К организационно правовым документам относятся 3 вар. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов. Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее
Организационно-распорядительные документы являются совокупностью актов, используемых в управленческой сфере. Они разделяются на три группы. Рассмотрим их подробнее.
Организационно-распорядительные документы: классификация
Предприятие использует в своей деятельности различные локальные акты. Система организационно-распорядительных документов включает в себя:
- Информационно-справочные материалы. К ним относят корреспонденцию (телеграммы, письма и пр.), объяснительные и докладные записки, акты, договоры, обзоры, заключения, справки и так далее.
- Организационные документы. Они определяют правовой статус и ключевые направления деятельности предприятия, учреждения, а также структурных подразделений. К ним относят правила, уставы, штатные расписания, инструкции, положения и пр.
- Распорядительные документы организации. Ими оформляются разнообразные поручения коллегиальных органов и должностных лиц. Вместе с этим данные акты выступают в качестве средств передачи письменных распоряжений конкретным лицам и подчиненным. К ним относят решения, постановления, приказы, указы и так далее.
Приведенный перечень не считается исчерпывающим. Организационно-распорядительными являются также документы по личному составу. К ним относят карточки, справки, заявления, характеристики. Отдельно выделяют протокол. Он сочетает в себе признаки справочно-информационного и распорядительного документа. 
Общая характеристика
Каждый из указанных выше актов выступает как носитель конкретной информации. В соответствии с этим он содержит совокупность компонентов, целевое назначение которых нельзя назвать однозначным. Некоторые элементы включают в себя сведения, отражающие явления, в подтверждение которых составляются документы. Другие компоненты несут информацию о самом акте, выступая в качестве его обязательных атрибутов. На каждом конкретном предприятии порядок, в соответствии с которым осуществляется оформление организационно-распорядительных документов, определяется в инструкции по делопроизводству. Она разрабатывается компанией самостоятельно с учетом предписаний законодательства.
Система распорядительных документов
С помощью таких актов решаются ключевые административные вопросы. Распорядительный документ обеспечивает регулирование и координацию деятельности предприятия, способствует реализации задач, поставленных перед органами управления. Издавать такие акты имеют право руководители любой компании вне зависимости от ее правового статуса, содержания и характера деятельности, компетенции, структуры и так далее. Распорядительный документ содержит решение, идущее сверху: от управляющего органа к подчиненному, от директора предприятия к подразделениям и их работникам. Посредством таких актов реализуется функция администрирования по вертикали.
Типы актов
Согласно действующему законодательству, выделяются следующие виды распорядительных документов:
Специфика
Постановления, решения, приказы принимаются во всех случаях, касающихся необходимости вынести индивидуальный либо нормативный акт по ключевым вопросам компетенции предприятия. Указания, распоряжения издаются по оперативным задачам. Они также необходимы для обеспечения исполнения решений, приказов и распоряжений. В юридическом смысле все виды распорядительных документов считаются правовыми актами. В них отражаются конкретные властные предписания, поступающие от субъектов управления. Определенность их состоит в том, что посредством распорядительных документов решаются вопросы и проблемы, возникшие в сфере администрирования. В качестве адресатов выступают конкретные учреждения, должностные лица, структурные подразделения, рядовые работники. Распорядительный документ является юридическим фактом, обуславливающим возникновение конкретных отношений административно-правового характера.
Основания
Распорядительный документ принимается в случае возникновения необходимости:
Подготовка актов
Существуют определенные нормативные требования к распорядительным документам. Выделяют три стадии их подготовки:
- Изучение вопроса и разработка проекта.
- Согласование.
- Подписание.
Структура
В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.
Особенности составления
В зависимости от типа документа распорядительная часть может начинаться по-разному. В коллегиальном постановлении, например, начало может быть: "Постановляет". В распоряжении – "Предлагаю", а в приказе, соответственно, - "Приказываю". Эти слова печатаются прописными буквами либо строчными вразрядку. Так они зрительно отделяют констатирующую и распорядительную части. Эти слова располагают в отдельной строке с левой границы. Содержание распорядительной части начинается с новой строчки. В случае если текст предполагает указание на нескольких исполнителей либо разные по своему характеру действия, в нем используют нумерованные списки. В каждом пункте прописывается ответственное лицо, задача и срок ее реализации. В приказах в последнем разделе указывается служащий, на которого возлагается контроль исполнения документа. Распоряжения и приказы должны подписываться руководителем либо заместителем директора. Акт вступает в действие с момента его удостоверения либо доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок указывается в самом документе. 
Дополнительно
Совместные однородные документы распорядительного характера нескольких организаций издаются в соответствующей форме. Например, это могут быть приказы или постановления. Совместные распорядительные акты органов, обладающих полномочиями на принятие разных по форме документов, утверждаются в виде общего решения. Оно обладает таким же юридическим действием, как и единоличное. Автор акта устанавливает форму, в которой содержание будет доведено до структурных подразделений, подведомственных предприятий и пр. При отсутствии указаний на это, организация решает данный вопрос самостоятельно.
Важный момент
Распорядительный документ может отменяться или изменяться. Для этого должен быть принят акт самим предприятием либо вышестоящей структурой. Этот документ также является распорядительным. Действие акта может быть приостановлено уполномоченными органами. Если проект документа касается интересов других компаний, то он должен быть с ними согласован. При наличии разногласий к нему прикладываются замечания или сопроводительное письмо, в котором они излагаются. 
Унификация
Одной из ключевых задач делопроизводства считается упрощение работы с документацией, ускорение их оформления и составления. Решению этого вопроса в значительной степени способствует формирование стандартов. Ключевые требования к составлению документации основываются в первую очередь на предписаниях ГОСТов. В стандартах предусматриваются общие правила для структуры актов, их обязательных реквизитов. Единообразию при составлении документов способствует максимальная трафаретизация и типизация текстов. Как правило, в актах обязательные реквизиты располагаются справа вертикально. Предприятие может использовать и продольный вариант их указания. Унифицированная система организационно-распорядительной документации обладает межведомственным характером.
Заключение
Организационно-распорядительная документация, таким образом, представляет собой совокупность актов, фиксирующих решения административных, управленческих вопросов, реализацию взаимодействия, регулирования и обеспечения работы властных структур, должностных лиц, предприятий, учреждений. Внутри комплекса выделяется три категории бумаг. Среди наиболее распространенных организационно-распорядительных документов выделяют штатные расписания, правила, приказы, указы, распоряжения, решения, постановления, договоры. К ним также относят объяснительные и докладные записки, заключения и прочие. Каждый документ, используемый в организационно-распорядительной системе, является носителем определенной информации. Они включают в себя разные элементы, отличающие их друг от друга. Как правило, предприятие при составлении актов руководствуется государственными стандартами, правительственными постановлениями, методическими рекомендациями и отраслевыми инструкциями. При этом организация может разработать собственный порядок, в соответствии с которым будет осуществляться оформление распорядительных документов с учетом существующих предписаний. 
Состав реквизитов, используемых при подготовке и последующем составлении актов, установлен в ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт регламентирует унифицированную систему, определяет порядок оформления документации. Вместе с этим указанный ГОСТ устанавливает правила написания реквизитов, схемы их расположения, отдельно указывает на те элементы, которые должны быть использованы при изготовлении унифицированных бланков.
1. Штатное расписание
3. Положение о структурном подразделении
4. Баланс предприятия.
ТЕМА 5
К организационным документам относятся?
1) решения
2) постановления
3) положения
4) все ответы верны
1. Документы, определяющие и закрепляющие вид деятельности, структуру предприятия
3. Документы, предписывающие какие-либо действия
4. Документы, несущие справочную информацию
Какой реквизит определяет подлинность документа?
3. Подпись
Какой из этих документов не относится к организационным документам?
1. Инструкция;
2. Постановление;
4. Положение
Какой вид документа определяется как свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности?
1. Положение,
2. Приказ,
4. Решение
Охарактеризуйте назначение организационных документов?
1. Документы, определяющие и закрепляющие вид деятельности, задачи, структуру организации
2. Бухгалтерские документы
3. Документы, предписывающие какие-то действия
4. Документы, фиксирующие ход мероприятий
ТЕМА 6
К распорядительным документам относятся?
1. Постановления
4. Все ответы верны
Распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. называется?
2. Решение
3. Положение
4. Распоряжение.
Из каких частей состоит ПРИКАЗ?
1. Вступительной
2. Констатирующей
3. Распорядительной
4. Констатирующей и распорядительной
Текст унифицированного документа может быть оформлен в виде?
1. Связного текста
3. Таблицы
4. Соединения перечисленных форм
5. Все ответы верны
Какие из этих документов направляются от вышестоящего уровня управления к нижестоящему?
1. Приказ;
2. Заявление;
3. Указание;
Какой из этих документов относится к распорядительным документам?
1. Объяснительная записка;
2. Постановление;
3. Инструкция;
Какое слово используется в распорядительной части приказа?
1. Приказывают;
2. Предлагаю;
3. Приказываю,
Какие из этих документов издаются единолично руководителем организации?
1. Постановление;
2. Приказ;
3. Решение;
4. Распоряжение
ТЕМА 7
Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведет в пределах?
1. Одного года
2. Двух лет
3. Пяти лет
4. Постоянно
Как разрешить ситуацию, когда письмо необходимо разослать более четырём адресатам?
1. Разместить адресаты на свободное от текста место
2. Выбрать только наиболее важные адресаты
3. Перечислить всех адресатов в реквизите «адресат» с сокращениями
4. Дать список адресатов и составить «циркулярное письмо»
Что такое формуляр письма?
1. Первый экземпляр письма
2. Дубликат оригинала письма
3. Карточка учета писем
4. Совокупность реквизитов официального письма
В каких случаях обязательно надо заполнять реквизит «ссылка на дату и индекс входящего письма»?
1. При составлении любого письма
2. При составлении первоначального письма переписки
3. Только в случае составления дубликата документа
1. Да, зависит от адресата
2. Да, так как служебный документ оформляется только на бланке
3. Да, зависит от важности послания
4. Нет, бланк может быть использован только юридическим лицом, реквизиты которого отражены на бланке
6. К какому виду ОРД относится АКТ?
1. Смешанный документ
2. Распорядительный документ
3. Информационно-справочный документ
4. Нормативный документ
Особенности оформления реквизита «подпись» в акте?
1. Наименование должности, личная подпись, расшифровка подписи, дата
2. Личная подпись, расшифровка подписи, дата
3. Обозначение роли в соответствии с членством в комиссии, личная подпись, расшифровка подписи
4. Личная подпись, дата
Как правильно сократить в деловом письме название организации?
1.Название приводится в том виде, в каком оно дано в документах этой организации
2. По своему усмотрению
3. По первым буквам (аббревиатура)
4. Название организации сокращать нельзя
Какие документы не относятся к информационно-справочным документам?
1. Служебная записка
2. Справка
4. Должностная инструкция
В каких документах необходим реквизит «гриф утверждения» ?
1. Заявление;
3. Приказ;
В каких документах необходим реквизит «печать» ?
1. Приказ;
3. Справка;
4. Указание
В каких документах отсутствует реквизит «наименование документа» ?
2. Инициативное письмо;
3. Письмо-ответ;
4. Указание
Где на листе документа помещается гриф утверждения?
1. В левом верхнем углу;
2. В правом верхнем углу;
3. В левом нижнем углу;
4. По центру
Конверты с какой корреспонденции не уничтожаются при поступлении в организацию?
2. Присланной на имя руководителя
3. С просроченными сроками поступления
4. От физических лиц (граждан)
Какие документы относятся к организационным?
- Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей) ; формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать - как паспорт у человека - так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.
1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относятся:
- устав организации;
- положение об организации;
- учредительный договор;
- положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
- регламент;
- структура и штатная численность;
- штатное расписание;
- инструкции по определенным направлениям деятельности;
- должностные инструкции работников;
- правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
- положение об отделе кадров;
- структура и штатная численность аппарата Министерства;
- инструкция о ведении бухгалтерского учета;
- должностная инструкция референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел Общие положения, в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно - правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. - Организационные документы - это документы, которые закрепляют конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время.
ВВЕДЕНИЕ
Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок реорганизации и ликвидации.
К основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор. Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью мы можем узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Организационные документы незаменимы, если мы хотим создать хорошо работающее, отлаженное производство, это азы, можно сказать - как паспорт у человека - так и документы у предприятия. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.
ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения.
К организационно-правовым документам относятся:
Устав организации;
Положение об организации;
Учредительный договор;
Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
Регламент;
Структура и штатная численность;
Штатное расписание;
Инструкции по определенным направлениям деятельности;
Должностные инструкции работников;
Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.
Организационные документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.
Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.
Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа, например:
Положение об отделе кадров;
Структура и штатная численность аппарата Министерства;
Инструкция о ведении бухгалтерского учета;
Должностная инструкция референта.
Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.
Особенностью организационно - правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.
К первым и основным организационно-правовым документам относятся учредительные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.
Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе РФ (гл.4, ч. I).
Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях данного вида» (ст.52 ГК РФ).
В составе организационно-распорядительных документов можно выделить:
Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления , штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.
Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.
Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
Подготовка и оформление основных видов документов
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов учреждения, называется организационными документами.
К организационным документам относятся:
Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающем данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, утверждается директором учреждения, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку (Приложение № 3).
ПОЛОЖЕНИЕ
Положение - это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность органов управлений , учреждений и их структурных подразделений.
Как правило положения состоят из следующих разделов:
Общая часть (общие положения). Раздел включает в себя:
· определение статуса подразделения в системе управления;
· указание о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется;
· степень самостоятельности;
· участие в реализации целевой программы или выполнении целевых функций управления;
Основные задачи. Раздел определяет:
· направление деятельности управления, подразделения;
· задачи, за выполнение которых несет ответственность данное управление, подразделение;
Функции (обязанности) (раздел содержит перечень функций, выполнение которых обеспечивает решение задач, поставленных перед управлением, подразделением с определенной конкретизацией работ по каждой функции);
Права (раздел определяет права управления, подразделения, обеспечивающие выполнение установленных функций);
Организация управления (раздел содержит описание организационной структуры управления, подразделения, указания о подчиненности руководителей, определяет периодичность, время и вид проводимых организационных мероприятий (планерок, совещаний, советов и т. д.);
Взаимосвязи с другими подразделениями (раздел разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей; в этом разделе могут устанавливаться взаимосвязи данного подразделения с общественными подразделениями (организациями), всевозможные общественные советы и комиссии, профсоюзы);
Ответственность (раздел предусматривает установление ответственности подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций; этот раздел отличается наибольшей сложностью разработки, так как здесь необходимо указать применение санкций за выполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность; как правило в этом разделе делается такая запись: “подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним задач и функций”).
Другим распространенным регламентом, с помощью которого определятся место и деятельность работника, являются должностные инструкции. Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие решением руководителя (утверждение инструкции подписью; приказ, распоряжение, постановление о введении инструкции).
ИНСТРУКЦИЯ
Инструкция - “правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, учреждений (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан”.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказ). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.
Например: “Должностная инструкция инспектору по контролю…”, “Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районах Крайнего Севера”, “Инструкция о ведении делопроизводства”.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Начинается, как правило, инструкция разделом “Общие положения” , в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).
Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: “должен”, “следует”, “необходимо”, “имеет право”, “не допускается”, “рекомендуется”, “запрещается” и т. д.
Текст инструкции излагается от третьего лица (например, “Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания…”) или в безличной форме (например: “Повторным предложениям, заявлениям и жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационно-контрольный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационно-контрольные индексы первого предложения, заявления, жалобы”). Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.); или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы .
К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения.
Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляют на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов:
· акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
· приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т. д.);
· проведения испытания;
· списания;
· инвентаризации;
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.
Текст акта делится на три части:
введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом “Основание” , которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова “Основание” ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже , его дата, номер и заголовок.
Например:
Основание: приказ директора школы от 17.04.95 № 2
“О проведении инвентаризации на складе школы”
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово “Составлен” и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Например:
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту . В название должности входит и название учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. В заключительной части акта делаются выводы, или даются рекомендации, Эта часть текста необязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна.
Например:
Составлен в 2-х экземпляров:
1-й экземпляр направлен в Департамент образования
2-й экземпляр - в дело.
Завершающий текст акта: подписи
Акт подписывают председатель и все составители.
При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Например:
Председатель комиссии подпись
Члены комиссии подпись
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога “О” (“Об”) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: “О проверке”, “О приеме-передаче”, “О списании”, “Об уничтожении”. Ряд разновидностей актов требует утверждения.
Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения.
Служебные письма
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования, и т. п.
Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать один вопрос.
Текст письма, как правило, состоит их двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составляется: выводы, просьбы, предложения, замечания и т. п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации письма можно рекомендовать изменения традиционный порядок изложения текста письма и начать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными . Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них.
Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. Текст обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщают сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа “настоящая справка ”, “действительно учится ” и т. д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.
Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений местных администраций, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия . Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права , регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).
Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений , инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т. п. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
