лица.
4. Основание (наименование документа, номер, дата) - при получении квитанций это может быть акт приемки, приходный ордер М-4, при отпуске - требование-накладная, акт, расписка - в зависимости от установленного графика документооборота.
5. Приход, Расход (количество, серия и номер бланка, сумма) - в данных графах необязательно переписывать все номера и серии полученных распечатанных квитанций, достаточно указать, например, 10шт серия АК №№980500-980509 30 руб.00 коп.
6. Остаток (количество, сумма) - определяется после каждого поступления или отпуска бланков = Остаток до начала движения + Приход-Расход.

Книга учета бланков строгой отчетности: образец заполнения

Образец заполнения листа:

Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):

Не забудьте о важных нюансах:

• с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 Трудового кодекса РФ (п.14 Постановления №359);
• образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
• приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
• составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).

Административная ответственность

Что случится, если форма 0504045 (книга учета БСО) будет отсутствовать в организации? Ответ на этот вопрос есть в статье 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях . Итак, неправильный контроль за БСО и непредставление книги по запросу ИФНС грозит:

• должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
• юридическим лицам предупреждением или штрафом в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

Таким образом, каждая организация и индивидуальный предприниматель может самостоятельно решить, что ей выгоднее: книга учета бланков строгой отчетности, купить которую можно в любой типографии, или штраф при каждом запросе из ФНС.

Задают много вопросов, касающихся учета бланков строгой отчетности (БСО). В частности, бухгалтеров интересует, где нужно регистрировать бланки, как организовать их учет и какие создать проводки. Мы подготовили статью, которая поможет прояснить сложные моменты, связанные с созданием и учетом БСО.

Вводная часть

Бланки строгой отчетности нужны компаниям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению и пользуются правом не применять контрольно-кассовую технику. Такое право предоставлено им пунктом 2 статьи 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ*.

Получив деньги за услугу, организация или предприниматель вместо кассового чека выдает покупателю другой документ, подтверждающий оплату — к примеру, квитанцию, билет или талон. Эти документы оформляются на бланках строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам. Правила создания, учета, хранения и уничтожения БСО приведены в Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — Положение).

Форма бланка строгой отчетности

Существуют БСО, форму которых разрабатывают органы исполнительной власти. Это некоторые отраслевые бланки, например, железнодорожный билет и экскурсионная путевка (утверждены Минтрансом России и Министерством культуры соответственно).

Но в большинстве случаев компании и предприниматели могут изобретать свои собственные формы бланков. Главное, чтобы эти формы содержали все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения: наименование, шестизначный номер и серию, вид и стоимость услуги, ИНН организации или предпринимателя и проч. Не возбраняется позаимствовать форму, разработанную другим налогоплательщиком. Об этом сообщило УФНС России по г. Москве в письме от 01.03.10 № 17-15/020721 .

Регистрировать выбранный вариант бланка в государственных органах, в том числе в Министерстве финансов, не нужно. Такова официальная точка зрения Минфина России, изложенная в письме от 29.01.13 № 03-01-15/1-14 (см. « »). Достаточно утвердить форму БСО в своей учетной политике.

Где можно распечатывать БСО

Печатать бланки строгой отчетности можно одним из двух способов: либо в типографии, наделенной правом выпускать БСО, либо своими силами при помощи автоматизированной системы. В качестве такой системы подойдет контрольно-кассовый аппарат, прошедший специальную доработку. Причем в отличие от обычной кассовой техники, которая печатает традиционные чеки, машину для изготовления БСО в налоговой инспекции регистрировать не надо. Это подтвердила ФНС России в письме от 24.08.12 № АС-4-2/14038 (см. « »).

Что же касается обычного компьютера с принтером, то он для печати бланков строгой отчетности не подходит. Подобную точку зрения неоднократно высказывали чиновники Минфина России — в частности, в письме от 25.11.10 № 03-01-15/8-250 (см. « »).

Документы для учета бланков строгой отчетности

Если бланки изготовлены в типографии

Учет бланков, изготовленных типографским способом, нужно организовать следующим образом. Поступление фиксировать в акте приемки, а дальнейшее движение отражать в книге учета бланков строгой отчетности.

В пункте 13 Положения говорится, что учет в книге надо вести по наименованиям, сериям и номерам бланков. Листы книги должны быть подписаны руководителем и главбухом (либо ИП), пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

Форма книги учета БСО для коммерческих организаций законодательно не утверждена. Поэтому, как сообщили чиновники финансового ведомства в письме от 31.08.10 № 03-01-15/7-198, компании и предприниматели вправе разработать свой вариант книги (см. « »).

Как правило, в книгу учета БСО включаются графы, где отражается дата поступления бланков, количество поступивших бланков, лицо, передавшее бланки, и реквизиты соответствующего документа. Аналогичные графы предусмотрены для бланков, переданных для использования. Кроме того, в книге выводится текущий остаток по каждому наименованию, серии и номеру БСО. Данный остаток должен подтверждаться актом инвентаризации бланков строгой отчетности. Она проводится в те же сроки, что и инвентаризация наличных денег в кассе (п. 17 Положения).

Далее, в момент приема денег у клиента, работник компании или предприниматель заполняет БСО и указывает в нем полученную сумму. Основную часть заполненного бланка он передает клиенту, а отрывной корешок оставляет себе. Если в форме бланка отрывная часть отсутствует, то клиенту передают оригинал бланка, а себе оставляют копию. Сумма, полученная от клиента, фиксируется в приходном кассовом ордере и отражается в кассовой книге. А корешок (либо копия) БСО служит документом, подтверждающим поступление наличности.

При проверке полноты учета наличной выручки налоговики пересчитают корешки (либо копии) выписанных БСО и убедятся, что их количество совпадает с тем, что зафиксировано в книге учета бланков строгой отчетности. Затем инспекторы сложат суммы, указанные в корешках (или копиях) использованных БСО и сравнят с величиной наличной выручки, проведенной по кассе. Если эти показатели не совпадут, налоговики заподозрят нарушение и потребуют объяснений.

Если бланки изготовлены своими силами

В случае, когда бланки строгой отчетности печатаются посредством автоматизированной системы (в частности, созданной на базе ККТ), учет осуществляет эта система. То есть она фиксирует и сохраняет данные обо всех выпущенных БСО, их номерах и сериях. По этой причине книгу учета бланков вести не нужно.

Во время проверки инспекторы потребуют предоставить информацию о выпущенных бланках, которая хранится в автоматизированной системе. А налогоплательщик, в свою очередь, обязан ее предоставить (п. 12 Положения).

Бухгалтерский и налоговый учет БСО

Проводки, которые следует создать при поступлении и списании БСО, а также способ налогового учета зависят от дальнейшей судьбы бланков. Здесь возможны два варианта. Первый подразумевает, что бланки будут использованы компанией или предпринимателем. При втором варианте существует вероятность, что часть незаполненных БСО может быть реализована.

Бланки, предназначенные для собственного использования

В подавляющем большинстве случаев организации и предприниматели приобретают и создают БСО исключительно для того, чтобы использовать при расчетах с клиентами. В такой ситуации стоимость «типографских» бланков можно сразу списать на счет 20 «Основное производство» или на счет 44 «Расходы на продажу». Если же бланки изготовлены своими силами, то расходные материалы (бумага, чернила и проч.), а также амортизация ОС (например, ККТ, печатающего бланки) также относится на счета 20 или 44.

Помимо этого, необходимо организовать учет бланков на забалансовом счете 006. Здесь БСО отражаются в условной оценке, к примеру, по закупочной стоимости или по сумме, затраченной на создание. Аналитический учет следует вести по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость бланков можно включить в текущие расходы в момент приобретения или создания.

Бланки, предназначенные для перепродажи

Если в момент приобретения или создания БСО бухгалтер не уверен, будут бланки использованы или проданы, то отразить их лучше на счете 10 «Материалы».

Потом, в случае реализации бланков, их следует сначала перевести на счет 41 «Товары», а затем отразить продажу проводками:

ДЕБЕТ 62 КРЕДИТ 91 - выручка от реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 68 - НДС, начисленный при реализации БСО;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 41 - закупочная стоимость (либо стоимость создания) реализованных БСО

Помимо этого, нужно вести учет на забалансовом счете 006 по видам бланков и по местам хранения.

В налоговом учете стоимость реализованных бланков строгой отчетности следует списать на расходы в момент продажи.

* Название закона — «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».