Выписка из штатного расписания образец. Выписка из штатного расписания — как выглядит выписка. Форма, нюансы оформления
Такая выписка является необходимым документом, в случае целесообразности предоставления информации ограниченного объема третьим лицам.
Квалифицированные специалисты готовы прийти к вам на помощь и оказать дополнительные бесплатные консультации всем, кто заполнит онлайн форму заявки.
Порядок составления выписки из штатного расписания
Такая форма предоставления информации связана с необходимостью соблюдения тайны личной жизни работников, а также необходимостью сохранения коммерческой тайны предприятия или организации - работодателя.
Изготавливается в единственном экземпляре и подлежит обязательному хранению в кадровой службе работодателя. Оригинал расписания не может быть выдан третьим лицам. Однако, отдельные части такого документа могут быть доведены до заинтересованных лиц.
Учитывая то, что расписание, как правило, не является государственной тайной, выписка может составляться из любой части основного документа, а также быть составленной из различных его частей.
При этом, конечный вид выписки не должен искажать смысл и содержание информации, изложенной в оригинальном штатном расписании.
Выписка может быть составлена исключительно после вступления в свою юридическую силу основного документа.
Как правило, подобная форма документа составляется лицом, ответственным за хранение основного штатного расписания.
Рассматриваемый документ может быть изготовлен в виде ксерокопии или фотокопии части оригинального штатного расписания.
Правила составления выписки
В случае возникновения необходимости, такой документ может быть истребован у лица, ответственного за хранение оригинала расписания.
Решение об изготовлении выписки принимает руководитель предприятия или иное должностное лицо, уполномоченное им на совершение такого действия.
При необходимости, в целях учета ознакомленных лиц, инициатор запроса может быть обязан предоставить письменный документ об истребовании выписки.
Такой документ вправе быть оформленным в виде служебной записки. На данном документе, руководитель организации, делает письменную пометку о необходимости выдачи информации.
Соответствие выписки оригинальному расписанию
После изготовления требуемой выписки, ее соответствие оригинальному расписанию может подтверждаться штампом организации или кадрового подразделения, а также подписью ответственного за ее формирование лица.
При необходимости, в случае расположения истребуемой информации на нескольких листах, конечная форма документа может быть сшита в единую брошюру. В таком случае, дополнительно, делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных листов.
Информация о выдачи выписки из штатного расписания может быть занесена в специально заведенный журнал учета. При наличии такого журнала, лицо, получившее оригинал выписки из расписания, удостоверяет такое получение путем проставления соответствующей подписи в соответствующей графе.
Сегодня на законодательном уровне установлена необходимость формировать определенные виды документов на предприятии.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Также законодательно установлена необходимость ведения документооборота внутри предприятия. Единый порядок не установлен, но существуют определенные правила, которые необходимо соблюдать.
Одним из обязательных для составления документов является штатное расписание. В некоторых случаях допускается составление специальной выписки из него. Формат её в каждом случае индивидуален.
Основные моменты
Сегодня процедура составления выписок из различных документов имеет свои особенности и нюансы. Особенно когда касается дело предоставления документов в какие-либо серьезные государственные учреждения.
Достаточно просто разобраться, как сделать выписку из штатного расписания. Образец можно будет найти в интернете.
Стоит ознакомиться с ним предварительно, до момента формирования. Так можно будет избежать большого количества самых разных ошибок.
К наиболее существенным вопросам, ознакомиться с которыми стоит заблаговременно, необходимо отнести следующие:
- что это такое?
- с какой целью создается;
- правое регулирование.
Что это такое
Прежде всего, необходимо будет ознакомиться с самим понятие штатного расписания. Под ним понимается специальный нормативный документ, присутствие которого строго обязательно на предприятии.
Штатное расписание включает в себя следующее:
- штатный состав;
- кадровую структуру;
- численность сотрудников на предприятии;
- величина заработной платы в зависимости от занимаемой работником должности.
Данный документ отражает уже имеющее место или же планируемое в ближайшее время разделение трудовых обязанностей между различными сотрудниками.
Наиболее существенные моменты, связанные с данным документом, отражаются в .
Штатное расписание является основным условием использовании труда сотрудников с максимальной эффективностью.
Основное назначение такого расписания:
- выполнение сравнительных операций;
- разделение по численности, квалификации, трудовой нагрузке и иным параметрам сотрудников на отдельные группы;
- позволяет осуществить оценку целесообразности самого факта существования определенной структуры.
Следует помнить, что стандартное штатное расписание в обязательном порядке составляется по . Данный формат установлен на законодательном уровне.
При этом следует помнить, что порядок его заполнения также должен осуществляться в соответствии с установленным в законодательстве порядке.
Разобраться, как оформить выписку из документа подобного типа, достаточно просто. Этот вопрос в законодательстве также отражается.
Под термином «выписка» в данном случае подразумевается копия какой-либо части документа – штатного расписания.
Место изготовления копии определяется целями, для достижения которых изготавливается сам этот документ.
Важно помнить, что изготовление выписки целесообразно только в том случае, если создание копии по какой-то причине невозможно или же не целесообразно.
Например, в некоторых случаях размер штатного расписания составляет более 10 листов. Соответственно, делать копию в таком случае не стоит.
С какой целью создается
Копия выписки, её оригинал может потребоваться в различных случаях. На данный момент существует множество различных ситуаций, когда рассматриваемого типа документ необходим.
Чаще всего выписка из штатного расписания требуется в следующих случаях:
Сотруднику отдела кадров необходимо помнить о том, что простому работнику предприятие обязано предоставить все установленные законом документы по первому требованию.
В перечень таких обязательных к предоставлению документов сегодня относится также и штатное расписание.
Чаще всего подобная выписка необходима для получения определенной информации. Работнику необходимо будет написать специальное заявление – на его основании выдается выписка.
Правовое регулирование
При формировании выписки необходимо в обязательном порядке ознакомиться предварительно с законодательными актами, регулирующими данный вопрос.
Штатное расписание должно составляться непосредственно с учетом основных нормативно-правовых актов.
Наиболее существенными документами такого рода на данный момент являются следующие:
Важно помнить, что при составлении штатного расписания обязательно должны учитываться все положения трудового законодательства.
При обнаружении каких-либо нарушений такой документ может быть признан незаконным. Что приведет к необходимости проведения судебного разбирательства.
Как следствие – большое количество сложностей при организации коммерческой деятельности. Важно помнить, что судебная практика по трудовым спорам достаточно неоднозначна.
Законодательных актов, которые регулируют непосредственно формат составления выписки, не существует.
Именно поэтому в каждом отдельном случае необходимо составлять документ в зависимости от большого количества различного рода обстоятельств.
В первую очередь это касается формата самого штатного расписания, а также отраженных в нем данных. Сегодня можно найти в интернете образец в excel выписки из штатного расписания.
Как можно сделать выписку со штатного расписания сотрудников
Необходимо помнить, что рассматриваемого типа расписание должно обязательно соответствовать некоторым существенным требованиям.
В нем отражаются следующие данные:
Порядок составления выписки в каждом случае индивидуален, но чаще всего используется следующий алгоритм:
Важно помнить, что выписка вне зависимости от различного рода факторов всегда приравнивается к копии. Существует множество нюансов, связанных как с составлением выписки, так и с отображаемой в ней информации.
К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, можно отнести следующие:
- где взять бланк;
- если без окладов;
- для тендера;
- для СРО;
- заполненный пример.
Где взять бланк
Наименьшие сложности при составлении выписки обычно возникают на этапе составления бланка.
Так как он имеется в свободной доступе и является частью – форма №Т-3. Важно лишь помнить о необходимости соответствия данного документа установленным форматам.
Какие-либо расхождения не допускается. Проще всего скачать данный документ в формате Excel. После чего внести все необходимые данные.
Сам документ может быть составлен как на персональном компьютере, так и в письменной форме. Все зависит в первую очередь от технических возможностей работодателя.
Если без окладов
Нередко на многих предприятиях руководство с целью уменьшения величины оклада пытается составить штатное расписание без оклада.
Важно помнить, что подобное не допускается. Данный момент отражается в Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.
В разделе, где рассматривается формат документа №Т-3 указывается, что в графе №5 обязательно необходимо будет проставлять «Тарифную ставку».
Данный раздел может отражать:
- заработную плату в виде оклада;
- тарифную сетку;
- процентную ставку в зависимости от выручки;
- процент от прибыли;
- коэффициент трудового участия;
- иное.
В то же время важно помнить, что полное отсутствие оклада попросту не допускается. Данный момент отражается на законодательном уровне.
Кроме того, сегодня в соответствии с трудовым законодательством запрещается платить менее, чем МРОТ – минимальный размер оплаты труда.
На основании всех обозначенных выше причине недопустимо формировать выписку и само штатное расписание без окладов.
Для тендера
Сегодня для выполнения определенного заказа нередко назначается проведение торгов. При этом для выигрыша тендера потребуется формировать определенный пакет документов.
Он обязательно должен включать в себя штатное расписание. На основании данных из него будет осуществляться выбор определенной компании для решения каких-либо задач.
Для СРО
Для ведения определенного рода деятельности обязательно необходимо вступление в СРО – саморегулирующийся орган. Регистрация в подобного рода организациях необходима для монтажа пожарных систем и множества иных.
Необходимо обязательно подавать при регистрации специальный набор документов. Он включает в себя также выписку из штатного расписания. Для СРО она оформляется стандартным образом, каких-либо отличий не имеется.
Заполненный пример
Сегодня выписка из документа рассматриваемого типа обязательно должна включать в себя следующие данные:
- коды — ОКУД, ОКПО;
- наименование организации;
- номер документа и дата составления;
- длительность действия штатного расписания;
- кем утверждено;
- проставляется величина штата в единицах;
- формируется таблица со следующими столбцами:
- Структурное подразделение — наименование, код.
- Должность работника.
- Тарифная ставка.
- Надбавки.
- Всего в месяц.
- Примечание.
Обязательно наличие в нижней части документов следующих подписей с расшифровками:
- руководителя кадровой службы;
- главного бухгалтера.
Вся информация о кадровой структуре предприятия и размере зарплаты в разрезе должностей содержится в штатном расписании. Этот документ является любой компании, а сведения из него могут предоставляться выборочно, в зависимости от целей их получения. Информация, содержащаяся в нем, по одному или нескольким сотрудникам оформляется в виде выписки из штатного расписания.
Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна
Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в , ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.
В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.
В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.
Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.
Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:
- полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
- название документа и дату его составления;
- номер и дату штатного расписания;
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
- запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
- подпись составителя.
При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.
Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.
Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.
Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.
Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.
Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.
Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.
Кто может попросить сделать выписку
Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.
В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.
Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства. Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании. В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.
В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию . При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера. Для вступления в СРО могут понадобиться данные о количестве специалистов, которые выполняют те или иные виды работ и процентом соотношении таких сотрудников с общей численностью наемного персонала. В обоих случаях выписка готовиться без информации о должностных окладах. Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.
В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.
Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.
Если работник оспаривает , то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.
Кто подготавливает выписку из штатного расписания
При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:
- бухгалтер;
- юрист;
- руководитель.
Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.
Процедура оформления выписки из штатного расписания
Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:
- распоряжение руководства компании;
- заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
- запрос из контролирующих органов или иных инстанций.
Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.
Например:
ООО «Контрплюс»
21.06.2018 №154/78
Распоряжение
Начальнику отдела кадров подготовить выписку из действующего штатного расписания, в соответствии с докладной запиской и. о. начальника юридической службы от 20.06.2018 №758/96.
Директор Никиморов А. З.
Затем ответственный исполнитель готовит документ, при необходимости подает на подпись главному бухгалтеру.
Пример заявления работника
Директору ООО «Медстайл»
Протопопову Н. М.
Начальника цеха формовки
Епикурова К. С.
Заявление
Прошу предоставить мне выписки из действующего и архивных штатных расписаний, с указанием занимаемых мной должностей и окладов за период с 01.01.2007 по 01.06.2018. Документы необходимы мне для предоставления в Переславское районное отделение ПФР, для подтверждения стажа работы во вредных условиях.
15.06.2018 Епикуров
Пример докладной записки для подготовки выписки
Генеральному директору ОАО «Престрой»
Микронову В. Г.
Юридический департамент
Служебная записка
26.06.2018 №12357
Для подготовки пакета документов в целях подачи тендерной заявки на строительство объекта недвижимости в 3-м микрорайоне необходимо предоставить выписку из действующего штатного расписания с указанием количества работников по следующим специальностям:
Выписку нужно подготовить не позднее 02.07.2018 года.
Начальник департамента Григорян П. Д.
Пример оформления выписки из штатного расписания
Открытое акционерное общество «Переяславльмаркет»
ИНН 12457548 ОГРН 1368752035479
Выписка № 12 от 29.06.2018
из штатного расписания
утвержденного приказом от 17.02.2018 № 68
действующего с 18.02.2018
срок действия до 01.09.2018
Подготовил: специалист кадровой службы Полуэктова П. С.
Выписка из штатного расписания (образец)
Вся документация о трудовой деятельности работников (в т.ч. трудовые книжки, приказы, различные ведомости учета) хранится у работодателя. Поэтому работник, как правило, доступа к такой документации не имеет. Однако выдача выписок и копий из документов, относящихся к трудовой деятельности работника, является обязанностью работодателя. Распространяется эта обязанность и на выписку из штатного расписания (образец документа можно скачать по ссылке в конце статьи) в части сведений, касающихся конкретного работника. Работодатель вправе определить самостоятельно в локальном акте, как именно ему оформлять выписку. При этом такой порядок должен соответствовать законодательству. О штатном расписании и способе оформления выписки расскажем в этой статье.
Штатное расписание
В штатном расписании содержится информация о сложившемся разделении труда между работниками.
О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1 .
Из указанного письма, в частности, следует:
- штатное расписание - это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;
- законодательно установленных правил составления штатного расписания не существует;
- должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со штатным расписанием.
Раньше для ведения этого документа применялась исключительно форма, установленная Госкомстатом.
На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:
- унифицированную (форма № Т-3);
- разработанную и утвержденную самостоятельно.
Штатное расписание, в частности, должно включать в себя:
- структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
- штатную численность;
- заработную плату.
Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в штатном расписании.
Если по каким-либо причинам работнику потребуется выписка из штатного расписания, он вправе обратиться для ее получения к своему работодателю. Последний же обязан сформировать и выдать работнику соответствующий документ.
Оформление выписки из штатного расписания (образец)
Выписка оформляется по заявлению работника.
Трудовым законодательством не установлены форма и содержание заявления работника. Следовательно, оно составляется в произвольной форме.
Законодательством предусмотрен порядок оформления выписок, копий документов.
В частности, исходя из п.п.1 и 5 Указа о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан, N 9779-X (утв. 04.08.1983), выписка из документа заверяется подписью руководителя (иного уполномоченного должностного лица) и печатью.
На выписке из штатного расписания следует указать дату ее предоставления и отметку о том, что оригинал штатного расписания хранится в организации.
Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст ниже реквизита "Подпись" следует указать надпись "Верно", должность соответствующего лица, проставить его личную подпись с указанием Ф.И.О. и даты.
Форму выписки законодатели не предусмотрели. Поэтому ее можно, к примеру, сделать так:
- указать наименование документа «Выписка из штатного расписания»;
- сформировать соответствующие сведения;
- заверить выписку вышеуказанным образом.
Образец выписки из штатного расписания
В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.
Что собой представляет штатное расписание
Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.
Куда может понадобиться выписка
Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.
Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.
Чем отличается выписка от копии
С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.
Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.
Надо ли подавать заявление на получение выписки
В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.
Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки
Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.
В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.
В каком виде она может быть
В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.
Формат выписки
Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.
Если выписка состоит из нескольких листов
Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).
После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.
Кто делает выписку
Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).
Кто должен заверить выписку
Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.
Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.
Надо ли заверять печатью
Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.
Учет и регистрация выписки
Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.
Сколько времени действует выписка
Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.
Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.
- В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
- После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
- Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
- Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
- В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.
