Дефектная ведомость на строительные работы. Дефектная ведомость на списание основных средств (образец). Когда составляется дефектная ведомость

Дефектная ведомость представляет собой акт визуального осмотра определенного объекта, подлежащего ремонту, позволяющий правильно учитывать расходы при ремонте ОС. Поскольку унифицированной формы для оформления рассматриваемой ведомости нет, организация вправе самостоятельно разработать свою форму документа и приложить ее к учетной политике.

Основные правила составления (скачать образец)

С учетом того, что в каждой организации может быть несколько разных групп ОС, рекомендуется оформление отдельных форм дефектных ведомостей: для автомобилей, оргтехники, недвижимости, прочее.

Формирование дефектной ведомости является прерогативой специальной комиссии.

В состав такой комиссии должны войти представители бухгалтерии, ремонтного и эксплуатирующего подразделений либо подрядной организации, которой планируется поручить выполнение ремонта.

Готовый документ должен ответить на три вопроса:

• Что является предметом осмотра и предполагаемого ремонта? Здесь важно идентифицировать объект, максимально охарактеризовав его. Это задача бухгалтера. Именно он указывает инвентарный номер и сведение технической документации (номер техпаспорта, ПТС, прочее).
• Что является причиной ремонта? То есть, какие дефекты (неполадки) уже возникли (могут возникнуть), если своевременно не будет проведена замена каких-либо деталей. Здесь свою роль должны сыграть представители эксплуатирующего подразделения, досконально знающие те технические регламенты, на основании которых должны проводиться планово-предупредительные ремонты, например, каждые два месяца, один раз в год (полгода). Поэтому правильное описание сути поломки (аварийной ситуации) может быть сделано только ими.
• Что следует сделать для того, чтобы привести нужный объект в рабочее состояние? Здесь отражается описание непосредственно ремонта, т. е. какие детали необходимо приобрести и какие работы должны быть выполнены. В качестве «ответчика» здесь выступает работник ремонтного цеха либо подрядчик, который, в свою очередь, сможет ответить на вопросы замены, покраски, прочее.

Подписывает дефектную ведомость комиссия, а утверждает руководитель организации либо уполномоченное лицо.

Например, в случае с автомобилями это будет заведующий гаражом, с помещениями – административный директор, с производственным оборудованием – главный инженер.

Для чего нужна дефектная ведомость

Предназначение рассматриваемой ведомости, как правило, связано со следующими аспектами:

• хозяйственной причиной, когда организации требуется подтвердить, что произошло с объектом, почему он собственно требует ремонта и как этого впредь не допустить;
• налогообложением в целях приведения сведений в пользу экономической оправданности ремонта – например, когда налоговый инспектор задает вопрос относительно целесообразности покраски потолков два раза в год, бухгалтер не сможет вовремя сориентироваться и объяснить, почему так часто происходит. А вот, если при оформлении ведомости участвуют технические специалисты, которые так прямо в документе и указывают, с какой целью покраска производится с такой периодичностью, бухгалтер сможет дать убедительный ответ налоговому инспектору;
• необходимостью уточнить, какие именно действия будут предприняты с предполагаемым объектом – ремонт либо модернизация (реконструкция). Эти два понятия различны по стоимостному критерию. Например, если поломка требует существенных затрат, то речь идет о модернизации, если незначительных – о ремонте. Для этих целей всегда стоит хранить у себя письмо Минфина под номером 03-03-06/1/289, где говорится, что для установления того, что у Вас происходит, модернизация либо ремонт, важна не стоимость выполненных работ, а содержание последних.

В каких случаях может потребоваться служебная записка

Довольно часто случается ситуация, когда после осмотра ОС (в нашем случае – автомобиля) в ведомости указывают не все детали, которые нуждаются в замене, что выясняется только после посещения автосервиса. Как быть в такой ситуации?

Вообще, как уже было сказано выше, идеальным вариантом является составление дефектной ведомости наряду с исполнителем ремонтных работ. В этом случае таких проблем не возникнет. В противном случае лицо, которое сдало ОС в ремонт, должно составить служебную записку, где будут отражены сведения по дополнительному ремонту.

Сама записка утверждается тем же лицом, что и в случае с дефектной ведомостью. Подпись этого лица будет свидетельствовать о санкционировании соответствующих расходов.

Для того чтоб верно и без заморочек учитывать расходы на ремонт ОС, необходимо его верно оформить. А конкретно: составить дефектную ведомость.

Дефектная ведомость - это акт зрительного осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, потому ее нужно создать самим и приложить к учетной политике. Так как у организации могут быть различные группы ОС, допустимо и даже лучше оформлять различные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей - одна, для оргтехники - другая, для недвижимости - 3-я.

Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны заходить представители бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и ремонтного подразделения или подрядчика, которому мы собираемся поручить ремонт.

Дефектная ведомость должна ответить на три вопроса:

Что мы осматриваем и собираемся чинить. Другими словами мы должны идентифицировать объект, обрисовать его. Бухгалтер пишет инвентарный номер, данные технической документации (ПТС, кадастровый номер, номер технического паспорта);
- почему объект просит ремонта. Другими словами, какие проблемы уже появились либо могут показаться, если вовремя не поменять какие-то детали. И тут главная роль принадлежит представителям эксплуатирующего подразделения. Только они могут знать те технические регламенты, которые требуют от нас делать планово-предупредительные ремонты раз в год, раз в полгода, каждые 2 месяца. Только они могут верно обрисовать аварийную ситуацию и сущность поломки;
- что необходимо сделать, чтоб привести объект в рабочее состояние. Другими словами само описание ремонта: какие детали необходимо приобрести, какие работы выполнить. Тут «ответчик» - главный подрядчик либо работник ремонтного цеха. Он произнесет, что поменять, что выкрасить, что привинтить.

Дефектную ведомость подпишет комиссия, а утвердит или управляющий, или уполномоченное лицо. К примеру, по автомобилям это может быть заведующий гаражом, по помещениям - административный директор, по производственному оборудованию - главный инженер. Дефектную ведомость нужно составлять совместно с исполнителем ремонтных работ. Тогда схожих ситуаций, вероятнее всего, не возникнет. Но уж если так случилось, лицо, сдавшее ОС в ремонт, должно написать служебную записку о том, что еще нужно сделать дополнительно. Записка должна быть утверждена этим же лицом, что и дефектная ведомость. Это означает, что уполномоченное лицо санкционировало надлежащие расходы.

Итак, дефектная ведомость нужна нам по трем причинам.

1-ая причина - хозяйственная. Мы говорим о том, что случилось с объектом и почему он просит ремонта. А позже смотрим на ситуацию с позиции недопущения схожих издержек в дальнейшем: что нужно сделать, чтоб больше по этой причине объект не ломался.

2-ая причина - это налогообложение. Нам необходимо обосновать экономическую оправданность ремонта. Так как, если мы красим потолки дважды в год, налоговый инспектор может сказать: «А не очень ли нередко? Может быть, этого не нужно делать по пару раз в год?». А бухгалтер просто не сумеет ответить на этот вопрос, так как не знает, для чего красить потолки так нередко. А для того чтоб обосновать налоговому инспектору, что расходы экономически оправданны, бухгалтер предъявляет дефектную ведомость, составленную при участии технических профессионалов, где прямо написано, для чего мы эти потолки так нередко красим.

И 3-я причина - дефектная ведомость помогает найти, с чем мы имеем дело: с ремонтом либо модернизацией (реконструкцией). Дело в том, что очень нередко ремонт и модернизацию делят по стоимостному аспекту. Если недешево, то модернизация, если недорого, означает, ремонт. Для этого варианта я специально храню и всегда цитирую Письмо Минфина N 03-03-06/1/289. В нем говорится, что не цена работ принципиальна для того, чтоб найти, ремонт у нас либо модернизация. Для целей налогового учета это определяется их содержанием.

1. Зачем нужна дефектная ведомость

Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт строения - это сводная таблица ремонтов, изъянов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, список изъянов, выводы и советы по устранению. Является главным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Советуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.

2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта

Почти всегда актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется своими работниками назначенными управляющим и по этой причине более комфортен для внутреннего документа оборота. Совместно документы числятся отчетом комиссии о произведенном обследовании строения.

3. Как составить дефектную ведомость – акт

Стандартной формы документов нет. Можно составить без помощи других в составе комиссии в случайной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т. д.). Особенной квалификации работников не требуется – в этом случае если речи идет о видимых, тривиальных недостатках (маленькие трещинкы, сколы), также подмены окон, дверей, покрытий. В других случаях ведомость составляют спец организации по подготовке проектно - сметной документации. В состав работ советуем включить зрительный осмотр и обследование при помощи измерительных устройств.

Дефектная ведомость или дефектовка, документ составляется при наличии изъянов, недостатков, брака в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя. Используется как документ регистрирующий расходы при ппроведении ремонтов. Унифицированной формы дефектной ведомости нет, поэтому при ее составлении необходимо руководствоваться требованиями статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-фз.

В частности:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

8. Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Указанные положения также должны быть применены при разработке в орагнизации собственной формы дефектной ведомости.

• Дефектная ведомость - составляется для определения объемов восстановительного или капитального ремонта зданий.

Мы будем рассматривать случаи составления такой ведомости применительно к техническому обследованию зданий и сооружений.

Дефектная ведомость образец

Дефектная ведомость - является обоснованием сметных расходов строительства. Служит как, основной документ в обосновании сметных расходов потому что, составлена экспертной организацией в соответствии со СНиП, ГОСТ, РОСТ. Дефектная ведомость или сводная таблица ремонтов с определение объемов и названия дефекта (при восстановительном ремонте) по сметной классификации дает Заказчику неоспоримые преимущества в обосновании затрат, а также включать в сметы дополнительные объемы. Особые ситуации могут возникнуть при необходимости обоснования затрат неопределенного характера. В частности в случаях обнаружения скрытых дефектов конструктивных элементов таких как, разрушение фундаментов, коррозии бетона и металлов выявленные в процессе обследования строительных конструкций и обнаруженные в не визуального поля (скрытые). Такие дефекты требуют увеличения сметной стоимости (то есть, сверх запланированного бюджетом) и немедленного устранения по аварийной схеме.

Целесообразно составлять такую ведомость перед любым ремонтом или судебной строительно технической экспертизы . Все сооружения и здания в плановом порядке (один раз 5 - 10 лет) проходят инженерно - техническое обследование на предмет его безопасной эксплуатации. Здания подлежащие реконструкции, капитальному и текущему ремонту, до начала работ должны пройти процедуру составления дефектной ведомости основной целью которого является обоснование релевантности ремонта на основании подтвержденных объемов.

Дефектная ведомость образец строительство

Инженерное обследование здания проводят по заранее согласованной схеме составленной по правилам проведения такого типа работ (список литературы). При обследовании конструктивных элементов здания применяется визуальный и визуально - инструментальный методы. Визуально определяются видимые, явные дефекты строительных элементов: сколы, деформации, трещины, отклонение несущих элементов по сравнению с проектным положением и др. Визуально - инструментальными методами перепроверяются геометрические размеры объекта и строительных конструкций, а также отдельных элементов, определяются реальные физико - механические характеристики материалов конструкций здания.

Дефектная ведомость образец заполнения

Для определения и оценки положения конструкций здания в пространстве применяется СНиП 3.03.01-87 «Несущие и ограждающие конструкции». Прочность материалов несущих конструкций на сжатие определялась в соответствии с ГОСТ 22690 с использованием электронного прибора - методом упругого импульса.

Линейные измерения выполняются лазерным дальномером и стандартной рулеткой. Относительные деформации и отклонения от вертикали контролируются с помощью уровня и отвеса.

Определение наличия, количества и расположение арматурных стержней в конструкции производится измерителем размера защитного слоя бетона над арматурой и характеристики сомой арматуры по ГОСТ 22904.

Дефектная ведомость для проведения строительной экспертизы ПРИЛОЖЕНИЕ №1
ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ №
Заказчик экспертизы:
Наименование объекта:
Адрес объекта:
Предмет экспертизы:
По состоянию на:"_"_____201_ г.
Сводная таблица ремонтов по результатам обследования здания
Ведомость дефектов

Дефектная ведомость – это документ, который составляется по факту осмотра объекта, нуждающегося в ремонте или модернизации. Такой акт составляют при получении на ремонт товаров, которые находятся на гарантии, или подлежат сервисному обслуживанию.

Этот документ очень важен, потому что он один несет в себе такие функции:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

• Замена проекта.
• Часть локальной сметы.
• Доказательство проведенного осмотра и наличие дефектов.

Составлять ведомость может только высококвалифицированный сотрудник, который уполномочен проводить осмотр и делать соответствующие заключения. Только после осмотра и заключения ведомость может быть составлена.

В каких случаях составляется и используется:

• Хозяйственная причина составления ведомости – акт составляется в первую очередь для того, чтобы зафиксировать и суммировать дефекты. Далее, необходимо произвести планирование и расчеты на перспективу. В них уделяется внимание действиям, которые нужно или не нужно совершать, чтобы поломка повторилась. Зная причину и умея ее избежать, хозяин транспортного средства сможет повысить шансы на успешное пользование машиной в дальнейшем.
• Налогообложение – акт помогает компании, которая осуществляет ремонт, просчитать эффективность вложений, которые придется сделать для устранения неполадок. Это нужно для того, чтобы у налоговой инспекции не возникло подозрений в махинациях. Расчеты производятся бухгалтером, который использует не только данные конкретно текущей ситуации, но и распоряжается цифрами, полученными из предыдущего опыта.
• Определение категории работ (ремонт или усовершенствование) – информация в дефектной ведомости помогает четко определить тип работ, которые предстоит выполнить. Это очень важно, ведь каждый их вышеуказанных типов требует различной суммы вложений, и оплачивается, соответственно, по-разному. Ремонт обычно обходится дешевле, если не имеет место полная замена дорогих деталей.

Владельцам автосервисов необходимо ответственно относиться к составлению дефектных ведомостей , так как этот очень важный документ просто необходим владельцам в случае проверки со стороны налоговых органов. Помните, что указывать информацию, необходимо максимально развернуто. Постарайтесь как можно меньше средств списывать на пункт «Дополнительные расходы», так как большие суммы в данной графе могут стать основанием для недоверия и последующих проверок.

Налоговую инспекцию может заинтересовать факт часто повторяющихся поломок, на которые списываются даже незначительные суммы. Для того чтобы лишить себя всех «прелестей» проверки контролирующих органов, нужно уделить особое внимание расчетам эффективности и мерам предосторожности, которые можно внедрить в ремонтируемый объект во избежание рецидивов.

Кто составляет?

Составлением акта занимается уполномоченное лицо компании, которая намерена (или обязана) осуществить ремонт. Лицо, которое производит осмотр и фиксацию внутренних поломок или внутренних дефектов, должно иметь соответствующую для данного рода деятельности квалификацию.

Человек, составивший ведомость, должен заверить ее своим именем и подписью, тем самым беря на себя ответственность за все указанное там перед владельцем ремонтной организации, владельцем транспортного средства, и налоговой инспекцией.

Правила составления

Как и любой официальный документ, дефектную ведомость нужно уметь составить правильно и грамотно.

Для этого необходимо следовать настоящей инструкции:

1. Во-первых, следует помнить о том, что дефектный акт составляется даже при проведении малейшей хозяйственной операции.
2. Название модели автомобиля, деталей, и организации, которая осуществляет ремонт, нужно указывать полностью, избегая сокращений. Это обусловлено тем, что акт относится к первичной документации, и имеет юридическую силу в случае претензий к одной из сторон процесса.
3. Все документы, которые подтверждают покупку и установку запасных частей, нужно обязательно приложить к акту . В отчете нужно указать наименование фирмы или имя ИП, который поставил товар, полный адрес организации-поставщика, все контакты, которые помогут с ним связаться.
4. Подписи всех участников являются необходимостью.
5. Подписывать акт может не только собственноручно руководитель, а и бухгалтер, или другое уполномоченное лиц о, которое готово принять на себя такую ответственность.
6. Составлять документ нежно во время проведения ремонтных работ или сразу же после их окончания.
7. Очень важно знать, что помарки и корректировки в документе недопустимы.
8. Номер, название, и дата составления акта должны быть внесены с внутренний реестр первичной документации.
9. Составляют ведомость от руки. Разрешено использовать формуляры, которые заполняют синей или черной ручкой.
10. Электронный вариант разрешен , но он все равно должен иметь бумажный аналог.
11. Показывать такие документы, как дефектная ведомость можно только владельцу автомобиля и уполномоченным органам (налоговая служба, надсмотрщики).
12. Неправильно заполненная ведомость лишается юридической силы и не может служить доказательством в случае предъявления претензий.

Структура документа

Инструкция по заполнению

• В самом начале нужно указать причину составления. Здесь указывают владельца автомобиля, его контактные данные, марку транспорта, и опись дефектов.
• Далее нужно более подробно определить фронт работ и составить смету. Все эти данные должны основываться на достоверной информации и строгих математических подсчетах, но никак не на интуиции и расчетах «на глаз». Часть со сметой уточняют в ходе процесса ремонта или модернизации.
• В документе нужно указать дату начала работы, и день, к которому работу нужно будет сдать.
• Если планируется капитальный ремонт , в ходе которого обнаруживаются до сих пор неучтенные неполадки, их вносят в ведомость и акт в виде ревизии.
• Необходимо подтвердить факт ознакомления владельца транспорта со всеми данными, внесенными в ведомость. Его согласие вносится в виде подписи. Так как дефектная ведомость не имеет конкретной формы составления, формат подтверждения от клиента может быть выбран фирмой-исполнителем. Некоторые предпочитают получить от заказчика фразу «С документом ознакомлен (а) и согласен (на)», написанную от руки владельца автомобиля.

Даже если какой-либо документ не имеет четких требований к составлению и обращению, он должен одержать такую информацию:

• Название документа (указать большими буквами посредине листа).
• Фактическую дату составления.
• Название структуры/организации, которая составляет бумагу.
• Суть запланированных действий.
• Денежный эквивалент работы, которую предстоит выполнить.
• Должности и ФИО исполнителей.
• Подписи участников (от руки).

Особенности составления

1. Если ведомость составляют для того, чтобы признать одну или несколько частей автомобиля негодными, лучше собрать комиссию, которая подтвердит факт проверки и согласится с вынесенным вердиктом. Если заменить нужно, например, двигатель, создание комиссии почти неизбежно, так как дело идет о большой сумме, к которой почти наверняка возникнут вопросы. Члены комиссии должны быть компетентны в рассматриваемом вопросе, иначе их одобрение не будет иметь никакого веса.
2. Приказ о ремонте или полной замене деталей издаются лично руководителем на основе ранее составленной ведомости. Оба документа должны иметь свой номер (иногда и серию), и быть заверенными печатью стороны, занимающейся ремонтом.
3. Составляя дефектную ведомость, позаботьтесь о том, чтобы у вас была ее копия , которая заменит оригинал в случае его утери.