Правила и организацию документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение предприятием. Документационное обеспечение предприятия

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает .

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления) . В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Термины и определения» делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй - «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов .

документационный обеспечение документооборот

От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах .

На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:

• - отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
• - обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка .

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Говоря о службе ДОУ, необходимо выделить ее основные задачи и функции.

К основным задачам ДОУ можно отнести следующие:

• - обеспечение единого порядка документирования и работы с документами;
• - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

• а) функции, связанные с документированием управленческой деятельности:
  • - разработка бланков документов и обеспечение их изготовления;
  • - обеспечение изготовления документов, стенографирования, копирования и тиражирования документов;
  • - контроль за качеством подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
• б) функции, связанные с организацией работы с документами:
  • - установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации);
  • - обработка поступающих и отправляемых документов;
  • - регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
  • - разработка и ведение информационно-поисковых систем, организация информационно-справочной работы по документам;
  • - предварительное рассмотрение документов;
  • - контроль за исполнением документов;
  • - систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использования документов;
  • - подготовка и передача дел в архив организации, организация работы ее архива;
  • - обеспечение зашиты документной информации;
  • - организация работы с обращениями граждан;
• в) функции, связанные с совершенствованием форм и методов работы с документами:
  • - разработка и переработка нормативных и методических документов организации по делопроизводству;

Проведение работ по унификации документов, разработка и внедрение табеля и альбома форм документов;

• - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;
• - повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами;
• - разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, автоматизация делопроизводства.

Структура службы ДОУ в современной организации зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами.

Службу ДОУ со сложной внутренней структурой, в которую входят подчиненные ей подразделения (например, секретариат, протокольная группа, отдел совершенствования делопроизводства, приемная, архив, копировально-множительное бюро, редакционная группа и т.д.), можно назвать не управлением делами, а управлением или департаментом по работе с документами (или документацией).

В небольших организациях служба ДОУ как самостоятельное структурное подразделение может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразде­ление, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназна­чена для решения следующих задач:

документирования принимаемых организационных, плановых и администра­тивных управленческих решений;

документационного обеспечения управления (ДОУ);

получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней ин­формации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполне­нии следующих видов деятельности:

Документирование;

Делопроизводство, т. е. организация работы с документами. Рассмотрим содержание этих видов деятельности.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражаю­щих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению ра­ботников аппарата управления предприятия необходимой документированной информа­цией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию ин­формационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуще­ствления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспе­чение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество при­нятия и исполнения управленческих решений.

Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, впле­таются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за доку-ментационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практиче­ского управления предприятиями и учреждениями.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами -обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на пред­приятии, составляющим ее документооборот.

Документооборот отражает движение документов с момента их создания или полу­чения до завершения исполнения или отправки потребителю. По степени охвата подраз­делений и специалистов экономической системы выделяют централизованный докумен­тооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специали­зированный документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обу­словленный спецификой его функционирования.

В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило, централизованный документооборот пред­ставлен организационно-распорядительной документацией (ОРД). Документы, обрабаты­ваемые в структурных подразделениях, составляют специализированный документообо­рот (например, бухгалтерские, плановые, маркетинговые, юридические и т.д. документы), обеспечивающий документами конкретное направление деятельности организации.

К числу основных функций, которые должны выполнять работники СДОУ любых предприятий, относят следующие:

прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

оформление и отправка исходящих документов;

стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

формирование дел, сдача их в архив;

хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреж­дения;

совершенствование процесса документарного обеспечения;

контроль за ведением документационных операций.

В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обраба­тывает, эти системы делятся на четыре класса:

к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. докумен­тов в год;

ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в

В четвертый - менее 10 тыс. документов в год.

Выделенным классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ:

Управление делами (например, Управление Делами при Президенте);

Общий отдел (в министерствах);

Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях);

Секретарь руководителя (в небольших фирмах).

Наиболее массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроиз­водства, структура которого представлена на рис. 2.1. Руководитель данной службы подчи­няется непосредственно руководителю. Подразделение «По рационализации делопроизвод­ства системы» предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контроли­ровать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг де­лопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов.

Подразделение «По приему и отправке корреспонденции» осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.

Подразделение «По контролю исполнения корреспонденции» выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.

«Архив» осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обра­ботки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления.

Подразделение «Машинное бюро с корректорской группой» предназначено для пе­чати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения.

Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и от­слеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения.

Руководитель

учреждения

Секретарь руково­дителя учреждения

Машинное бюро с

корректорской

группой

Рис. 2.1. Схема организационной структуры СДОУ

Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях. На сегодняшний день действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

обеспечение юридической силы документа;

закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить ор­ганизацию длительного их хранения и последующего использования;

создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Этот комплекс документов был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокра­щение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствова­ние работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

Единые правила составления и оформления документов по РФ.

Рациональные принципы документооборота.

Единые правила создания учетно-справочной системы.

Формы и методы контроля исполнения документов.

Правила составления номенклатуры дел.

Принципы формирования дел.

Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Практическое значение при организации архивного хранения документов в органи­зации имеет такой нормативный документ, как «Перечень типовых документов», обра­зующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, ор­ганизаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список до­кументов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. «Перечень» дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Со­гласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд входят архивные документы, находящиеся на территории государства, независимо от формы собст­венности организаций, в которых они образовались.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной тер­минологии, применяемой в регламентируемой области.

К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных про­цессов, разработанных в СДОУ, относятся:

установление рациональных форм организации СДОУ;

использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

унификация и стандартизация документов;

автоматизация делопроизводственных процессов.

В данном курсе более детально рассматриваются содержание и методы реализации двух последних направлений.

Разрабатываемые или внедряемые готовые электронные системы документооборота должны учитывать правила отечественного делопроизводства и затем быть настроены на параметры конкретного предприятия. Отсюда вытекает вывод о том, чтобы автоматизиро­вать делопроизводство и документооборот на предприятии необходимо предварительно хо­рошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание де­лопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях Украины.

Одним из основных источников терминологии делопроизводства является ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

Для понимания ДОУ как процесса лучше обратиться к другому понятию, которое появилось значительно раньше:

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

Как видно из определения, для обеспечения функций управления документами необходимо организовать основные делопроизводственные процессы:

1) Документирование - запись информации на носителе по установленным правилам.

2) Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

3) Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

4) Использование документов - применение информации документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления.

Система ДОУ представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих процесс делопроизводства.

Элементы системы ДОУ:

Регулирующая (нормативная) среда, устанавливающая принципы работы и приемы обработки документов конкретного предприятия;

Штат конкретного предприятия (структурные подразделения и должностные лица, осуществляющие функции по ведению делопроизводства);

Материально-техническое обеспечение (технические и программные средства);

Внешние пользователи - государственные органы, органы местного самоуправления либо юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к документам для получения и использования необходимой информации.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела.

В структуре каждой организации создается служба делопроизводства или назначается должностное лицо, на которое возложены функции по ведению общего делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях.

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения.

Всем организациям необходимо идентифицировать регулирующую их деятельность среду и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать регулирующую среду. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия регулирующей среде.

Регулирующая среда включает:

а) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательству, электронной коммерции, защите данных, информации;

б) стандарты, относящиеся к практической деятельности; в) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;

г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики;

д) идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в специфической отрасли или организации.

Вопросы ДОУ регулируются нормативно-правовыми актами:

1) Конституция Российской Федерации.

Гражданский кодекс Российской Федерации (части 1, 2, 3, 4)

Трудовой кодекс Российской Федерации

Налоговый кодекс Российской Федерации (части 1, 2)

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

Уголовный кодекс Российской Федерации

3) Законы:

Федеральный конституционный закон 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Закон Российской Федерации от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»

4) Постановления:

Постановление Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27 декабря 1995 г. № 1268

Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"

Постановление Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225

Постановление Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

5) Стандарты:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

6) Общероссийские классификаторы:

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). ОК 011-93

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

7) Правила, инструкции по делопроизводству:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477)

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105)

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утв. Росархивом)

8) Локальные нормативно-методические документы предприятий:

Устав, положения (об организации, структурных подразделениях, коллегиальных органах), должностные инструкции работников;

Стандарты, положения, инструкции по делопроизводству конкретного предприятия;

Табели, альбомы, формы документов предприятия;

Приказы и др. локальные нормативные акты предприятия.

Задачи и функции документационного обеспечения управления. Номенклатура дел и ее роль в организации работы с документами. Анализ службы обеспечения, систематизации и хранения документов предприятия. Выбор автоматизированной системы документооборота.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении. Совершенствование форм работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов. Нормативные и методические документы по делопроизводству.

контрольная работа , добавлен 10.11.2010


Понятие, функции и классификация документов в системе документационного обеспечения управления. Юридическая сила документа. Фиксация, отображение информации в документе. Обеспечение документооборота в организации. Понятие и схемы движения документов.

контрольная работа , добавлен 06.03.2012


Организация документационного обеспечения управления ЗАО "Технолига". Порядок работы в компании с исходящими документами. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации. Подготовка документов к передаче в архив.

дипломная работа , добавлен 11.03.2009


Служба документационного обеспечения управления. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Правила оформления и выдачи копий. Организация оперативного хранения бумаг. Номенклатура дел и их подготовка к архивному хранению.

отчет по практике , добавлен 27.09.2014


Перечень нормативных документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления предприятия. Служба современного предприятия, ее назначение, задачи. Квалификационный состав. Организационно–распорядительная документация службы ДОУ.

курсовая работа , добавлен 05.12.2008


Характеристика документационного обеспечения управления на современном этапе. Функции, задачи и служебный распорядок работы Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области, проблемы документационного обеспечения и пути их решения.

дипломная работа , добавлен 26.12.2010


Требования к организации документационного обеспечения управления ООО "КРАВТ". Порядок работы с входящими и исходящими документами. Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов. Составление номенклатуры дел; передача их в архив.

курсовая работа , добавлен 09.09.2014

Материалы являются собственностью Ярославского филиала МИИТ.

Для использования, размножения, переработки необходимо подавать заявки

в Ярославский филиал МИИТ

150048, г. Ярославль, Московский проспект, 151, телефон 44-99-36

Введение
Вопросы к ИГА для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по дисциплине СД.02 «Документационное обеспечение управления»
1. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия.
2. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления.
3. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.
4. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.
5. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации.
6. Классификация документов.
7. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
8. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов.
9. Отметки на документе, их значение и оформление.
10. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.
11. Виды положений, требования к их составлению и оформлению.
12. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению.
13. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.
14. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению.
15. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма.
16. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению.
17. Требования к составлению и оформлению телеграмм.
18. Требования к составлению и оформлению телефонограммы.
19. Виды справок, требования к их составлению и оформлению.
20. Требования к составлению и оформлению акта.
21. Требования к составлению и оформлению протокола.
22. Виды копий документов. Правила их оформления.
23. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений.
24. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению.
25. Правила оформления трудовых книжек.
26. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению.
27. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий.
28. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.
29. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции.
30. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции.
31. Правила и приемы обработки внутренних документов.
32. Регистрация документов.
33. Контроль за исполнением документов.
34. Порядок работы с обращениями граждан.
35. Работа с конфиденциальными документами.
Литература

Введение

Дисциплина СД.02 «Документационное обеспечение управления» является базовой дисциплиной специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Основной целью изучения дисциплины «Документационное обеспечение управления» является знакомство с теорией организации современного документационного обеспечения процессов управления, приобретение практических навыков обработки документов в процессе документооборота.

Задачи учебной дисциплины:

Изучение нормативно-методической базы делопроизводства;

Знакомство с современными требованиями по организации работы с документами;

Формирование у студентов рациональных подходов к организации работы с документами в организации (учреждении).

Данное методическое пособие предназначено для использования как студентами, так и преподавателями.

В методическом пособии приведен перечень вопросов к ИГА по данной дисциплине, а затем даны рекомендации по формулировке ответов на них.

Вопросы к ИГА

для специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

По дисциплине

СД.02 «Документационное обеспечение управления»

36. Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия.

37. Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления.

38. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Характеристика действующих государственных нормативно-методических документов.

39. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.

40. Документ, его признаки, свойства и функции. Способы документирования информации.

41. Классификация документов.

42. Унификация и стандартизация документов. Унифицированные системы документации. Формуляр документа. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

43. Юридическая сила документов. Юридически значимые реквизиты документов.

44. Отметки на документе, их значение и оформление.

45. Виды организационных документов, требования к их составлению и оформлению.

46. Виды положений, требования к их составлению и оформлению.

47. Должностные инструкции, требования к их составлению и оформлению.

48. Виды распорядительных документов, требования к их составлению и оформлению.

49. Виды приказов, требования к их составлению и оформлению.

50. Разновидности писем. Требования к составлению и оформлению служебного письма.

51. Виды служебных записок, требования к их составлению и оформлению.

52. Требования к составлению и оформлению телеграмм.

53. Требования к составлению и оформлению телефонограммы.

54. Виды справок, требования к их составлению и оформлению.

55. Требования к составлению и оформлению акта.

56. Требования к составлению и оформлению протокола.

57. Виды копий документов. Правила их оформления.

58. Документы по личному составу, их назначение. Порядок оформления трудовых отношений.

59. Виды контрактов (договоров), требования к их составлению и оформлению.

60. Правила оформления трудовых книжек.

61. Доверенности, их виды, требования к составлению и оформлению.

62. Правила составления и оформления заявлений, резюме, характеристик и автобиографий.

63. Документооборот. Характеристика основных документопотоков. Правила организации документооборота учреждения.

64. Правила и приемы обработки поступающей корреспонденции.

65. Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции.

66. Правила и приемы обработки внутренних документов.

67. Регистрация документов.

68. Контроль за исполнением документов.

69. Порядок работы с обращениями граждан.

70. Работа с конфиденциальными документами.

Документационное обеспечение управления, основные понятия. Значение организации документационного обеспечения управления для современного предприятия

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам.

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде).

Делопроизводство; документационное обеспечение управления (в соответствии с ГОСТ Р 51141-98) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем 60% рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающая эффективное управление.

От организации делопроизводства зависят:

Эффективность управления;

Экономичность;

Оперативность;

Культура труда работников управления.

Документационное обеспечение управления состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

1Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам.

В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.

2Организация работы с документами - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. При этом:

2.1Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

2.2Хранение документов – обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

2.3Использование документов – применение информации документов в культурных, научных, политических, управленческих, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними .

Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему документационного обеспечения управления .

Система ДОУ представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Система документационного обеспечения управления предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

1. используемой нормативно-методической базы делопроизводства;

2. сложившихся национальных традиций работы с документами;

3. установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;

4. квалификации делопроизводственной службы предприятия.

Руководители предприятия несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде России и архивах. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства . Организация работы с документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству .

Значение ДОУ для современного предприятия определяется рядом факторов :

1. Без документов невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитование, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д .

2. Документы служат доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

3. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность , относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

4. Документы по личному составу отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой стаж , необходимый для начисления пенсии. Важная роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями Трудового кодекса Российской Федерации, либо не ведется вообще.

Таким образом, знание вопросов современного документирования поможет работать без внешних (с государственными органами, партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив все внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Организация документационного обеспечения управления на предприятии. Организационные формы делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления

Организацией документационного обеспечения управления на предприятии занимается службы ДОУ.

Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.

При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы:

Структура, функции и задачи делопроизводственной службы;

Организационная форма делопроизводства;

Должностной и численный состав;

Квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы.

Каждая организация может создать специальную службу: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства.

В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы :

В федеральных органах исполнительной власти – управление делами (департамент делопроизводства) , в состав которого, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

На различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия , в состав которых, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

В органах местного самоуправления - общий отдел, в состав которого включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами . Практикой выработано три формы:

1. Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно-информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации.

Полную централизованную обработку возможно осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен или деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации.

3. Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства.

Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству .

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников (в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ):

- руководители - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ (управляющий делами; заведующий канцелярией; заведующий общим отделом; заведующий протокольным отделом; начальник секретариата; заведующий экспедицией и т.д.);

- специалисты - выполнение технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщение информации, разработка нормативно-методической базы делопроизводства, подготовка проектов документов (документовед; помощник руководителя; инспектор по контролю за исполнением поручений; редактор; археограф; инспектор; секретарь коллегии; корректор);

- технические исполнители - передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов (экспедитор; делопроизводитель; стенографистка; технический секретарь; курьер; оператор организационной техники; архивариус; секретарь-машинистка; секретарь-стенографистка; секретарь руководителя).

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник. Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например приказа.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации .

Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени .

В своей деятельности служба ДОУ руководствуется:

Законодательными актами, нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела,

Приказами и распоряжениями руководства,

Инструкцией по делопроизводству организации,

Положением о службе,

Должностными инструкциями ее работников.

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ:

Формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения в деятельности организации;

Разработка, внедрение и совершенствование единой нормативно-методической базы, регулирующей деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления;

Упорядочение документальной базы, унификация форм документов, установка правила подготовки и оформления документов, определение эстетических и эргономических требований к оформлению документов и средствам работы с ними;

Определение порядка прохождения и обработки документов, внедрение новых технологических приемов работы с документами, сокращающих объем документооборота;

Разрабатывает информационно-поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной информации);

Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки; обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов;

Организация работы архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России;

Осуществление организационно-методического руководства по документационному обеспечению, организация повышения квалификации и обучения сотрудников службы и структурных подразделений организации по работе с документами, разработка учебных и методических пособий по ДОУ;

Контроль порядка обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правил формирования информационных массивов, доступа и защиты информации;

Изучение отечественного и зарубежного опыта работы с документами.

Похожая информация.