Главная Споры Где и как получить дубликаты документов. Как получить дубликат свидетельства о регистрации огрн и инн. Порядок работы с дубликатами

Где и как получить дубликаты документов. Как получить дубликат свидетельства о регистрации огрн и инн. Порядок работы с дубликатами

Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.

Заявления

Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.

На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.

Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.

Составные части журнала

Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.

Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.

Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:

Номер заполняемой строки. Справки классифицируются по датам и регистрируются в журнале в хронологическом порядке.
Дата выдачи. Эти данные должны совпадать с датировкой выданной справки. Если запросам в организации присваиваются регистрационные номера, то в этой же графе указывают и его.
ФИО работника. Заявление на выдачу от имени этого работника уже должно находиться у кадровика или другого сотрудника, в чьи обязанности входит ведение журнала. Также указывается его должность, подразделение, в котором он работает, его профессия. При необходимости указываются адрес и телефон этого лица для быстрой связи.
Содержание справки. Вкратце в этой графе сообщается, о чем именно выдана справка. В основном работники запрашивают справки о размере и начислении заработной платы.
Дата плюс регистрационный номер выдаваемой справки.
Расписка в получении. Если сотрудник не имеет возможности получить справку на руки, то в этой графе записываются дата и форма отправки справки. Например, заказным письмом, через курьерскую службу (с ее наименованием) и пр.
Примечание. В этой графе может быть указана та принципиально важная информация, которая не была предусмотрена в других графах. Например, мотив, который побудил работника обратиться за получением справки.

Разновидности журналов

Существуют три основные разновидности журналов:

Документы по кадровому делопроизводству.
Журналы по общему делопроизводству.
Журналы по охране труда.

Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.

Хранение

При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.

После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).

Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.

Оборотная сторона

С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).

Ответственный за заполнение

Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.

В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

Регистрационном номере справки отдельно.
ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Допустимы ли исправления

При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.

Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.

Порча или утрата личных документов создают любому человеку массу проблем. Для предпринимателя такие же трудности принесет потеря или кража учредительных документов. Чтобы деятельность компании не была приостановлена, необходимо срочно провести восстановление учредительных документов ООО. Как сделать это правильно и что для этого потребуется – читайте в статье.

Последовательность действий при восстановлении

Общество с ограниченной ответственностью осуществляет свою деятельность в соответствии с документами, которые называются . В 2018 году основным в этом пакете является организации, который оформляется и утверждается предпринимателями на первом до обращения в ФНС с ООО.

Оригинал устава в обязательном порядке передается инспектору с остальными необходимыми документами. На руки учредитель получает копию устава, заверенную налоговым органом по всем правилам, а оригинал остается на хранении в государственном ведомстве. Это облегчает возможность восстановления бумаги, если она потерялась.

В этом случае нужно просто обратиться в отделение ФНС, где было зарегистрировано общество с ограниченной ответственностью, и получить копию.

Вариантов восстановления учредительных документов несколько. Выбор зависит от того, что было утеряно – только устав или и другие документы ООО, которые могут иметь значение при обращении.

Если утрачен только устав ООО

При обращении в налоговую с заявлением о выдаче дубликата учредительного документа необходимо представить сведения о самом ООО.

Эта информация содержится в свидетельстве о государственной регистрации и в выписке ЕГРЮЛ. Если обе эти формы у учредителя сохранились, необходимо только уплатить госпошлину, которая взимается за восстановление устава, и написать заявление в произвольной форме.

Если сохранились свидетельство о государственной регистрации и выписка ЕГРЮЛ, достаточно подать заявление в произвольной форме и уплатить госпошлину.

Образец заявления можно посмотреть . Обычно в нем указываются наименование утраченного документа и причина, по которой учредителю потребовался дубликат.

Госпошлина за выдачу дубликата устава может быть уплачена через сайт налоговой инспекции, где формируется специальная квитанция, или другим удобным способом.

Отсутствуют все документы ООО

Часто важные бумаги хранят в одном месте, поэтому теряются или портятся сразу все документы общества с ограниченной ответственностью. Это может произойти по причине умышленной кражи, пожара, потопа и прочего.

В таком случае потребуется восстановление не только учредительных, но и всех остальных документов. Это связано с тем, что при обращении в государственные ведомства юридическому лицу понадобится подтвердить свой статус.

Если утерян весь пакет документов, сначала необходимо восстановить документы, подтверждающие статус юрлица.

Чтобы восстановить документы ООО, придерживайтесь определенной последовательности:

Закажите выписку ЕГРЮЛ в налоговой инспекции. В ней содержится информация об ООО, которая понадобится для восстановления свидетельства о регистрации. Хорошо, если сохранились копии документов с индивидуальными номерами, присвоенными юридическому лицу. Также важны дата постановки ООО на учет в налоговой, полное наименование организации и . Эта информация потребуется при заполнении заявления на выдачу дубликата утраченных форм ООО. Тогда не придется брать лист из госреестра, чтобы восстановить данные об ООО.
После получения справки переходите к этапу восстановления дубликатов всех документов ООО. Обращение в налоговую составляется в произвольной форме. Главное, правильно указать цель обращения. Например, выдача дубликата свидетельства о регистрации по причине его кражи третьим лицом. За основу можно взять готовый образец заявления .
Все документы можно восстановить одновременно, если составить комплексную заявку и оплатить госпошлину по всем дубликатам.
Срок рассмотрения заявки и выдачи учредительных документов или иных форм по регламенту составляет 5 рабочих дней. Но практика показывает, что процедура может затянуться: она связана с поиском информации, изготовлением дубликатов, на которые у налоговой обычно не хватает человеческого ресурса.

Обратите внимание, что без документов ООО не может вести деятельность в полном объеме. А если произошло хищение, то возникает опасность, что злоумышленники смогут оформить нелегальную сделку от вашего имени. Для таких обстоятельств предусмотрена возможность срочно восстановить бланки. Но за срочность придется доплатить. Размеры пошлины по каждому документу можно посмотреть на сайте налоговой инспекции и там же сформировать квитанцию на оплату по соответствующему запросу. Срочные заявки вдвое дороже, но документы можно получить на следующий день после обращения.

Перечень бланков для восстановления документов ООО

Квитанция на определенную сумму (оригинал).
Заявление на выдачу конкретного документа (устав, свидетельство о регистрации, ИНН).
Паспорт заявителя.
Нотариально заверенная доверенность (если обращается доверенное лицо).

Обратите внимание, что при срочном обращении заявление и квитанция должны быть оформлены соответствующим образом, иначе они попадут в общую папку.

Кто может восстанавливать документы ООО

Обратиться в налоговую инспекцию по вопросу восстановления учредительных документов и подать документы может учредитель или доверенное лицо (например, личный юрист). Представитель должен иметь , заверенную у нотариуса.

Обращение в государственные ведомства через посредников – это дополнительная трата денег. Для небольшой компании личное обращение одного из учредителей ООО – более выгодный вариант при восстановлении устава или других документов ООО. Крупные компании обычно работают через представителей, у которых везде есть «свои» люди, поэтому процедуры осуществляются быстро.

Подведем итоги

Утрата или порча документов доставляют неудобства не только физическому лицу, но и ООО. Документы можно восстановить, если обратиться в соответствующие органы и правильно заполнить заявление. Устав желательно хранить отдельно от документов, необходимых для его восстановления.
При утрате учредительных документов организация обращается в налоговую инспекцию, в которой была осуществлена этого юридического лица.
Чтобы сэкономить, можно заняться восстановлением самостоятельно. В этом случае достаточно заплатить госпошлину (ее размер можно узнать в соответствующем разделе на сайте ФНС или в отделении). Срочное восстановление стоит дороже, но, если есть подозрения в краже документов, это необходимо сделать.
В случае кражи (реальной или предполагаемой) стоит немедленно обратиться в полицию, уведомить ключевых партнеров, банк, где размещен расчетный счет, и государственные ведомства, чтобы ограничить возможности мошенников.

По разным причинам у организации может возникнуть потребность в получении дубликатов учредительных документов общества. В силу отсутствия в Федеральном законе "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" норм, регулирующих порядок получения этих документов, у организации могут возникнуть затруднения. В настоящей статье приводится инструкция по получению этих документов на примере общества с ограниченной ответственностью (ООО).

Документами, дубликаты которых можно получить в результате взаимодействия с регистрирующим органом (ФНС), являются:

Устав Общества.
Свидетельство о государственной регистрации юридического лица.
Свидетельство о постановке юридического лица на учет (с указанием ИНН и КПП) .
Также могут понадобиться решения (протоколы) общего собрания участников или решение единственного участника общества о создании общества.

Чтобы получить дубликат или повторно получить каждый из названный документов, необходимо действовать по следующей схеме. Требуется:
А) подать заявление (запрос) в произвольной форме с соответствующими требованиями,
Б) оплатить государственную пошлину и представить квитанцию об оплате вместе с заявлением,
В) предоставить другие документы по требованию налогового органа.

В любом случае в заявлении должны быть указаны: наименование организации, а также ИНН или ОГРН юридического лица (можно указать оба реквизита) – согласно пункту 7 Порядка ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений и документов (Приказ Минфина от 23.11.2011 № 158н). Последние реквизиты должны быть известны участникам и без утерянных документов, их можно проверить просто на сайте egrul.nalog.ru . Кроме того, в заявлении лучше указать юридический и фактический адреса организации и сведения о руководителе, который подписывает заявление (паспортные данные, адрес места жительства*).

Лучше также указать в заявлении причину обращения за повторной выдачей свидетельства (потеря документов).

Как пошагово применить эту схему к каждому документу:

1. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица получить достаточно просто: составив и подав заявление в ИФНС и уплатив государственную пошлину, согласно п.8 ч.1 ст. 333.33 Налогового Кодекса РФ, в размере 20% суммы госпошлины за регистрацию юридического лица, что на текущий момент составляет 800 рублей. Сделать это можно, в том числе, через сайт ФНС. http://https://service.nalog.ru/

Помимо заявления с названными выше реквизитами в некоторых инспекциях требуют приложить выписку из реестра ЕГРЮЛ на организацию-заявителя, которая бы подтвердила ГРН, то есть номер записи регистрации юридического лица при его создании и дату регистрации (сам номер и дату нужно указать в заявлении). Получение выписки не составляет никакого труда и происходит по той же схеме – подается заявление-запрос и квитанция об уплате пошлины (200 рублей в обычном порядке и 400 рублей, если требуется срочное получение на следующий день). В одном заявлении можно попросить о выдаче нескольких экземпляров выписок из ЕГРЮЛ.

2. Поскольку при регистрации юридического лица в регистрирующий орган предоставляются учредительные документы, один экземпляр устава ООО хранится в ИФНС. Для предоставления Устава ООО потребуется выполнить те же действия – подать в налоговую заявление о выдаче копии устава юридического лица в действующей редакции, приложив квитанцию об оплате госпошлины. Размер пошлины за выдачу копии устава составляет 200 рублей.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе выдается повторно также по заявлению организации, сумма госпошлины составляет 200 рублей (п. 132 ч.1 ст. 333.33 Налогового Кодекса РФ).

4. Решения общего собрания участников общества или решения его единственного участника получить в ИФНС несколько сложнее. Во-первых, в регистрационном деле находятся копии этих документов, если ранее они в ИФНС предоставлялись (что является обязательным не всегда). В любом случае в ЕГРЮЛ должно присутствовать решение о создании юридического лица (протокол собрания или решение единственного участника общества). Учредителям и участникам общества может понадобиться этот документ, в частности, по той причине, что в нем зачастую назначается на должность единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор), и этот документ запрашивают для проверки полномочий организации как контрагента. Также содержатся в реестре решения участников общества о реорганизации, о внесении изменений в учредительные документы юридического лица. Прочие решения и протоколы отсутствуют в ИФНС, если они не предоставлялись обществом.

Во-вторых, по мнению налоговых органов, ссылающихся на статью 6 Федерального закона «О регистрации…», если в решении собрания содержится информация о паспортных данных (номер, дата выдачи, орган, выдавший документ), то такие решения не могут быть предоставлены любому лицу (Консультация ФНС, 2010 год). Однако если заявитель является лицом, которому эти сведения и так известны, по смыслу указанной нормы, отказа в предоставлении документов быть не должно. Паспортные данные могут содержаться и в учредительных документах и сведениях о месте жителей индивидуальных предпринимателей, но на данные документы ограничение не распространяется в силу прямого указания пункта 2 статьи 6 ФЗ «О регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

В соответствии с Порядком ведения ЕГРЮЛ, предоставление запрашиваемых документов осуществляется не позднее пяти дней с момента получения запроса. Получить документы может представитель организации, действующий на основании доверенности или сам руководитель.

В Санкт-Петербурге все перечисленные действия можно осуществить через ИФНС № 15.

Вы всегда можете задать нам вопрос по этой теме или обратиться за юридической помощью.

Анастасия Масалова , 2014

Если ваша недвижимость зарегистрирована в ЕГРП, но свидетельство о праве собственности вы потеряли, то вы можете прийти в Росреестр или Многофункциональный центр и получить дубликат документа.

Если же ваше имущество не регистрировалась в Росреестре, то надо узнать регистрационный орган, оформивший ее на вас. После этого надо будет обратиться туда с заявлением о восстановлении утерянного свидетельства, и получить нужный документ.

Как узнать, куда следует обращаться за дубликатом, если вы не помните название регистрирующего органа.

Если имущество оформлялось на вас после 1999 года, то, скорее всего, оно было зарегистрировано Росреестром. Уточнить этот момент очень легко, вам надо заказать в Росреестре выписку из ЕГРП.

Например, вы можете получить выписку:

ЕГРП об интересующей вас недвижимости.
О переходе прав на имущество.
О правах конкретного лица на имеющуюся у него собственность.

Для получения этой информации нужно только составить заявление и предъявить его в Росреестр или МФЦ вместе с паспортом.

Форма заявления для получения выписки из ЕГРП утверждена Приказом Минэкономразвития № 743 от 16 декабря 2013 года. Скачать заявление о получении выписки из ЕГРП можно здесь.

За получение выписки, надо будет заплатить:

Частному лицу – от 200 рублей.
Фирме - от 600 рублей.

Срок предоставления выписки - до 5 рабочих дней.

Если недвижимость регистрировалась Росреестром, то в выписке будет указана зарегистрированное имущество, а также ее собственник. По большому счету, даже факт предоставления этого документа уже скажет о том, что собственность зарегистрирована в Росреестре, а значит получить дубликат свидетельства можно именно там.

Для получения дубликата можно посетить любую приемную Росреестра или любой многофункциональный центр. Вам понадобится:

Заявление о выдаче повторного свидетельства.
Паспорт, доверенность или другой личный документ.
Документ о выплате государственной пошлины.

Скачать форму заявления о получении дубликата свидетельства о праве собственности можно тут.

Размер пошлины за повторную выдачу документа составляет:

Для частных лиц - 350 рублей.
Для фирм - 1 000 рублей.

В случае необходимости у вас имеют право дополнительно запросить не указанные в списке документы. При этом важно знать, что бумаги о гос.регистрации прав (в том числе повторные) не выдаются наследникам.

Свидетельство будет выдано в течение 10 дней. Если заявление у вас не примут, то сотрудники Росреестра должны выдать письменный мотивированный отказ. Если вы сочтете, что отказ нарушает закон, вы можете оспорить его, обратившись к руководству Росреестра или в суд.

Если в Росреестре выписку вам не выдадут на том основании, что собственность в ЕГРП не зарегистрирована, то надо подумать, где еще она могла быть оформлена. Если ваше имущество приобретено в собственность до 1999 года, есть вероятность, что за получением дубликата свидетельства вам нужно обратиться в Департамент городского имущества.

В Департаменте можно получить:

Архивную копию документа о правах на жилье, оформленное до 31 января 1998 года.
Дубликат свидетельства на жилую недвижимость, оформленную до 1998 года.

Гражданам заказать восстановление документа можно через МФЦ. Архивную копию можно заказать через портал гос.услуг. Фирмам и предпринимателям заказать получение архивной копии можно через приемную Департамента.

Что нужно для восстановления документов

Заявление о восстановлении документа.
Паспорт заявителя или доверенность его представителя.
Запрос нотариуса, если документ получает наследник.
Если заявитель с 1991 года по 1998 год был военнослужащим или не достиг шестнадцати лет, надо предоставить сведения о реквизитах документов, удостоверяющих его личность в этот период.

Скачать форму заявки в ДГИ о выдаче документа можно тут.

После того как заявление примут, копию или дубликат свидетельства выдадут в течение двух недель.

Если вашу заявку не примут, то сотрудники Департамента должны выдать письменный мотивированный отказ. Если вы сочтете, что отказ нарушает закон, вы можете оспорить его, обратившись к руководству Департамента или в суд.

Если собственность не зарегистрирована ни в Росреестре, ни в Департаменте, обратитесь за помощью к нашим сотрудникам. Возможно в ходе консультации и разъяснения обстоятельств, они определят - где регистрировалась собственность и как можно получить дубликат свидетельства на нее.