Служебное задание на командировку в году. Служебное задание на командировку: все об особенностях его заполнениях и учетной форме, образец. Документы, составляемые при направлении в командировку

Командировки — это неотъемлемая часть работы для многих сотрудников. От правильного оформления документации будет зависеть результат поездки. С 2015 года, служебное задание исключено из обязательного перечня для оформления командировки, но несет серьезную функциональную пользу.

Обязательный документ в этой процедуре — служебная записка на командировку. Образец 2018 года можно найти в статье по ссылке .

Служебное задание на командировку в 2018 году

Упрощение документооборота привело к отмене обязательного оформления задания и командировочного удостоверения при убытии работника в командировку (хотя по-прежнему нужно оформлять отчет о командировке). Но многие работодатели предпочитают пользоваться устоявшимися формами командировочных заданий, для уточнения не только сроков и места рабочей поездки, но и ее целей. Данная форма может применяться организациями по собственному желанию, а ее обязательность может быть закреплена в локальных документах. Командировочное задание может быть выдано для поездок как внутри страны, так и за ее границами. Подробнее о том, как происходит оформление командировок в 2018 году в статье по ссылке .

Что такое служебное задание?

Служебное задание — это документ, регламентирующий все основные положения предстоящей поездки.

В образце обязательно указываются такие пункты :

1. Наименование сторон убытия и прибытия.
2. Данные сотрудника, которого отправляют в поездку.
3. Крайние даты поездки, включающие также время на дорогу в ту и другую сторону.
4. Указываются цели, которые должен достичь сотрудник в командировке.

По большому счету, командировочное направление необходимо именно сотруднику, а не организации, для того, чтобы он мог сверить даты пребывания и имел четкие ориентиры для работы во время поездки.

Документы для оформления служебного задания

По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить :

• образец командировочной записки с отметками от принимающей организации;
• финансовые отчеты, подтверждающие поездку и позволяющие произвести выплаты по компенсации.

К таким отчетам можно отнести билеты на транспорт, если работник ездил на собственном автомобиле, то чеки с заправки. Для подтверждения оплаты за проживание необходимо представить платежные документы из гостиницы или общежития. Это могут быть как чеки об оплате, так и счет фактура для безналичного расчета.

Какие требования к документу существуют – нормативная база

Ранее бланки командировочных записок были строго регламентированы государственными нормативными актами РФ. Образцом бланка была признана форма Т-10а. Положение о служебных командировках в 2018 году отменяет обязательное пользование данным образцом, но не запрещает его. Организации, желающие ввести данный образец документа для обязательной отчетности, могут вносить утвержденную форму в локальные кадровые документы или составлять индивидуальные задания по внутренне разработанной форме.

Форма служебного задания

Оформлять образец записки необходимо в следующем порядке и внести следующие данные:

Сведения об организации и сотруднике :

• название организации;
• код ОКПО;
• № документа и дата его заполнения;
• Ф.И.О. работника;
• табельный номер работника.

Информация в столбцах :

• подразделение, к которому относится работник;
• должность;
• куда убывает – город и страна;
• название организации, куда прибывает работник;
• день отъезда;
• день приезда;
• цель командировки;
• подпись руководителя.

Как правильно заполнить служебную записку – кто ее подписывает?

Служебная записка в обязательном порядке подписывается руководителем. В день перед убытием на документе проставляется дата и печать предприятия, свидетельствующая об отправлении работника в командировку. Такие же отметки должны быть проставлены принимающей стороной при прибытии и убытии. Образец записки составляется в 1 экземпляре на каждого сотрудника отдельно. После прибытия и полного документального и финансового отчета записка, вместе с чеками, отправляется в бухгалтерию, где и подшивается в соответствующую папку.

Отчетность о выполнении служебного задания в каком виде преподносится?

Отчет о командировке должен составлять прибывший сотрудник, заполнив оставшуюся часть записки. В отчете описываются, какие работы были произведены и какие цели достигнуты. Также в нем можно описывать дополнительные мероприятия, которые не планировались, но были проведены. По результатам поездки делаются выводы об успешности проведенного мероприятия. Отчет предоставляется не позднее 3-х дней после прибытия.

Служебное задание на командировку – один из основных документов для оформления командировки. Оно выдается командированному сотруднику после подписания приказа и оформления командировочного удостоверения.

Служебное задание заполняется руководителем структурного подразделения и сотрудником, направленным в поездку. Бланк служебного задания на командировку имеет унифицированную форму № Т-10а и следующие назначения:

1. Определение цель командировки
2. Отслеживание отчетности выполнения цели поездки

Основные правила оформления командировки

Служебные задания и командировочные удостоверения не выписываются в случае, если в штате организации имеются сотрудники с разъездным характером работы, и это прописано в их трудовых договорах.

Направить в командировку руководитель организации может любого сотрудника. Однако в Трудовом Кодексе РФ есть некоторые исключения, а именно:

• Нельзя командировать беременных женщин и сотрудников младше 18 лет;
• От командировки могут отказаться сотрудники, имеющие больных родственников, за которыми требуется уход, имеющие детей до трех лет или детей-инвалидов до 18 лет.

Все затраты, понесенные сотрудником во время поездки, возмещаются работодателем. Сюда входят затраты на проезд, проживание и другие дополнительные расходы. При этом за сотрудником сохраняется его средняя заработная плата и рабочее место.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Бланк служебного задания представляет собой стандартный односторонний лист А4 формата. Он состоит из двух частей. В первой части бланка предусмотрены строки для внесения общих сведений, таких как:

• Наименование организации.
• Номер и дата составления служебного задания.
• Фамилия, имя, отчество и табельный номер командированного сотрудника.

Во второй (основной) части бланка имеется таблица, состоящая из десяти граф. Эти графы содержат следующую информацию:

Наименование структурного подразделения;

• Должность сотрудника;
• Место назначения (страна, город, фирма);
• Дата начала и дата окончания командировки;
• Срок командировки в днях (всего и исключая время в пути);
• Организация, которая финансирует поездку;
• Основание для командировки (договор с принимающей стороной, график выполнения работ и др.);

Отчет о выполнении командировочного задания заполняется сотрудником. Здесь он кратко описывает результат выполнения задания и проведения работ. Далее визирует отчет. Руководитель же проверяет корректность заполнения отчета и пишет заключение о выполнении задания и ставит свою визу.

В служебном задании необходимо проставить дату заполнения отчета, так как по закону сотрудник должен отчитаться о командировке в течение трех рабочих дней со дня ее окончания. Также следует отметить важность точного и правильного заполнения документа. Это требование является обязательным ввиду прямого влияния на возможность организации учесть расходы на командировку при исчислении налога на прибыль.

• Автоматическое заполнение типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Отправление документов по email прямо из системы

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Для отправления работника предприятия ему на руки выдается пакет документов, среди которых наличествует документ под названием «Служебное задание по форме Т-10а». Заполняется этот документ в отделе кадров или бухгалтерии предприятия в соответствии с изданным приказом руководителя. Обычно заполнение указанного документа поручается специальному лицу, хорошо знакомому с существующими требованиями по его заполнению.

Данный документ оформляется в соответствии с определенными требованиями для лиц, направляемых в командировку в соответствии с планом командировок или по распоряжению руководителя предприятия, если командировка запланирована внепланово.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить форму Т-10а

В бланке служебного задания указываются персональные данные работника, которого направляют в командировку. Указывается структурное подразделение, где он работает, а также занимая должность. Указывается пункт назначения, где ему предстоит провести командировку. В форме также есть специальные графы для обозначения срока командировки.

Заполненный документ пописывается руководителем производственного структурного подразделения, отправляющего работника в командировку. Данная форма является унифицированной. С одной стороны она конкретизирует задание, данное работнику, а с другой регистрирует основные результаты выполнения задания в специальной графе. Информация по результатам командировки заполняется самим работником по возвращении из командировки.

Служебное задание, оформленное по форме Т-10а, в обязательном порядке полежит утверждению руководителем предприятия.

Существующая форма Т-10а интуитивно понятна для заполнения, так как содержит общепринятые графы, имеющиеся в других документах,

предназначенных для командируемых лиц, как например, командировочное удостоверение и авансовый отчет. Обычно никаких сложностей в процессе ее заполнения не возникает. В противном случае, ответственное лицо всегда готово дать необходимую консультацию.

В документ вписывается полное наименование предприятия, направляющего работника в поездку и его реквизиты.

В служебном задании обязательно должен быть номер и дата составления. Персональные данные командируемого лица сверяются с данными в документе, удостоверяющего его личность.

В соответствующих графах указываются даты начала и окончания командировки.

В обязательном порядке указывается наименование организации, в которую направляется лицо.

В документе кратко описывается цель командировки.

Руководитель структурного подразделения или другое ответственное лицо удостоверяют документ своей подписью.

Печать на данном документе не ставится по вышеуказанным причинам.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо "лишние" бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.

Типы командировок и виды документов для их оформления

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

• внеплановые;
• запланированные.

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2019 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере "к" означает документацию по командировкам.
3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором - его должность.
6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.

Стоит отметить два момента:

1. Командировки делятся на два типа: запланированные и внеплановые. Образец командировочного задания, о котором идет речь, подготавливается непосредственным руководителем работника, которого направляют в командировку на основании плана.
2. В данный момент Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления этого документа. Тем не менее, для издания приказа требуется основание. Таким основанием становится служебная, докладная записка или унифицированная форма Т-10а, служебное задание, образец заполнения которого представлен ниже.

Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:

1. Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
2. Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).

Образец служебного задания на командировку

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Первый этап. Создание служебного задания

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.