Документационное обеспечение предприятия (на примере ооо "армтрубопласт-юг"). Документационное обеспечение управления

"Организация и технология документационного обеспечения управления"

Оглавление

• Введение
• Заключение

Введение

Цель работы: рассмотрение организации и структуры службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия ООО "Молочная Торговая Компания "Милком" ("МТК "Милком") и изучение основных функций службы делопроизводства.

Задачи работы: описать организацию и структуру службы делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком" и рассмотреть основные функции службы делопроизводства.

Основными нормативными материалами являются: положение об Отделе документационного и информационного обеспечения; должностные инструкции сотрудников организации; так же Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб.; ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" расшифровывает основные термины в области делопроизводства и архивного дела.

В статьях А.Н. Сокова "Перспективы развития правил оформления управленческих документов" предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников.

Янковая В.Ф. выделяет три формы организации делопроизводства и предлагает соответствующую им структуру службы ДОУ.

Кирсанова М.В. определяет структуру и функции службы ДОУ в зависимости от штатной численности работников предприятия и объема документооборота.

1. Понятие службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.

документационное обеспечение управление делопроизводство

2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации

Деятельность учреждения фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организация издает уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Санкина Л.В. "Должностная инструкция, рекомендации по составлению"

Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Штатное расписание - основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота;

4.1 Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

4.2 Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;

4.3 Организация контроля исполнения документов;

4.4 Поисковая система по документам;

4.5 Составление номенклатуры дел;

4.6 Формирование и оформление дел;

4.7 Экспертиза ценности документов;

4.8 Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

3. Цели, задачи и функции службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Функции службы ДОУ:

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

·организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации;

повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;

2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил;

4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;

10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за:

1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

6. Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение; устранение шумов; вентиляция воздуха; температура воздуха; установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются компьютерами, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности.

В санитарных нормах определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма.

Уровень шума является еще одним фактором, определяющим условия работы. Излишний шум снижает работоспособность и сказывается на психологическом состоянии человека

Для рациональной организации рабочих мест работников отдела документационного и информационного обеспечения необходимо: правильную освещённость; по возможности исключения теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов; выбрать форму и габариты мебели для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения; организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ; совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.

Воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих и др.

7. Порядок организации делопроизводства в ООО "МТК "Милком"

В ООО "МТК "Милком" службой делопроизводства является отдел документационного и информационного обеспечения. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников отдела документационного и информационного обеспечения, относятся Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения и должностные инструкции.

Подразделения ООО "МТК "Милком" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

Организация работы с документами в компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Организация в зависимости от объема документооборота входит в 3-ю категорию - учреждение с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год.

В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "МТК "Милком" осуществляется секретарем отдела документационного и информационного обеспечения.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу доставки, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО "МТК "Милком" передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником отдела документационного и информационного обеспечения. Начальник этого отдела вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО "МТК "Милком" проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом компании. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: бланк компании для письма, бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

§ Организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

§ Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

§ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки).

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

Передача внутренних документов между сотрудниками организации осуществляется по локальной сети в электронном виде или через делопроизводителя в печатном виде.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 07. Сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.

Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения". ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - 1998, п.65

Для организации характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального директора, другая же в структурных подразделениях и филиалах.

Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем. В организации регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в компьютерную базу. При этом регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль.

В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно - хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения по поручению руководства компании. В организации для ведения контроля исполнения сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в организации составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, согласовывается с архивом, подписывается генеральным директором ООО "МТК "Милком"

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора.

Формированием дел в структурных подразделениях ООО "МТК"Милком" занимаются сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником отдела документационного и информационного обеспечения.

В ООО "МТК "Милком" документы группируются в дела по следующим признакам: номинальный (личные дела сотрудников, трудовые книжки работников); авторский (приказы начальника организации по основной деятельности); корреспондентский (переписка с вышестоящими и подведомственными организациями по вопросам основной деятельности); хронологический (ежемесячные отчеты);

Порядок формирования документов в дела закреплены в Инструкции по делопроизводству.

Анализируя работу секретаря Генерального директора по формированию дел, были выявлены недостатки: в дела помещаются экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального директора (копии бухгалтерских счетов, прайс-листы и т.д.).

В зависимости от сроков хранения сотрудниками отдела документационного и информационного обеспечения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. При изменении названия структурного подразделения компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. В состав комиссии по проведению экспертизы ценностей документов входят: начальник отдела по проведению экспертизы ценностей документов; юрист; секретарь Генерального директора.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последний год, разделяют на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения; документы, подлежащие уничтожению документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов составляют акты "Об уничтожении документов" в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря и работника архива.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Все лица, ответственные за делопроизводство в компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота в отделе организации, можно выделить: сокращение объема документооборота. Сокращение объема документооборота связывается уменьшением количества документов, созданием унифицированных систем документации. В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Заключение

Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

От правильной организации службы делопроизводства во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Проблема совершенствования организации службы делопроизводства является актуальной в современном документоведении.

Список используемой литературы

1. Степанов Е.Е., Хмелева Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: М ФОРУМ: ИНФА-М, 2004. - 154 с. (Серия "профессиональное образование")

2. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса6 Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Министерство, 2012. - 176 с.

3. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря / Сост. И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 2012. - 400 с.

4. Офис-менеджемент / Серия "Учебники, учебные пособия", - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 224 с.

5. Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред.Г.Ю. Касьяновой. - М.: Абак, 2006. - 252 с.

6. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Альфа-Пресс, 2009. - 267 с

Подобные документы

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014


Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Практическое пособие, в доступной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления. Материал пособия излагается, на основе законодательства регламентирующих организацию делопроизводства.

анализ книги , добавлен 04.08.2010


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 25.05.2015


Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Организационная структура, система управления и история развития ОАО "Газпром нефть". Анализ организации делопроизводства на предприятии. Рассмотрение деятельности службы документационного обеспечения управления. Основные пути его совершенствования.

курсовая работа , добавлен 18.04.2011


Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.

Введение
1 Общая характеристика службы документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия
2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО «Приморская Строительная Компания»
2.2 Организация документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»
3 Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
Заключение
Приложение А - Примерная организационная структура управления делами
Приложение Б - Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия
Приложение В - Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)
Приложение Г - Примерная организационная структура общего отдела
Приложение Д - Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ) по виду работ по ДОУ
Приложение Е – Формы журналов

Организация работы канцелярии учреждения (на примере конк­ретного учреждения

Введение

Актуальность данной темы обусловлено тем, что документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Целью данной работы является анализ организации работы канцелярии учреждения на примере ООО «Приморская Строительная Компания».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Определить понятие и нормативно-правовую базу деятельности канцелярии (службы документационного обеспечения управления);

Выявить основные задачи и функции службы ДОУ;

Определить особенности организационной структуры и численного состава службы ДОУ;

Проанализировать организацию службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания»;

Исследовать организацию документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»;

Предложить мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.

1 Общая характеристика службы документационного обеспечения

управления (ДОУ) современного предприятия

1.1 Понятие и нормативно-правовая база службы ДОУ

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников .

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует (рисунок 1.1) .

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Рисунок 1.1 – Основные параметры регулирования нормативно-правовой базы

1) Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

2) Государственные стандарты.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

Упорядочение документооборота;

Сокращение количества документов;

Повышение качества документов;

Нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

Совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

3) Общероссийские классификаторы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

4) Государственные инструкции по делопроизводству.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

Общие положения;

Порядок составления и оформления служебных документов;

Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

Контроль исполнения документов;

Порядок работы с исходящими документами;

Порядок работы с внутренними документами;

Составление номенклатуры дел;

Правила формирования дел;

Порядок обеспечения сохранности документов;

Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

Положением о службе ДОУ;

Положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со­ставе службы ДОУ);

Инструкцией по ДОУ;

Инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

Нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

Документами планирования и отчетности;

Должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы - частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ .

1.2 Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач (рисунок 1.2) .

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

Рисунок 1.2 – Основные задачи ДОУ

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

1.3 Организационная структура и численный состав службы ДОУ

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

На государственных предприятиях (объединениях) - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б) канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (Приложение А), в составе которых находятся:

Секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

Инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную;

Отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

Центральный архив (архив).

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (Приложение Б), в составе которых находятся:

Группа (отдел) учета и регистрации;

Группа (отдел) контроля;

Группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

Группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

Секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (Приложение В).

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (Приложение Г), в составе которых находятся:

Секретариат;

Канцелярия (группа делопроизводства);

Группа контроля;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

Группа рассмотрения писем (жалоб);

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

Архив .

Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

Объем документооборота;

Основные виды управленческих документов;

Периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ. Пример расчета представлен в Приложении Д.

2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО

«Приморская Строительная Компания»

2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО

«Приморская Строительная Компания»

Служба делопроизводства в ООО «Приморская Строительная Компания» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1) Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

Прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

Регистрация документов;

Машинописные работы;

Распределение телефонных звонков;

Отправка документов;

Информационно-справочная работа с документами.

2) Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

Снабжает канцелярскими принадлежностями;

Обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

Ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

Устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «Приморская Строительная Компания».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания» - Общего отдела.

Рисунок 2.1 - Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания»

Основными задачами Общего отдела являются:

1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;

4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;

6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Приморская Строительная Компания» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО «Приморская Строительная Компания» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО «Приморская Строительная Компания» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

Входной контроль и регистрация технической документации;

Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;

Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

Документальная подготовка сдачи объекта;

Оформление и согласование проектов технической документации;

Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

Разработка технической части договоров на работы отдела;

Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;

Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Приморская Строительная Компания» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота:

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Подразделения ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

2.2 Организация документооборота в ООО «Приморская Строительная

Компания»

В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов, таблица 2.1.

Таблица 2.1 – Анализ документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания» за 2008-2010 гг.

1. Входящие - наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

2. Исходящие документы так же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.

Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.

Бланк компании для письма.

Общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д.

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

Организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);

Информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляется секретарем-референтом.

Этап обработки входящих документов:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Регистрация;

Рассмотрение документов руководством;

Передача на исполнение.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.

На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями.

Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

После этого документ рассматривается руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.

Документ с резолюцией возвращается в общий отдел или секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.

После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В случае безотлагательного исполнения по ступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.

Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:

Составление чернового документа;

Подготовку проекта документа;

Его согласование (визирование);

Удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

Отправку документа.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

Если подлинник документа остается в организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).

Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которое он несет профессиональную ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.

Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.

Регистрация документов, по мнению автора, – это ключевой момент в постановке работы с документами. Одна из важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если сам секретарь – референт не владеет всей совокупностью информационно – документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, но не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.

Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели:

1. учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно – поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В компании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.

Для ООО «Приморская Строительная Компания», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же - в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.

Регистрация входящих документов в ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются сведения, представленные в Приложении Е.

На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.

В регистрационный журнал исходящих документов в ООО «Приморская Строительная Компания» выписываются, как правило, следующие сведения (Приложение Е).

В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно – хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.

В регистрационный журнал внутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения (Приложение Е).

ООО «Приморская Строительная Компания» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов ООО «Приморская Строительная Компания» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно – поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

Контроль исполнения документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления и следовательно, составная часть процесса документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно – поисковой системы по документам организации.

В ООО «Приморская Строительная Компания» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

Постановку документов на контроль;

Проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

Сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;

Контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

Контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

Контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

Контроль соответствия всех экземпляров документа на идентичность;

Контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

После указания руководителя ООО «Приморская Строительная Компания» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

После этого снимают копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Несмотря на то, что ООО «Приморская Строительная Компания» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.

В ООО «Приморская Строительная Компания» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «Приморская Строительная Компания» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

Папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;

Ля приложений к документам сформирована отдельная папка;

Документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

В дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

В дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ООО «Приморская Строительная Компания» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В структуре ООО «Приморская Строительная Компания» до настоящего момента отсутствует такое подразделение как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.

Приказом Генерального директора №68. от 06.03.2002г. создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

Начальник Общего отдела;

Секретарь-референт Генерального управления.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Под экспертизой ценности понимается определение срока хранения документов в зависимости от их содержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другие интересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов.

Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «Приморская Строительная Компания» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

Документы, предназначенные для архивного хранения;

Документы, подлежащие уничтожению;

Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Все лица, ответственные за делопроизводство в компании обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО «Приморская Строительная Компания» обладает рядом недостатков:

Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности);

Встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

Отсутствуют необходимые организационные документы по документационному обеспечению управления: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии;

Не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;

Отсутствует номенклатура дел Компании.

При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

3 Мероприятия по совершенствованию документационного

обеспечения деятельности на основе автоматизации

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно – технологического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс .

Для такой организации как ООО «Приморская Строительная Компания», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «Приморская Строительная Компания» по всему Приморскому краю, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Управление организацией основана на следующих процессах:

Получение информации и ее обработка;

Анализ, подготовка и принятие решений;

Выполнение решений;

Учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

Регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

Осуществление контроля за исполнением поручений;

Поиск документов.

Информационные технологии многочисленны и многообразны.

В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. К выбору системы электронной документации следует подходить, исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

На каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

Какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

Какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

Определиться с финансовыми затратами.

Главным параметром системы должно стать обеспечение свободного обращения за информационным услугами для всех сотрудников офиса независимо от их статуса, если этого требуют их должностные обязанности. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

Создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

Исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

Повышение оперативности и качества работы документами;

Упорядочение документооборота.

В области контроля над исполнительской дисциплиной:

Обеспечение контроля исполнения;

Обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;

Обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

В области организации доступа к информации:

Обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

Обеспечение оперативного поиска документов.

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:

Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять и «узкие места» в документообороте и работе персонала;

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты .

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Заключение

Итак, в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

Осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Список использованных источников

1 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

2 Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

3 Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

4 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

5 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2005.

6 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения./Росархив, ВНИИДАД. - М., 2001.

7 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Стандарт, 1997.

9 Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2008. - 192 с.

10 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2009. – 344 с.

11 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Дашков и К, 2007. – 520 с.

12 Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления.- М.: Управление персоналом, 2007.- 528с.

14 Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии. - М.: Ось-89, 2008. - 112 с.

15 Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЕР, 2006. – 235 с.

16 Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2008. - 128с.

17 Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 368 с.

18 Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – М.: Проспект, 2007. – 368 с.

19 Управленческая документация. Классификатор. - М.: Книга-сервис, 2006. – 274 с.

20 ЧувенковА. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: Проспект, 2009. – 462 с.

21 Фионова Л.Р., Основы ДОУ. Конспект лекций. - Пенза: Пензенский государственный университет, 2010. – 96 с.

Приложение А

Примерная организационная структура управления делами

Приложение Б

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Приложение В

Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Приложение Г

Примерная организационная структура общего отдела

Приложение Д

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

	Наименование вида работы			Объем за год	Значение нормы, ч	Затраты, чел.-ч
	Обработка входящих документов
	Обработка исходящих документов
	Контроль исполнения документов
	Разработка норм.-мет. пособий
	Исполнение тематич. запросов
	Проведение проверки организации работы в подразделениях
	ИТОГО чел.-ч:

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку - учетный коэффициент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп: Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Приложение Е

Форма регистрационного журнала для входящих документов

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Форма регистрации журнала для внутренних документов

Введение 3

Документационное обеспечение управления 5

1. Понятие документационного обеспечения

управления и его роль 5

Понятие о документах 8

1. Функции документов 13

   Классификация документов 17

   Требования к оформлению и реквизиты

управленческих документов 19

Служба документационного обеспечении

управления 24

Документационное обеспечение управления

ООО «ФОРЕСТАЙЛ» 27

Заключение 32

Список литературы 34

Введение

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.

Целью данной работы является изучить систему документационного обеспечения, разобраться в принципах и тонкостях документооборота, ознакомиться с основными видами документов и требованиями к их оформлению.

Задачами работы являются:

Ознакомиться с документационным обеспечением управленческой деятельности.

Овладеть основами правильного оформления документов и надлежащей организацией документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Изучить документационное обеспечение ООО «ФОРЕСТАЙЛ».

Документационное обеспечение управления

Понятие документационного обеспечения управления и его роль

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов 1 .

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) – сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием . Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот . Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу .

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа 2 .

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

Основные задачи ДОУ :

Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма) 3 .

Материалы являются собственностью Ярославского филиала МИИТ.

Для использования, размножения, переработки необходимо подавать заявки

в Ярославский филиал МИИТ

150048, г. Ярославль, Московский проспект, 151, телефон 44-99-36

Введение
Вопросы к ИГА для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по дисциплине СД.02 «Документационное обеспечение управления»
1. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия.
2. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления.
3. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.
4. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.
5. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации.
6. Классификация документов.
7. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
8. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов.
9. Отметки на документе, их значение и оформление.
10. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.
11. Виды положений, требования к их составлению и оформлению.
12. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению.
13. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.
14. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению.
15. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма.
16. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению.
17. Требования к составлению и оформлению телеграмм.
18. Требования к составлению и оформлению телефонограммы.
19. Виды справок, требования к их составлению и оформлению.
20. Требования к составлению и оформлению акта.
21. Требования к составлению и оформлению протокола.
22. Виды копий документов. Правила их оформления.
23. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений.
24. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению.
25. Правила оформления трудовых книжек.
26. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению.
27. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий.
28. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.
29. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции.
30. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции.
31. Правила и приемы обработки внутренних документов.
32. Регистрация документов.
33. Контроль за исполнением документов.
34. Порядок работы с обращениями граждан.
35. Работа с конфиденциальными документами.
Литература

Введение

Дисциплина СД.02 «Документационное обеспечение управления» является базовой дисциплиной специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Основной целью изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» является знакомство с теорией организации современного документационного обеспечения процессов управления, приобретение практических навыков обработки документов в процессе документооборота.

Задачи учебной дисциплины:

Изучение нормативно-методической базы делопроизводства;

Знакомство с современными требованиями по организации работы с документами;

Формирование у студентов рациональных подходов к организации работы с документами в организации (учреждении).

Данное методическое пособие предназначено для использования как студентами, так и преподавателями.

В методическом пособии приведен перечень вопросов к ИГА по данной дисциплине, а затем даны рекомендации по формулировке ответов на них.

Вопросы к ИГА

для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

По дисциплине

СД.02 «Документационное обеспечение управления»

36. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия.

37. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления.

38. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.

39. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

40. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации.

41. Классификация документов.

42. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

43. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов.

44. Отметки на документе, их значение и оформление.

45. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.

46. Виды положений, требования к их составлению и оформлению.

47. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению.

48. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.

49. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению.

50. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма.

51. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению.

52. Требования к составлению и оформлению телеграмм.

53. Требования к составлению и оформлению телефонограммы.

54. Виды справок, требования к их составлению и оформлению.

55. Требования к составлению и оформлению акта.

56. Требования к составлению и оформлению протокола.

57. Виды копий документов. Правила их оформления.

58. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений.

59. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению.

60. Правила оформления трудовых книжек.

61. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению.

62. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий.

63. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.

64. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции.

65. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции.

66. Правила и приемы обработки внутренних документов.

67. Регистрация документов.

68. Контроль за исполнением документов.

69. Порядок работы с обращениями граждан.

70. Работа с конфиденциальными документами.

Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам.

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде).

Делопроизводство; документационное обеспечение управления (в соответствии с ГОСТ Р 51141-98) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.

От организации делопроизводства зависят:

Эффективность управления;

Экономичность;

Оперативность;

Культура труда работников управления.

Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

1Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

2Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. При этом:

2.1Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

2.2Хранение документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

2.3Использование документов – применение информации документов в культурных, научных, политических, управленческих, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними .

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления .

Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

1. используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

2. сложившихся национальных традиций работы с документами;

3. установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

4. квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства . Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству .

Значение ДОУ для современного предприятия определяется рядом факторов :

1. Без документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д .

2. Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

3. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность , относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

4. Документы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой стаж , необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще.

Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления

Организацией документационного обеспечения управления на предприятии занимается службы ДОУ.

Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:

Структура, функции и задачи делопроизводственной службы;

Организационная форма делопроизводства;

Должностной и численный состав;

Квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Каждая организация может создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства.

В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы :

В федеральных органах исполнительной власти – управление делами (департамент делопроизводства) , в состав которого, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

На различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия , в состав которых, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В органах местного самоуправления - общий отдел, в состав которого включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами . Практикой выработано три формы:

1. Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную централизованную обработку возможно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен или деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.

3. Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству .

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников (в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ):

- руководители - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ (управляющий делами; заведующий канцелярией; заведующий общим отделом; заведующий протокольным отделом; начальник секретариата; заведующий экспедицией и т.д.);

- специалисты - выполнение технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщение информации, разработка нормативно-методической базы делопроизводства, подготовка проектов документов (документовед; помощник руководителя; инспектор по контролю за исполнением поручений; редактор; археограф; инспектор; секретарь коллегии; корректор);

- технические исполнители - передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов (экспедитор; делопроизводитель; стенографистка; технический секретарь; курьер; оператор организационной техники; архивариус; секретарь-машинистка; секретарь-стенографистка; секретарь руководителя).

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации .

Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени .

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется:

Законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела,

Приказами и распоряжениями руководства,

Инструкцией по делопроизводству организации,

Положением о службе,

Должностными инструкциями ее работников.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ:

Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения в деятельности организации;

Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы, регулирующей деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления;

Упорядочение документальной базы, унификация форм документов, установка правила подготовки и оформления документов, определение эстетических и эргономических требований к оформлению документов и средствам работы с ними;

Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота;

Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации);

Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов;

Организация работы архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России;

Осуществление организационно-методического руководства по документационному обеспечению, организация повышения квалификации и обучения сотрудников службы и структурных подразделений организации по работе с документами, разработка учебных и методических пособий по ДОУ;

Контроль порядка обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правил формирования информационных массивов, доступа и защиты информации;

Изучение отечественного и зарубежного опыта работы с документами.

Похожая информация.