Главная Апелляционная жалоба Журнал регистрации справок, выданных работникам. Как получить дубликаты учредительных документов: процедура запроса. Особенности получения копий разных документов в ифнс

Журнал регистрации справок, выданных работникам. Как получить дубликаты учредительных документов: процедура запроса. Особенности получения копий разных документов в ифнс

На предприятие обратился бывший сотрудник. В 2004 году он покупал акции нашего предприятия. Оплачивал наличными денежными средствами через кассу. Сейчас он просит выдать ему дубликат кассовых документов. Руководство предприятия и бухгалтерии сменилось. Каким образом правильно дубликаты?Расшифровки подписей должны быть нынешнего руководства?

На дубликате должны быть подписи тех специалистов, которые расписывались на оригинале. Поэтому в данном случае, вы можете выдать сотруднику копии кассовых документов.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.

Копия - это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного .

То есть бывшему сотруднику можно предоставить заверенные копии. Заверяют копию следующим образом. Ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия), и дату заверения (п. 3.26 ГОСТ Р 6.302003).

Обоснование

«…Контрагент потерял “первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»

Налоговики

Екатерина Воробцева, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса

- Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия - это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28 . Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат - повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.*

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:

- В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать - либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.

Наше мнение

Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

- Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09).* Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

По разным причинам у организации может возникнуть потребность в получении дубликатов учредительных документов общества. В силу отсутствия в Федеральном законе "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" норм, регулирующих порядок получения этих документов, у организации могут возникнуть затруднения. В настоящей статье приводится инструкция по получению этих документов на примере общества с ограниченной ответственностью (ООО).

Документами, дубликаты которых можно получить в результате взаимодействия с регистрирующим органом (ФНС), являются:

Устав Общества.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.
Свидетельство о постановке юридического лица на учет (с указанием ИНН и КПП) .
Также могут понадобиться решения (протоколы) общего собрания участников или решение единственного участника общества о создании общества.

Чтобы получить дубликат или повторно получить каждый из названный документов, необходимо действовать по следующей схеме. Требуется:
А) подать заявление (запрос) в произвольной форме с соответствующими требованиями,
Б) оплатить государственную пошлину и представить квитанцию об оплате вместе с заявлением,
В) предоставить другие документы по требованию налогового органа.

В любом случае в заявлении должны быть указаны: наименование организации, а также ИНН или ОГРН юридического лица (можно указать оба реквизита) – согласно пункту 7 Порядка ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений и документов (Приказ Минфина от 23.11.2011 № 158н). Последние реквизиты должны быть известны участникам и без утерянных документов, их можно проверить просто на сайте egrul.nalog.ru . Кроме того, в заявлении лучше указать юридический и фактический адреса организации и сведения о руководителе, который подписывает заявление (паспортные данные, адрес места жительства*).

Лучше также указать в заявлении причину обращения за повторной выдачей свидетельства (потеря документов).

Как пошагово применить эту схему к каждому документу:

1. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица получить достаточно просто: составив и подав заявление в ИФНС и уплатив государственную пошлину, согласно п.8 ч.1 ст. 333.33 Налогового Кодекса РФ, в размере 20% суммы госпошлины за регистрацию юридического лица, что на текущий момент составляет 800 рублей. Сделать это можно, в том числе, через сайт ФНС. http://https://service.nalog.ru/

Помимо заявления с названными выше реквизитами в некоторых инспекциях требуют приложить выписку из реестра ЕГРЮЛ на организацию-заявителя, которая бы подтвердила ГРН, то есть номер записи регистрации юридического лица при его создании и дату регистрации (сам номер и дату нужно указать в заявлении). Получение выписки не составляет никакого труда и происходит по той же схеме – подается заявление-запрос и квитанция об уплате пошлины (200 рублей в обычном порядке и 400 рублей, если требуется срочное получение на следующий день). В одном заявлении можно попросить о выдаче нескольких экземпляров выписок из ЕГРЮЛ.

2. Поскольку при регистрации юридического лица в регистрирующий орган предоставляются учредительные документы, один экземпляр устава ООО хранится в ИФНС. Для предоставления Устава ООО потребуется выполнить те же действия – подать в налоговую заявление о выдаче копии устава юридического лица в действующей редакции, приложив квитанцию об оплате госпошлины. Размер пошлины за выдачу копии устава составляет 200 рублей.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе выдается повторно также по заявлению организации, сумма госпошлины составляет 200 рублей (п. 132 ч.1 ст. 333.33 Налогового Кодекса РФ).

4. Решения общего собрания участников общества или решения его единственного участника получить в ИФНС несколько сложнее. Во-первых, в регистрационном деле находятся копии этих документов, если ранее они в ИФНС предоставлялись (что является обязательным не всегда). В любом случае в ЕГРЮЛ должно присутствовать решение о создании юридического лица (протокол собрания или решение единственного участника общества). Учредителям и участникам общества может понадобиться этот документ, в частности, по той причине, что в нем зачастую назначается на должность единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор), и этот документ запрашивают для проверки полномочий организации как контрагента. Также содержатся в реестре решения участников общества о реорганизации, о внесении изменений в учредительные документы юридического лица. Прочие решения и протоколы отсутствуют в ИФНС, если они не предоставлялись обществом.

Во-вторых, по мнению налоговых органов, ссылающихся на статью 6 Федерального закона «О регистрации…», если в решении собрания содержится информация о паспортных данных (номер, дата выдачи, орган, выдавший документ), то такие решения не могут быть предоставлены любому лицу (Консультация ФНС, 2010 год). Однако если заявитель является лицом, которому эти сведения и так известны, по смыслу указанной нормы, отказа в предоставлении документов быть не должно. Паспортные данные могут содержаться и в учредительных документах и сведениях о месте жителей индивидуальных предпринимателей, но на данные документы ограничение не распространяется в силу прямого указания пункта 2 статьи 6 ФЗ «О регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В соответствии с Порядком ведения ЕГРЮЛ, предоставление запрашиваемых документов осуществляется не позднее пяти дней с момента получения запроса. Получить документы может представитель организации, действующий на основании доверенности или сам руководитель.

В Санкт-Петербурге все перечисленные действия можно осуществить через ИФНС № 15.

Вы всегда можете задать нам вопрос по этой теме или обратиться за юридической помощью.

Анастасия Масалова , 2014

Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.

Заявления

Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.

На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.

Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Составные части журнала

Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.

Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

Документы по кадровому делопроизводству.
Журналы по общему делопроизводству.
Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

Хранение

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

Регистрационном номере справки отдельно.
ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.

Необходимость создания дубликата документа может возникнуть в работе каждого секретаря. Как создать и правильно оформить дубликат документа, расскажем в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

По своей сути, назначению и юридическому статусу дублирующий документ мало чем отличается от оригинала. Единственное отличие между ними заключается в том, что дубликат имеет другой порядковый номер и серию. Дублирующий документ издается только в том случае, если оригинал действительно утерян или уничтожен.

В чем разница между дубликатом и копией документа

В отличие от копии, дубликат выдается только в случае утраты или физического уничтожения оригинала. Это первое отличие. Второе отличие - наличие иного порядкового номера и серии. Третье отличие - на дубликате стоит отметка, сделанная путем оттиска специального с надписью: "Дубликат". Четвертое, и, пожалуй, самое главное отличие, заключается в том, что дублирующий документ обладает юридической силой, равной оригиналу, а копия - нет.

Копия - это просто буквальное воспроизведение оригинала с помощью копировального аппарата, сканера или от руки. У копии, естественно, будут те же серия и номер, что у оригинала.

Конечно, копия документа в некоторых случаях тоже может иметь юридическую силу. Для этого она должна быть соответствующим образом заверена и иметь необходимую отметку.

Дубликат полностью заменяет деловую бумагу, выданную раннее. При этом важно иметь в виду, что все иные версии документа, оформленные ранее, после выдачи дубликата, теряют свою юридическую силу и становятся недействительными (в случае, если они обнаружатся).

Порядок работы с дубликатами

Порядок выдачи дубликата деловой бумаги строго регламентирован законодательством. Инициировать данный процесс должен документ, в котором будет дано обоснование выдачи дублирующей бумаги. Обычно на предприятии в случае утраты или уничтожения оригинала специальная комиссия составляет акт , в котором излагаются причины утраты. Кроме того, в акте должны быть указаны наименование утраченной деловой бумаги, ее номер, серия, дата выдачи, содержание, а также состав комиссии, зафиксировавшей данный факт.

Составленный акт должен быть подписан председателями и членами комисси. Далее его должен утвердить генеральный директор компании. Подписанный и утвержденный акт приобщается к дубликату утраченного оригинала и предается на хранение. Обратите внимание, что в номенклатуре дел предприятия в разделе "Примечания" должна быть сделана запись о том, что вместо оригинала деловой бумаги выдан ее дублирующий документ.

Создание комиссии и составление акта - это только первый этап оформления дубликата. Следующим этапом станет принятие мер по восстановлению документов. Эту работу проводят как члены комисси, так и сотрудники того структурного подразделения, в котором были утеряны или по какой-либо другой причине утрачены деловые бумаги.

Подчеркнем еще раз, что когда процедура восстановления будет завершена, дублирующий документ (а в отдельных случаях и копия, заверенная надлежащим образом) будет храниться на тех же основаниях и в том же отделе, что и утраченный оригинал. Наличие отметки в примечаниях к номенклатуре дел предприятия является обязательным условием такого хранения.

Какие документы подтвердят стаж работы

В дублирующий документ вносятся сведения, взятые из документов, подтверждающих факт осуществления трудовой деятельности или стаж сотрудника:

трудовые соглашения, заключенные на предыдущих местах работы;
заверенные надлежащим образом копии приказов или выписок;
справки, которые подтверждают факт осуществления трудовой деятельности на предыдущих местах работы, а также справки из архива;
решения судебных органов, устанавливающие трудовой стаж.

В случае необходимости подтверждения факта осуществления трудовой деятельности и ее продолжительности (стажа) в организации, которая была ликвидирована, запрос направляется в архивное учреждение.

В случае отсутствия необходимой информации в архиве , сотруднику надлежит обратиться в судебные органы с соответствующим заявлением. Например, о подтверждении времени работы в той или иной компании.

Важно еще до обращения в суд выяснить, была ли организация ликвидирована или реорганизована. В последнем случае за всей необходимой информацией нужно обращаться к правопреемнику реорганизованной компании.

Подлинники деловых бумаг, подтверждающих стаж работы в других организациях, необходимо вернуть сотруднику после снятия с них копий. Копии необходимо заверить. Заверяющая надпись должна содержать соответствующие реквизиты, слово "Верно", должность и ФИО лица, удостоверившего копию, расшифровку подписи, дату заверения.

Как оформляют дубликат

После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.

Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.

Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.

Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа "Дубликат". На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.

Далее в дубликат трудовой книжке вносятся данные об общем или непрерывном стаже работы до начала трудовых отношений с нынешним работодателем. Стаж подтверждается соответствующими бумагами. Потом вносятся данные о текущем месте работы и награждениях.

Если до начала осуществления трудовой деятельности в данной организации работник уже работал, то в графе "Сведения о работе" сверху вносятся данные об общем или непрерывном трудовом стаже. Запись имеет следущий формат: общее количество лет, месяцев, дней работы. Ниже приведен образец заполнения. Названия организаций, должности и периоды работы при указании данных о стаже не указываются. Далее тот стаж, который подтвержден документами, указывается по отдельным периодам работы.

На заметку

После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, - в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.

Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 - причины этого увольняя. Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.

Особенности оформления дубликатов

Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.

Если запись о прекращении трудовых отношений была признана недействительной, то в дублирующий документ также переносят все данные, кроме тех, которые были признаны недействительными.

Если массовая утрата трудовых книжек произошла вследствие чрезвычайной ситуации, то дублирующие документы оформляются на основании специального акта комиссии. Данная комиссия создается решением регионального исполнительного органа при участии руководства организации и заинтересованных сторон.

Стаж в этом случае может быть подтвержден справкой, билетом профсоюзного органа, а также показаниями свидетелей (не менее двух).