Журнал учета исполнительных документов. Регистрация исполнительных листов на взыскание алиментов. Фиксируем в отчетности исполнительный лист

В процессе своей деятельности многие предприятия сталкиваются с необходимостью вынесения независимого или экспертного заключения по какому-либо вопросу, где зачастую требуется мнение нескольких специалистов. Это может быть расследование хищения, обычная ревизия, аттестация сотрудников и т.д. Для этих целей руководителем предприятия выбирается некая группа людей, имеющих то или иное отношение к конкретной ситуации, компетентных в данном вопросе. Их полномочия регулирует приказ о назначении комиссии, образец которого приведен ниже.

При создании комиссионной группы ключевым моментом является ее независимость от расследуемого или проверяемого факта. Т.е. входящие в ее состав люди должны оценивать ситуацию с нейтральной и хладнокровной позиции, а также не иметь личных интересов. Например, при назначении на должность эксперта при расследовании хищения на складе, где подозреваемым является один из кладовщиков, не может претендовать его напарник или близкий родственник.

Виды комиссий и особенности документа

Приказ о создании комиссии – типовой документ, где в обязательном порядке отражается факт, ради которого была создана экспертная группа. Поэтому различают несколько видов комиссий:

• Экспертная – обычно создается для расследования факта хищения, нарушения сотрудником установленных правил, ревизий. В ее состав привлекают экспертов, имеющих знания и опыт в расследуемой сфере. Например, при выявлении виновных в воровстве на производстве, членами комиссии становятся начальники среднего звена, имеющее непосредственное отношение, знающие технологию. Комиссия, созданная зафиксировать факт систематического прогула работника, обычно имеет в своем составе руководителя нарушителя, а также его коллег;
• Аттестационная – создается для проведения аттестации работников на предмет их соответствия должности и проверки квалификации. В ее состав обычно входят представители руководства предприятия или непосредственно работники сферы образования

В зависимости от назначения оформляется приказ. Хотя особых различий между документами нет – у них общая форма, а различаются они лишь оформлением.

Образец приказа о создании комиссии предполагает включение в документ следующих пунктов:

• Обоснование создания группы экспертов;
• Членский состав с указанием должностей сотрудников, а также, если имеются приглашенные с других предприятий люди, указать их наименования. Данный пункт указывается первым, после наименования документа и его цели;
• Председатель данной коллегии. Обязательно выбирается или назначается руководителем организации, он является представителем всей экспертной группы;
• Основная часть. Здесь отражаются все произведенные действия по главному вопросу комиссии, а также выводы, сделанные в процессе, и прочие нюансы.

Приказ на создание комиссии

При назначении комиссии для каких-либо целей предприятия приказ может быть написан относительно произвольно, но с учетом некоторых важных нюансов. С точки зрения документационного обеспечения управления, форма документа должна подходить под следующий образец и содержать:

• Шапка документа. Вначале указывается наименование организации, к которому относится приказ о создании комиссии, во второй строке название документа. Далее прописывается регистрационный порядковый номер и дата создания.
• Обоснование (цель) создания экспертной группы;
• Текст приказа, в котором содержится указание о назначении конкретных людей на места членов комиссии и председателя группы, с указанием занимаемых должностей. Также назначается секретарь, ответственный за ведение всей документации, которая будет составляться по ходу деятельности;
• Основная часть. Вышеозначенным членам экспертной группы дается приказ о проведении конкретной деятельности, ради которой был создан документ: расследования нарушений или хищений, аттестации сотрудников;
• Последним пунктом документа является личная подпись директора, ее расшифровка, а также гербовая печать предприятия.

Приказ руководителя о создании комиссии вступает в силу сразу после его подписания и доведения информации до указанных в нем сотрудников.

Данная форма документа является типовой, поэтому может использоваться предприятием любого типа как образец.

Образец приказа о создании комиссии

Предлагаем вашему вниманию такой приказ на создание комиссии.

Открытое акционерное общество «Рассвет»

«10.11.2014» №28

г. Москва

О создании экспертной комиссии

С целью выявления виновника хищения продукции на основном складе предприятия, а также обнаружения нарушений по хранению товаров, приказываю:

1. Назначить экспертную комиссию в составе:

Председатель: Заместитель руководителя К.К. Дмитриев

Члены комиссии: Главный бухгалтер Федорюк Н.Н..

Начальник отдела снабжения Петров Д.Т.

Начальник отдела реализации Викторов Г.Д.

Секретарь: Иванькина М.Е.

2. Членам комиссионной группы выявить общую сумму недостачи, виновного в хищении продукции, а также составить список нарушений в хранении товаров и определить виновных.

Директор ОАО «Рассвет» Михайлов Е.Т.

Как видно, данный образец приказа на создание комиссии объединяет все вышеуказанные характеристики бланка и является хорошим примером составления документа.

Согласно пункту I приложения 1 к Методическим рекомендациям по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов, утвержденным ФССП России от 19.06.2012 № 01-16 , поступившие в организацию постановления судебного пристава-исполнителя и копии исполнительного документа нужно регистрировать в специальном журнале.

Регистрация документов

Как правило, регистрация однотипных документов производится в соответствующих журналах (книгах).

Форма журнала может быть как унифицированной, разработанной для конкретного вида документов, например журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и произвольной.

Образец журнала регистрации документов на уплату алиментов

Журнал регистрации

Конкретная регистрация исполнительных листов не утверждена, то есть типовой формы журнала просто нет.
По идее можно использовать для этой цели форму, приведенную в приложении к постановлению Правительства РФ от 31.07.2008 № 579 . Однако у работодателя применить ее не получится. Эта форма предназначена для регистрации бланков исполнительных листов, которые хранятся в судах.

В отсутствие унифицированной формы вы можете:

Регистрировать исполнительные листы в журнале входящей корреспонденции. Но этот вариант неудобен для контроля их движения. Ведь в журнале входящей корреспонденции регистрируются все поступающие на предприятие документы. Этот журнал хранится в секретариате. Бухгалтеру будет сложно отслеживать движение исполнительных листов.

Если вы все же решите воспользоваться этим способом, не забудьте на регистрируемом документе проставить штамп «Вх. № ____ от ____», содержащий регистрационный индекс и дату поступления документа;

Разработать форму журнала самостоятельно;

Воспользоваться формой, предложенной выше.

Хранить журнал регистрации исполнительных листов нужно не менее пяти лет (п. «о» ст. 459 Перечня, утвержденного

В бухгалтерию поступил исполнительный лист на удержание алиментов с работника. Как принять обязательство к учету? Нужно ли отразить суммы в отчетности за 9 месяцев? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Виды исполнительных документов

В своей работе бухгалтеры используют выражение «исполнительный лист». Под ним подразумевают все виды исполнительных документов. Это, в частности:

• исполнительные листы, которые выдают суды общей юрисдикции и арбитражные суды на основании принимаемых ими судебных актов;
• судебные приказы;
• нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
• удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
• судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
• акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

В таких исполнительных документах содержатся требования о возмещении вреда, причиненного здоровью или в связи со смертью кормильца, ущерба, причиненного преступлением, о взыскании штрафа, назначенного в качестве наказания за совершение преступления или правонарушения, о взыскании алиментов с работника.

Расскажу, как работать с исполнительным листом, с которым бухгалтер чаще всего сталкивается на практике, - на удержание алиментов.

Как вести документооборот

Если в учреждение поступил исполнительный лист или сотрудник сам принес нотариальное соглашение, бухгалтер обязан удерживать деньги из зарплаты. Если долг взыскивают через судебного пристава, то он направит работодателю следующие документы:

• копию исполнительного документа;
• постановление об обращении взыскания на зарплату работника;
• копию постановления о взыскании исполнительного сбора за неуплату периодических платежей;
• копию постановления о взыскании административного штрафа и других расходов по нему;
• памятку для руководителей и главных бухгалтеров по вопросам удержания и перечисления денег.

Зарегистрируйте их в специальном журнале и храните в сейфе (п. I приложения № 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19 июня 2012 г. № 01-16). Типовой формы нет. Ее можно разработать самостоятельно. Приведу пример, как заполнить такой журнал (см. образец 1).

Образец 1. Журнал регистрации исполнительных листов

В тот день, когда документ поступит в учреждение, бухгалтер должен отправить судебному приставу-исполнителю уведомление. В нем надо указать:

• регистрационный номер и дату;
• контактный телефон;
• Ф. И. О. бухгалтера.

Стоимость почтовых услуг нужно удержать из дохода сотрудника (ст. 109 Семейного кодекса РФ).

Отражаем в учете исполнительный лист

Удержания по исполнительным листам фиксируют на счете 304 03 (п. 273 Инструкции № 157н). Покажу их учет на примере.

Пример:

Бухгалтер школы удерживает по исполнительному листу 1/3 месячного дохода экономиста на выплату алиментов.

Алименты пересылают получателю по почте. Расходы на пересылку составляют 3 процента от удерживаемой суммы. Сотрудник занят в деятельности, приносящей доход. Бухгалтер удержал алименты в размере 22 687,52 руб. . Расходы на их пересылку составляют 680,63 руб. . В учете записано:

ДЕБЕТ 2 302 11 830
КРЕДИТ 2 304 03 730
22 687,52 руб.
- удержана сумма алиментов по исполнительному листу;

ДЕБЕТ 2 302 11 830
КРЕДИТ 2 304 03 730
680,63 руб.
- удержаны расходы на почтовый перевод алиментов.

Фиксируем в отчетности исполнительный лист

Удержания уменьшают задолженность учреждения перед своими работниками по заработной плате. То есть фактически происходит зачет встречных требований, который является разновидностью некассовых операций. Суммы заносят в графу 8 раздела 2 отчета по форме 0503737.

Покажу, как заполнить отчет, исходя из условий примера (см. образец 2).

Образец 2. Как отразить алименты в отчете по форме 0503737

Информацию об исполнении судебных решений также надо отразить в форме 0503295. В справочной таблице к отчету (ф. 0503295) бухгалтер должен указать количество и сумму неисполненных судебных решений. А в пояснительной записке - сведения о мерах, принятых для погашения задолженности по алиментам.

Ч аще всего организация получает исполнительные листы, обращенные к ее работникам (на выплату алиментов, административных штрафов и др.), для исполнения которых бухгалтерии необходимо осуществить удержания из их заработной платы. Гораздо реже организация получает исполнительные листы, обращенные к ней самой , - их «отработкой» обычно сначала занимается юридическая служба, которая и ведет судебные тяжбы. Ведь, говоря обычным языком, исполнительный лист является результатом проигранного в суде дела.

Исполнительный лист оформляется судом после вступления судебного акта в законную силу. Это правоустанавливающий документ, возникающий в процессе специального исполнительного производства, которое регламентируется Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», Гражданским процессуальным и Арбитражным процессуальным кодексами РФ, Кодексом административного судопроизводства РФ.

Исполнительный лист поступает в статусе «входящего» документа лично от взыскателя или по доверенности от его представителя, от судебного пристава или из соответствующего суда по почте или по информационно-телекоммуникационным каналам в электронной форме (тогда он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью соответствующего суда).

Как принимать и регистрировать?

Если в организации разрабатывается Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства (как одно из приложений к Инструкции по делопроизводству), то исполнительные листы всегда в него включаются.

Общий алгоритм ваших действий может быть следующим:

1. Нужно решить, кто что делает.

В порядке взаимодействия службы делопроизводства с другими подразделениями, прежде всего с бухгалтерией и юридической службой, решается вопрос, какое подразделение принимает , а какие подразделения регистрируют исполнительные документы, контролируют сроки исполнения и обеспечивают хранение после их исполнения в течение установленных сроков.

Разделение обязанностей доводится до сведения первого руководителя организации, а при необходимости разрабатывается краткий Регламент взаимодействия подразделений организации в процессе работы с исполнительными документами , поскольку административная ответственность (и возможные штрафы) за нарушение требований законодательства в работе с исполнительными документами возлагается на руководителя организации.

2. Прием документа и его регистрация - не одно и то же. По общему правилу, второе может происходить на следующий день после первого. Хотя с исполнительными документами так «затягивать» не стоит.

Специалистам службы делопроизводства сложно грамотно проверить подлинность исполнительного документа, а также документы, удостоверяющие личность и полномочия представившего его лица. Поэтому в средних и крупных компаниях функция взаимодействия с внешними взыскателями возлагается на юридическую службу или специально уполномоченного сотрудника службы безопасности , что вполне обоснованно. Именно эти специалисты, действуя более осознанно, и должны иметь право удостоверить (подписать) отметку о получении исполнительного листа. Кроме даты (что стандартно для такой отметки) в ней может указываться время, поскольку у исполнительных документов может быть срок немедленного исполнения.

Пример 1

Свернуть Показать

Только в маленьких организациях (где на безрыбье и рак - щука) это стоит возлагать на секретаря или службу делопроизводства. Если документ принимает не то подразделение, которое его потом регистрирует в журнале учета, то «принимающий» может его фиксировать в простом Реестре (или списке) , с обозначением даты и времени получения, наименования и других элементарных идентифицирующих реквизитов (но не в Журнале регистрации входящей корреспонденции).

3. Передача документа в бухгалтерию, которая будет его исполнять.

Специально уполномоченный на прием таких документов сотрудник (или служба делопроизводства / секретарь) передает полученные исполнительные документы работников в бухгалтерию организации в день получения (лучше - под расписку в том же Реестре, где зафиксирована дата получения). В номенклатуре дел «принимающей» службы дело с такими реестрами фиксируется как переходящее, а срок его хранения можно установить в 5 лет как у самих исполнительных листов (см. ст. 416 в Перечне):

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

В крупных организациях полученные исполнительные документы предварительно может рассматривать один из руководителей организации или начальник юридической службы . И в бухгалтерию исполнительные документы потом передаются с соответствующими указаниями руководства по исполнению. Тогда такое дополнительное блуждание документа внутри организации можно фиксировать все в том же Реестре приема таких документов.

4. Бухгалтерия регистрирует полученный исполнительный лист в Журнале регистрации исполнительных документов в день получения (или в крайнем случае не позднее следующего рабочего дня) , см. Пример 2. Журнал в обязательном порядке прошивается, листы нумеруются, на месте скрепления наклеивается лист с заверительной надписью, которая подписывается руководителем организации или главным бухгалтером и удостоверяется печатью. В небольших организациях и при отсутствии печати (что должно быть зафиксировано в уставе организации) заверительную надпись удостоверяют двумя подписями: руководителя организации и бухгалтера.

Принятые и зарегистрированные исполнительные документы и Журнал их регистрации включаются в номенклатуру дел бухгалтерии и тоже являются переходящими делами. Журналы регистрации исполнительных листов имеют срок хранения 5 лет по ст. 459 о) Перечня, фрагмент которого приведен ранее.

После регистрации исполнительного документа бухгалтерия обязана направить судебному приставу обратное уведомление о получении документов. Кредитные организации обязаны немедленно взыскивать денежные средства по исполнительным документам и информировать об этом в течение 3 дней со дня исполнения (в силу ч. 5 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Остальные организации тоже должны действовать оперативно. Если пристав после отправки вам документов на исполнение не получит в разумный срок вашего обратного уведомления, он может прийти с проверкой.

В уведомлении указываются входящие номер и дата исполнительного документа, телефон организации, ставятся подпись бухгалтера и печать (при наличии). Такой порядок описан, например, в разделе I приложения I к Методическим рекомендациям по порядку исполнения требований исполнительных документов о взыскании алиментов (утв. ФССП России 19.06.2012 № 01-16).

Если исполнительные документы поступают из судов в электронном виде (после арбитражного процесса), то в зависимости от технологической оснащенности организации они могут быть после проверки усиленной квалифицированной электронной подписи зарегистрированы в применяемой информационной системе в электронном виде, а могут быть и распечатаны, заверены службой делопроизводства как бумажные копии электронных документов и переданы на регистрацию в бухгалтерию.

Распределение ролей в описанном алгоритме может быть и иным. Мы описали оптимальный вариант, объяснив, почему стоит делать именно так.

Если в учреждение поступил исполнительный лист, например, о взыскании с работника алиментов, не спешите подшивать его к какому-либо журналу операций. Ведь для таких документов должен быть организован особый порядок учета и хранения. Расскажем, почему это важно.

Виды исполнительных документов

Если физическое или юридическое лицо, публично-правовое образование самостоятельно не исполнило свою обязанность по передаче другим гражданам, организациям или в бюджеты денежных средств и иного имущества либо совершению в их пользу определенных действий (воздержанию от совершения определенных действий), это делается принудительно в соответствии с требованиями Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (далее – Закон № 229-ФЗ).

Основанием служат исполнительные документы. К ним относятся (ч. 1 ст. 12 Закона № 229-ФЗ):

• исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов;
• судебные приказы;
• нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;
• удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;
• акты органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с приложением документов, содержащих отметки банков или иных кредитных организаций, в которых открыты расчетные и иные счета должника, о полном или частичном неисполнении требований указанных органов в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения этих требований;
• судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;
• постановления судебного пристава-исполнителя;
• акты других органов в случаях, предусмотренных законом.

Требования к оформлению исполнительных документов перечислены в ст. 13, 14 Закона № 229-ФЗ.

Чаще всего в учреждения поступают исполнительные листы об удержании алиментов из доходов работника. Помимо алиментов, на основании исполнительных документов из заработка работника могут удерживаться суммы в возмещение материального ущерба, вреда, причиненного здоровью, и т. д.

Регистрация

Исполнительные документы не являются первичными документами, поскольку не фиксируют какие-либо факты хозяйственной жизни учреждения. Следовательно, ни к какому журналу операций их прилагать не нужно. В соответствии с п. 11 Инструкции № 157н в регистрах бухгалтерского учета систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах. О других документах в этом пункте речи не идет.

Для исполнительных документов необходимо организовать особый порядок учета и хранения. И вот почему:

• на основании исполнительного документа производятся обязательные удержания из доходов работника (ч. 3 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). Работника-должника следует ознакомить с исполнительным документом под роспись (письмо Роструда от 19.12.2007 № 5204-6-0);
• при перемене должником места работы, учебы, места получения пенсии и иных доходов лица, выплачивающие должнику заработную плату, пенсию, стипендию или иные периодические платежи, обязаны незамедлительно сообщить об этом судебному приставу-исполнителю и (или) взыскателю и возвратить им исполнительный документ с отметкой о произведенных взысканиях (ч. 4 ст. 98 Закона № 229-ФЗ). В отметке указываются размер удержаний и удержанные суммы, номера платежных документов (квитанций) и даты перечислений и остаток задолженности (если имеется). Отметка о произведенных удержаниях должна быть заверена печатью организации и подписью ответственного должностного лица.

Таким образом, при поступлении в учреждение исполнительных документов нужно организовать их отдельный учет и контроль за полным и своевременным исполнением – производством удержаний из заработной платы работников и перечислением этих сумм по назначению.

Согласно правилам документооборота прежде всего все поступившие в учреждение исполнительные документы должны быть зафиксированы в общем журнале регистрации входящей корреспонденции. На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп «Вх. № от », содержащий регистрационный индекс и дату поступления документа.

Следует учесть!

Руководитель учреждения должен своим приказом назначить лицо, ответственное за сохранность исполнительных документов. Логичнее всего возложить эту обязанность на бухгалтера, поскольку именно он будет работать с данными документами.

В составе учетной политики учреждения необходимо утвердить график документооборота, определяющий порядок регистрации входящей корреспонденции и передачи ее в бухгалтерию.

Зарегистрированные исполнительные документы не позднее следующего дня передаются в бухгалтерию под расписку ответственному должностному лицу, назначенному организационнораспорядительным документом.

Кроме того, для контроля за движением исполнительных документов целесообразно вести специальный журнал (книгу, карточку).

Унифицированной формы такого журнала (книги, карточки) нет.

Поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве одного из приложений к учетной политике в целях бухгалтерского учета.

За основу можно взять форму журнала учета и регистрации исполнительных документов, приведенную в приложении 1 к Порядку ведения учета и осуществления хранения документов по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов бюджетной системы Российской Федерации по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, утвержденному приказом Казначейства России от 26.09.2007 № 5н.

Примерные формы журнала регистрации входящей корреспонденции и журнала учета и регистрации исполнительных документов приведены в конце статьи.

До передачи исполнительного документа в бухгалтерию целесообразно ознакомить с ним сотрудника юридической службы учреждения, поскольку значение и статус поступившего документа должны быть оценены с юридической точки зрения.

Хранение

Хранение исполнительных документов в бухгалтерии рекомендуется организовать в порядке, установленном для бланков строгой отчетности. Согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При этом исполнительные документы не обязательно учитывать на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Важно организовать их хранение аналогичным образом, определив ответственное лицо.

Согласно п. 416 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень № 558), исполнительные листы работников (исполнительные документы) должны храниться в организации до минования надобности, но не менее 5 лет. Книги, журналы, карточки учета исполнительных документов хранятся не менее 5 лет (подп. «о» п. 459 Перечня № 558).

Журнал регистрации входящей корреспонденции

Журнал учета и регистрации исполнительных документов