Как правильно пишется нумерация или нумерация. Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы). «Номерация» или «нумерация»: как правильно и почему

Многим пользователям очень часто приходится работать с документами, в которых большое количество страниц. Ориентироваться в таком файле очень сложно, поскольку будет уходить много времени на поиск нужного параграфа или раздела. В данной статье мы рассмотрим, как пронумеровать страницы в Word, чтобы облегчить навигацию по тексту.

Благодаря этому вы сможете быстро перемещаться по документу и правильно определить, где именно находитесь. Более того, если вы планируете в дальнейшем печатать этот файл, нумерация спасет вас от возможной путаницы в последовательности страниц.

Для того чтобы пронумеровать документ в редакторе Майкрософт Ворд, необходимо сделать следующие действия:

1. Первым делом откроем какой-нибудь файл с большим содержимым.

1. После этого перейдите на вкладку «Вставка» и кликните на кнопку «Колонтитулы». В появившемся меню выберите пункт «Номер страницы». Вас спросят, куда именно вставить данный элемент (при наведении на каждый пункт, справа вы увидите предварительные варианты):

• вверху или внизу;

• на полях;

• текущее положение.

1. Сразу после этого вы увидите, что сверху или снизу (в зависимости от выбранного типа нумерации) появится поле для ввода информации. Кроме этого, на верхней панели откроется новая вкладка «Конструктор». Если кликнуть на иконку «Положение», можно будет настроить расстояние от верхнего и нижнего края. Таким способом вы сможете вручную указать отступы перед текстом.

Только не перестарайтесь. Учитывайте границы листа. Если переборщить, то можно выйти за пределы печати.

1. Для того чтобы сохранить настройки, нужно нажать на кнопку «Закрыть окно колонтитулов».

1. Сразу после этого пунктирная линия автоматически исчезнет. В результате этого вы увидите аккуратную цифру, расположенную внизу листа.

Если вам что-то не понравилось или получилось не так, как вы хотели, то всегда можно возобновить редактирование. Для этого достаточно сделай двойной клик левой кнопки мыши на элементе, расположенном в колонтитуле.

Параметры

Для более детальной настройки есть специальный пункт меню, который находится на вкладке «Конструктор».

Рассмотрим каждый параметр отдельно.

По умолчанию в редакторе Word настроен автоматический порядок нумерации контента (начиная с самого начала и с цифры 1). Но в некоторых ситуациях этого делать не нужно. Например, если первая страница будет титульным листом. Особенно, если это официальный документ и там будут ставить штамп.

Для того чтобы это исправить, нужно в меню «Параметры» поставить галочку около пункта «Особый колонтитул для первой страницы». Сразу после этого в нижней части листа вы увидите соответствующую надпись.

Если эту галочку убрать, то на титульнике цифра снова появится.

Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц

Для активации этой настройки нужно поставить галочку около соответствующего пункта. Сразу после этого возле рамки будет отображаться другая надпись. Теперь вы сможете указать определенный текст для колонтитула верхней или нижней части четного либо нечетного листа.

Благодаря этому вы можете нумеровать страницы, как вам угодно. Главное – не перестараться. А то может получиться нечитабельный документ.

Дополнительные элементы

В колонтитул кроме цифры можно добавить что угодно. Кроме этого, получится изменить положение элементов. Например, сделать так, чтобы всё, что там находится, выровнялось по левому краю. Для этого достаточно кликнуть на нужную иконку на вкладке «Главная».

Также можно дописать текст. Например, можно начинать с сочетания «Страница №».

В этом случае текст будет статичен. а номера страниц – увеличиваться.

Кроме того, можно вставить текущую дату и время. Для этого нужно сделать следующее.

1. Перейдите на вкладку «Конструктор». После этого кликните на иконку «Дата и время». В появившемся меню можете выбрать любой формат. Для вставки нажмите на кнопку «OK».

1. Для того чтобы дата не прилипла к номеру, нужно поставить курсор после этого элемента и нажать на клавиатуре на кнопку Tab .
2. Благодаря этому документ будет смотреться намного красивее.

Если хотите переместиться в третий блок (справа), то нужно нажать еще раз на клавишу Tab .

Разработчики компании Microsoft постарались, чтобы колонтитулы были более насыщенными. Для того чтобы вставить больше информации о файле, нужно сделать следующие действия.

1. Кликните два раза на нижнее поле, чтобы появилась возможность редактирования.
2. Откройте на панели инструментов вкладку «Конструктор».
3. Затем кликните на иконку «Сведения о документе».
4. Сразу после этого вы увидите возможные варианты вставки:
   • имя автора;
   • имя файла;
   • путь к файлу;
   • название документа;
   • свойство документа:
     • автор;
     • адрес организации;
     • адрес электронной почты организации;
     • аннотация;
     • дата публикации;
     • ключевые слова;
     • название;
     • организация;
     • примечания;
     • руководитель;
     • состояние;
     • телефон организации;
     • тема;
     • факс организации.

Вы можете вставить что угодно, но не перестарайтесь.

Формат номеров страниц

Кроме этого, можно настроить отображение внешнего вида нумерации. Для этого нужно сделать следующие действия.

1. В появившемся меню нажмите на кнопку «Колонтитулы».
2. Далее выберите раздел «Номер страницы».
3. Затем кликните на интересующий нас пункт.

1. Сразу после этого вы увидите следующее окно.

При желании вы можете указать, с какой цифры начинать отсчет. По умолчанию в новом документе отсчет идет с «1», но вы можете указать любое значение. Например, число «5». Для сохранения необходимо нажать на кнопку «OK».

В результате этого вы увидите, что отсчет пошел с указанного параметра.

Иногда нужно сделать так, чтобы использовался не арабский набор цифр, а какой-нибудь другой. Для этого достаточно выбрать нужный вариант.

Например, чтобы сделать римские числа, необходимо кликнуть на соответствующий пункт. Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

Помимо всего описанного выше, в колонтитулы можно включить номер заголовка документа. Для этого следует вызвать окно «Формат номера страниц» (как это сделать, показано ранее) и поставить соответствующую галочку.

Для того чтобы добавить нумерованные заголовки, необходимо сделать следующее.

1. Кликните на название раздела (в нашем случае это название стиха).
2. Затем нажмите на стиль «Заголовок 1».
3. Сразу после этого вы увидите, что внешний вид текст изменится. Но этого мало.

1. Сделайте активным строку с названием.
2. Нажмите на треугольник около иконки «Многоуровневый список».
3. Выберите вариант для заголовков.

1. В результате этого вы увидите следующее.

1. Снова попробуйте поставить галочку около нужного пункта.

1. На этот раз всё должно получиться. Рядом с номером страницы будет отображаться номер главы.

Как вставить содержание

Удобство нумерации в том, что благодаря ей можно создать оглавление. Для этого нужно сделать следующее.

1. Перейдите в начало или конец документа.

1. Для того чтобы отделиться от основного текста, нужно нажать на сочетание клавиш Ctrl +Enter .

1. В результате этого вы окажетесь на новом листе.
2. Затем перейдите на вкладку «Ссылки».
3. Нажмите на иконку «Оглавление».
4. После этого выберите любой из вариантов.

1. В итоге вы увидите следующий результат.

Как удалить нумерацию

Если вам не нравится то, что вы сделали, вы всегда можете это удалить. Для этого нужно сделать следующие шаги.

1. Перейдите на вкладку «Вставка».
2. Нажмите на кнопку «Колонтитулы».
3. В появившемся меню выберите раздел «Номер страницы».
4. Затем кликните на пункт «Удалить номера».

1. Благодаря этому всё бесследно исчезнет.

Заключение

В данной статье были рассмотрены основные моменты при работе с нумерацией страниц в редакторе Word. Если у вас что-то не получается, возможно, вы что-то делаете не так. Попробуйте прочитать заново. Помимо этого, вы можете обратиться к онлайн справке на сайте компании Микрософт.

Видеоинструкция

В дополнение к описанным выше инструкциям, вы можете посмотреть видео, в котором увидите дополнительные комментарии.

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

• Название организации.
• Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
• Индекс дела.
• Заголовок дела.
• Срок хранения.
• Номер тома.
• Количество листов в подшивке.
• Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

• С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
• С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
• С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
• С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

• 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
• 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
• 15 лет – для научной документации.
• 5 лет – для кинодокументов.
• 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

• Дата составления описи.
• Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
• Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

• Контроль группировки документов в деле.
• Подшивка.
• Нумерация листов.
• Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
• Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

• Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
• Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
• Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
• На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
• Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

• Количество листов в деле (цифрами и прописью).
• Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
• Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

На первый взгляд, слова номерация и нумерация имеют одно и то же значение; вопрос лишь в том, какой из вариантов их написания считается правильным. На самом деле эти существительные образованы от разных глаголов, обозначающих не одинаковые, а только косвенно связанные действия.

Нумеровать значит обозначать цифрами последовательность расположенных в определенном порядке предметов. Нумерация – это выполнение таких действий и одновременно их результат:

В депо производится нумерация вагонов и комплектация состава поезда.

Внимание: нумерация вагонов прибывающего состава – с головы поезда.

Значение глагола номервать более узкое: присваивать предмету номер. Образованное от него существительное номерация обозначает процесс, который связан с этим действием:

Номерация автомобилей производится сотрудниками ГАИ.

В обязанности завхоза входит номерация движимого имущества.

В этом значении существительное номерация употребляется исключительно редко. Его использование в речи ограничено рамками специальной профессиональной лексики.

Нормативным вариантом словоупотребления, соответствующим нейтральным стилям современного русского языка, считается существительное нумерация . Его правописание можно проверить по орфографическому словарю.

Нумерация – раздел арифметики, в котором изучаются названия и изображение чисел.

В книге нумерация страниц начинается с введения.

Нумерация домов по правой стороне улицы всегда четная.

сайт дает следующие рекомендации по правописанию и употреблению в речи существительных номерация и нумерация:

1. Если слово не используется в качестве единицы узко специализированной лексики, правильной формой словоупотребления является существительное нумерация .
2. Значение слова нумерация полностью соответствует его функциям в нейтральных стилях речи.
3. Орфографической нормой написания этого слова считается форма нумерация .

Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом. Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

• Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
• В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
• В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию. Инструкция:

• Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
• Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
• Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
• Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
• Нити в самом конце выводятся сзади.

  
  Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео.

Как правильно прошивать документы?

Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.
Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.
К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Инфо

Все делается гораздо проще. Инструкция:

• В нижней части тетради близко к месту подшивки сделайте два отверстия
• Протяните банковский шпагат и с тыльной стороны свяжите его
• Теперь приклейте клочок бумаги и напишите количество листов
• Обязательно стоит пронумеровать тетрадь. Это делается вверху справа
• Поставьте печать и подпись на клочке бумаги

Как правильно прошнуровать и пронумеровать тетрадь или журнал учета: образец Как прошить папку с документами? Подробнее о подшивке можно узнать в видео.

ВИДЕО: Подшивка папки с документами Как прошить документы для архива В архив не принимают не подшитые дела. Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Сначала нумеруют конверт, затем все вложенные в него письма.

• Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.
• Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
• Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один.
• Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
• При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.

Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист.

Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет.

В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности. Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.

При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке.
Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

Как правильно сшивать бухгалтерские документы?

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей.

Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства.

Внимание

Приходится все делать заново. Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Как правильно сшивать документы

• Какие нормы регулируют эту процедуру
• Оформляем обложку
• Нумерация листов
• Опись на документ
• Процесс сшивания
• Заверение документа
• Какие документы и для чего нужно сшивать

Какие нормы регулируют эту процедуру Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

• Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
• Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141, именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов.

Если документы сшиты неправильно

1. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
2. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
3. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.

Какие документы нужно сшивать и зачем? Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.

Точка зрения законодательных структур Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли. Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76. В финансовой сфере - Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве - Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, есть еще Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также ГОСТ Р 51141.

Как нумеровать листы при сшивании

Подходит для объемных материалов.

• С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
• При помощи переплетного станка.

  Используют такой вид сшивания только в типографии.

Необходимые материалы для сшивания документов нитками Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

• иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
• обложку;
• заверительный лист;
• ножницы и клей;
• дырокол (при необходимости).

Процесс сшивания документов Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать: 1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом).

Расстояние между дырками около 3 см. Нитка длиной 80 см.

По заведенному правилу любой документ, состоящий более чем из одного листа, подлежит подшивке. Считается, что нужно это по двум причинам: чтобы документы не потерялись и чтобы их частично не изъяли или не подменили.

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Точка зрения законодательных структур

Необходимо отметить, что нет единого утвержденного порядка, который бы регламентировал порядок подшивки документов. Есть ряд ведомственных инструкций, регламентирующих работу с документами в той либо иной отрасли.

Так порядок подшивки документов в архивных учреждениях регламентирован Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных . В финансовой сфере — Инструкцией ЦБ России, в налоговом Министерстве — Методическими разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов которые утверждены , есть еще , который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству а также .

Все они регламентируют, в целом, единый порядок прошивки материалов. Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов.

Инструменты и основные понятия

При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

• Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
• Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
• Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;
• Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
• Клей;
• Ножницы.

Пошаговое руководство по прошивке

Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

• Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
• Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
• Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
• Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Сначала наметьте точки на месте проколов. Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат . Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___(_______) листов

Подпись _________________(должность, фамилия и инициалы)

• Теперь нужно пронумеровать документы . Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

Нумерация строго регламентирована:

• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером. Делается это так: с обратной стороны основного листа, от руки пишется опись вложенных документов, нумеруется только основной документ, о количестве прикрепленных материалов обозначается в примечании к описи, либо в заверительном листе помечается: «на листе № вложено столько-то листов согласно описи на обороте»;
• на документах в форме фотографий, рисунков, чертежей номера проставляются с обратной стороны;
• цифры номеров ставятся в формате арабских цифр и по возрастанию;
• в многотомных делах нумеруют страницы каждого из томов по отдельности.
• когда клей подсохнет, на заверителе вписывается количество листов арабскими цифрами и в скобках прописью, его подписывает ответственное за составление дела лицо, а юридические документы — руководитель и ставиться печать.

Обратите внимание, подпись и печать обязательно ставиться так, чтобы часть ее располагалась на листике-заверителе, а часть непосредственно на заверяемом деле. Согласно заведенного порядка, это считается гарантией подлинности и неприкосновенности.

Ко всем прошитым комплектам документов прилагается лист-опись, в которой указываются:

• название организации;
• наименование документа;
• дата составления;
• оглавление (аннотация цели подготовки) содержащее короткое перечисление вложенных материалов4
• количество листов;
• сроки хранения;

и указывается (обязательно!) составитель (его должность, фамилия), и его подпись.

• Согласно правилам на описи не ставится номер.
• Дело, подготовленное для сдачи в архив, снабжается обложкой 229×324 см (обязательно), при вложении нестандартных материалов, обложка соответствует реальным параметрам.

Фотоинструкция