Положение о делопроизводстве. Положение о документообороте организации (примерная форма)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ___________
________________________
"___"__________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ об отделе делопроизводства предприятия
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя N _____ от "___"_________ _____ г.
1.3. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности на основании решения руководителя по представлению начальника отдела.
1.4. Сотрудники отдела должны знать и руководствоваться в своей работе следующим:
Конституция Российской Федерации;
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
Единая государственная система делопроизводства 1 ; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Структура предприятия, учреждения, организации; организация делопроизводства; схемы документооборота;
Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив;
Оргтехника и другие технические средства управленческого труда;
Основы экономики, организации производства, труда и управления;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда;
Локальные акты предприятия.
1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:
Методические материалы по организации делопроизводства, схемы документооборота;
Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
Сроки и порядок сдачи дел в архив;
Единая государственная система делопроизводства;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Структура предприятия и его подразделений;
Системы организации контроля за исполнением документов;
Методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда, пожарной безопасности.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.
2.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела.
2.3. В состав отдела входят (указать должность):
Документовед 1 ;
Делопроизводитель 2 ;
- ________________________________________________________.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
Основными задачами отдела являются:
Обеспечение организации делопроизводства на предприятии в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива;
Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях предприятия Единой системы делопроизводства;
Организация и обеспечение единого порядка работы с документами;
Совершенствование форм и методов делопроизводства;
Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях предприятия, анализ исполнительской дисциплины;
Организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;
Систематизация и хранение документов текущего архива;
Учет объема документооборота;
Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;
Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;
Подготовка документов к передаче в архив.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:
4.1. Организует в целом делопроизводство на предприятии.
4.2. Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.
4.3. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых на предприятии.
4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству предприятия.
4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях предприятия.
4.10. Ведет учет объема документооборота.
4.11. Организует работу по приему руководством предприятия посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
4.12. Принимает участие в организации технического обслуживания созываемых руководством предприятия совещаний и заседаний.
4.13. Организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности предприятия.
4.14. Осуществляет методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по вопросам делопроизводства.
4.15. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.
4.16. Организует ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.
4.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.
4.18. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.
Возложение на отдел функций, не относящихся к делопроизводству, не допускается.
5. ПРАВА
Отдел делопроизводства для решения возложенных на него задач имеет право:
Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, о результатах проверок докладывать руководству;
Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия необходимые документы для выполнения возложенных на отдел функций;
Запрашивать от руководства и структурных подразделений предприятия необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей;
Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства предприятия;
Вносить руководству предприятия предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в структурных подразделениях и администрации предприятия;
Возвращать исполнителям на доработку ответы, подготовленные с нарушением установленных требований;
Привлекать специалистов структурных подразделений предприятия к подготовке проектов методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ
6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел постоянно взаимодействует со следующими структурными подразделениями:
- ____________________________________________________________________, (указать структурные подразделения) - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________, - ____________________________________________________________________.
6.2. По вопросам, относящимся к его компетенции, отдел оказывает содействие всем подразделениям предприятия.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных Положением на отдел задач и функций несет начальник отдела.
7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.
7.3. Начальник и другие сотрудники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.
8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА
8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.
8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.
Начальник отдела делопроизводства
_________________________________
Согласовано: юридическая служба
_______________________________
_______________/_______________
С данным Положением ознакомлен(а) _________ (_____________)
/Прошить и скрепить подписью уполномоченного лица с расшифровкой, указанием должности, печатью предприятия./
1 Должностные обязанности и требования к квалификации документоведа установлены в подразделе "Документовед" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
2 Должностные обязанности и требования к квалификации делопроизводителя установлены в подразделе "Делопроизводитель" раздела 1 "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих", утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.
1 По вопросу применения положений Единой государственной системы делопроизводства см. "Методические рекомендации по практическому применению основных положений Единой государственной системы делопроизводства".
Источник - Кабанов О.М.
Муниципальное общеобразовательное учреждение
Журавлевская основная
общеобразовательная школа №23
ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
"Утверждаю"
«___»_________ 2010 г
Директор школы ______
1.1. Настоящее Положение является локальным нормативным актом образовательного учреждения (далее по тексту – ОУ), устанавливает единые правила делопроизводства и направлено на обеспечение единства организации системы документооборота в ОУ.
1.2. Вопросы работы с документами ОУ регулируются стоящим Положением, Уставом и законодательством Российской Федерации .
1.3. Общий контроль за документационным обеспечением деятельности ОУ, за соблюдением в структурных подразделениях единой системы делопроизводства,
2. Основные требования к оформлению документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством в ОУ издаются, составляются и оформляются следующие документы: приказы (распоряжения); инструкции; договоры (контракты); акты; протоколы; письма;
другие документы, необходимые для нормального функционирования ОУ.
2.2. Документы, подготовленные ОУ, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и при необходимости, согласованными с юридическим отделом Управления образования.
2.3. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.4. Все виды организационно-распорядительных документов в ОУ печатаются на бланках установленного образца. В работе используются:
Ø бланк распоряжения;
Ø бланк приказа;
2.5. В отдельных случаях, когда для определенных видов приказов (распоряжений) и иных видов документов законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами установлены обязательные для применения формы, в ОУ применяются установленные формы.
Каждый вид документа должен иметь строго определенные реквизиты, порядок их расположения и оформления.
2.6. Датой документа является дата его подписания; для
документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.
2.7. В случае если документ содержит приложения, об этом должна быть сделана ссылка в документе. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
Если приложения в тексте не названы, то в конце текста документа необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение, Приложение 2 и т. д.
2.8. Документы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности, а также иными лицами, в соответствии с законодательством РФ.
2.9. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
2.10.Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ. После этого документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной приказом директора ОУ.
Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Проекты документов, представляемые на подпись директору ОУ, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.
Формулировки служебных документов должны быть точными, не допускающими двояких толкований.
3.2. Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.
Приказы должны иметь название, дату и номер.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по кадрам.
Приказы подписываются директором ОУ или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3. Протокол является документом, фиксирующим ход
обсуждения вопросов и принятых решений. Текст протокола
состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем органа последней организацией.
3.4. При необходимости оценки целесообразности принятия документа, его обоснованности и соответствия законодательству российской Федерации и локальным актам ОУ. Согласование может проводиться как внутри ОУ, так и вне его.
3.5. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом ОУ, имеющим на это право. Виза включает в себя наименование должности визирующего документ липа, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются".
Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в ОУ, ниже подписи по левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.6. Приказы по кадрам согласовываются с начальником отдела кадров, а финансовые приказы - с главным бухгалтером или заместителем главного бухгалтера Управления образования.
3.7. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждает директор ОУ.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
3.8. Текст документа должен быть кратким, точным, не
допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ; как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.
3.9. Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления Документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
В письмах следует обращаться от имени организации или его проводившего заседание, решение которого оформлено протоколом. По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческими, гарантийными, письмами-запросами, письмами ответами и другие. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и корректным.
3.10. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.
Акты оформляются на общем бланке ОУ. Если составляется не для внутреннего использования, то он должен содержать юридический адрес ОУ.
Акт подписывается председателем и членами комиссии, составившей Акт.
3.11. Договоры составляются юристом Управления образования, либо согласовываются с ним. Договор должен отвечать всем предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям к нему.
3.12. Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый для регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция составляется на основе документов,- содержащих сведения о полномочиях работников. Проект должностной инструкции согласовывается с юристом управления образования и утверждается директором ОУ.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с сотрудником ОУ.
Должностная инструкция по своему содержанию должна соответствовать предусмотренным законодательством Российской Федерации требованиям, а именно: содержать следующие разделы - должностные, обязанности, требования к знаниям и профессиональным навыкам работника, требования к квалификации работника.
3.13. В соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации в ОУ должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К. таким документам относятся:
Ø приказы по кадрам;
Ø личные карточки формы Т-2;
другие документы, оформляющие трудовые отношения с работниками. Получение и обработка документов по личному составу осуществляется в соответствии с Положением о защите персональных данных работников ОУ.
Организация документооборота4.1. Вся поступающая в ОУ корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов. После рассмотрения директором или иными компетентными сотрудниками, документы с резолюциями направляются исполнителям и доводятся до их сведения под роспись.
4.2. Документы, подписанные директором ОУ и предназначенные для отправки регистрируются в журнале исходящих документов, подготавливаются к отправке и отправляются.
Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в соответствующие папки, в соответствии с номенклатурой дел ОУ.
4.3. Директора ОУ определяет количество экземпляров приказов либо распоряжений и наименование структурных подразделений, в которые рассылаются указанные документы.
При этом количество экземпляров документов и наименование структурных подразделений указываются на оборотной стороне документа и заверяются подписью директора.
5. Порядок контроля исполнения документов
5.1. Заместители директора осуществляют контроль за исполнением всех видов документов, содержащих поручение от директора ОУ.
5.2. Периодические проверки правильности исполнения документов проводятся представителями Управления образования.
5.3. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции директора. Если срок исполнения не установлен, то документ должен быть исполнен в срок, не превышающей один месяц.
5.4. Контроль за исполнением осуществляется на основании регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
5.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения содержащихся в нем поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Заместители директора обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2.Работник ОУ, которому поручено исполнение поручения, несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.
7. Порядок подготовки и передачи дел
на хранение в архив
7.1. Документация, не используемая постоянно в работе
ОУ, передается на хранение в архив. Хранение документов в архиве ОУ осуществляется в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации, в
частности:
Ø для финансовых документов - 5 лет,
Ø для документов по личному составу - 75 лет.
7.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
Ø заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
Ø графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
Ø описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
7.3. Документы, образовавшиеся в процессе осуществления ОУ своей деятельности и имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепление информации подлежат передаче на государственное хранение. Передача дел производится по описям.
8. Учет и хранение бланков, печатей и штампов
8.1. Печати и штампы, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения , а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.
8.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по ОУ.
8.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под роспись в соответствующих журналах.
8.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел ОУ, их листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью.
9. Заключительные положения
9.1. Настоящее положение обязательно для исполнения всеми работниками Образовательного учреждения.
9.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся приказом директора Образовательного учреждения.
Настоящую форму можно
распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где
настройка параметров просмотра и печати устанавливается
автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку .
Для более удобного
заполнения бланк в MS Word представлен в переработанном
формате.
Примерная форма
УТВЕРЖДЕНО
____________________
"__" ____________ ____ г.
Протокол N ____ от
"__" ____________ ____ г.
Положение
о документообороте организации
"____________________"
1. Общие положения
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение
о документообороте разработано и утверждено для применения в
(наименование организации)
(далее - Положение и
Организация).
1.2. Положение
обязательно к применению всеми подразделениями Организации.
1.3. За организацию
документооборота и контроль исполнения Положения отвечает
(наименование подразделения)
(далее - Служба
делопроизводства).
1.4. Положение не
распространяются на организацию работы с документами, содержащими
сведения, составляющие государственную или служебную тайну.
1.5. Применение Положения
будет способствовать созданию единой методической основы
организации и ведения документооборота как части делопроизводства
Организации и ее структурных подразделениях.
2. Порядок организации документооборота
2.1. Основные процедуры
документооборота:
2.1.1. Прием и первичная
обработка поступающих документов;
2.1.2. Предварительное
рассмотрение документов Службой делопроизводства;
2.1.3. Регистрация
поступающих документов;
2.1.4. Рассмотрение
документов руководством Организации и доведение документов до
исполнителей;
2.1.5. Обработка,
исполнение документов, подготовка ответов;
2.1.6. Сокращение
количества документов и копий на бумаге, по возможности замена их
электронными;
2.1.7. Регистрация
отправляемых документов;
2.1.8. Отправка
документов;
2.1.9. Разработка,
оформление и регистрация внутренних документов;
2.1.10. Обработка и учет
иностранной корреспонденции;
2.1.11. Учет и анализ
объемов документооборота.
2.2. Прием и первичная
обработка поступающих документов.
Прием и обработку
поступающей в Организацию корреспонденции осуществляет Служба
делопроизводства. При этом Служба делопроизводства:
-
проверяет правильность адресов поступающих документов, правильность
доставки и комплектности документов. Ошибочно доставленную
корреспонденцию Служба пересылает по принадлежности;
-
вскрывает принятую корреспонденцию (за исключением корреспонденции
с отметкой на конверте "Лично"), сортирует документы на подлежащие
и не подлежащие регистрации;
-
конверты от поступившей корреспонденции сохраняет и прилагает к
документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен
служить доказательством времени отправки или получения данного
документа или если адрес отправителя указан только на конверте.
Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного
характера, а также с обращениями граждан;
-
выделяет документы, адресованные в структурные подразделения
Организации для передачи документов непосредственно в структурное
подразделение, минуя руководство;
-
документы, поступившие в Организацию в рабочее время, проходят
первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления
в течение ___________ часов. В случае поступления документов в
нерабочее время сроки обработки документов и передачи их на участок
регистрации или в структурные подразделения начинаются с первого
рабочего часа следующего рабочего дня;
-
в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения
документа или конверта (упаковки) Служба делопроизводства
устанавливает их причины, при необходимости связывается с
производителем (отправителем) документа, принимает необходимые меры
для устранения выявленных недостатков. При обнаружении отсутствия
документов или приложений к ним, порчи всего или части документа
Служба делопроизводства составляет акт в трех экземплярах. Один
остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к
поступившему документу, третий направляется отправителю
документа;
-
при наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а
также пометок "Лично", "Срочно", "Оперативно" и т.п. Служба
делопроизводства передает такие документы на регистрацию
незамедлительно. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично
адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку
"Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к
ней допуск.
2.3. Предварительное
рассмотрение документов.
Служба делопроизводства
предварительно рассматривает все поступившие документы в целях
выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов,
требующих обязательного рассмотрения руководством Организации.
Документы, поступившие в
Организацию по вопросам, не требующим рассмотрения руководством,
направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные
подразделения. Основанием для принятия решения в ходе
предварительного рассмотрения является содержание документа, а не
только адресование документа соответствующему должностному
лицу.
Результатом
предварительного рассмотрения должно быть направление документа
руководителю Организации или заместителям руководителя в
соответствии с установленным в Организации распределением
обязанностей между руководителем, его заместителями и иными
должностными лицами для вынесения указания по исполнению
документа.
2.4. Регистрация
поступающих документов.
Поступающие в Организацию
документы регистрируются Службой делопроизводства только после их
предварительного рассмотрения.
2.4.1. Все документы,
адресованные руководству Организации, подлежат регистрации в день
поступления (кроме документов, включенных в примерный перечень
нерегистрируемых документов).
2.4.2. На полученных
документах проставляется регистрационный штамп, в котором
указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к
документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается
об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого
листа документа в правом нижнем углу.
Порядковые номера
фиксируются в журнале входящей корреспонденции. Листы журнала учета
входящей корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются
печатью Организации.
2.4.3. На документах, не
подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата
поступления документа.
2.4.4. Поступившие
электронные документы и документы, включаемые в систему
электронного документооборота Организации, регистрируются в
электронной карточке следующим образом: (указать порядок
регистрации и перечень сведений о документе в зависимости от
используемых программ)
.
2.4.5. Сканированию
подлежат следующие поступившие в Организацию на бумажном носителе
документы: ____________________. Электронные образы сканированных и
зарегистрированных документов подлежат включению в систему
электронного документооборота в качестве копий документов.
2.5. Рассмотрение
документов руководством Организации и доведение документов до
исполнителей.
2.5.1. Зарегистрированный
документ передается тому руководителю (исполнителю), в адрес
которого он поступил, а при несовпадении компетенции адресата и
содержания документа - передается компетентному руководителю
(исполнителю).
Документы, не требующие
рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных
подразделений Организации в соответствии с содержанием
документов.
2.5.2. После рассмотрения
и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию
исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату)
документы возвращаются в Службу делопроизводства для перенесения
указаний по исполнению документа в регистрационно-контрольную форму
(РКФ), которая берет документ на контроль и передает исполнителю
под расписку в журнале регистрации входящей корреспонденции с
проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано
несколько исполнителей, то снимаются (сканируются) дополнительные
копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник
документа направляется исполнителю, указанному в резолюции
первым.
2.5.3. При направлении
документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку
материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым.
Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы
ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
Ответ должен быть
завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.
2.5.4. Документы,
поступившие из Службы делопроизводства в структурные подразделения,
там вторично не регистрируются.
2.5.5. Документы,
зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного
подразделения Организации в другое только через Канцелярию.
2.6. Обработка,
исполнение документов, подготовка ответов.
2.6.1. Ответственность за
обработку, исполнение документов, подготовку ответов и оформление
документа в соответствии с установленными в Организации правилами,
а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами и
организациями (внешнее согласование) и должностными лицами
Организации (внутреннее согласование) возлагается на структурное
подразделение - исполнитель документа.
2.6.2. Исполнители, в том
числе сотрудники структурных подразделений Организации, в процессе
исполнения документа осуществляют:
-
сбор и обработку необходимой информации;
-
подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с
соблюдением правил документирования, установленных в
Организации;
-
согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
-
подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с
указанием причин, "Принято частично" с соответствующим
пояснением);
-
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе
согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа
проводится его повторное согласование);
-
в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки
документа;
-
представление проекта документа на подпись (утверждение)
руководству;
-
определение места хранения документа (копии документа)
проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел,
в которое должен быть помещен документ.
2.6.3. Порядок работы над
документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким
лицам:
-
функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в
подготовке проекта документа распределяются руководителем, дающим
поручение. Если функции не распределены, то функции распределяет
первый (ответственный) исполнитель;
-
ответственный исполнитель созывает соисполнителей для выработки
совместного решения;
-
порядок и срок представления проектов ответственному исполнителю
определяет руководитель или сам ответственный исполнитель.
2.6.4. Проекты документов
Организации готовятся на бланках установленной формы; для отправки
документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные
письма.
2.6.5. До представления
на подпись исполнитель проверяет правильность оформления
документов, правильность адресования, наличие необходимых виз,
приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок,
разъясняющих содержание подготовленных документов, листа
(указателя) рассылки.
2.6.6. Проекты документов
визируются исполнителем (руководителем подразделения или его
заместителем), при необходимости - работниками других структурных
подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего
листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии)
документа или на листе согласования.
2.6.7. Работа с
документами в структурных подразделениях Организации осуществляется
на основании указаний по исполнению документов руководителя
Организации, его заместителей, руководителя структурного
подразделения.
2.6.8.
Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие
сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на
следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю
незамедлительно.
2.6.9. Документы,
поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению
документов руководства Организации, передаются исполнителям только
после их рассмотрения руководителем подразделения.
2.6.10. В случае
отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы и
материалы передаются другому исполнителю по решению руководителя их
структурного подразделения.
2.6.11. В случае
увольнения работника или перехода на другой участок работы
документы и материалы передаются по акту приема-передачи
руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному
сотруднику.
2.6.12. После
соответствующего обоснования срок исполнения документа может быть
продлен руководителем, отдавшим поручение, если отсутствуют
реальные условия выполнения задания в срок.
2.6.13. Не допускается
делать пометки и рабочие записи на документе. Такие пометки о
времени поступления документа и материалов, о датах промежуточного
исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате
окончательного исполнения делаются на отдельном листке.
2.6.14. Исполнитель не
должен разглашать содержание поступивших к нему документов и
подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть
ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
2.7. Организация работы с
отправляемыми документами.
2.7.1. Подписанные
руководством Организации документы в тот же день передаются
руководителем (исполнителем) в Службу делопроизводства для
регистрации и отправки.
2.7.2. Служба
делопроизводства перед регистрацией документа, поступившего на
отправку, проверяет правильность его оформления:
-
наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об
исполнителе;
-
наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который
дается ответ;
-
правильность адреса получателя;
-
наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на
основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на
поступившее письмо);
-
наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителям.
2.7.3. Если документ
направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько
экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки
всем адресатам, и один экземпляр копии.
2.7.4. После проверки
оформления документ регистрируется в журнале исходящей
корреспонденции и на всех экземплярах документа проставляется
исходящий номер по порядку. Листы журнала учета исходящей
корреспонденции нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью
Организации. Регистрационный номер документа и дата регистрации
проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на
копии, остающейся в деле организации. Сведения о регистрируемых
документах вносятся в РКФ базы данных Организации, используемой для
учета, поиска, хранения и использования документов.
2.7.5. Исходящий номер
состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего
ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового
номера.
Локальные акты организации, регламентирующие делопроизводство
На основании законодательных и правовых актов Российской Федерации, государственных стандартов и нормативно-методических документов межотраслевого действия каждая организация (учреждение, предприятие) должна создать внутренние организационные документы по делопроизводству. Эти документы создаются для того, ɥᴛᴏбы установить название, структуру, состав подразделений, объем работы службы делопроизводства и ее работников.
К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус службы делопроизводства, относится положение о службе делопроизводства.
Стоит сказать - положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы.
Стоит сказать - положение о службе делопроизводства конкретной организации (учреждения, предприятия, фирмы) создается с целью закрепления задач, функций, прав и обязанностей, выполняемых в процессе ее работы.
Разработка положения о делопроизводстве
Стоит сказать - положение разрабатывается на базе примерных положений, кᴏᴛᴏᴩые содержат максимальный набор функций службы . При этом для того ɥᴛᴏбы положение отвечало ϲʙᴏим задачам, оно должно быть конкретным, взаимосвязанным с реальными условиями деятельности службы делопроизводства. Разрабатывая положение, вполне допустимо исключение из типовых функций тех, кᴏᴛᴏᴩые в данной организации делопроизводственной службой не выполняются. К примеру, в организации создан центральный архив, в кᴏᴛᴏᴩом работают квалифицированные специалисты. В случае если архив не входит в структуру службы делопроизводства, он может выполнять функции: организация и проведение экспертизы ценности документов; разработка и согласование номенклатуры дел; контроль за формированием дел в структурных подразделениях; организация работы по подготовке и сдаче документов структурных подразделений на архивное хранение. В ϶ᴛᴏм случае за службой делопроизводства данные функции в положении о службе не закрепляются
Другой пример: делопроизводственная служба наряду со всеми ϲʙᴏими функциями реализует работу по подготовке документов на командировки сотрудников организации. Кстати, эта функция должна выполняться кадровой службой, но если в ϶ᴛᴏй организации сложилось такое распределение обязанностей, то в положении о службе делопроизводства эту функцию надо закрепить
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД.
Разделы положения о делопроизводстве
Отметим, что текст каждого раздела излагается по пунктам, кᴏᴛᴏᴩые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
В разделе «Общие положения » записывают отдельным пунктом точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.
Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), а также порядок назначения и оϲʙᴏбождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
В случае если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения должен содержать перечисление всех звеньев организационной структуры службы делопроизводства.
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, кᴏᴛᴏᴩыми служба делопроизводства руководствуется в ϲʙᴏей работе. При ϶ᴛᴏм вначале перечисляются законодательные и правовые акты РФ, нормативно-методические и нормативно-технические документы межотраслевого действия, затем организационные и распорядительные документы организации (фирмы)
В случае если служба делопроизводства имеет ϲʙᴏю печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования.
Второй раздел положения называется «Цель и задачи ». В ϶ᴛᴏм разделе должны быть записаны общая цель и основные задачи службы делопроизводства.
Третий раздел будет основным в положении. Стоит заметить, что он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется «Функции ». В раздел включают описание всех видов работы, кᴏᴛᴏᴩые выполняются службой делопроизводства.
Раздел «Ответственность » содержит перечисление основных позиций, за кᴏᴛᴏᴩые несет ответственность делопроизводственная служба.
К примеру, в конкретном положении ϶ᴛᴏт раздел может быть сформулирован следующим образом:
«Канцелярия несет ответственность за:
- состояние работы документации организации;
- ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙие документации требованиям правовых и нормативных документов;
- достоверность информации».
Возможно в ϶ᴛᴏм разделе выделение персональной ответственности руководителя. К примеру, «Заведующий канцелярией несет персональную ответственность за:
- организацию работы канцелярии;
- утечку информации;
- работу с кадрами» и т.д.
Пятый раздел положения «Права » содержит перечисление прав, кᴏᴛᴏᴩые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. К примеру, служба делопроизводства может быть наделена правами:
- проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях;
- требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления;
- запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения ϲʙᴏих функций, и т.д.
Чтобы установить разграничение прав службы в целом и ее руководителя, в ϶ᴛᴏм разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. К примеру, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и оϲʙᴏбождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для данных процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.
В разделе «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями » закрепляют наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, кᴏᴛᴏᴩые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в ϶ᴛᴏм разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами.
Стоит сказать - положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы)
Стоит сказать - положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с кᴏᴛᴏᴩыми в нем закреплены взаимосвязи.
Стоит сказать - положение будет документом длительного действия, может не переиздаваться несколько лет. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при ϶ᴛᴏм происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
1.1. Настоящее Положение о делопроизводстве и документообороте (далее-Положение) разработано в соответствии с действующим Законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Уставом техникума.
1.2. Положение определяет порядок документирования деятельности организации, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов в техникуме.
1.3. Основная цель организации делопроизводства (оформление и контроль входящей и исходящей документации, прием и передача факсимильных и электронных сообщений, а также телефонные междугородные переговоры) - обеспечение быстрого и качественного обмена информацией с учредителями, государственными организациями, общественными предприятиями, родителями, поставщиками в процессе выполнения задач, стоящих перед техникумом.
1.4. Документационное обеспечение управленческой деятельности техникума, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-делопроизводителя, заместителей директора по направлениям и ответственных исполнителей.
1.5. Должностные обязанности работников, отвечающих за делопроизводство в подразделениях техникума, регламентируются должностными инструкциями.
1.6. Требованиями настоящего Положения руководствуются все должностные лица и подразделения техникума.
2. Делопроизводство и документооборот
2.1. В соответствии с настоящим Положением секретарь-делопроизводитель разрабатывает, а руководитель техникума утверждает Инструкцию по делопроизводству и документообороту (далее - инструкция). Данная инструкция является внутренним нормативным документом и регламентирует все операции по созданию, движению и хранению документов, происходящие в техникуме.
2.2. Руководитель техникума назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства (ДП) в подразделениях техникума:
- ДП директора;
- ДП учебной части;
- ДП бухгалтерии;
- ДП административно-хозяйственной части;
- ДП дополнительного образования;
- ДП методического кабинета;
- ДП цикловых комиссий.
Все вышеперечисленные ответственные лица руководствуются инструкцией по делопроизводству и документообороту.
2.3.Документирование деятельно сти.
2.3.1. Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов в техникуме, в том числе:
- составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
- подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
- оформление протоколов заседаний (советов, комиссий и др.);
- ведение деловой переписки;
- составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).
2.3.2. По характеру движения различают следующие группы документов:
- Входящие документы - создаваемые за пределами техникума (или созданные в техникуме, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в техникум.
- Исходящие документы - создаваемые в техникуме (или поступившие в техникум извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы.
- Внутренние документы - создаваемые, перемещаемые внутри техникума и остающиеся в ней на хранение.
Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется инструкцией по делопроизводству и документообороту.
2.4. Организация документооборота включает в себя:
- прием, обработка и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т. д.) документов;
- регистрация и учет поступающих документов (все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации);
- организация работы с отправляемыми документами (согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов);
- регистрация и прохождение внутренних документов;
- контроль исполнения документов.
3. Организация работ с входящей документацией
3.1. Исполнение включает:
- прием входящей документации;
- регистрацию документа и его визирование директором;
- доведение документа до исполнителя; проверку хода исполнения и движения документа;
3.2. Входящие документы регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале регистрации входящей документации (Приложение А) в день приема и передаются на рассмотрение директору техникума.
3.3. Рассмотренные директором документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале регистрации входящей документации делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.
3.4. При необходимости ознакомления нескольких должностных лиц с данным документом, их фамилии указываются в резолюции директора.
3.5. Документы передаются на исполнение исполнителям секретарем-делопроизводителем и подшиваются и хранятся в папке входящей документации. Дата возвращения документа указывается в журнале регистрации входящей документации.
4. Организация работ с исходящей документацией
4.1. Документы, поступившие от исполнителя, завизированные исполнителем (2 экземпляр) и подписанные директором, регистрируются секретарем-делопроизводителем в «Журнале исходящей документации» с присвоением даты регистрации, кода соответствующего подразделения согласно номенклатуры дел, утвержденных директором.
5. Постановка документов на контроль
5.1. Контролю исполнения подлежат входящие, зарегистрированные в установленном порядке документы, поставленные на контроль директором или лицом его замещающим согласно резолюции.
5.2. Контроль исполнения включает:
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие с контроля;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Еженедельное предоставление информации директору; рассмотрение директором результатов контроля исполнения.
5.3. Постановка на контроль исполнения документов, поступающих в техникум, осуществляется согласно резолюции директора.
5.4. Поступающая корреспонденция рассматривается директором в установленном порядке, указывает в резолюции фамилию исполнителя.
5.5. В случае если исполнение документа поручается нескольким исполнителям, их фамилии указываются в резолюции. В этом случае ответственность за исполнение несут все лица, указанные в резолюции.
Фамилия ответственного исполнителя подчеркивается или указывается в резолюции.
5.6. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента даты постановки документа на контроль. Конечная дата исполнения указывается в резолюции или содержится в тексте документа.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, в 2-х недельный срок,
- архивные документы - не более месяца.
5.7. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
6. Организация контроля исполнения документа
6.1. Исполнители обязаны предоставлять секретарю необходимую информацию по вопросам, касающимся исполнения документов, поставленных на контроль и несут полную ответственность за ее объективность.
7. Учет и обобщение результатов контроля
7.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения данного документа ответственным исполнителем.
Результаты исполнения отмечаются секретарем в журнале входящей документации.
7.2. Изменение срока исполнения производится только по указанию директора или лица его замещающего. Решение о переносе срока исполнения отражается в документе, и в журнале регистрации входящей документации.
О принятом решении директор должен поставить в известность секретаря-делопроизводителя для внесения соответствующих корректировок в журнал входящей документации и доведения решения до ответственных исполнителей.
8. Рассмотрение результатов контроля
8.1. На совещании руководителей рассматриваются результаты исполнения и причины невыполнения заданий.
8.2. По каждому невыполненному заданию директором принимается одно из решений:
- о переносе (продлении) срока исполнения;
- о наложении взысканий на ответственных исполнителей, виновных в невыполнении;
- об изменении ранее принятого решения или задания.
8.3 Решения, принятые по каждому невыполненному заданию, фиксируются ведущим в протоколе совещания руководителей, имеющего силу приказа.
9. Организация приема телефонограмм
9.1. Прием телефонограмм осуществляется секретарём-делопроизводителем.
9.2. Учет входящих телефонограмм осуществляется в журнале учета входящих телефонограмм.
9.3. Секретарь знакомит под роспись с текстом телефонограммы исполнителя согласно резолюции директора.
10. Регистрация служебных и докладных записок сотрудников техникума
10.1. Служебные и докладные записки сотрудников оформленные на имя директора, визируются руководителем подразделения, регистрируются секретарем-делопроизводителем в журнале учета служебных и докладных записок в день приема, после чего рассматриваются директором.
10.2. Рассмотренные документы, согласно его визе, направляются исполнителям, о чем в журнале учета служебных записок делается соответствующая запись. Исполнитель расписывается в графе по получению документа.
11. Отправка документов с помощью факсимильной и электронной связи
11.1. Организация отправки факсимильного и электронного сообщения включает:
- подготовку исполнителем документа к отправке;
- обработка и отправка документа;
- фиксирование результативности факсимильных и электронных сообщений.
11.2. Подготовка документов к отправке осуществляется в подразделениях ответственными исполнителями.
11.3. Документ должен быть оформлен на светлой бумаге формата А4 и содержать четкий и разборчивый текст или графическое изображение. При
невыполнении этих требований исполнителем документа, секретарь не принимает документ на отправку.
11.4. Секретарь при передаче служебных документов по каналам факсимильной и электронной связи руководствуется следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;
11.5. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
11.6. Отправка факсимильного сообщения при затруднительной передаче осуществляется многократно в течение дня, а по необходимости, переносится на следующий день.
11.7. Если по техническим причинам факсимильное сообщение не может быть отправлено в течение 2-х рабочих дней со дня подготовки, секретарь должен уведомить об этом исполнителя. В этом случае документ может быть отправлен по почте.
11.8. Оформление результатов отправки факсимильных и электронных сообщений.
11.9. Подлежащий передаче документ учитывается в журнале регистрации исходящих факсимильных и электронных сообщений, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о дате и времени отправки.
12. Прием факсимильных и электронных сообщений
12.1. Организация приема факсимильных и электронных сообщений включает:
- прием сообщений с помощью факсимильного аппарата и компьютера;
- оформление и учет факсимильных и электронных сообщений;
- доведение до исполнителя.
12.2. Прием факсимильных и электронных сообщений осуществляется секретарем в рабочем порядке с помощью факсимильного аппарата и компьютера.
12.3. Все распечатанные входящие факсимильные и электронные сообщения регистрируются в журнале регистрации входящих факсимильных и электронных сообщений.
12.4. Секретарь по договоренности с руководителями подразделений может удалять накопленные сообщения не чаще одного раза в месяц.
12.5. После регистрации факсимильные и электронные документы направляются директору или лицу, его замещающему для рассмотрения.
12.6. Доведение документа до исполнителя осуществляется секретарем-делопроизводителем согласно резолюции директора.
12.7. Дальнейшая работа с документом осуществляется согласно п. 3-8 настоящего Положения.
13. Организация телефонных междугородних переговоров
13.1. Телефонные междугородние переговоры осуществляются сотрудниками с разрешения руководителя с аппарата, имеющий доступ к междугородному выходу. Все результативные звонки фиксируются в журнале регистрации междугородных телефонных переговоров, который хранится у секретаря.
13.2. Длительность телефонных переговоров не должна превышать 6-7 мин.
13.3. Ответственность за учет междугородных переговоров несет секретарь.
14. Организация и хранение документов
14.1. В соответствии с Номенклатурой дел и Положением о делопроизводстве и документообороте в подразделениях формируют, оформляют дела, осуществляют оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и затем передают их на архивное хранение в архив облпотребсоюза.
14.2. Организация хранения документов включает в себя:
- составление и ведение номенклатуры дел;
- формирование и оформление дел;
- проведение экспертной комиссией экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.
14.3. При уничтожении дел составляются акт и перечень документов, подлежащих уничтожению. Акт и перечень документов передаются архивариусу.
