Как правильно нумеруются. Документирование. Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

В российском языке существует немало слов, которые пишутся не совсем так, как должны были бы с точки зрения формальной логики. Давайте рассмотрим одно из таких «нелогичных» отглагольных существительных. Итак, как же правильно писать: «номерация» или «нумерация»? Почему именно так и что вообще означает это слово?

Что такое нумерация чисел

Прежде чем разобраться с орфографией рассматриваемого термина, стоит узнать о его лексическом значении.

Данным словом называют совокупность способов именования чисел с помощью графических символов и запись их.

Например, в поезде каждому вагону присваивается определенный номер. Это делается для того, чтобы работникам железной дороги и пассажирам было проще отыскать его среди десятка других.

Стоит учитывать тот факт, что нумерация далеко не всегда производится только лишь с помощью цифр. Часто вместо них (или вместе с ними) используются латинские и или кириллица. К примеру, всем хорошо известно словосочетание "план Б", которое означает второй вариант чего-то. Однако в данном случае вместо цифры "два" используют букву "Б".

Другие значения слова «нумерация»

Также данное используется в математике как название способа формирования счетного множества (оно является бесконечным, поскольку элементы его можно пронумеровать при помощи натуральных чисел).

Кроме этого, нумерацией именуется упорядочивание любых объектов при помощи чисел. Это помогает быстро находить нужные предметы или особ, которым был присвоен тот или иной номер.

К примеру, для того чтобы человек мог с легкостью отыскать нужное ему строение на незнакомой улице, во всем мире дома нумеруются по порядку. При этом используются не только цифры, но и буквы, а также дробная черта (если речь идет о нескольких корпусах).

В качестве другого примера можно привести ситуацию с программным обеспечением. Как живая природа, так и компьютерные программы не стоят на месте и постоянно развиваются. Как правило, на основе удачного варианта определенного программного обеспечения создаются его более новые и совершенные версии. Чтобы не запутать пользователей, они строго нумеруются. Причем для этого используются целые числа, дроби, а также латинские и греческие буквы.

Этимология слова «нумерация»

Разобравшись со значения изучаемого термина, стоит узнать о его происхождении.

Как и большинство названий, связанных с точными науками, слово «нумерация» пришло в современные языки из латыни. Так изначально у древних римлян существовал глагол numero, который означал «считать». Впоследствии от него было образовано существительное numeratio, которым называли сам процесс счета.

Именно на основе этого латинизма появилось слово «нумерация» в большинстве европейских и славянских языков. Например, в английском это термин numbering или numeration, в немецком - die Nummerierung, во французском - le numérotage, в польском - numeracja, в украинском - «нумерація», в белорусском - «нумарацыя». Интересно, что в это слово пишется через «о» - «номерация».

Вероятнее всего, в русский данный термин пришел через посредничество польского, поскольку в других европейских языках он выглядит несколько иначе.

«Номерация» или «нумерация»: как правильно и почему

Итак, как же правильно писать рассматриваемое слово? На этот вопрос на сегодняшний день существует один однозначный ответ: «нумерация» и никак иначе.

Лингвисты объясняют такое написание тем, что термин образован не от слова «номер», а позаимствован из латыни, и его написание является историческим.

Справедливости ради стоит отметить, что до тридцатых годов двадцатого века в российском языке существовало параллельно оба способа написания. Так что каждый мог свободно выбирать: номерация или нумерация, и в любом случаев был прав. Но позже вариант "номерация" был упразднен, чтобы не создавать путаницы.

Одно из последних академических изданий, где были зафиксированы оба способа написания, - это «Толковый словарь русского языка» Дмитрия Николаевича Ушакова. В толковом словаре Ожегова уже упоминается только «нумерация», как и у Евремова и в Большой Советской Энциклопедии.

Нумерация, нумерование и нумеровка

Рассмотрев вопрос «Как правильно писать и говорить: номерация или нумерация?», стоит обратить внимание на близкие к этому слову существительные «нумерование» и «нумеровка».

Являясь однокоренными и близкими по значению, они также могут вызывать проблемы, ведь некоторые (по аналогии с "номерацией") способны написать их как "номерование" и "номеровка". Однако это тоже недопустимо и является ошибкой.

Что такое «пагинация»

Найдя ответ на вопрос «Как правильно писать и говорить: номерация или нумерация?», пора рассмотреть близкое к этому слову понятие «пагинация».

Это специфический издательский термин. Им называют нумерацию листов в печатной продукции или в веб-дизайне.

Номера страниц в таком случае тоже носят особое название - «колонцифры». Обычно их располагают снизу, сверху или сбоку полей.

В большинстве современных текстовых редакторов пользователю не нужно волноваться о том, как сделать нумерацию страниц и с какой именно начать счет. В таких программах уже встроена возможность оформить номера по своему усмотрению. К примеру, в большинстве версий Microsoft Word эта функция обычно находится во вкладке «Вставка».

Хотя, согласно правилам российского языка, слово "нумерация" всегда пишется через "у", некоторые по ошибке (или по привычке) продолжают использовать вариант "номерация". Более того, такое написание иногда встречается даже в официальных документах. Поэтому, чтобы самому не попасть впросак, всегда стоит помнить, что второй буквой в существительных "нумерация", "нумерование" и "нумеровка" абсолютно всегда будет "у".

• название данного документа;
• дата составления описи;
• аннотация;
• непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
• в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

Как правильно сшивать документы

1. Удалить скрепки, скобы из документа.
2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

• Нумеровать следует листы, а не страницы. При этом на страницах документа может соблюдаться своя нумерация, отличная от вновь проставляемой.
• Номера ставятся в правом верхнем углу, при этом номер не должен касаться текста документа.
• Если в деле есть приложения к документам, они нумеруются в общем порядке сразу после данного документа.
• Если в деле имеются письма, то сначала нужно пронумеровать конверт, а потом все листы, вложенные в него.
• Если в деле имеется несколько томов, то нумеровать их нужно отдельно.
• Если приложения к делу выделены в отдельный том, то их нумеровать также следует отдельно.
• Листы больших форматов нумеруются в верхнем правом углу, сгибаются и подшиваются под один край.
• Если на листе содержится несколько фрагментов (например, чеки), то необходимо составить опись содержимого листа, а лист пронумеровать в общем порядке.
• Если в деле имеются склейки, их нужно пронумеровать в общем порядке, а в описи указать, сколько листов содержится в склейке.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

• методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198 ;
• п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
• п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» , которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
• п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей» , утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г .).
• ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Прошивка документов - это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в архивном хранении . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:

• Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
• При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
• Обязательна надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов», где вместо прочерка ставят количество листов.

Прошивка документов

Если предполагается, что документы будут храниться от 20 лет и выше, то формируемые на их основе пачки должны дополняться обложкой, выполненной из твердого картона. В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.

Как правильно сшить документы

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо видео

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой – до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Как нумеровать листы при сшивании

1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

2.2 Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором, причем цифры не должны задевать текст документа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила:

листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;

фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

сложенный лист (формата А3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;

лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;

подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле;

чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются.

в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа, в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле;

при наличии отдельных ошибок в нумерации листов, в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. При нумерации таких дел на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т.д. (литерные листы 5а, 10а, 10б).

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т.д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер "10", то второй из них будет иметь порядковый номер "10а".

Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с порядковым номером 27. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела. Например: "пропущенные номера-26". Как было сказано выше, все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела.

Адаптация в новом коллективе

Первой ступенью вовлечения нового сотрудника в трудовой процесс является введение в должность, которое представляет собой совокупность процедур, имеющих цель ускорить освоение новичком работы, сократить период адаптации в коллективе...

Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция

Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления...

Личный листок по учету кадров или анкета; _ копия документа, удостоверяющего личность; _ автобиография; _ копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний...

Личное дело: особенности оформления и ведения

Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело...

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела...

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.)...

Общие правила формирования и оформления дел в учреждении

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела...

Организационная структура управления фирмой ОАО "Агротекс-ЖБИ"

Начисление заработной платы происходит на основании табеля за фактически отработанное время в соответствии с должностью и разрядом. Расчет зарплаты на примере Тарифная ставка 55 руб./ч. Отработанное время согласно табелю 184 ч...

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов

В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел...

Оформление кадровой документации

1.2 Личное дело Личное дело - это совокупность документов содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия...

Оформление организационно-распорядительных документов

Задание № 7. Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по специальности “Маркетинг”...

Личное дело ГОСТ Р51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». -- это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности...

Правила ведения и хранения личных дел

При заведении личного дела на его обложку выносятся: - наименование вышестоящей организации -- указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет...

Применение систем автоматизации - путь к повышению сохранности Архивного фонда

Изучение истории архивного дела позволяет проследить процесс накопления исторических источников (документов) по истории народов и государств; понять причины перемещений и утрат материалов, т.е. формирование "архивного наследия", его состав...

Разработка методики комплексной оценки изделий специального назначения в процессе инновационной деятельности

На основе проведённого анализа результатов испытаний образцов изделий, представленных различными предприятиями, была отработана иерархическая схема критериев оценки изделий. Такая схема представлена на рис.1...

Материалов ф. № М-17. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер . На каждый вид материалов открывается отдельная страница, после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. На основе первичных документов материально ответственные лица записи делают в тот же день.  

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).  

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой он находится.  

Книжка МДП представляет собой сшив накладных международного образца, имеющих различный цвет. Книжка МДП является документом строгого учета, поэтому в ней нумеруются все страницы и корешки к ним, а также специальный отрывной талон на случай изъятия книжки таможенными органами.  

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с.). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные на обратной.  

Перед печатью документа его страницы обычно нумеруют. Выберите команду [Вставка-Номера страниц...]. На экране появится диалоговое окно (рис. 10.10).  

Документы, оформляемые на двух и более страницах, должны быть пронумерованы начиная со второй страницы. Нумерация страниц выполняется арабскими цифрами без каких-либо знаков посередине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа. При оформлении документа на двух сторонах листа вторая страница нумеруется при наличии третьей.  

Можно порекомендовать одну из таких систем. Крупные разделы файла (например, планирование, изучение систем учета и контроля, непосредственная проверка документов клиента, завершение работы, подготовка итоговых документов) следует обозначать римскими цифрами. Внутри крупных разделов можно было бы обозначить подразделы буквами латинского алфавита (предположим, цикл оплаты - А, цикл реализации - В и т.п. либо нематериальные активы - А, основные средства - В и т.п.). Применение латинского алфавита не обязательно, но удобно при совместной работе с западными специалистами или с международными аудиторскими фирмами . Внутри мелких подразделов можно было бы использовать систематическую нумерацию 1,2,3... поскольку обычно над таким разделом работает (или нумерует его) один и тот же человек. При необходимости можно ввести дробную нумерацию, например, для раздела III, подраздела F, группы документов 5, фрагмента документа или номера страницы 2  

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.  

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности дан в приложении 19.  

Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа на расстоянии 10-15 мм от верхнего обреза листа. Слово страница (стр.), точки и тире на ставятся.  

Все страницы ддаэдиефрацся арабскими цифрами по центру вверху, при этом на первой странице оригинала цифра не ставится, а на следующей за ней указывается цифра "2". Последним нумеруется заключительный лист документа, содержащего текст. В документах, объем текста которых на несколько строк превышает одну страницу, допускается перенос "остатка" на ее оборотную сторону с зеркальным расположением полей (т. е. левое поле оборотной стороны будет ужеправого. -Авт.).  

внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

Унификация и стандартизация управленческих документов

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации истандартиза-

ции.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

В разработке унифицированных систем документации накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационнораспорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).

С 01.07.1998 года в Российской Федерации введен в действие ГОСТ Р 6.30-97 , внесший существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).

Документирование

Общие нормы и правила оформления документов

Размеры бумаги разрешены к применению в делопроизводстве

Все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров - форматов, соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327 устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряды В и С - дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами от 0 до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат А0, площадь которого равна 1 м2 , с габаритными размерами 842× 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Размеры полей используемые в документах

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 для деловых писем, приказов и других организационнораспорядительных (управленческих) документов предусматриваются поля следующих размеров: левое - не менее 20 до 35 мм, верхнее - не менее 20 мм, правое и нижнее - не менее 10 мм. Размер поля 35 мм установлен для первой страницы (бланков) многостраничных документов. Размеры полей второй и последующих страниц многостраничных документов выбираются в указанных пределах, но одинаковыми для данного документа.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее - для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять 10 мм, правое - 20 мм, то есть наоборот по отношению к лицевой стороне.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей : левое - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 15 мм, нижнее - не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографического издания.

Нумерация страниц в документах

В соответствии со сложившейся практикой установился следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница", его сокращенных вариантов "стр." или "с." и знаков тире ("черточек").

Способы оформления дат

Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТ Р 6.30-97: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2000 года пишется 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом: 01 сентября 2000 года, или 01 сентября 2000 г. Обозначения некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом, оформляются по примеру: в отчетном 1999/2000 году. Ссылка на длительный период времени делается следующим образом: 1999 - 2005 гг.

Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово "год" пишется полностью (например, в 2001 году). Если, кроме года, указываются число, месяц, то слово "год" пишется сокращенно, с точкой (например, в январе 2000 г.; в первом квартале 2002 г.).

Для удобства поиска документов в больших архивах допускается указание даты на стеллажах, папках и в некоторых документах в такой последовательности: год, месяц, число. Например, 2000.09.01.

Сокращения слов, допускаемые в документах

В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Приведем примеры для наиболее распространенных случаев.

Слова при географических названиях: город - г., село- с., поселок- п., поселок городского типа- пгт. Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г." не ставится. Буква "г." также не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: товарищ - т. (в начале предложения - Тов.), господин - г-н, профессор - проф. доцент - доц., начальник - нач., и т. д.

Слова, употребляемые при цифрах: пункт 3 - п. 3., подпункт 1.1. - подл. 1.1., рисунок 5- рис. 5., раздел 2 - разд. 2.

Слова при указании денежных единиц: рубль - р., тысяча рублей - тыс. р., миллион рублей - млн. р., миллиард рублей - млрд. р.

Слова, сокращение которых пишется через дефис:

министерство - м-во, завод - з-д, производство - пр-во, район - р-н, хозяйство - хозво, количество - кол-во, человеко-час - чел.-час., и т. п.

Широкое применение в качестве сокращений находят буквенные аббревиатуры. Например: РФ - Российская Федерация, ПК - персональный компьютер, НИИ - научноисследовательский институт, АО - акционерное общество, ЕЭС - Европейское экономическое сообщество, и др.

Допускаются сокращения словосочетаний: и так далее - и т. д., и тому подобное - и т. п., и другие - и др.

Можно использовать сокращения, принятые в данном документе. При этом в скобках указывается принятый вариант сокращения или аббревиатуры непосредственно после первого упоминания полного написания сокращенного слова или словосочетания. Однако сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать их в одном месте полностью, а в другом сокращенно не допускается.

Не допускаются также следующие сокращения: ед. изм. - единица измерения, напр. - например, п/упр. - под управлением, т. г. -текущего года, с. г. - сего года, т. н. - так называемый, т. о. - таким образом.

Оформление в документах написания чисел

В документах встречаются многозначные целые числа, простые и десятичные дробные числа, буквенно-цифровые и словесно-цифровые сочетания.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры: 14 287 624;12 841. Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (например, 1К62М) и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155, ИЛ-18).

Простые дроби пишутся через косую черту: 1/2; 3/4. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три, начиная слева направо: 1, 094 03; 5, 350 021. Номера телефонов разбиваются на группы цифр. Например, для семизначных 745 63 72, для шестизначных 23 03 23, для пятизначных 5 16 18, для трехзначных 3 12.

При написании адресов двойные номера домов пишутся через косую черту: пр. Стачки, д. 27/2; литерные номера домов пишутся слитно: ул. Б. Садовая, д. 69а.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с падежными окончаниями через дефис (например: 3-й вопрос повестки дня). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, приводятся без падежных окончаний (например, XX век).

Если арабская цифра входит в словесно-цифровое сочетание, ее пишут через дефис с соответствующим словом (например, 18-градусная крепость, 9-этажный дом).

Числа до девяти включительно и приблизительные числа следует писать словами (например, порядка сорока штук, в возрасте до семи лет).

В названиях праздников и знаменательных дат, если числительное в названии приведено цифрой, то следующее за цифрой слово пишется с прописной буквы (например, 8 Марта).

Написание физических величин

Наименования, обозначения и правила применения единиц физических величин оговорены ГОСТ 8.417. Приведем отдельные правила написания единиц измерения, встречающиеся в деловой документации.

Все меры длины, площади и т. п. обязательно обозначаются цифрами, единицы счета и физических величин приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится: 10 т; 15 м2 ; 50 см3 .

Единицы измерения, не являющиеся самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения: 755 мм рт. ст.

Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел: 90 %; 1000 кг; 32 м2 ; 300 см3 . Знак градуса обозначается строчной буквой "о", которая ставится на пол-интервала выше соответствующего числа. Обозначения шкалы (Цельсия, Кельвина) ставятся без пробела после обозначения градусов и без точек после них (например, 36,6 °С; -10 °С). Знаки " + " и "-" при этом печатаются без пробела.

В случае написания сложных единиц, включающих несколько обозначений, указываются обозначения всех единиц. Например, 20 м/с или 20 метров в секунду, но не 20 м/в секунду.

Выполнение в документах написания математических формул

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел (например: 6х9=54; А-С =Д).

Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова "где", двоеточие при этом не ставится. Слово "где" пишется на два интервала ниже формулы непосредственно от левого поля. Значение каждого символа, кроме первого, пишут с новой строки один под другим. Значение первого символа пишется после одного пробела после слова "где". В конце каждого пояснения ставится точка с запятой. Последнее пояснение заканчивается точкой. Применение машинописных и рукописных символов в одной формуле не допускается (рекомендуется рукописный вариант написания символов).

Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерация осуществляется арабскими цифрами, которые проставляются на одном уровне с формулой у границы правого поля листа в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы) текста, но не с номерами пунктов или подпунктов.

Примеры сквозной нумерации: (2), (9). Нумерация, связанная с разделами (главами) выглядит следующим образом: (1.3), (6.5) и т. д. Здесь 1 и 6 - номера разделов (глав), 3 и 5 - номера формул в них. При ссылке в документе на формулу, ее выполняют по образу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

Таблицы и выводы

Таблицами называют особую форму подачи цифровых или словесных сведений, в которых они (сведения) располагаются в определенном порядке. Таблицы используются для лучшей наглядности и сравнения показателей.

Таблицы могут быть разной степени сложности. Обязательные элементы конструкции таблицы в графическом виде представлены на рис. 2.

Таблица 00

Заголовок таблицы

Заголовки граф Подзаголовки граф

Боковик Графы (колонки)

Рис. 2. Пример оформления таблицы Строки горизонтальными линиями, как правило, не разделяются

Таблицы нумеруют. Нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица в тексте одна, то она должна быть обозначена: "Таблица 1". Точка как знак препинания при оформлении таблиц не ставится. Исключением является случай с написанием сокращенных слов. Заголовок таблицы должен быть кратким, четким. Головки таблицы рекомендуется отделять от остальной части жирной чертой. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки, если они не имеют самостоятельного значения, со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Таблица ограничительными линиями слева и справа, как правило, не закрывается. Размещение таблицы рекомендуется выполнять по одному из вариантов: непосредственно под текстом, где она упоминается впервые, на следующей странице (не далее) или в приложении к документу.

Допускается перенос таблицы с большим числом строк на другую страницу (рис. 3). При этом графы должны быть выделены отдельной строкой и пронумерованы. Над последующей частью в этом случае пишут слова "Продолжение таблицы...", "Окончание таблицы..." и повторяют только строки с номерами граф. Нижнюю горизонтальную черту, ограничивающую первую часть таблицы, при этом не проводят.

Продолжение таблицы 00

" Сноски или примечания

Рис. 3. Пример оформления таблицы Не допускается вводить в таблицу графу "номер по порядку". В случае необходимости ну-

меровать строки, их порядковые номера ставятся перед заголовками строк, в боковике, а после цифры, обозначающей номер строки, ставится точка.

Числовые значения показателей, приводимые в графах, проставляются на уровне последней строки наименования показателей. Словесная характеристика показателей, в отличие от цифровой, должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в соответствующих графах обязательно проставляется прочерк.

Повторяющиеся слова в заголовках строк, если таблица не разделена горизонтальными линиями, могут заменяться кавычками.

Повторяющиеся цифры и обозначения в графах таблицы кавычками не заменяются. Ссылка в тексте на таблицу обязательна. Выполняется она по примеру: (табл. 1.4). Слова

типа "смотри", сокращенно "см.", при этом не пишутся.

При наличии небольшого по объему цифрового материала, который нецелесообразно оформлять таблицей, его дают в виде вывода. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями, например.