Вещное право коротко. Ограниченные вещные права. У вещных прав обычно нет срока действия
Понятие экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п.
Документы в электронной форме включаются в самостоятельные описи.
По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут не передаваться в архив. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.
Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать бесспорной юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.
Копия передается на хранение (может быть приложена к подлиннику) и в случаях, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился.
Этапы экспертизы ценности документов:
· в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;
· в ведомственном архиве - при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;
· в государственном архиве - при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.
Экспертные комиссии
На основе Примерного положения должно разрабатываться индивидуальное положение об экспертной комиссии конкретной организации, предприятия. Индивидуальное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.
Положение должно содержать перечень правовых и нормативных актов и нормативно-методических документов, которыми комиссия руководствуется в своей работе. Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий :
· в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная комиссия;
· в министерствах, ведомствах - Центральная экспертная комиссия;
· в госархивах - экспертно-проверочная комиссия;
· в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия.
Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов.
Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других организаций. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
Задачи экспертной комиссии:
· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
· организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;
· организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.
Функции экспертной комиссии:
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:
· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
· рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):
· проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
· описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
· актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.
Остальные экспертные комиссии, основываясь на тех же основных задачах и функциях, расширяют свои полномочия в зависимости от их значимости, в основном за счет контрольно-руководящих функций. Росархив, как высшая архивная инстанция, организует экспертизу научной и практической ценности документов в пределах Российской Федерации и отбор их на постоянное хранение в составе Архивного фонда РФ в архивах страны.
В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы :
· протоколы их заседаний;
· описи дел постоянного хранения;
· описи дел временного хранения;
· акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2015 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно должно быть включено в акт, составленный в 2019 г. (в этом случае срок хранения дела истекает к 1 января 2019 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел. Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме и подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов. После того как ЭПК архивного учреждения утвердит описи на дела постоянного хранения, акт должен быть утвержден руководителем организации.
Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования
«Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции»
Курсовая работа
На тему: Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии.
г. Санкт-Петербург
Введение
Взаимодействие человека с документной средой включает не только создание документации, их использование, доведение до исполнителей и само исполнение, но и хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно неоднократного использования, поскольку документ создается для фиксации и передачи её в пространстве и во времени.
В результате деятельности организаций создается много документов, которые могут понадобиться их владельцам на протяжении определенного или неопределённого отрезка времени. Наличие или возможность появления документов является причиной создания архивов. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива.
Считается, что этимология слова «архив» происходит от древнегреческого слова «архе» (начало, древний). То есть, архив - это место, где находятся «старые» документы. Документы с древнейших времен сохранялись как доказательства: исторические, культурные, юридические и т.д. Если археология имеет дело с материальным наследием истории, то архивоведение занимается разработкой методов упорядочивания хранящихся в них документов, одним из которых является экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и изменение сроков хранения. Это одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.
Актуальность темы данной курсовой работы объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в определении значимости документа для организации.
Цель данной работы состоит в том, чтобы показать особенности организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве на современном этапе в организации РИВ ГОШ.
Рассмотреть принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение;
Изучить сущность, функции и задачи экспертной комиссии;
Рассказать о проведении экспертизы ценности документов в организации РИВ ГОШ.
1. Теоретические аспекты определения ценности документов
1 Принципы, методы, основные критерии определения ценности документов. организационное и нормативно-методическое обеспечение
С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива.
Вторая задача экспертизы - определение сроков хранения документов. Эта задача разрешается изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения.
Третья задача экспертизы - установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.
Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.
При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел. Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны.
С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии - признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.
Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:
К критериям происхождения относятся:
функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой роли так и типового характера);
значение лица в жизни общества;
время и место создания документа.
К критериям содержания относятся:
значимость информации документа (уникальность и типичность);
повторение информации документа в информации других документов;
вид документа;
подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся:
форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа;
физическое состояние документа.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.
Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ <#"justify">2.2 Проведение экспертизы ценности документов на примере ООО «Рив Гош»
Рассмотрим проведение экспертизы ценности документов на примере организации «Улыбка радуги».
2.2.1 Состав экспертной комиссии
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя «Рив Гош» была создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая руководствуется в своей деятельности Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», нормативно-методическими документами Государственного архива, а так же положением о постоянной действующей экспертной комиссии ООО «Рив Гош».
Постоянно действующая экспертная комиссия «Рив Гош» создана с целью организации и проведения методической и практической работы по подготовке к передаче на государственное хранение документов в Архивный фонд Ленинградской области.
В состав ЭК включены квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включен руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации Председателем комиссии назначен заместитель руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом.
Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.
Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.
Экспертиза ценности документов в организации проводится в несколько этапов:
В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;
В архиве организации в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.
Экспертиза ценности документов начинается в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел. Это самый первый этап установления сроков хранения документов. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности документов. Затем документы начинают оцениваться при формировании дел, поскольку этот процесс связан с классификацией и группировкой документов в зависимости от их содержания, значения и сроков хранения.
2.2.2 Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Итоги работы комиссии оформляются протоколом.
2.2.3 Отбор документов на хранение
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов на хранение и уничтожение проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.
При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.
2.2.4 Отбор документов к уничтожению
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации, затем утверждаются (согласовываются) с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и утверждаются руководителем организации.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками отдела организационного обеспечения, планирования и контроля совместно с ЭК организации под методическим руководством архива.
Заключение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Документы как источники информации неравноценны.
И именно поэтому для отбора важной и необходимой информации для организации и страны в целом проводят экспертизу ценности документов.
В данной работе рассмотрели проведение экспертизы ценности документов в Управлении Федеральной регистрационной службы. И после проведения анализа законодательной и нормативной базы (Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», положение о постоянной действующей экспертной комиссии УФРС по Орловской области), на основе которой проводится экспертиза ценности и сопоставления с алгоритмом проведения экспертизы ценности документов ошибок не выявлено.
Список использованной литературы
1.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // Консультант Плюс, 1992-2013//"Собрание законодательства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 3.
2.Федеральный закон от 22 октября 2004 года (ред. от 11.02.2013) N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // ИПС «Консультант Плюс».
.Закон Орловской области от 18 июля 1999 года «Об архивном фонде Орловской области» // ИПС «Консультант Плюс».
.Жукова М.П. К разработке нового Перечня типовых управленческих документов. // Отечественные архивы. 2010. № 4. С.8.
.Кузнецова Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить их сроки хранения //Жилищное право. 2010. №2. С.12.
.Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: Учебник. М., 2010. 272 с.
.Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов /Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина //Секретарское дело. 2011. № 2.
.Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина// Секретарское дело. 2009. № 1. С. 14-22.
.Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов (окончание) / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. 2009. № 1 (53). С. 86-90.
.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. 2008. № 3. С. 19-23.
.Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник 2 издание. // под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. 2008. 560 с.
.Дроков С.В. Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов в организациях / С.В. Дроков // Отечественные архивы. 2008. № 5. С. 26-32.
.Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра) / М.П. Жукова //Отечественные архивы.
.Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2010. № И (63). С.15-21.
.М.В. Ларин, О.И. Рысков. Электронные документы в управлении. Научно-методическое пособие. ВНИИДАД.М., 2008.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Данная процедура заключается в изучении документов согласно установленным критериям их ценности для обозначения сроков хранения бумаг и сортировки, необходимой для их последующего включения в состав Архивного фонда РФ.
После истечения срока хранения документов производится их оценка и подготовка к дальнейшему хранению и использованию. Подобный комплекс мероприятий включает:
- экспертизу ценности содержания бумаг для определения их возможного практического и научного использования;
- формирование и подготовку дел для архивного хранения;
- составление описей дел по личному составу, постоянного и временного сроков хранения;
- передачу дел в архив компании;
- утилизацию бумаг с истекшим сроком хранения, не представляющих практической или научной ценности.
Для органов госструктур исполнительной власти законом установлен срок хранения документов по месту их создания. Дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть помещены в архив не позднее 3 лет и не ранее 1 года с момента начала их хранения и использования структурными подразделениями. Помещение информации в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется согласно описям постоянного, временного хранения и по личному составу, которые подготавливают в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат утилизации в установленном порядке.
Понятие ценности документов не имеет единого определения. Данная характеристика зависит от многих факторов. В некоторых документах содержится информация, требующаяся для решения узкопрофильной задачи. Таким образом, после выполнения задачи бумага теряет свою ценность. В других документах (например, деловой переписке) могут быть указаны данные, актуальные на протяжении длительного времени. Поэтому срок хранения бумаг подобного характера – 5 лет. Однако большая часть документов сохраняет свою ценность и нужность на длительный (или постоянный) срок, причем может использоваться не только в практических, но и научных целях. К их числу принадлежат бумаги, содержащие сведения о культурной, научной, политической жизни общества, работе государственных структур, деятельности чиновников и ученых и т.д. Подобные документы хранятся в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, основным критерием отбора документов для хранения является важность имеющийся в них информации.
Проведению экспертизы ценности предшествует отбор документов для постоянного и временного хранения, выборка дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и пометкой «До минования надобности» (подлежат хранению в структурных подразделениях) и выделение бумаг на уничтожение. Кроме того, для дел, отобранных для архива, определяют, в течение какого времени указанная в них информация будет актуальной и востребованной.
Экспертиза ценности включает несколько этапов. Первоначально выполняется оценка и отбор документов при передаче дел в архив после завершения цикла делопроизводства. В государственных органах исполнительной власти экспертиза ценности дел постоянного и временного хранения производится ежегодно непосредственно специалистами-делопроизводителями совместно с экспертной комиссией под руководством архива. Экспертиза ценности производится на основе:
- стандартных и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения – нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом в регионах;
- действующего в области архивного дела законодательства;
- номенклатуры дел.
Одним из ключевых критериев оценки ценности документа является значение содержащейся в нем информации, которая, в свою очередь, зависит от значимости события, явления или факта, отраженного в письменном виде, а также от полноты, уникальности и новизны информации.
Управленческие документы подразделяют на несколько групп:
- освещающие основную деятельность организации и филиалов (имеют постоянный срок хранения);
- необходимые для справки, уточнения, содержащие дополнительную информацию, оперативную и бухгалтерскую отчетность (срок хранения – от нескольких месяцев до нескольких лет);
- данные по личному составу – хранятся либо постоянно, либо в течение нескольких десятилетий. Приказы о приеме на работу, увольнении, переводах, личные карточки и дела, трудовые договора, лицевые счета работников должны храниться в течение 75 лет.
На хранение в архив передаются только оригиналы документов, оформленные и заверенные по всем установленным правилам. В исключительных случаях (например, при утере подлинника) в архив поступают тщательно заверенные копии. Кроме того, иногда копия прикладывается к оригиналу, если тот сохранился в плохом состоянии.
Экспертная комиссия
Определением ценности документов, их последующей передачей на постоянное хранение в архивы занимается специально собранная экспертная комиссия (ЭК).
В структурах исполнительной власти, крупных учреждениях и предприятиях также дополнительно создаются центральные экспертные комиссии, которые необходимы и организациям, имеющим подведомственную сеть. В таком случае ЦЭК контролирует работу ЭК в филиалах, а также оказывает всевозможную методическую помощь при проведении экспертиз.
И ЦЭК, и ЭК – совещательные органы, функционирующие в содействии с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) архивов, дающих указания организационно-методического характера. ЭПД выносит окончательное решение по вопросам ценности документов, контролирует сохранность ценной информации, поэтому ЭК работают в тесном контакте с ними.
Экспертная комиссия состоит из 3-5 опытных, отобранных руководителем, квалифицированных работников, хорошо знающих структуру, нюансы делопроизводства и состава документации данной организации. В состав комиссии обязательно входит лицо, ответственное за архив. Председатель выбирается из числа руководства учреждения. В состав ЦЭК также входит представитель архивного органа.
Общий порядок работы ЭК определен Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.). Индивидуальное положение об ЭК, разработанное на основе Примерного положения, утверждается директором организации. Документ состоит из разделов, текст которых разбит на пронумерованные арабскими цифрами буквы. В Положении обозначают цель создания ЭК, порядок формирования состава комиссии, председателя и секретаря, статус совещательного органа при руководителе учреждения.
В Положение обязательно входит Перечень документов, регулирующих работу комиссии (законы и другие правовые акты по архивному делу, указания органа управления архивным делом Российской Федерации (Росархива) или органов управления архивным делом субъектов РФ, Основные правила работы архивов организаций, другие нормативно-методические документы, разработанные архивными органами, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения).
Основные функции экспертной комиссии:
- организация и проведение экспертизы ценности документов непосредственно во время делопроизводства, при составлении номенклатуры и в процессе формирования дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов перед их передачей в архив;
- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, экспертные комиссии выполняют следующие функции:
- ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения;
- одобрение (утверждение):
- проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);
- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации (в том числе по личному составу);
- подлежащих передаче на государственное хранение описей на дела, в соответствии с договором, заключенным с учреждением Государственной архивной службы. Такие описи, кроме того, утверждаются экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения;
- актов об утилизации документов;
Кроме того, экспертные комиссии производят контроль за составлением дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов при передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.
Права членов экспертной комиссии закреплены в Положении.
Согласно утвержденному плану работы ЭК, заседания проводятся по мере необходимости (1-2 раза в год). Решения принимаются путем голосования (определение большинства). В ходе заседания ведется протокол, который подписывают председатель и секретарь комиссии. Принятые решения обретают силу только после их одобрения руководителем.
Экспертная комиссия
документ ценность экспертиза
В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения управления (ДОУ), должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
Председателем центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива организации.
К основным задачам центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Основными функциями центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости, решения принимаются коллегиально большинством голосов. Заседания центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.
Говоря о работе центральных экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют на основании утвержденных руководителем организации Положений о постоянно действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.
Экспертиза ценности материалов - это выборка дел, предназначенных для хранения в государственном архиве, или установление сроков их хранения на основании существующих критериев. Задачи экспертизы:
отбор документов, которые имеют научное, политическое, культурное, хозяйственное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственный архив;
выборка материалов, имеющих практическое значение, но не сохранивших научной и исторической ценности, на временное хранение;
уничтожение документов, утративших практическое значение и не представляющих научной ценности;
изменение или определение сроков хранения.
Критерии оценки
Материалы оцениваются исходя из принципов системности, целостности и историзма. Основными показателями для этого являются их внешние особенности, происхождение и значимость содержания.
Среди общей массы дел, существующей в организации, имеются как документы, отражающие деятельность учреждения, так и бумаги, которые играют лишь вспомогательную роль, нужную для текущей работы. Организационно-распорядительная документация предприятия относится к первой группе. Материалы, теряющие свое значение через некоторый период времени и имеющие, в основном, справочное назначение (бухгалтерская, оперативная отчетность), относятся ко второй группе.
Подлинность и копийность документов
При осуществлении отбора дел на хранение в архив предпочтение отдается подлинникам. Копии в обязательном порядке заверяются, они должны иметь дату и номер. Для будущего использования дубликат необходимо своевременно оформлять, особенно в случае постоянного хранения.
Юридической силой обладают только грамотно оформленные оригиналы. Если он содержит надлежащие реквизиты, то копии также обладают юридической силой. В отдельных случаях используется физическое состояние образца. Если он имеет особую ценность, но сильно поврежден, его реставрируют. Экземпляр-копию реставрируемого документа присоединяют к подлиннику.
Экспертные комиссии
При составлении номенклатуры дел, проведении проверки правильности распределения документов, подготовке к последующему хранению, выделении на уничтожение и при формировании дел осуществляется экспертиза ценности документов.
Для выполнения и организации этой процедуры на предприятии собирается экспертная комиссия, которая действует постоянно. Центральные экспертные комиссии осуществляют свою деятельность на уровне министерств и ведомств. Их назначение - выборка документации на государственное хранение.
Экспертная комиссия формируется на основе приказа руководства учреждения и включает до пяти сотрудников, обладающих опытом и знающих состав, структуру и делопроизводство предприятия. Лицо, отвечающее за архив, обязательно входит в комиссию.
Частные организации принимают решения о проведении экспертизы ценности документации самостоятельно. Тем не менее, они обязаны согласовывать предпринимаемые ими действия по уничтожению документов с архивными органами.
Заседания экспертной комиссии созываются не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Секретарь комиссии и председатель имеют право подписи протокола.
Каждая организация должна обеспечивать порядок и правильное хранение документов, относящихся к ее деятельности. Наибольшие вопросы вызывает дальнейшая работа с документами, которые относятся к выполненным проектам, поручениям и задачам. Лучше всего разобраться в этом вопросе поможет экспертная комиссия, о создании которой мы расскажем в данной статье.
Из данной статьи вы узнаете:
- для чего нужна экспертная комиссия;
- кто входит в состав экспертной комиссии;
- порядок работы экспертной комиссии.
Доподлинно известно, что делопроизводство в разных подразделениях организации должно вестись по аналогичным правилам и регламенту. Обеспечение такого порядка необходимо для того, чтобы сделать весь процесс обработки и хранения документации одинаковым как для бухгалтеров компании, так и для юристов. Особенно это важно при процедуре передачи документов на архивное хранение. В данном случае может возникнуть ряд проблем, справиться с которыми должна экспертная комиссия. Давайте же рассмотрим, что она собой представляет.
Роль экспертной комиссии в организации
Одним из важнейших аспектов деятельности экспертной комиссии является обеспечение единого порядка помещения документов на архивное хранение. Как известно, проводиться данная процедура должна в строгом соответствии с регламентом. Эта необходимость позволяет избежать ряда проблем:
Более того, экспертная комиссия также осуществляет отбор документов, подлежащих уничтожению (экспертизу ценности документов). Данная процедура должна осуществляться ежегодно, наряду с выделением документов для архивного хранения.
Чтобы избежать вышеперечисленных ошибок, рекомендуем создать в организации экспертную комиссию. Для начала необходимо определиться с ее составом.
Состав экспертной комиссии
Для утверждения состава комиссии должен быть издан особый указ руководителя организации или его полномочного лица. В организации может иметься как постоянная экспертная комиссия, так и ежегодно создаваться новая. Задачей ЭК является выявление истекших сроков хранения деловых бумаг, составление актов о выделении к уничтожению документов и подготовка к уничтожению.
Идеальный состав ЭК включает таких членов, как сотрудник юридической службы, представитель бухгалтерии, сотрудник отдела кадров, секретарь организации или сотрудник службы ДОУ и архивариус (сотрудник архива). Такой состав комиссии позволяет практически безошибочно выявить документы, которые следует хранить дальше в архиве и те, которые можно уничтожить. Однако, если организация слишком мала, то состав экспертной комиссии может меняться. В этом случае рекомендуем воспользоваться типовыми перечнями, которые помогут определить срок хранения отдельных документов.
Порядок работы экспертной комиссии
Можно выделить порядок работы экспертной комиссии, который применим для любой организации. Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документации, подлежащей постоянному хранению, на которую составляется опись в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации или полномочным лицом.
Чтобы избежать возможного уничтожения ценных бумаг, рекомендуем проводить составление актов об уничтожении только после утверждения руководителем компании описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.
Экспертная комиссия должна выявить точное количество документации, которую необходимо уничтожить. Кроме того, в их обязанности входит взвешивание уничтожаемых бумаг (при наличии такой возможности). По завершению процедуры взвешивания составляется акт о выделении документов к уничтожению. Уничтожение можно провести самостоятельно (путем полного сжигания) в присутствии экспертной комиссии либо воспользоваться услугами специализированной компании по утилизации документов.
