Подотчетные суммы с 19 августа. Что учесть в работе по новому порядку ведения кассовых операций. Деньги под отчет можно выдавать без заявления

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• о сумме наличных денег;
• о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• о назначении (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Сроки отчета

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для существуют особые условия . Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
3. Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм

Как составить приказ на выдачу суммы под отчет

Новая редакция Указаний Банка России не содержит информацию о том, какими именно документами нужно оформить распоряжение на выдачу подотчетных средств. Налоговые органы поясняют, что в таким документом должен быть приказ руководителя.

Рассмотрим как оформить приказ, чтобы избежать ненужных споров в налоговыми органами.

Составить приказ нужно в свободной форме. Однако содержать он должен четко сформулированную, а не «размытую» информацию. Если информация будет представлена в неточном виде, то организацию могут привлечь к административной ответственности за неправильное ведение кассовых документов. Штраф при этом составит 50 000 рублей. Помимо этого сотруднику на подотчетные средства могут начислить НДФЛ, если проверяющие налоговые инспекторы посчитают выданные денежные средства за доход работника.

Важно! «Размытые» формулировки в приказе на выдачу подотчетных сумм могут привести к штрафу в 50 000 рублей за нарушение правил хранения наличных денежных средств.

Приказ на выдачу суммы в подотчет должен содержать следующую информацию:

• Дата документа и его номер;
• ФИО работника, которому выдаются денежные средства в подотчет;
• Сумма подотчетных средств;
• Срок, на который выдаются денежные средства;
• Подпись руководителя.

Отдельно стоит рассмотреть отчет по подотчетным суммам, перечисляемым на карту работника. На эти деньги Указания Центробанка не распространяются, так как они не относятся к «кассовым» операциям. Однако это не означает, что срок предоставления авансового отчета сотрудником может быть неопределенным. Он может отличаться от установленного трехдневного срока для выдачи наличных денег из кассы и составлять, например, 5 рабочих дней. При этом этот срок должен быть прописан в Положении о выдаче подотчетных средств, а также указан в приказе на выдачу этих денег.

Важно! Денежные средства в подотчет можно перечислить не только на зарплатную карту сотрудника, но и на его личную карту.

Приказ также можно оформить одновременно на несколько работников, а также на несколько сумм. Однако, согласно Указаниям Банка России приказ должен оформляться на каждую выдачу. Это означает, что выдавая в один день нескольким сотрудникам подотчетные деньги, составить можно один приказ. Но по каждому подотчетному лицу указывается ФИО, сумма и дата и фиксируется это в отдельной строке.

Какие формулировки не должен содержать приказ

Как уже указывалось выше, важным при выдаче подотчетных средств является оформление приказа на выдачу.

Рассмотрим некоторые формулировки, которые могут вызвать у проверяющих органов сомнения и привести к наложению на организацию штрафа в 50 000 рублей.

• «Приказываю в будущем выдавать Катановой О.И. денежные средства в размере не превышающем 35 000 рублей без заявлений»;
• «Приказываю выдавать Катановой О.И. денежные средства без заявлений до тех пор, пока авансовая сумма не достигнет размера 35 000 рублей»

Приведенные в качестве примера формулировки не содержат точной информации о конкретной выдаче денежных средств. Кроме того в них не указывается срок, на который выдаются подотчетные средства работнику. Проверяя такие документы, налоговики вправе посчитать выдачу денежных средств доходом сотрудника, что приведет к ненужным последствиям для компании и работника.

Какие формулировки должен содержать приказ

Для того, чтобы выдача подотчетных средств не привела к начислению штрафов, составить приказ нужно правильно. Формулировка может быть следующая:

• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой под отчет 35 000 рублей на 3 рабочих дня для приобретения канцтоваров»;
• «Приказываю выдать бухгалтеру Ольге Ивановне Катановой из кассы на хозяйственные нужды 35 000 (Тридцать пять тысяч) рублей 00 копеек на срок до …».

Такие варианты формулировок содержат необходимую информацию, поэтому претензий со стороны проверяющих органов не будет.

Приведем образец приказа на выдачу подотчетных сумм.

Так как приказ может оформляться одновременно на выдачу подотчетных средств нескольким сотрудникам, приведем образец приказа о выдаче подотчетных денег при направлении работников в командировку.

Приказ на выдачу подотчетных сумм директору

Выдача денежных средств из кассы в подочет распространяется не только на работников организации, но и на его руководителя. В этом случае также необходимо оформить приказ на выдачу денег. В нем следует указать цель выдачи, размер и срок, в течение которого руководитель должен купить необходимые для организации товары. Даже если в организации оставили написание заявлений от сотрудников на выдачу подотчетных средств, директору писать его не нужно. Достаточно оформить приказ, в котором руководитель будет являться одновременно и подотчетным лицом.

Расчеты с подотчетными лицами: изменения с 19.08.2017

С 19.08.2017 меняется порядок работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных денег. Утвержденные изменения упрощают работу бухгалтеров. Как применять новый порядок расчетов на практике, какие вопросы возникают у бухгалтеров при работе с подотчетниками, расскажем в статье.

Соответствующие изменения внесены в Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Как и прежде, в данном документе содержатся правила работы с подотчетными лицами при выдаче им наличных средств.

Изменения внесены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У .

Нововведения затрагивают порядок выдачи денег подотчетному лицу:

1. Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно.

2. Заявление на выдачу денег можно не писать.

Для получения новой суммы сдавать предыдущий остаток необязательно

Ранее порядок ведения кассовых операций содержал обязательное требование: подотчетное лицо имело право получить новый аванс только при условии возврата ранее выданных средств (абз. 3 пп. 6.3 п.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Теперь абзац с таким требованием полностью исключен из документа.

Компания может выдавать подотчетным лицам авансы, не дожидаясь полного погашения предыдущей задолженности.

Такой порядок удобен, если одному подотчетному лицу нужно выдать деньги на разные цели. Также может возникнуть ситуация, когда подотчетнику не хватает первоначально полученной суммы для осуществления покупки.

Например, 21.08.2017 завхозу компании выдали деньги для покупки инвентаря. Завхоз узнал стоимость и понял, что ему не хватает средств на приобретение инвентаря. На следующий день, 22.08.2017, кассир компании на законных основаниях может выдать завхозу недостающую сумму.

До 19.08.2017 в данной ситуации пришлось бы сначала вернуть полученные деньги, а затем получить нужную сумму. Также завхоз мог доплатить за инвентарь из своих личных средств, а после утверждения авансового отчета ему бы выдали перерасход.

Заявление на выдачу денег можно не писать

Чтобы получить деньги в подотчет, работник обычно пишет заявление. Далее руководитель ставит разрешающую визу на заявлении или издает соответствующий приказ. Только после этого кассир выдает деньги.

До 19.08.2017 заявление на выдачу средств было обязательным документом. Сейчас деньги можно выдать без заявления на основании распорядительного документа руководителя организации или ИП. Таким образом ЦБ РФ скорректировал первый абзац пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

Если руководитель примет решение выдавать деньги сотрудникам без заявления, такой порядок лучше закрепить в локальном нормативном акте.

Чеки старого образца можно принять

С введением онлайн-касс у бухгалтеров постоянно возникают различные вопросы. Многих волнует вопрос, можно ли принять к учету от подотчетного лица кассовые чеки старого образца, пробитые не на онлайн-кассе.

Обратите внимание, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные.

Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты).

С 19 августа 2017 года действует новый порядок ведения кассовых операций. Изменения затронули электронный документооборот и выдачу денег под отчет. Все изменения в одной таблице в статье.

С 19 августа 2017 года действуют новые правила, по которым компании и предприниматели должны вести кассовые операции (Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У). Поправки не отменяют Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а лишь вносят в него изменения. В основном они связаны с работой с подотчетными лицами и оформлением кассовых документов на основании чеков ККТ. Все изменения можно посмотреть в таблице.

Таблица со всеми изменениями в порядке ведения кассовых операций

Что учесть в работе по новому порядку ведения кассовых операций

Общий приходный или расходный кассовый ордер. Компании могут составлять общий приходник или расходник на несколько сумм в конце рабочего дня. Но учтите, что на эти средства у кассира должны быть кассовые документы.

К примеру, подотчетник вернул долг за аванс наличными, то чек в таком случае ему не выдают. Значит, включить эти деньги в сумму общего приходника нельзя. Для расходника самая частая ситуация - покупателю возвращают деньги за товар. И если в течение дня вы вернули средства троим, то можно оформить один документ на всю сумму.

Выдача денег под отчет. Здесь сразу два важных изменения. Первое - аванс можно выдать сотруднику, у которого есть долг по старым подотчетным средствам. Но в положении о подотчете безопаснее установить размер долга по выданным суммам, сверх которого нельзя выдавать деньги. Это убережет от претензий директора о растрачивании денег и поможет дисциплинировать работников.

Второе изменение - компании по новым правилам вправе выдавать деньги под отчет как по заявлению от подотчетника, так и только на основании распорядительного документа.

Если в один день вы выдаете аванс сразу нескольким работникам, то можно составить один приказ. Но в нем надо прописать, кому выдаю деньги, какую сумму, на какие цели и на какой срок. Если деньги решили перечислить на карточку работника, в приказе укажите его банковские реквизиты.

Электронные кассовые документы. В старых правилах, которые действуют до 19 августа 2017 года, была возможность оформлять кассовые документы в электронном виде. Новые поправки в порядок ведения кассовых операций дополнили эту возможность.

Теперь лицо, которое вносит деньги в кассу, вправе попросить направить квитанцию к приходнику на электронную почту. Это возможно, если кассовый ордер составили в электронном виде и вноситель средств сообщил адрес почты, на которую хочет получить документ.

Для электронных расходных кассовых ордеров в правилах появилась возможность ставить электронные подписи получателя денег.

Какие штрафы есть за нарушение порядка ведения кассовых операций

Налоговики вправе оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ):

• компанию на сумму от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• должностное лицо на сумму от 4 000 руб. до 5 000 руб.

В этой статье мы расскажем о новом порядке кассовых операций, который вступает в силу 19 августа.

19 августа уже близко, а значит скоро вступит в силу Указание Банка России от 19 июня 2017 № 4416-У . Изменения коснулись оформления кассовых документов и расчетов с подотчетниками. Как с 19 августа выдавать подотчетные суммы, вести кассовую книгу и другое, вы узнаете из нашей статьи.

Подотчетные средства

Приказ для выдачи подотчетных средств. С 19 августа можно выдавать деньги под отчет на основании распорядительного документа директора. Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, где обязательно указываются следующие данные:

• кому выдаются подотчетные;
• срок, на который выдаются наличные деньги;
• выданная сумма;
• для каких целей выдаются;
• банковские реквизиты, если переводите на карту;
• подпись;
• дата подписания.

В одном приказе можно отражать сразу несколько подотчетников.

Однако остается допустимым и прежний вариант, когда работники сами писали заявления для выдачи денег из кассы.

Задолженность подотчетника. Выдавать подотчетные деньги при наличии задолженности у сотрудника запрещено. Нарушение этого ограничения грозит штрафом до 50000 рублей.

С 19 августа это правило отменяется. Подотчетные деньги выдаются, даже если работник не отчитался в срок за прошлый аванс. Рекомендуем организациям и ИП установить в положении о подотчете максимальный размер долга, сверх которого новые суммы работнику не предоставляются.

Неизрасходованный аванс, который не вернули в срок, можно удержать из зарплаты сотрудника. Для этого нужно:

• оформить приказ о взыскании (не позднее одного месяца с дня, когда закончился срок, установленный для отчета);
• получить письменное согласие работника на взыскание.

Приходный кассовый ордер

Общий приходник. Кассир вправе составить общий приходник в конце дня на всю сумму, полученную в течение этого дня. Кассовые чеки и БСО от онлайн-ККТ должны подтверждать сумму внесенных денег.

Подписи. Кассир, как и прежде, проверяет наличие подписей на приходнике. Сверять их с образцами не нужно, если приходный кассовый ордер составлен в электронной форме.

ПКО и РКО

Электронная кассовая первичка. С 19 августа допускается оформление приходных и расходных кассовых ордеров в электронном виде. Утвержденного формата файлов для таких документов не существует. Формируется обычный файл ПКО или РКО, который подписывается электронной подписью.

Приходные кассовые ордера подписываются электронной подписью директора, либо другого уполномоченного лица. После этого Квитанцию можно отправить на электронную почту лица, который произвел платеж. Если приходник был сформирован в бумажном виде, то квитанция, как и раньше, выдается на руки.

Расходный кассовый ордер может быть сформирован в электронном виде только в том случае, если у получателя средств есть электронная подпись.

Порядок электронного документооборота в части кассовой первички пока не регламентирован, вызывает много вопросов и в дальнейшем, скорее всего, будет уточняться.

Кассовая книга

Ведение кассовой книги. Кассовая книга отражает сведения о движении наличных средств. Организации обязаны это делать, а ИП могут не формировать кассовую книгу .

До 19 августа вести кассовую книгу может только кассир. После вступления в силу Указания Банка от 19 июня 2017 № 4416-У заполнять кассовую книгу может любой уполномоченный сотрудник (например, директор).

Изменения кратко:

• выдавать деньги под отчет можно по приказу директора;
• задолженности сотрудника по ранее полученному авансу не влияют на выдачу новой суммы;
• можно составить общий приходник в конце дня (подтверждают сумму кассовые чеки и БСО от онлайн-ККТ);
• подписи сверяются только на бумажных документах;
• расходники проще формировать на бумаге;
• приходники проще формировать электронно, если у вас есть электронная подпись;
• квитанции приходников можно отправлять на почту вносителя денег;
• кассовую книгу может заполнять любой уполномоченный сотрудник.

Кассовую книгу, авансовые отчеты, приходные и расходные ордера вы можете сформировать в системе Бухсофт Онлайн или учетных программах Бухсофт.